公立醫院檔案專業技術人員現狀調查與分析報告

韋麗陽　熊建芳

摘 要：目的：了解柳州市公立醫院檔案專業技術人員現狀。方法：采用文獻資料研究、實地調研與訪談等方法，對柳州市公立醫院檔案專業技術人員的基本情況以及工作情況進行了解。結果：受訪單位共有專業技術人員23822人，其中檔案專業技術人員170人，占比為0.7%。檔案管理專業博士、碩士、本科及大專以下學歷者分別為0、2人、5人；高級、中級、初級職稱人員分別占6人、7人、7人，其他120人。結論：柳州市公立醫院檔案專業技術人員工作存在職業技能缺失，能力缺乏；工作激情缺失，熱情不足；學習精神缺失，工作被動；創新精神缺失，得過且過等問題；需要從把好入口，提升專業技能；恰當激勵，營造競爭氛圍；增強素質，提高道德素養；加強學習，提升職業素質以及打造多元化檔案專業技術人員團隊等方面進行改進。

關鍵詞：檔案專業技術人員；工作；現狀；對策

掛靠項目：柳州市科協軟科學研究課題，項目編號：柳科協軟20210115號

引言

新時代背景，對檔案專業技術人員提出了前所未有的挑戰，尤其是信息技術的發展與推進，要求檔案管理能夠符合信息化時代的需求，這樣才能提升檔案的服務效率與質量。通過對檔案專業技術人員工作現狀進行調查，能夠進一步明確當前工作存在的問題，并有針對性提出改進對策。本文即立意在此，以期望能夠為提升檔案專業技術人員工作水平提供有價值的參考。

1 檔案專業技術人員工作現狀

1.1 對象與方法

對象：柳州市二級以上公立醫院（31家，其中三級公立醫院11家、二級公立醫院20家）。方法：受疫情影響，主要通過電子郵箱發放問卷和電話溝通的方式，調查受訪機構檔案專業技術人員的基本情況，包括人員數量、學歷情況、職稱情況、年齡構成、性別比例、科研立項及論文發表情況、檔案年增長情況、檔案數字化工作情況、崗位滿意度情況等。調查數據處理：將調查問卷數據錄入計算機，利用Excel軟件對數據進行統計和分析。

1.2 調查結果

受訪機構檔案專業技術人員數量、性別、年齡構成：

受訪機構共有檔案專業技術人員170人，專職人員20人，一人多崗150人，女性多于男性；年齡在26—55歲為主。見表1。

受訪機構檔案專業技術人員學歷構成：

受訪機構檔案技術人員以本科為主，占77.64%；研究生只占1.76%。見表2。

受訪機構檔案專業技術人員職稱構成：

受訪機構檔案技術人員檔案系列職稱占比僅為11.77%，其他系列職稱占比達88.23%，從事檔案工作的專業技術人員嚴重不足。見表3。

受訪機構檔案專業技術人員近五年科研立項及論文發表情況：

受訪機構檔案技術人員近五年有市級科研立項項目1項，發表省級以上論文31篇。科研項目和論文發表都在三級醫院。見表4。

受訪機構檔案年增長情況和檔案數字化情況：

受訪機構檔案年增長在501—1500卷為主，檔案數字化工作幾乎尚未開展。見表5.

受訪機構檔案專業技術人員崗位滿意度情況：

受訪機構檔案技術人員對崗位滿意占比11.77%，一般占比50%，不滿意占比38.23%。見表6。

2 檔案專業技術人員工作存在的問題

2.1 職業技能缺失，能力缺乏

通過調查發現，檔案管理工作人員大多是轉崗人員或者是兼職人員，又是大多數人員年紀較大。從業務技能角度來看，接受專業技能培訓較少，多數人員未經過系統性學習，因此與檔案專業技術人員的標準還有一定的差距。從檔案管理組織角度來看，絕大部分人員不是檔案管理專業，在實際工作中出現力不從心的情況。另外，檔案專業畢業的人才，在校學習存在理論脫離實際的情況，存在職能技能缺失的問題，也就意味著無法滿足檔案管理工作的實際需求[1]。

