高校智慧檔案館建設思路探究與討論

摘 要：目前，高校建設發展規模在不斷擴大，高校檔案信息資源隨之增加，種類也愈加豐富，形式更加多樣化。面對海量的檔案數據內容，做好高校檔案管理工作，發揮大數據優勢，提升高校檔案信息服務水平，是當前高校相關人員需要深入思考的問題。唯有建設符合現代化高校發展需求的智慧檔案館，才能夠借助大數據思維模式對傳統高校信息管理模式進行改革，借助大數據技術建設檔案大數據智能化服務體系，發掘檔案資源的價值，為高校的建設發展提供優質服務。

關鍵詞：高校；智慧檔案館；建設思路

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中對檔案事業建設提出新的要求，新時期的檔案事業需要高質量發展，以適應國家治理體系和治理能力的現代化要求。

“十四五”時期，檔案作為重要的信息資源與獨特的歷史文化遺產，其價值日漸凸顯，對黨和國家各項事業的基礎性、支撐性作用越加突出，檔案事業發展處于重要戰略機遇期，同時，也面臨著嚴峻的挑戰。面對新的挑戰，高校在檔案館建設方面應該做出相應改變，積極響應“十四五”規劃要求，創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字化轉型與智能升級，推動高校智慧檔案館建設，切實推動檔案工作高質量發展，為完善高校的管理體系和管理能力做貢獻。

一、智慧檔案館概念

目前，對于智慧檔案館這一概念，在檔案界尚沒有形成統一的認識，在技術、信息鏈、信息化等不同角度對于此概念有多種解讀，很多學者給出不同的意見和看法。依據筆者對智慧檔案館的認識與理解，智慧檔案館是依托信息技術，如物聯網技術、大數據技術、云計算技術、智能樓宇等，構建一個綜合檔案數據、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統和平臺。依托信息技術的優勢，可以構建具有智能化特點的多元檔案管理系統，利用傳感與自動控制對檔案進行處理，通過構建虛擬檔案館的方式實現對館藏檔案資源的深度挖掘，為用戶提供智慧化、便捷化的服務，這也是智慧檔案建設的重要目標。當前，在高校檔案館建設的過程中，智慧檔案館的建設不同于數字檔案館，主要是數字檔案館的管理對象是對信息進行加工和處理的館藏資源，而智慧檔案館的管理對象是多元的，如檔案館的館舍、館內設備、檔案資源等。

當前，對于高校檔案館的建設，需要根據互聯網技術、大數據技術、云計算等高新科技的充分運用，不斷挖掘智慧檔案館中保存的各項資源，為廣大用戶提供更加精準、高效的信息服務，發揮檔案資源的價值，為構建完善的高校管理體系提供支撐，全面提升高校管理水平。

二、智慧檔案館的特征

1.安全性

智慧檔案館所應用的管理方式有著較高的創新性或者是安全性特點。傳統檔案管理模式存在著明顯的弊端和隱患，不僅會出現檔案丟失或者是破損等情況，還會引發一連串的問題和后果。

但在建設智慧檔案館以后，就能夠通過物聯網管理技術，對所有出庫的檔案實施精準掃描，第一時間發現其中存在的問題，針對有較高安全隱患的檔案做出客觀判斷，并能從屏幕上呈現出相應的預警信息，展示違法人員的影像資料，追尋問題檔案所處位置的變化情況，將該隱患徹底消除，以減少工作人員的任務量。

2.高效性

清點館藏是一項非常煩瑣且復雜的工作，再加上各個檔案館都有著藏儲量大、盤點方式人工化的特點，導致庫房盤點工作變成影響檔案部門持續發展的難題。

因此，建設智慧檔案館，就可以研發出智能化檔案盤庫車，對檔案總量進行細致清點，優化檔案盤庫工作的各項流程和步驟，達成區域定位或者遠程讀檔等基礎目標，著重凸顯出整個智慧檔案館的優勢和功能，讓庫房管理工作有較高的持久性，獲得強有力的技術支撐，為后續階段信息化建設提供幫助，促使高校智慧檔案館順利穩定地發展。

3.完整性

借助智能化統計方式，優化檔案內部的信息和數據。智慧檔案館內部的信息是檔案最為重要的構成內容，而檔案原本就有著較高的價值和重要性。比如，數字檔案在達成一體化目標以后，就可以將所有類型的數據都完整輸入進去，妥善保存。如此，就可以做到智能化記錄，讓實體檔案能夠在任何時間段都可追根溯源，著重體現實體檔案的信息化特點，促使信息和數據變得更加完善，豐富其原本的館藏。另外，還要打造全新或者升級版的智慧檔案館，利用相應的信息技術，滿足“十四五”對檔案管理提出的要求，為高校的發展提供前瞻性規劃，達成預期的效果和目標。

