大數據背景下，高職院校檔案管理的路徑探索

張朝梅

摘 要：現階段，高職院校的檔案管理具有一定的復雜性，在高職院校的檔案管理中，需要管理的檔案資料眾多、工作量較大，因此，為推進新時代背景下檔案管理工作，現結合工作實際，以大數據技術為切入點，就大數據背景下高職院校的檔案管理路徑進行探索，為更好地開展大數據背景下的高職院校檔案管理工作做出鋪墊和提供借鑒。

關鍵詞：大數據技術；高職院校檔案管理；檔案管理路徑

互聯網技術的高速發展，使各行各業的工作方式都發生了極大轉變，高職院校的檔案管理工作也是如此。面對新時代互聯網技術的沖擊，作為高職院校的檔案管理工作者，本著更好地推進學校檔案管理工作的目的，結合自身工作經歷，就大數據背景下高職院校的檔案管理工作進行分析。

眾所周知，最新實施的《中華人民共和國檔案法》規定，“國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術創新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉化和應用，推動檔案科技進步”。由此可見，作為新時代的檔案管理工作者，要想踐行新的檔案管理規定，就必須緊密依托先進的科學技術，規范檔案管理流程，保障檔案管理的完整性。

基于此，本文結合自身工作經驗，以大數據時代為背景，立足高職院校檔案管理工作的要求，就其在大數據時代背景下的檔案管理工作進行剖析，指出在大數據時代背景下完善檔案管理工作的路徑。

一、大數據背景下高職院校檔案管理工作現狀

通過相關參考資料查閱不難發現，在我國的高職院校工作中，檔案管理工作一直被放在比較重要的位置，我國的檔案管理工作一直朝著更好的方向發展。在國家層面的檔案管理中，我國檔案管理經歷了“紙質化檔案管理”“半紙質半信息化”“現代數字化檔案管理”三個發展階段，隨著時代的發展取得了較為明顯的進步。

對于高職院校的檔案管理工作而言，我國修訂的《中華人民共和國檔案法》也基于時代發展現狀提出了特別要重視現代信息化、數字化檔案管理手段創新的要求。

1.檔案管理專業信息人才缺乏，大數據的作用得不到充分發揮

雖然，現階段大數據環境下的檔案管理工作已經推行了一段時間，但是在實際的檔案管理工作中，既掌握檔案管理的專業知識，又具備大數據分析能力的檔案管理人員少之又少，大部分的檔案管理工作者都只具備傳統的檔案管理專業知識，并沒有基于時代發展的需要，及時拓展對應的信息化知識。因此，在現階段的高職院校檔案管理工作中，很多檔案管理工作的推進仍然采用傳統的管理方式，只有在上級檢查的時候，才會套用大數據的名頭以應付檢查，大數據沒有真正發揮對檔案管理工作的促進作用。

2.檔案管理手段單一，對檔案管理工作的推進速度較慢

大數據技術的發展，在理論上使檔案管理工作變得更加簡單、高效與快捷，相比于傳統的檔案管理手段，將大數據技術良好地運用在高職院校的檔案管理中，檔案管理工作速度將會得到極大提升。但是現階段，很多檔案資料仍然是以紙質保存為主，并沒有將其傳入云端。這樣的管理方式，使檔案管理的工作進程受到影響，也使資料查閱者在翻閱過程中需要付出更多的時間和精力。另外，紙質化的檔案管理方式還會出現疏漏，且不易被察覺，無法踐行新的管理辦法中關于檔案管理“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求，從而，在一定范圍內使檔案管理工作推進速度較慢。

二、基于大數據進行高職院校檔案管理的優勢

1.有利于發揮高職院校檔案管理的專業性

隨著現代通信與數字網絡技術的不斷創新與發展，在高職院校的檔案管理工作中，需要對現行的專職或兼職檔案管理人員進行崗位與能力的匹配，使他們在掌握專業的檔案管理知識之余，學習更多的信息化知識。在檔案管理工作中基于大數據的支撐，高職院校檔案管理工作的信息化技術更強，檔案管理工作流程更加簡單便捷，高職院校的檔案管理工作的可靠度更高、專業度更強。

