醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建問(wèn)題分析

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展和科研事業(yè)均有明顯影響，新形勢(shì)下必須創(chuàng)新管理方式、健全管理體系。文章針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行探究，從知識(shí)管理和醫(yī)院檔案管理的關(guān)系、醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建意義、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題、知識(shí)管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建方法、相關(guān)保障措施5個(gè)方面進(jìn)行分析，以期為實(shí)際管理活動(dòng)提供參考，提高醫(yī)院檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；知識(shí)管理；現(xiàn)存問(wèn)題；體系構(gòu)建；保障措施

知識(shí)化和信息化時(shí)代，醫(yī)院要想獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須增強(qiáng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力，其中人才是核心競(jìng)爭(zhēng)力，知識(shí)是核心競(jìng)爭(zhēng)資源。基于此，檔案作為醫(yī)院的知識(shí)資源載體，對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。在知識(shí)管理導(dǎo)向下，建立健全醫(yī)院檔案管理體系，一方面，能提高醫(yī)院的運(yùn)作效率，不斷提升醫(yī)療服務(wù)水平；另一方面，有助于建立和諧的醫(yī)患關(guān)系，改善醫(yī)院的社會(huì)形象。以下，筆者結(jié)合實(shí)踐，探討了知識(shí)管理導(dǎo)向下醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建方法和保障措施。

一、知識(shí)管理和醫(yī)院檔案管理的關(guān)系

1.知識(shí)管理是醫(yī)院檔案管理的新階段

從醫(yī)院檔案管理的發(fā)展歷程來(lái)看，主要經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一階段對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理，管理重點(diǎn)是實(shí)體資源的收集、整理和保存，以方便檔案信息利用；第二階段對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息，提高檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳播和共享；第三階段對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行管理，將知識(shí)管理理論和方法引入其中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式。可見(jiàn)，知識(shí)管理是醫(yī)院檔案管理的新階段，目前，一些發(fā)達(dá)國(guó)家在醫(yī)院檔案管理上已經(jīng)進(jìn)入第三階段，而我國(guó)尚處于第二階段。檔案知識(shí)管理把工作重點(diǎn)放在檔案信息知識(shí)的識(shí)別、挖掘和重組上，將檔案管理上升到知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)共享的高度。

2.知識(shí)管理促進(jìn)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新

一是理念創(chuàng)新。傳統(tǒng)檔案管理中，注重顯性知識(shí)的保管和利用，忽視了隱性知識(shí)的挖掘和利用。而知識(shí)管理兼顧顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，將知識(shí)管理應(yīng)用在檔案管理上，能對(duì)檔案信息價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，從檔案保管逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)共享，將檔案中的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，為醫(yī)院管理活動(dòng)提供支持。

二是模式創(chuàng)新。在過(guò)去，檔案管理工作模式限定為檔案資料的收集、整理、保存，開(kāi)發(fā)利用力度不足，而且局限于表面，沒(méi)有深入挖掘。知識(shí)管理的引入，創(chuàng)新了檔案管理模式，通過(guò)深層信息挖掘，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和知識(shí)化，對(duì)檔案管理模式流程進(jìn)行全面革新。

3.兩者的管理工作有多個(gè)契合點(diǎn)

首先，管理對(duì)象存在重疊。醫(yī)院檔案管理對(duì)象主要是文件、病理資料和病例信息，這些內(nèi)容來(lái)源于診療、采購(gòu)和管理活動(dòng)，直接反映出醫(yī)院的運(yùn)作情況和發(fā)展?fàn)顟B(tài)。知識(shí)管理對(duì)象中的顯性知識(shí)，也就是知識(shí)的外部形態(tài)，通常以書(shū)面形式存在。可見(jiàn)，醫(yī)院檔案管理對(duì)象與知識(shí)管理對(duì)象之間存在重疊，檔案管理沒(méi)有脫離顯性知識(shí)的范疇。

其次，管理目的相輔相成。檔案管理的最終目的是利用，如今，管理工作不僅為了滿(mǎn)足檔案使用者的需求，還要為醫(yī)院的發(fā)展決策提供必要支持，以保證組織機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行，醫(yī)療服務(wù)正常開(kāi)展。從這個(gè)角度看，知識(shí)管理和醫(yī)院檔案管理的目的一致，即挖掘知識(shí)和價(jià)值，并實(shí)現(xiàn)合理、高效的利用。筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案管理也好，知識(shí)管理也好，兩者殊途同歸，存在的差異只是廣度和深度而已。