三、高校智慧檔案館建設的價值

1.優化信息處理

高校智慧檔案館建設，可以切實體現信息技術所具有的特點和優勢，增強數據管理工作的高效性。尤其是對近些年的高校發展情況進行分析可知，其檔案數據開始呈現出日益增長的趨勢，數據量變得越來越多。目前，在對檔案數據進行處理的時候，仍有重復性操作的問題。例如，某些檔案原本屬于電子類文件，但卻被打印成紙質版進行保存，再借助掃描數字化方式，將其輸入相應的檔案管理系統中，不僅浪費大量的時間、精力，還浪費較多的成本，對最終的工作效果造成不良影響。對于該種情況而言，若是無法及時做好技術方面的改進，就會阻礙檔案管理工作的順利開展，還會影響檔案服務方式的應用，無法滿足用戶的實際需求。

2.挖掘信息價值

大數據技術能夠達成檔案查詢和檔案搜索的智能化功能，和以往的人工查詢方式進行對比，可以減少工作人員承擔的巨大壓力，節約更多的時間和精力。在對檔案館信息實施建設的環節中應用信息技術，需要明確其所具有的重要性和價值，以對其做好有效的優化和改進，讓大數據管理模式或服務方式從原本的制度到內容再到方法等都有明顯的創新。另外，結合用戶的諸多需求，建立不同類型的檔案，為所有用戶提供優質便捷的服務，能夠對原有的服務方式進行創新，切實體現大數據檔案管理的諸多功能。

3.豐富使用體驗

在大數據背景下，要求各高校做好智慧檔案館建設，可以體現出各項技術的優勢和價值，體會到信息化技術的重要力量，讓用戶感受到良好的使用體驗感。隨著市場經濟的發展，高校所應用的檔案信息服務方式也將要面對更多的困難和挑戰，如果想保存大量對于學校發展有良好作用的信息和數據，就應該充分利用各項先進信息技術，加強大數據技術、云計算技術的研究，凸顯其價值，并對智慧檔案館實施創新，將這些技術有效整合起來，融入檔案館的建設環節中，以此來增強實際的效果，優化搜索和查詢功能，滿足廣大用戶的實際需求，推動高校穩定、順利發展。

四、高校智慧檔案館建設思路

1.檔案資源智慧處理

在高校智慧檔案館的全面建設中，需要對檔案資源進行合理、科學分類，確保紙質檔案與電子檔案能夠全面與深度融合。在具體建設環節，高校領導及管理人員必須科學明確建設核心，融入智慧化與數字化理念，從“收、管、存、用”幾個方面入手。一是做好各類檔案資源的全面收集工作，依托信息技術與網絡平臺，確保實現自動化收集。相關人員能夠在網絡技術下完成遠程方式快速調閱。二是資源必須實現統一化管理，將檔案管理整體的運行水平有效提升。三是依托雙模存儲方式，讓各類數據可以有效收集并存儲。例如，選擇云計算技術，將其與云存儲有效融合。四是考慮到信息共享實際需要，應對網絡平臺與數據技術靈活、合理運用，使各類資源可以在安全的前提下成功傳輸至多種終端設備，從根本上成功擴大智慧檔案館原有的服務范圍。

2.檔案資源智慧整合

近幾年，檔案館建設開始對各類數字技術加以利用，通過多元分析找到數字技術所具有的優勢，改變原有的檔案資源模式，讓檔案使用過程由單向轉變為多元方式。由于檔案用戶對檔案的需求在新時期下發生不同程度的改變，智慧檔案館建設必須從實際需求入手，對各種類型的資源進行重新整合，融入智慧理念與數字技術，使不同檔案潛在的應用價值能夠在數字化方式下得以最大化。因此，高校智慧檔案館的建設應從多角度考慮，對資源發現系統的應用與優化做到足夠重視。首先，數字資源呈現出持續增加的特點，高校智慧檔案館建設必須依托資源發現系統完成重要數字資源的全面收集與快速整合。其次，針對已成功完成收集的新數據等各種信息，借助數據分析的方式挖掘出其潛在特點，通過信息集成的方式做好后續的智慧化處理。最后，將處理的數據與資源做好進一步整合與分類，劃分出數字檔案、網絡資源等部分，也讓元數據資源內容呈現出極強的豐富性。在此前提下，高校學生及教師的檔案需求可以得到極大滿足，讓智慧整合呈現出多樣化，讓檔案館服務具有個性化。

3.檔案服務智慧移動

高校檔案館為有各種需要的檔案用戶進行多元服務。在先進技術飛速發展的前提下，檔案館整體的服務模式與途徑發生各種變化。高校檔案館建設傳統思路已不能緊跟時代潮流，必須帶著前瞻性思維與先進理念，讓檔案服務具有智慧性與移動性。在物聯網與移動通信設備的使用下，高校智慧檔案建設一定要對檔案信息服務環境進行全面與持續改善，讓服務呈現出新穎性與移動性。學生及教師等檔案用戶可以借助移動終端等先進設備，在不同地點獲得所需要的檔案資源。例如，依托智能手機，可在任何時間段對高校智慧檔案館中的各類資源進行快速獲取。

