機關檔案管理在政務工作中的作用及改善對策探究

摘 要：在縣機關政務保障中心單位，機關檔案管理是非常重要的工作環節，做好機關檔案管理工作能夠為機關其他政務工作提供有效的保障依據。因此，本文以機關檔案管理在政務工作中的作用為切入點，結合機關檔案管理工作的基本原則，提出機關檔案管理工作現狀問題及改善對策，希望以此全面提高機關檔案管理工作的質量水平。

關鍵詞：機關檔案管理；政務工作；作用；改善對策

作者簡介：張俊芳（1971—），女 ，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員， 研究方向：檔案。

機關政務工作是辦公室工作的主體，同時，也是服務部門工作的重要內容。對于縣機關政務保障中心來說，需在政務工作開展期間，充分做好機關檔案管理工作，嚴格遵循科學性、動態性和共享性等基本原則。但需注意的是，從現狀來看，單位機關檔案管理工作仍存在一些有待解決的問題，如檔案管理基礎設備設施有待完善、檔案信息管理資源整合難度較大、檔案管理隊伍成員素質水平有待提高等。為解決相關問題，提高機關檔案管理工作的整體質量水平，本文圍繞機關檔案管理在政務工作中的作用及改善對策進行分析探究。

一、機關檔案管理在政務工作中的作用概述

檔案管理是一項系統化的工作，在政務工作中做好此項工作具備多方面的作用。

1.有助于機關內部建設工作順利、有序開展

事業單位檔案主要對事業單位各類活動內容的相關信息進行詳細記錄，關系國家政策是否貫徹落實到位，且需結合社會實際情況，制定并落實有效解決對策。在機關檔案管理工作開展期間，需積極收集檔案材料信息，通過歸類、移交歸檔等，確保全過程檔案管理工作落實到位。值得注意的是，機關檔案資料匯總、檔案信息歸納可以為機關做出合理和科學的決策提供有效憑據。在充分利用好檔案資源的基礎上，機關單位可以結合以往政務活動內容，找出其中潛在的問題，通過分析和討論，制定并落實有效改進對策，以此確保內部控制管理工作質量水平的提高。

總體而言，在政務工作中做好機關檔案管理工作，有助于機關內部建設工作的順利開展，因此，需積極開展機關檔案管理工作。

2.有助于保護國家機密信息

對于機關單位來說，部分活動涉及國家機密，若機密內容被外泄，則易造成負面影響，甚至影響社會的和諧安定。在政務工作中做好機關檔案管理工作，按照規范要求進行信息收集、材料歸檔、檔案移交保存和檔案信息利用等工作，進一步落實有效措施，加強對信息資源的保密，在此基礎上，可以充分發揮單位檔案信息的作用，有助于保護國家機密信息，使機密信息外泄等風險問題得到最大限度地控制。

3.有助于政務工作的正常運行

在機關政務工作當中，檔案管理是至關重要的一環，積極開展檔案管理工作，可以使政務工作順利有序展開。與此同時，對于機關檔案管理工作來說，還能夠為政務工作帶來極大便利，如積極開展人事調動工作，對相關干部職工的業績進行客觀評價，開展具有時效性的工作等。值得注意的是，由于在事業單位檔案中，對相關工作人員的工作情況進行詳細記錄，能夠提供真實可靠的參考憑據，保證政務工作的公平性及公正性，有助于機關政務工作正常運行。

二、機關檔案管理工作基本原則分析

如前所述，機關檔案管理工作開展的作用顯著。為提升機關檔案管理工作質量，則需在實際工作開展期間遵循一些基本原則。

1.科學性原則

在機關檔案管理工作開展期間，需以科學性基本原則為導向，將檔案資源管理的特殊性充分體現出來。同時，在構建機關檔案管理系統過程中，需設置細致的崗位職責和日志記錄，通過完整的規章制度和嚴格的資料管理制度，同時，完善部門管理制度及人員管理制度，并對政務大環境下檔案資源相關單位的分散性進行充分考慮，科學管理機關檔案管理系統，相關單位在合理控制自身檔案資源的基礎上，以相關規章制度為依據，確保機關檔案管理工作獲得技術層面的充分支持，充分體現其管理工作的規范性及科學性。