2.有利于完善檔案管理工作的方式

在大數據技術的支撐下，很多高職院校都在嘗試將大數據技術使用在檔案管理工作中，只是現階段的成效還不是十分顯著。因此，針對現階段高職院校檔案管理工作的現狀，如果在檔案管理工作的各個環節都可以充分發揮大數據的優勢，那么，將會使檔案管理手段更加完善。基于傳統檔案管理方法與大數據技術的有機融合，充分挖掘檔案管理工作中的隱藏價值，將會推動高職院校的檔案管理工作邁入新的階段。但是，有的高職院校信息化設備設施不足，技術能力不夠，不利于檔案管理工作的深入開展。

3.有利于提升高職院校檔案管理工作的效率

大數據技術的發展使高職院校檔案數字化管理成為可能。在檔案管理中充分發揮大數據的優勢，可以在極大程度上簡化現階段高職院校檔案管理的工作流程，提升檔案管理效率。在檔案管理工作中，大數據技術的發展使得檔案管理的流程得到了極大優化，通過數字技術的使用，整個信息的采集變得更加方便。同時，在檔案管理工作過程中，發現問題和解決問題的過程簡單快捷。大數據背景下檔案管理工作的糾錯不需要工作人員在資料的海洋中逐一翻閱，極大提升了檔案管理工作的效率，在一定程度上使工作人員更有積極性，從而可以更好地發揮其工作的主觀能動性。

4.有利于增強檔案原件保護的完整度

在高職院校檔案管理工作中，可以基于管理實際，充分依托大數據技術進行檔案管理工作，在查閱檔案時不需要翻閱原件，只需在云端查閱即可，電子檔案可以隨時備份，且受環境影響小，不易損毀。顯然，與翻閱原件相比，查閱電子資料可以最大限度地保護原件資料的完整性。另外，將大數據技術運用在檔案管理工作中，將原件信息轉為數據信息，就可以將原件資料保存起來，使紙質檔案可以避免潮濕、蟲害等因素的影響，不發生變色失真、潮濕粘連、蟲吃鼠咬、無故遺失等情況，可以在最大限度內保障檔案原件的真實性和完整度。

三、大數據技術應用在高職院校檔案管理中的可行性分析

鑒于高職院校檔案管理工作的現狀，結合自身工作認知，就大數據技術應用在高職院校檔案管理中的可行性進行分析。

1.數字化基礎設備設施建設基本完善

在大數據技術的發展背景下，云儲存相對已經成熟且穩定，在虛擬儲存上，大數據技術為檔案管理工作的儲存奠定了堅實的基礎。另外，因為互聯網技術的發展，信息存儲已經達到了最優，對于高職院校檔案管理的信息化而言，已經具備完善的條件。

另外，因為互聯網技術的不斷完善，相關基站建設的步伐也日益加速，5G傳輸已成為信息傳輸的常用方式，在5G技術的支撐下，資料的傳輸已經在極大程度上擺脫了對有線傳輸的依賴，在無線傳輸上獲得了高度自由。在現階段的社會發展狀況下，大數據技術的發展已經成為各行各業升級轉型的趨勢，對于高職院校檔案管理工作而言，如果在檔案管理的過程中利用好大數據技術，將會使檔案信息的管理更加高效與便捷，檔案管理工作人員在大數據技術的支撐下，也會使檔案管理工作得到不斷完善。

2.受眾端數字設備設施普及率高

隨著互聯網技術的發展和大數據技術的進步，大多數人早已接受了通過數字技術的方式獲得自己需要的信息。縱觀當下我國的社會發展狀況，人們消費早已擺脫了銀行卡和紙幣的束縛，對于信息的獲取也是如此，如各種App、微信、微博或者其他的閱讀工具的普及，極大降低了人們對紙質資料翻閱的需求。面對受眾端數字設備設施的不斷普及，作為高職院校而言，因其所面臨的大部分檔案資料獲得者都是在校師生，這部分群體本身對新事物的接受程度較強，將大數據技術應用在檔案管理中，也是必要的發展趨勢。不難發現，基于時下的社會環境，將大數據技術運用在高職院校的檔案管理工作中也是未來必然的發展趨勢，受眾端已經做好了接受數字信息的準備。