4.檔案館做好智慧聯通

傳統數字檔案館較為重視館藏資源，可借助信息化方式對這些資源進行處理。在新時代，高校智慧檔案館的建設需要對傳統思路加以拓展，以感知技術為建設核心，將網絡、物聯網與RFID等技術有效融合。檔案館內的各類資源必須在物與物的方式下進行相連，同時注意資源與用戶、管理員之間的連接。高校智慧檔案館的建設，讓人與物可以在先進技術與平臺支持下做到相互感知。學生或者教師可以根據自身的具體需要完成檔案資源的查閱，從根本上做好智慧聯通。

五、高校智慧檔案館建設的問題

1.技術條件不夠成熟

在新時期，智慧檔案館的建設凸顯出極強的復雜性與專業性特點，必須依托網絡、數字檔案、物聯網等多種先進技術，同時搭配使用數字化與多媒體等有效的信息處理類技術。在具體建設過程中，多技術之間的融合還存在一定問題。因部分高校的技術條件不夠成熟，無法保證技術融合具有合理性與可行性，使得智慧檔案館的建設效果未能全面增強。

2.缺少統一管理模式

部分高校檔案館建設工作的開展未能對管理工作做到足夠重視，相關制度體系建設缺少完善性與合理性。因此，信息資源各階段的管理開始暴露諸多問題。例如，各年級學生不同時期的學業成績，一部分被學生部門收錄，還有部分信息在校內檔案館保存，出現檔案存儲與管理不統一的問題。在檔案查閱過程中，可能會因檔案保存位置不同，而需要奔波多處才能獲得所需檔案，管理混亂的問題亟待解決。可見，智慧檔案建設管理模式缺少統一性與規范性。

3.資源挖掘利用不夠

在高校智慧檔案館建設過程中，數字檔案館建設所使用規范與標準未能及時統一，使得檔案館建設具體情況與相關標準不相契合。例如，有少部分高校檔案館收集數據缺少明確的主題與正確標引，導致這些資源不能進行全面共享，影響檔案信息資源潛在價值的充分利用。

4.管理人才比較稀缺

在智慧檔案館的建設過程中，專業技術團隊所具有的能力關系著整體建設水平。高校智慧檔案館的建設對團隊素質水平提出新的要求，必須從不同層面推動高校智慧檔案館的持續與健康發展。傳統的高校檔案管理人員能力存在一些不足，可能“偏科”，同時，缺少先進理念，因此，原有管理人員未能有效發揮先進技術所具有的應用價值。高校智慧檔案館各階段的建設缺少專業能力強的技術類人才。

六、高校智慧檔案館建設的建議

在高校今后的建設與發展中，智慧檔案館建設是必然的發展趨勢，針對智慧檔案館建設中存在的不足，今后需要從多方面著手探索和改進。首先，借助高科技技術手段，推動高校智慧檔案館健康發展。其次，運用智能管理模式，推進高校檔案智慧化服務。最后，樹立智慧理念，將高校智慧檔案館融入智慧校園綜合發展。在高校總體規劃下，將智慧校園發展融入各個關鍵環節，更好地發揮出智慧檔案館的育人功能，推動高校管理體系與管理能力的發展，從而為社會發展提供優質服務。

七、結束語

總而言之，在現代化科技發展的背景下，大數據、云計算、物聯網、智能樓宇等先進技術在多個領域中的應用，推動各領域的智慧化轉型。智慧檔案館的建設是檔案社會化服務達到一定階段的必然產物，也是智慧城市建設的必然要求。在高校檔案館建設方面，建設智慧檔案館是當前高校檔案管理建設的發展趨勢，同時，也是全面實現智慧校園建設的信息資源保障和信息助力，符合《“十四五”全國檔案事業發展規劃》對檔案室建設的要求。因此，當前高校需要積極響應號召，加快推進檔案管理工作智慧化轉型，借助信息技術的優勢，研究智慧檔案館建設思路，不斷改進、優化其中存在的問題。

參考文獻：

[1]陳曉媛，吳衛豐.高校智慧檔案館建設的思考[J].蘭臺世界，2022（08）：73-75.

[2]揭定印.基于大數據技術建設高校智慧檔案館的策略研究[J].辦公自動化，2022，27（15）：53-55+52.

[3]邵 婧，王旭州，趙嘉文.高校智慧檔案館概念解析及建設保障[J].蘭臺內外，2022（14）：58-60.

[4]歐陽慧芳.高校智慧檔案館建設對檔案從業者的要求[J].黑龍江檔案，2021（04）：122-123.

[5]周喜青.智慧校園背景下高校智慧檔案館建設研究[D].湘潭

大學，2022-11-14.

（作者單位：聊城市技師學院）

作者簡介：張秋麗（1973—），女，漢族，山東聊城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案基礎理論、檔案信息化建設。