2.動態性原則

對于機關檔案管理系統來說，其本質屬開放的動態系統，并非屬于孤立的靜態系統。在時間不斷發生變化的情況下，系統結構和功能均會產生一定程度的改變。基于機關檔案系統在設計過程中需對功能模塊和系統規模大小等情況充分考慮，若系統發生改變，相對應的用戶需求、檔案資源和安全防護策略也需隨之做出改變，這樣才能夠保證機關檔案管理決策的時效性及有效性。

3.共享性原則

在機關檔案管理工作開展期間，部分檔案資源需遵循共享性原則，即確保檔案信息資源能夠共有、平等與安全共享。從實際層面來看，優化整合各部門的檔案資源，使檔案資源能夠在機關各部門之間實現有效共享，最大限度地發揮檔案資源的既有價值。對于平等共享來說，即各部門之間需平等查詢、利用共享的相關檔案資源，且其他相關部門之間需積極配合，使用戶的檔案利用需求能夠得到有效滿足。此外，檔案是原始記錄的憑證，因此，其具有機密性的鮮明特點，在對機關檔案資源進行利用過程中，還需嚴格遵循安全共享原則，即在共享檔案資源過程中，需確保檔案資源存儲、傳輸和管理全過程的安全性。

三、機關檔案管理工作問題分析

從目前來看，機關檔案管理工作尚存在一些有待解決的問題。結合實踐工作經驗來看，主要問題包括：

1.檔案管理基礎設備設施有待完善

在機關檔案管理工作開展期間，需要具備完善的基礎設備設施，但是目前，機關檔案管理基礎設備設施尚且有待完善。比如，基于機關檔案管理建設工作過程中，檔案資料的收集、整理分析、歸檔管理和后期利用等均需應用到相關基礎設備設施，除傳統紙質檔案室、檔案夾以外，還包括一些現代化的設備設施，如計算機、高速掃描儀、移動硬盤和縮微照相機等，在保證這些基礎設備設施充足和性能優良的基礎上，才能夠保證機關檔案管理工作質量水平的提高。但是，一些機關部門在檔案設備設施方面的資金投入有限，在此情況下，便難以及時引進現代化設備設施，使檔案管理基礎設備設施建設流于形式，缺乏實效性，難以有效提升機關檔案管理工作的質量成效。

2.檔案信息管理資源整合難度較大

從現狀來看，在機關檔案管理工作開展期間，做好檔案信息管理資源整合工作至關重要。但目前檔案信息管理資源整合的難度比較大，特別是在機關檔案信息化建設滯后情況下，信息化經驗不足，難以對單位內外的檔案信息進行優化整合，使得單位的檔案管理工作融合性及合作性不足，影響機關檔案管理工作的效率，且難以確保檔案信息的完整性、真實性及有效性。此外，相關機關檔案資源存在管理主體多頭的情況，易出現檔案資源重疊的現象，職責不明，使共享共用的難度大大增加，不利于機關檔案管理工作質量的提高。

3.檔案信息存儲傳輸環節潛在安全隱患

在政務工作開展期間，機關檔案管理環節存在檔案信息存儲傳輸安全隱患問題。首先，機關檔案信息主要存儲載體包括移動硬盤和光盤，這些存儲載體具備自身優勢，同時，在性能方面卻不夠穩定。機關檔案信息存儲在溫濕度方面的要求比較高，易出現存儲介質損壞的現象。若存儲介質被損壞，則嚴重影響機關檔案信息安全。其次，基于機關檔案信息化建設期間，潛在黑客入侵和病毒感染等安全隱患問題，從而使機關檔案信息安全難以得到有效保證。此外，機關檔案信息化建設期間，易產生大量的電子檔案信息資料，在查詢和利用方面比較方便，但同時，電子檔案也容易被修改或刪除，如果未能及時發現，則難以保證機關檔案信息的真實性及權威性，進一步增加機關檔案信息資料的安全風險程度。

4.檔案管理人員素質水平有待提高

在政務機關檔案管理工作開展期間，檔案管理工作人員發揮著重要作用，要想提升機關檔案管理工作的質量水平，則需提升檔案管理工作人員的專業素養。從現狀來看，機關檔案管理人員素質水平有待提高。一方面，政務機關單位檔案人員數量有限，對網絡信息理論知識和實踐管理技術等認識不足，難以與時俱進，積極參與到檔案信息化管理工作當中，使機關檔案管理信息化建設工作呈現滯后的局面；另一方面，單位方面未能針對檔案管理人員進行定期培訓教育，使其專業素養難以與時俱進，未能利用信息化設備，對信息化技術的掌握能力也有所不足。顯然，在此情況下，難以提高機關檔案管理的工作質量水平，進而影響政務機關單位其他工作業務的順利進行。