2.2 工作熱情不足

檔案管理是一項集政策性、保密性、專業性、系統性于一身的工作，存在可能付出大量時間、精力之后，卻得不到期望的效果，出現“職業倦怠”期，會不認同職業以及自身價值，也就失去了工作熱情，更會影響到工作質量。

2.3 學習精神缺失，工作被動

從調查來看，由于各種因素的影響，部分檔案專業技術人員，尤其是部分年齡較大的工作人員，對于新興技術了解不夠，而且自身學習能力較低，因此難以跟上時代的需求。這是因為學習精神的缺失，思想上沒有正確認識到新技術、新理念能夠為檔案管理帶來的改變，進而導致實際工作始終處于被動局面，也就難以提供優質的檔案服務[2]。

2.4 創新精神缺失，得過且過

檔案管理工作的自身的特點，使得很多檔案管理人員認為創新與檔案工作不沾邊，按照既有的固定模式做好本職工作即可。從相關調查來看，大部分檔案專業技術人員缺失創新精神，認為創新意義不大。同時，因為檔案專業技術人員的專業能力參差不齊，所儲備的檔案管理知識不足，加之對崗位沒有更加深入的認識，所以工作上就得過且過，“不求有功，但求無過”的思想比較嚴重，也就更談不上創新。

3 強化個人素質、打造多元團隊

3.1 檔案專業技術人員工作改進對策

3.1.1把好入口，提升專業技能。提升檔案管理效率與質量，必須提升檔案專業技術人員的專業技能以及職業素養。這就要首先把好入口。對于檔案管理部門而言，需要對從業人員的準入規則進行規范，提高準入門檻，力求從源頭解決專業技能以及職業素養較低的問題。對于新的從業者而言，建議最好是專業或者是相近專業的人員，即使是轉崗人員，也應該進行系統性培訓，不僅要進行專業技能的學習，而且還要學習相關法律法規，讓檔案專業技術人員擁有一定的檔案管理能力，獲取對應職業資格證書之后才能上崗。入職之后，檔案管理部門應該定期或者不定期為檔案專業技術人員提供培訓計劃以及培訓平臺。同時，可以組織企事業單位之間開展有關檔案管理的交流活動，共同探索檔案管理先進技術、專業技術。此外，建議相關部門能夠制定以及頒布相關政策，最好是帶有一定激勵性質的政策，這樣才能鼓勵更多檔案專業技術人員去主動積極投身學習，從而實現專業技能與職業素養的提升[3]。

3.1.2恰當激勵，營造競爭氛圍。檔案管理部門應該構建科學、合理的績效評定規則，要做到賞罰分明。績效考核內容應該與崗位職責、工作目標保持一致，其重點是考核崗位職責以及工作成績。人力資源管理理論指出，激發工作人員積極性的主要因素是“回報”，所以績效考核的結果應該與回報進行掛鉤，這對于檔案專業技術人員的工作熱情以及在工作崗位上的成長來講非常重要。考核人員需要將考核結果及時反饋給對應的負責人，要肯定檔案專業技術人員的優點，最好能夠結合實例說明優點，避免空談，這樣才能對其他工作人員產生一定的激勵作用。考核結果應該與獎懲制度、薪資調整、職位晉升進行掛鉤，讓所有員工能夠感受到“有付出就有收獲”的成就感，這樣能夠營造出良好的競爭氛圍，有利于充分調動檔案專業技術人員的工作熱情，從而實現檔案管理效率與質量的提升。

3.1.3增強素質，提高道德素養。檔案專業技術人員職業道德素養的培養可以從環境入手，通過創設良好的工作環境，讓檔案管理工作進入良性發展的階段。一方面，能夠凝聚檔案專業技術人員的人心；另外一方面，有助于塑造更多合格的檔案專業技術人員。此外，檔案管理部門應該定期或者不定期組織與檔案專業技術人員職業道德素養提升有關的交流會、講座會、主題活動，使其能夠認識到工作的重要性，強化其職業道德意識，使其能夠用嚴格的標準時刻要求自己，特別是一些原則上的問題，一定要擺正態度，追求工作之中的每一個細節，這樣才能真正達到增強素質以及提升道德素養的目的。

