機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化建設(shè)實(shí)踐與思考

摘 要：在機(jī)關(guān)單位工作中，檔案管理占有重要的地位，由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的性質(zhì)和特點(diǎn)比較特殊，不僅需要加強(qiáng)檔案的保密，還需要具有一定的公共服務(wù)功能。我國事業(yè)單位在行政管理體制上進(jìn)行變革，人事制度也隨之發(fā)生變化，在此背景下，給機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作帶來了不小的挑戰(zhàn)。要確保各部門的工作平穩(wěn)有序進(jìn)行，必須注重檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，并根據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)來提高管理質(zhì)量，保證管理工作發(fā)揮更好的服務(wù)作用。其實(shí)，檔案管理工作歷來受到各部門的重視，但由于檔案數(shù)量和管理時(shí)間的增加，檔案管理工作量不斷增大，工作壓力也不斷提高，在檔案管理中凸顯很多的問題，而問題形成的原因就是檔案管理未能開展有效創(chuàng)新，檔案管理員對自己的工作也沒有正確認(rèn)識，導(dǎo)致出現(xiàn)大量的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化建設(shè)；應(yīng)用對策

作者簡介：賴永聰（1976—），男，漢族，福建泉州人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。

豐富的機(jī)關(guān)檔案信息能夠?qū)C(jī)關(guān)歷史發(fā)展進(jìn)程呈現(xiàn)出來，同時(shí)，也承擔(dān)著促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用，為我國社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來動力，是一筆重要的精神財(cái)富。機(jī)關(guān)單位檔案工作直接面對的是民眾，對促進(jìn)機(jī)關(guān)單位發(fā)揮社會服務(wù)能力也有積極的作用。提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平對促進(jìn)機(jī)關(guān)單位健康、可持續(xù)發(fā)展有重要意義，文章通過對機(jī)關(guān)檔案工作中的問題進(jìn)行剖析，并提出了改進(jìn)措施以及一些具有建設(shè)性的建議，以確保機(jī)關(guān)單位健康發(fā)展。機(jī)關(guān)檔案是國家檔案資源的重要組成之一，也是機(jī)關(guān)單位需要重視的基礎(chǔ)工作，有利于保證機(jī)關(guān)單位依法行政，提高工作效率。

一、加強(qiáng)基礎(chǔ)管理是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)的前提

堅(jiān)持走基礎(chǔ)鞏固、可持續(xù)發(fā)展的道路，就要將檔案管理工作落到實(shí)處，要構(gòu)建完善的檔案管理制度，結(jié)合實(shí)際情況，把握檔案管理的未來發(fā)展方向，同時(shí)，也要針對在檔案管理中遇到的問題進(jìn)行分析，制定合理的管理對策，推行依法治檔，讓檔案管理工作能夠按照規(guī)章制度的要求開展。構(gòu)建完善的制度，要明確一系列要求，如檔案管理的文件處理、文件整理和保管應(yīng)用等，做好資料的檢查和驗(yàn)收，以此來提高檔案的安全管理。在針對檔案管理問題進(jìn)行分析和總結(jié)的基礎(chǔ)上，也要注意創(chuàng)新檔案管理措施，不斷探索順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理機(jī)制，做好檔案管理的綜合評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理的困難以及問題，將檔案管理工作水平納入績效考核，制定適合機(jī)關(guān)單位的檔案管理制度，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，合理應(yīng)用信息化技術(shù)來加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量。通過將檔案管理工作納入績效考核，有利于調(diào)動員工工作的積極性，也有利于提高檔案管理人員的專業(yè)能力，機(jī)關(guān)單位也要組織檔案管理的專兼職人員開展培訓(xùn)，為提高檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)是機(jī)關(guān)單位檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢，因此，要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建業(yè)務(wù)、信息化以及人才之間緊密聯(lián)系的管理手段，要提高檔案管理的信息化和數(shù)字化水平，保證機(jī)關(guān)單位對內(nèi)部資料的掌握，能根據(jù)需要及時(shí)調(diào)用。保留好有價(jià)值的檔案資料，方便資料的查詢和應(yīng)用，其他有價(jià)值的信息要實(shí)施目錄管理，加強(qiáng)檔案資料管理的數(shù)字化水平。