最后，管理流程相近相通。醫(yī)院檔案管理有固定的流程，也就是常說(shuō)的“六大環(huán)節(jié)”，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用。而在知識(shí)管理上，也有明確的流程，可以總結(jié)為知識(shí)的產(chǎn)生、收集、儲(chǔ)存、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用七個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)比檔案管理的六大環(huán)節(jié)與知識(shí)管理的七個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)發(fā)現(xiàn)兩者的管理流程相近相通，可互為指導(dǎo)借鑒。

二、醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建意義

1.明確檔案價(jià)值

醫(yī)院檔案種類(lèi)多、數(shù)量大，利用好檔案信息能豐富醫(yī)務(wù)人員的工作經(jīng)驗(yàn)，提高醫(yī)療服務(wù)水平。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系，能對(duì)不同檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，充分利用信息技術(shù)，方便檔案資源的查詢(xún)和利用，明確檔案本身的價(jià)值，確保管理工作順利實(shí)施。

2.保證檔案完整

從檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，人們普遍重視檔案管理工作，檔案中記錄基本醫(yī)療服務(wù)內(nèi)容，包括患者信息、時(shí)間信息、治療信息等。然而，醫(yī)療服務(wù)具有復(fù)雜性，部分檔案資料沒(méi)有記錄在案，尤其是一些隱性知識(shí)，這會(huì)影響醫(yī)療技術(shù)的普及應(yīng)用。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系，在檔案收集和整理過(guò)程中，能保證檔案的完整性，為后續(xù)開(kāi)發(fā)利用打下基礎(chǔ)。

3.提高管理效率

傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理就是檔案資料的采集、整理和保存，因受到思想、技術(shù)的影響，管理效率不高。知識(shí)管理背景下，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系，能進(jìn)一步明確檔案管理內(nèi)容和目標(biāo)，不論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理者，還是各個(gè)崗位的職工，均對(duì)檔案管理產(chǎn)生正確認(rèn)識(shí)，提高了管理效率。

三、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

隨著醫(yī)療改革工作的深入推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理從最初的單門(mén)類(lèi)、少數(shù)量，轉(zhuǎn)變?yōu)榉N類(lèi)豐富、數(shù)量龐大。加之網(wǎng)絡(luò)、電子等信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院接診量、醫(yī)療服務(wù)量均顯著增加，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)一些問(wèn)題。

1.管理機(jī)制混亂

中小型醫(yī)院在日常管理中，將更多精力放在醫(yī)療服務(wù)上，在檔案管理上配置的人力、物力資源不足，部分檔案管理者和醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案工作的重視程度不夠，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理體系對(duì)整個(gè)醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展的影響。這一問(wèn)題的存在，究其根源是檔案管理機(jī)制混亂，如現(xiàn)有管理制度不完善，與醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況相脫節(jié)。在此背景下，檔案管理缺少科學(xué)合理的依據(jù)和保障，不僅降低了管理水平，而且檔案使用率不高，沒(méi)有充分發(fā)揮出檔案的功能和價(jià)值。

2.信息化程度低

得益于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，目前醫(yī)院管理中基本普及了信息化管理系統(tǒng)，典型代表如HIS系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)等。然而，檔案管理領(lǐng)域的信息化程度低，主要表現(xiàn)為：

（1）重硬件、輕軟件，雖然使用了計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施設(shè)備，但缺少綜合性管理平臺(tái)。

（2）受制于環(huán)境、人員專(zhuān)業(yè)和素質(zhì)等因素，依然存在傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅管理效率低，而且易出現(xiàn)人為差錯(cuò)。

（3）檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)之間存在壁壘，日常工作中信息溝通不暢、人員交流少，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，影響檔案的信息化管理效果。

3.人員素質(zhì)不高

醫(yī)院檔案信息化管理需要專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)的管理人員隊(duì)伍，大型醫(yī)院在這方面做得較好，注重人力資源的規(guī)劃培養(yǎng)，而中小型醫(yī)院在這方面存在短板，有人員素質(zhì)不高的現(xiàn)象。例如，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，缺少新鮮血液，依然是傳統(tǒng)的、落后的管理思想，對(duì)新技術(shù)、新方法的接受性低、適應(yīng)能力差。另外，醫(yī)院檔案相對(duì)特殊，既有普通檔案的共性，又包含大量的醫(yī)療專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案管理者未經(jīng)崗前培訓(xùn)，或者后續(xù)教育學(xué)習(xí)缺失，就可能造成檔案信息記錄不詳細(xì)、保存方式不當(dāng)、使用不合理等情況。

四、知識(shí)管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建方法

構(gòu)建知識(shí)管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系，主要包括以下流程：創(chuàng)建知識(shí)采集模板庫(kù)→創(chuàng)建結(jié)構(gòu)化管理系統(tǒng)→創(chuàng)建檔案知識(shí)庫(kù)→創(chuàng)建應(yīng)用軟件平臺(tái)→創(chuàng)建應(yīng)用硬件平臺(tái)，每個(gè)環(huán)節(jié)的創(chuàng)建要點(diǎn)總結(jié)如下。