四、優化政務工作，改善機關檔案管理工作現狀的對策分析

1.創新理念，完善檔案管理基礎設備設施

首先，在政務機關檔案管理工作開展期間，為提高檔案管理工作質量水平，需創新理念，認識到傳統紙質檔案管理的不足，樹立信息化建設管理理念，確保機關檔案管理工作能夠與時俱進，充分利用信息化理念和信息化技術開展檔案管理工作。其次，在機關檔案管理工作環節投入充足的建設資金，用于檔案管理基礎設備設施的完善，如檔案信息化管理所需計算機、軟硬件設備、檔案信息化管理室、檔案掃描儀、移動硬盤以及終端服務器等。此外，通過多媒體信息技術和可視技術的引進，提高檔案管理工作效率，在高效管理機關檔案資料的基礎上，進一步提高機關檔案資料的利用率。

2.健全管理制度，優化整合檔案信息管理資源

不以規矩，不能成方圓。在機關檔案管理工作開展期間，需健全管理制度，并對檔案信息管理資源進行優化整合。一方面，機關單位應結合自身單位性質和發展情況，構建相適應的檔案管理制度，嚴格落實檔案管理工作獎懲制度，針對工作認真負責的部門及個人，給予一定獎勵，針對工作態度消極怠慢，存在工作失誤的部門及個人，給予一定懲罰，以此規范和約束工作人員的工作行為，體現機關檔案管理工作的嚴肅性及權威性；另一方面，在機關檔案信息化建設進程期間，電子檔案管理是非常重要的一部分，因此，需構建完善的電子檔案管理制度，確保能夠和網上辦公系統深度融合。通過電子信息管理的推進，提升電子檔案歸檔的規范性，規范電子檔案收集、存儲、管理和傳輸利用，針對期間出現的安全問題及時處理，在優化整合檔案信息管理資源的基礎上，確保檔案信息資源能夠得到高效與安全利用。

3.加強檔案信息存儲和傳輸環節的安全管理

為加強機關檔案信息儲存和傳輸環節的安全管理，一方面，在機關檔案信息化建設工作開展期間，需合理利用防火墻技術及入侵檢測技術，以此保證機關檔案的信息安全，使機關檔案管理安全防范能力得到有效提升；另一方面，還需加強機關檔案安全操作，規范管理檔案計算機操作系統、檔案信息存儲設備管理，制定安全防范預警對策，在系統引發安全問題的情況下，確保檔案信息數據能夠第一時間獲得恢復。此外，還需制定機關檔案信息安全監管制度，加強機關檔案信息的安全監管，最大限度地預防安全隱患問題的發生，全方位保證機關檔案信息在存儲、傳輸和利用等各環節的安全性。

4.提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作人員在機關檔案管理工作中發揮著重要作用，為提升檔案管理人員綜合素質，需引導其加強自主學習，與時俱進，學習檔案信息化管理理論知識與實踐技巧等，確保自身能夠勝任機關檔案日常管理工作。而對于機關單位方面，則需針對檔案管理工作人員開展定期培訓教育活動，通過培訓教育，提升檔案管理人員的檔案管理能力水平。培訓期間還可以融合考核機制，考核過關方可持證上崗，以此保證機關單位檔案管理人員綜合素質的全面提升。此外，機關單位還應加強與兄弟單位和高校的合作，定期引進現代化檔案管理人才，保證單位檔案管理儲備人才的充足，為機關檔案管理工作質量的提高起到保駕護航的作用。

五、結語

綜上所述，在縣機關政務保障中心單位，做好機關檔案管理工作至關重要。但從目前工作來看，存在一些有待解決的問題。因此，機關檔案管理工作開展期間需嚴格遵循科學性、動態性和共享性等基本原則。與此同時，通過理念的創新以及完善檔案管理基礎設備設施、健全管理制度，并對檔案信息資源進行優化整合，加強檔案信息存儲傳輸環節安全的管理工作，提升檔案管理人員綜合素質，以此全面提高機關檔案管理工作的質量，為機關政務事業發展奠定堅實的基礎。

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（作者單位：無棣縣機關政務保障中心）