二、行政事業(yè)單位檔案工作的若干問題

1.規(guī)范化建設(shè)在檔案管理中沒有體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值

規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作有利于保障機(jī)關(guān)單位的安全管理，保證各種信息的完善。在分析單位信息化管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，存在對檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)因素不夠重視的問題，無法推動標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作無法發(fā)揮作用。檔案管理工作在規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程中存在著很多問題，如檔案管理人員無法認(rèn)識到自身工作的意義，對檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位中的作用缺乏足夠的認(rèn)識，沒有把檔案管理工作的重心放在提高管理的效率上，因此，無法完善管理的流程，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量較差。在進(jìn)行歸檔等過程中，由于缺少規(guī)范的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作不能適應(yīng)各部門的實(shí)際需要。

2.缺少健全的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化制度

目前，在機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，雖然也制定一系列規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但是，卻無法得到有效落實(shí)，同時(shí)，也無法針對規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，導(dǎo)致檔案管理工作在技術(shù)層面處于落后狀態(tài)。例如，在檔案管理中實(shí)施規(guī)范化管理，根據(jù)相關(guān)規(guī)定對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類，使利用者能夠在最短時(shí)間內(nèi)找到所需的信息。在檔案管理工作中管理環(huán)節(jié)相互獨(dú)立，未能結(jié)合成統(tǒng)一的體系，在管理中也就無法發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。檔案管理工作不能依賴于管理人員的經(jīng)驗(yàn)，要保證檔案管理的規(guī)范程度，也要科學(xué)采用信息技術(shù)，通過信息技術(shù)做好信息和數(shù)據(jù)管理。

3.檔案管理人員缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的能力

檔案管理的目的是保證檔案的規(guī)范化，但由于檔案管理人員對檔案工作的認(rèn)識不夠，對機(jī)關(guān)單位的工作還不熟悉，對檔案管理的規(guī)范化流程不了解，也就無法將規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)價(jià)值發(fā)揮出來，無法保證檔案管理的安全性。由于檔案管理者工作態(tài)度不認(rèn)真、責(zé)任心不強(qiáng)，無法對檔案管理工作的意義有充分了解，也就不能意識到在檔案工作中出現(xiàn)的問題會給整個(gè)單位造成的后果。還有些人員會認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案管理建設(shè)工作屬于額外的管理內(nèi)容，對檔案管理工作缺乏重視會直接影響其工作質(zhì)量和工作效率。

4.業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建設(shè)存在脫節(jié)的情況

一些機(jī)關(guān)單位不能真正重視檔案工作，不能進(jìn)行檔案管理的基本工作，檔案文件收集不及時(shí)，導(dǎo)致工作脫節(jié)的問題出現(xiàn)，檔案資料較為分散，歸檔率較差。檔案文件流失率的提高也給其他業(yè)務(wù)工作的開展帶來不良的影響，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位整體工作效率降低，阻礙機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的有序開展。

5.規(guī)范化建設(shè)水平呈下降趨勢

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及法治化建設(shè)是檔案工作的主要發(fā)展方向。但是，在檔案管理工作中，很多單位關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)缺乏足夠的重視，工作制度的落實(shí)也不夠到位，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配套不全，導(dǎo)致檔案管理工作無法得到進(jìn)步，給機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作開展埋下一定的安全隱患。

6.檔案管理團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定

檔案管理團(tuán)隊(duì)的人才流動性較大，人才問題一直以來都是影響機(jī)關(guān)單位檔案管理工作質(zhì)量的一大因素，由于單位人員的減少，檔案管理人員的流動性更加頻繁，而且很多機(jī)關(guān)單位，尤其是縣級機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作的整體水平較差，接受專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會較少，機(jī)關(guān)單位很多新員工缺乏對檔案管理重要性的了解，導(dǎo)致檔案管理流程和內(nèi)容都非常混亂。

三、推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化的措施

1.加強(qiáng)正確檔案管理意識的培養(yǎng)