1.創(chuàng)建知識(shí)采集模板庫(kù)

根據(jù)醫(yī)院知識(shí)體系的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)知識(shí)管理平臺(tái)，制定標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)采集模板。具體操作上，要全面收集醫(yī)院的知識(shí)資源，按照要求轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式，并且錄入醫(yī)院知識(shí)管理平臺(tái)。該平臺(tái)負(fù)責(zé)采集具有保存價(jià)值的檔案資料，確保檔案知識(shí)的完整性、規(guī)范性。

2.創(chuàng)建結(jié)構(gòu)化管理系統(tǒng)

結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能解決文檔在創(chuàng)建、使用中的各種問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)文檔創(chuàng)建的流程化，保證文檔的安全性和完整性。創(chuàng)建結(jié)構(gòu)化文檔管理系統(tǒng)，可提供不同類(lèi)型的格式、不同的文檔內(nèi)容，滿(mǎn)足不同用戶(hù)的實(shí)際需求，提高文檔服務(wù)的個(gè)性化程度。在醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)采用結(jié)構(gòu)化方式保存，并且存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便進(jìn)行查詢(xún)、對(duì)比、統(tǒng)計(jì)和使用等工作，深入挖掘有價(jià)值的信息。此外，結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)有利于權(quán)限控制，避免非法查看、擅自篡改等現(xiàn)象發(fā)生。

3.創(chuàng)建檔案知識(shí)庫(kù)

檔案知識(shí)庫(kù)是知識(shí)的集群，對(duì)于檔案管理者而言，利用知識(shí)庫(kù)能為管理工作提供支持。例如，將知識(shí)點(diǎn)存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)上，方便知識(shí)點(diǎn)的管理和利用。醫(yī)院檔案包含的知識(shí)內(nèi)容多樣，通過(guò)歸納、總結(jié)與分析，能篩選出有價(jià)值的信息，然后建設(shè)問(wèn)題解決庫(kù)、成果庫(kù)，形成不同專(zhuān)題和系列。

4.創(chuàng)建應(yīng)用軟件平臺(tái)

知識(shí)門(mén)戶(hù)是信息門(mén)戶(hù)和知識(shí)管理結(jié)合的產(chǎn)物，能將醫(yī)院內(nèi)的不同應(yīng)用系統(tǒng)連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合。其中，顯性知識(shí)主要是檔案資料、醫(yī)療信息、政策方針等，隱性知識(shí)則是醫(yī)護(hù)人員和管理人員的經(jīng)驗(yàn)、能力。創(chuàng)建檔案知識(shí)的應(yīng)用軟件平臺(tái)能對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行加工、決策和發(fā)布，用戶(hù)通過(guò)搜索就能瀏覽全文，實(shí)現(xiàn)信息交流和共享，消除孤島效應(yīng)。尤其在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，創(chuàng)建檔案知識(shí)社區(qū)，方便不同群體進(jìn)行交流，更好地解決工作問(wèn)題。例如，患者就診過(guò)程中，將疾病問(wèn)題發(fā)布到知識(shí)社區(qū)，由專(zhuān)家進(jìn)行會(huì)診互動(dòng)，提高診斷準(zhǔn)確性。

5.創(chuàng)建應(yīng)用硬件平臺(tái)

醫(yī)院檔案管理的硬件平臺(tái)，主要包括應(yīng)用服務(wù)器建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器建設(shè)等內(nèi)容。其中，應(yīng)用服務(wù)器建設(shè)能突出動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，保證應(yīng)用程序正常運(yùn)行，獲得業(yè)務(wù)邏輯保障。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器是局域網(wǎng)中的一臺(tái)或多臺(tái)計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件組成，能為用戶(hù)提供信息服務(wù)保障。

五、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系的保障措施

構(gòu)建知識(shí)管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系，會(huì)面臨一定挑戰(zhàn)和阻力，為了順利開(kāi)展構(gòu)建活動(dòng)，需采取保障措施，包括完善管理機(jī)制、加大宣傳力度、檔案分類(lèi)管理、人才引進(jìn)培訓(xùn)等。

1.完善管理機(jī)制

完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制是檔案管理的依據(jù)，也是構(gòu)建管理體系的基礎(chǔ)。（1）遵循以人為本的理念，對(duì)檔案工作者進(jìn)行培訓(xùn)，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，明確檔案本身的價(jià)值，從而規(guī)范檔案管理流程，避免信息丟失問(wèn)題發(fā)生。（2）對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行管理，重視檔案知識(shí)的挖掘利用，通過(guò)優(yōu)化人員的職能，對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，方便檔案信息的收集、整合和使用。（3）建立合適的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)良好、考核結(jié)果優(yōu)秀的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)和表?yè)P(yáng)，激發(fā)其工作積極性。對(duì)工作態(tài)度不端正、考核結(jié)果多次不合格的人員，進(jìn)行談話(huà)、批評(píng)、懲罰，發(fā)揮出警示作用。