3.1.4加強學習，提升職業素質。對于檔案專業技術人員而言，檔案管理部門提供培訓機會以及培訓平臺固然重要，其自身也需要具備一定的自主學習能力，不能過度依賴集中培訓的被動接受知識的方式，應該結合自身實際情況以及崗位需求主動積極投身到學習之中，了解檔案管理的前沿知識、理念以及技術。同時，檔案管理部門的領導層應該對檔案專業技術人員的實際需求引起關注，可以通過調查問卷的方式了解他們對于檔案管理工作的建議與意見，督促檔案專業技術人員知曉自身工作中的不足，這樣才能有針對性促使檔案專業技術人員通過自主學習彌補不足。此外，建議能夠將自主學習納入到績效考核之中，對于自主學習有顯著成效的檔案專業技術人員應該給予一定的獎勵，這樣也有利于營造良好的激勵環境，可以讓更多檔案專業技術人員投身到自主學習之中，從而達到提升職業素質的目的[4]。

3.2 打造多元化檔案專業技術人員團隊

3.2.1學習型管理團隊。檔案管理工作具有政策性、保密性、專業性、系統性的特征，這就對檔案專業技術人員團隊提出更高的要求。檔案管理部門要重視學習型檔案管理團隊的建設，督促團隊能夠相互合作，使其能夠主動積極深入了解以及研究所涉及的專業知識與技能，熟悉掌握黨以及國家所制定的有關檔案管理工作的政策、法律法規以及文件精神，尤其是需要結合檔案管理工作的實際需求，對工作細節進行不斷優化。同時，要求檔案專業技術人員能夠共同深入了解以及學習國內外有關檔案管理工作的發展歷史、發展經驗，對其中的規律進行分析與總結，注重實踐與理論的結合，這樣有利于整個團隊精通本職工作。還要對信息技術引起高度重視，要求檔案專業技術人員主動加強學習信息技術，能夠運用信息技術開展檔案信息資源的收集工作、加工工作、整理工作，將有利于提升檔案管理的現代化水平。

3.2.2服務型檔案管理團隊。檔案管理的目的是為社會各個領域提供檔案服務。檔案管理部門需要重視打造服務型檔案管理團隊，明確認識檔案的服務性質，強化服務意識，使服務方式更加周到、服務效果更好。檔案管理部門引導檔案專業技術人員認識到檔案信息資源及檔案管理的價值，雖然這份工作不像其他工作可以立竿見影看到成效，只要團隊中每個人積極付出，就能保障檔案管理工作穩定運作，為社會各領域提供高質量的檔案服務。

3.2.3 團結和諧的管理團隊。團結合作能夠強化整個團隊的工作力、戰斗力以及凝聚力。檔案管理部門積極構建團結和諧的檔案管理團隊，讓檔案專業技術人員能夠相互了解、相互幫助、相互鼓勵，做到優劣互補、揚長避短，朝著共同的管理目標不斷前進。只有在團結和諧的檔案管理團隊的支持下，檔案服務才能實現效率與質量的提升[5]。

5? 結論

綜上所述，時代在不斷改變，科技技術在不斷進步，對于檔案專業技術人員而言，將面臨新的挑戰，也有新的機遇。檔案信息資源在社會各個領域發揮著不可替代的作用，特別是信息化時代背景下，檔案信息資源更加要追求精準、客觀、完整、高效的目的，這就對檔案專業技術人員提出更高的要求。因此，檔案專業技術人員應該主動積極面對挑戰，認清工作中存在的問題，并抓住機遇不斷改進，以適應新時代檔案管理的工作需求，從而為社會各個領域提供優質的檔案服務，并促進檔案事業健康發展。

參考文獻

[1]趙曦.檔案管理人員職業素質和能力培養機制研究[J].蘭臺內外，2022（16）：72-74.

[2]王愛民.信息化時代檔案管理人員素質要求與提升研究[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（11）：112-114.

[3]聶曼影.檔案專業人員任職能力體系研究[J].檔案學研究，2021（05）：23-27.

[4]袁小燕.檔案工作人員的素質要求及提升途徑[J].人才資源開發，2021（19）：68-69.

[5]鄢嫦，王巍巍.檔案專業人員繼續教育調研分析[J].浙江檔案，2021（04）：58-60.

作者簡介：韋麗陽，本科學歷，館員，研究方向：檔案學專業。熊建芳，本科學歷，副研究館員，研究方向：檔案學專業。