要使檔案工作規(guī)范化，必須建立規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的建設(shè)需要落實(shí)到檔案管理全過程，同時(shí)，還要掌握一定的管理經(jīng)驗(yàn)，保證檔案材料得到完善。尤其是在檔案數(shù)據(jù)信息的提取和應(yīng)用中，采用軟件是最佳的手段。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息集成，從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的角度來分析，提高安全建設(shè)意識也是一名合格管理人員需要具備的基礎(chǔ)素質(zhì)。通過標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理模式能夠減少檔案管理的運(yùn)營成本，對提高檔案管理質(zhì)量也有重要意義。對于檔案管理人員來說，必須充分認(rèn)識到計(jì)算機(jī)在檔案資料海量數(shù)據(jù)分析中的作用，能夠?qū)崿F(xiàn)對信息的精準(zhǔn)篩選，不需要取檔和入黨檔。只有對檔案管理在機(jī)關(guān)單位中的價(jià)值有明確的認(rèn)識，樹立規(guī)范化管理思維，才能保證檔案管理的整體水平。

2.從規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的角度推進(jìn)檔案管理制度的建設(shè)

要使檔案工作管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，就必須按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合實(shí)際，開展科學(xué)的檔案管理方案，按照規(guī)章制度做好檔案資料的整理和儲存。檔案管理需要構(gòu)建完善的管理機(jī)制，合理應(yīng)用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行資料的管理和歸納，以達(dá)到最優(yōu)的效果。在必要的時(shí)候，要正確運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行甄別，使其動態(tài)管理成為可能。

3.加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升檔案管理人才的整體素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理，就要對管理人才給予較高的重視，針對人才開展專業(yè)的培訓(xùn)，充分將檔案管理的作用發(fā)揮出來。組織機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員定期開展相關(guān)培訓(xùn)，重視人才管理能力以及對信息技術(shù)掌握的培訓(xùn)，并且，指導(dǎo)管理人員樹立正確的工作態(tài)度和工作理念，要正確認(rèn)識檔案工作對推動事業(yè)單位發(fā)展、保障檔案安全、提升檔案管理工作的重要作用。在檔案管理工作中，還要提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，結(jié)合實(shí)際的問題案例開展培訓(xùn)，讓管理人員能夠?qū)n案管理工作中存在的問題有一定的了解，指導(dǎo)相關(guān)人員能夠解決基礎(chǔ)層面的問題。

4.加強(qiáng)基礎(chǔ)管理是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)

堅(jiān)持打基礎(chǔ)、管長遠(yuǎn)的原則，將檔案管理工作做精、做細(xì)、做深，鞏固檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)也是推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的先決條件。根據(jù)各部門的具體情況，對檔案管理體制進(jìn)行優(yōu)化，把握今后發(fā)展趨勢以及在發(fā)展過程中存在的問題，針對性地制定相應(yīng)的管理制度，同時(shí)，也要促進(jìn)管理制度的落實(shí)，促進(jìn)依法治檔的落實(shí)，保證檔案管理工作能夠得到規(guī)范和完善。構(gòu)建完善的制度后就要促進(jìn)制度的落實(shí)，按照規(guī)范化建設(shè)的需求，針對檔案信息處理、收集、歸檔和保管等各環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)，同時(shí)，做好驗(yàn)收來提高檔案管理的規(guī)范性。通過創(chuàng)新管理的手段促進(jìn)規(guī)范化管理的優(yōu)化，對歸檔工作進(jìn)行及時(shí)通報(bào)，將歸檔質(zhì)量納入考核績效的指標(biāo)，同時(shí)，構(gòu)建完善的歸檔工作機(jī)制，保證歸檔質(zhì)量都是提高檔案規(guī)范化建設(shè)的重要措施。

5.采用先進(jìn)技術(shù)是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要手段

檔案信息化必須把信息化建設(shè)作為推動檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段。加強(qiáng)檔案工作，應(yīng)秉承存量數(shù)字化和增量電子化的原則來提高檔案管理數(shù)字化的發(fā)展力度，通過制定數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃方案了解機(jī)關(guān)單位的檔案管理情況，對檔案庫存有足夠的了解。結(jié)合實(shí)際情況和工作需求進(jìn)行檔案信息的分類，分批開展數(shù)字化加工。對具有永久保存價(jià)值的文檔要掃描進(jìn)行數(shù)字化保存，并且，開展數(shù)字化成果的全文字識別，方便信息的檢索。具有可利用價(jià)值的信息也要進(jìn)行目錄級管理，促進(jìn)數(shù)字檔案內(nèi)容的豐富性。重視檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的各部門之間就要加強(qiáng)溝通交流，將檔案管理信息系統(tǒng)納入政務(wù)信息網(wǎng)的改造范疇，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理的編號、歸檔和檢索，轉(zhuǎn)變?nèi)斯す芾砟Ｊ剑岣邫n案管理的效率。