四、大數據技術在高職院校檔案管理中的應用建議

對于新時代的高職院校檔案管理工作而言，基于大數據技術的優勢以及將其應用在高職院校檔案管理中的必要性可知，現階段要想將大數據技術更好地運用在檔案管理工作中，就必須堅持實事求是、因地制宜，秉持從檔案管理工作實際出發、從高職院校師生對檔案管理的需求出發，發揮大數據技術對高職院校檔案管理工作的促進作用，使得高職院校的檔案管理工作在大數據技術的支撐下邁入新的發展階段。

基于高職院校檔案管理對專業技術人才的需要，秉持檔案管理全面進入“現代數字化檔案管理”階段的新要求，本著更好地規范檔案收集與整理環節，有效保護和利用檔案，以及提高檔案信息化建設水平的目的，要求高職院校在檔案管理工作的推進中，從以下角度發揮大數據對檔案管理工作的推進作用。

1.基于高職院校實際，完善供給制度

大數據時代的到來，使得檔案管理工作面對更多的機遇，基于高職院校檔案管理工作的目標，在大數據技術的應用中，應該堅持實事求是的原則，充分發揮大數據技術對檔案管理工作的推動作用，立足高職院校檔案管理工作的側重點，有針對性地將大數據技術應用在檔案管理工作中。

例如，針對高職院校檔案管理工作數字化建設不同時期的目標，以方便用戶進行資料查閱為目的，基于高職院校的戰略規劃發展，制定短期、中期和長期的數字檔案館建設規劃。在大數據技術的使用中，先著眼于做好短期目標的規劃，在落實短期發展目標的基礎上，基于大數據技術使用的動態發展需求，規劃中長期建設目標，使大數據技術在高職院校檔案管理工作中得以充分運用。通過制定不同發展時期的戰略目標，從根本上杜絕急功近利，確保大數據時代背景下高職院校檔案管理工作變得更加全面和完整，且在大數據技術的使用中戰略性更強、更科學合理，經得起推敲。

另外，在檔案館供給制度的完善中，還應該根據資金做好統籌規劃，避免資金使用不當而造成檔案管理數字化不完善。同時，還應該根據檔案管理人員運用大數據技術的實際情況，做好工作過程中的監督考核，將常態化和長效化的監督考核與評價機制納入日常工作中，保障大數據技術在高職院校檔案管理工作中得以更好地應用。

2.基于檔案資料實況，提高檔案管理安全水平

在當前的高職院校檔案管理工作中，鑒于高職院校檔案管理工作的連續性和實效性，在使用大數據技術進行檔案管理的過程中，技術人員必須對大數據技術具備相當的掌握能力，保障檔案資料儲存和傳輸中的安全性和可靠性。將大數據技術運用在檔案管理工作中，其宗旨是使檔案管理工作能夠更好地順應時代發展的要求，為人們提供更方便快捷的服務。當然，這一切的前提都是確保檔案資料管理的安全性和可靠性，正如新修訂的《中華人民共和國檔案法》所要求的“確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性”。只有在確保安全的前提下，大數據技術應用于高職院校的檔案管理才有積極意義。因此，大數據技術下高職院校的檔案管理工作必須要安全可靠。

3.立足檔案管理需求，提升管理人員的專業技能

大數據時代，高職院校檔案管理數字化的目的就是使檔案管理工作更加先進和現代化。由此，高職院校在使用大數據技術時，必須基于檔案資料的密級要求以及立足高職院校檔案管理工作的相關需要，從檔案資料管理的需求出發，做好相關檔案管理人員的技能培訓，通過培訓提升其專業技能，提升他們對于大數據技術和檔案管理要求的認知。同時，基于大數據技術對檔案管理工作的有效推動作用，在檔案管理工作中應該盡可能地挖掘檔案管理和大數據的融合之處，使檔案工作人員在大數據時代背景下所掌握的相關知識更加全面與多元化，促使高職院校的檔案管理工作朝著更好的方向發展。

五、總結

面對大數據時代的到來，作為高職院校的檔案管理工作者，要想促進檔案管理工作更好地順應時代發展的要求，提升檔案管理工作人員的成就感，就必須充分發揮大數據技術的優勢，探尋適合應用于高職院校檔案管理工作的大數據技術，進一步提升高職院校檔案管理的工作效率。

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（作者單位：迪慶藏族自治州民族中等專業學校）