2.加大宣傳力度

創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，需要加大宣傳力度，對(duì)傳統(tǒng)的管理理念和方法進(jìn)行革新。（1）發(fā)揮出醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者的帶頭作用，積極學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，掌握知識(shí)管理的內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。（2）充分利用宣傳欄、廣播、科室例會(huì)、官網(wǎng)、微信公眾號(hào)等媒介，介紹醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建和應(yīng)用情況，消除信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象。（3）在醫(yī)院條件允許范圍內(nèi)，幫助醫(yī)務(wù)人員解決工作、生活中的問(wèn)題，提高他們對(duì)醫(yī)院的忠誠(chéng)度，使其主動(dòng)參與到知識(shí)學(xué)習(xí)中，樹(shù)立先進(jìn)的管理思想。（4）還要注重醫(yī)院文化建設(shè)，根據(jù)患者日益增加的需求，對(duì)醫(yī)院文化內(nèi)涵進(jìn)行調(diào)整和豐富，配合宣傳工作發(fā)揮出文化潛移默化的作用，增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員和管理者的凝聚力，為檔案管理營(yíng)造出良好的環(huán)境氛圍。

3.檔案分類(lèi)管理

知識(shí)管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理，因不同檔案的內(nèi)容有差異，發(fā)揮的作用有差異，必須進(jìn)行分類(lèi)管理。（1）在檔案收集和整理環(huán)節(jié)，按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，方便后續(xù)查詢(xún)和使用，提高檔案的開(kāi)發(fā)利用效率。（2）定期對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，采用增、刪、合并、調(diào)整等方式，為醫(yī)院管理工作提供詳細(xì)參考，確保檔案信息得到完善保存，為知識(shí)交流和利用打下基礎(chǔ)。（3）檔案分類(lèi)管理的基礎(chǔ)上，建立溯源機(jī)制，在檔案整理、歸檔過(guò)程中，對(duì)檔案文件的形成者、形成目的、形成活動(dòng)進(jìn)行標(biāo)注，以便后續(xù)利用時(shí)能快速找到相關(guān)信息。

4.人才引進(jìn)培訓(xùn)

針對(duì)檔案管理者素質(zhì)不足的問(wèn)題，必須做好人才引進(jìn)培訓(xùn)工作，才能滿(mǎn)足知識(shí)管理導(dǎo)向下醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建需求。（1）人才引進(jìn)層面，完善聘任制度流程，對(duì)目標(biāo)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技術(shù)能力、道德素養(yǎng)進(jìn)行考核，通過(guò)提高人才準(zhǔn)入門(mén)檻，從根源上提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。（2）人才培訓(xùn)方面，結(jié)合醫(yī)院檔案管理需求和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，制訂完善可行的培訓(xùn)計(jì)劃，包括崗前培訓(xùn)、常規(guī)培訓(xùn)、專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)等內(nèi)容。其中，崗前培訓(xùn)是為了加快新人對(duì)崗位工作的適應(yīng)速度，提高對(duì)檔案管理的重視程度。定期組織開(kāi)展常規(guī)培訓(xùn)，配合品管圈、CDPA循環(huán)等方法，分析前一階段工作成果，針對(duì)存在的不足制定改進(jìn)措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的持續(xù)提升。專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)是為了培養(yǎng)管理者某一方面的能力，如突發(fā)事件應(yīng)急處理能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力、人際溝通能力等，使其更好地適應(yīng)檔案管理新環(huán)境、新要求。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，知識(shí)管理和醫(yī)院檔案管理具有密切關(guān)聯(lián)，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系能明確檔案價(jià)值，保證檔案完整，提高檔案管理效率。文章分析了醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題，詳細(xì)闡述了知識(shí)管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建方法。醫(yī)院只有完善管理機(jī)制，加大宣傳力度，進(jìn)行檔案分類(lèi)管理，做好人才引進(jìn)培訓(xùn)工作，才能助力檔案管理體系順利構(gòu)建，提高檔案管理水平和利用價(jià)值，推動(dòng)醫(yī)院健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：福建省立醫(yī)院）

基金項(xiàng)目：福建省醫(yī)聯(lián)體模式實(shí)施現(xiàn)狀及對(duì)策研究，閩財(cái)指〔2019〕827號(hào)。

作者簡(jiǎn)介：楊莉（1978—），女，漢族，福建福州人，本科，館員，研究方向：檔案。