6.推動資源配置和利用是檔案管理規(guī)范化建設(shè)的目標(biāo)

檔案管理就是對檔案資料進(jìn)行整理，為機(jī)關(guān)單位未來發(fā)展提供充足的資料，開展規(guī)范管理的意義是為了給機(jī)關(guān)單位提供良好的服務(wù)。在保證日常工作的基礎(chǔ)上，要拓展思路提供更多更好的服務(wù)，從而保證檔案管理的質(zhì)量。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵是要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)機(jī)制，并對其進(jìn)行價(jià)值挖掘。

機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員要密切關(guān)注檔案管理在發(fā)展中遇到的困難，采取針對性的措施，從而保證檔案信息摘編、檔案專題檢索工具編制工作的完善性，提高檔案管理服務(wù)的及時(shí)性和針對性，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)展決策和機(jī)關(guān)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供參考依據(jù)。通過檔案資料編制史料、構(gòu)建歷史陳列室，推動機(jī)關(guān)單位檔案文化的建設(shè)，充分發(fā)揮檔案資料的教育意義，并且，在機(jī)關(guān)內(nèi)部積極宣傳檔案的價(jià)值，為檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。要促進(jìn)資源整合，構(gòu)建目錄繳送備案制度、文件歸檔范圍和保管期限表審批制度，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的監(jiān)督管理。根據(jù)不同機(jī)關(guān)及各部門的實(shí)際情況，開展二級、三級機(jī)構(gòu)重要檔案移交給同級檔案局，使檔案管理工作得到加強(qiáng)，檔案資源得到有效利用。檔案管理的規(guī)范化建設(shè)是一項(xiàng)長期且復(fù)雜的工程，不可能一蹴而就，也不是一勞永逸，機(jī)關(guān)單位要根據(jù)相關(guān)政策，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，充分利用檔案管理、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門以及技術(shù)部門的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

7.建立健全檔案業(yè)務(wù)測評工作機(jī)制，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化長期穩(wěn)定的保持下去

機(jī)關(guān)單位應(yīng)該結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況和管理需求等，建立起更為完善的機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)工作機(jī)制，定期開展檔案業(yè)務(wù)建設(shè)考核工作。這樣就能夠最大限度地促使檔案工作的規(guī)范化狀態(tài)得以長期保持下去。機(jī)關(guān)單位可以具體參照我國檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)模式及測評方法開展實(shí)踐工作。其中，可以每間隔五年開展一次機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)考評工作，并將其列入當(dāng)?shù)攸h委工作計(jì)劃之中，并作為重點(diǎn)工作內(nèi)容進(jìn)行開展。此外，機(jī)關(guān)部門還應(yīng)該專門成立檔案行政管理部門，應(yīng)該由本行政區(qū)域內(nèi)的檔案業(yè)務(wù)優(yōu)秀管理人員組成，并在開展檔案業(yè)務(wù)建設(shè)考評工作中抽取若干人員組建一支考評專家小組，進(jìn)而保障其能夠客觀真實(shí)地開展測評工作。待到測評工作完成之后，相關(guān)工作人員需要對測評結(jié)果進(jìn)行歸納整理，并將其制作成更為直觀化的數(shù)據(jù)資料反饋給檔案行政管理部門。機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)長期性、復(fù)雜性和系統(tǒng)性的工程。在開展業(yè)務(wù)建設(shè)考評工作中，需要相關(guān)工作人員對機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行全面性審查，進(jìn)而切實(shí)提高本行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理水平與質(zhì)量，這樣，機(jī)關(guān)檔案管工作規(guī)范化建設(shè)才能夠穩(wěn)步向前推進(jìn)。

四、結(jié)語

隨著新時(shí)期的到來，重視機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)是必然的。任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位都要重視檔案管理工作，檔案管理是一項(xiàng)長期的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)不僅要重視檔案工作，更要重視檔案工作的規(guī)范程度，以免導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問題。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新環(huán)境下，從技術(shù)和管理上進(jìn)行創(chuàng)新，以提升檔案工作的質(zhì)量和效益，并推動檔案管理工作的規(guī)范化。

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（作者單位：福建省三明市清流縣綜治中心）