大數據背景下文書檔案安全保密管理研究

摘 要：文書檔案是在單位發展過程中業務工作、活動、會議等的真實記錄，是單位未來戰略決策，推動各項工作穩步落實的重要依據。大數據背景下，文書檔案數據規模擴大、檔案共享與利用程度增強，技術賦能文書檔案管理的同時，也加大了檔案數據安全風險。為切實保障檔案安全，本文提出以下對策：建議實施全程檔案管理模式，并增強檔案人員保密意識，構建外部監督機制，形成“內外聯動，全程安全”的文書檔案管理生態。

關鍵詞：大數據；文書檔案；安全保密；全程化管理

大數據、云計算、人工智能等技術不斷發展，對文書檔案管理工作也產生了深刻影響。在技術加持之下，文書檔案數字化、信息化趨勢越來越明顯，這為文書檔案合理開發利用提供了多元化技術，同時也對文書檔案安全保密管理工作提出了新的要求。因此，新形勢下，單位在文書檔案管理過程中應充分認識到現代信息技術的“兩面性”，圍繞文書檔案安全保密管理工作制定切實可行措施，進一步提升文書檔案管理質量。

1 大數據背景下文書檔案安全保密管理的特殊意義

大數據時代背景下，各行各業產生的數據規模越來越龐大，這些數據對于各單位發展作用也越來越大。在這一背景下，單位生成的文書檔案也主要以數字形式存在。因此，在單位文書檔案安全保密管理過程中文書檔案數據成了管理主要對象[1]。新形勢下，可以看到文書檔案對單位發展的現實意義，但如果單位對于文書檔案數據沒有給予足夠重視，安全保密管理工作落后，就可能造成重要的文書檔案信息泄密，輕則導致文書檔案不完整，重則會影響單位發展。因此，有必要給予文書檔案安全保密管理足夠重視，充分認識到大數據背景下文書檔案安全保密管理的特殊意義。

大數據背景下，文書檔案也具備大數據特征。一是文書檔案數據規模越來越大。大數據時代背景下，單位在辦公過程中逐漸向信息化、自動方向發展，所形成的大量文書檔案也以數字形式存在。二是文書檔案數據類型越來越多。單位在正常運轉過程中會形成大量數據檔案、視頻檔案、圖片檔案、文字檔案等多種類型文書檔案。三是文書檔案價值密度較低。由于產生的文書檔案數據龐雜，因此要想從海量數據中獲取有價值的數據就需要借助現代信息技術，通過數據提純技術方法才能夠使有價值的數據凸顯。四是文書檔案傳播速度更快。大數據背景下，文書檔案以數據形式存在，可以在不同平臺、不同載體之間高速流動，合理共享，能夠為單位不同部門或單位決策提供有效的真實數據支持。

傳統文書檔案管理和保存與大數據環境下文書檔案數據安全保密還存在著一定的差異。傳統的文書檔案管理需要一定的空間，并配備專門人員和必要的物理環境，在管理過程中檔案管理人員會對紙質的文書檔案進行分類存儲，定期對文書檔案進行檢查，確保文書檔案的完整性[2]。大數據時代背景下，數字信息技術對文書檔案管理工作影響不僅體現在概念層面，也對文書檔案的物理環境和載體提出了新的要求。大數據環境下，要想實現文書檔案數據安全目標，就需要為文書檔案數據提供必要的硬件設施、軟件系統、監控系統和物理空間。在管理過程中要借助大數據、云計算、區塊鏈、人工智能等技術，實現對文書檔案數據的去中心化管理，切實保障文書檔案信息的安全性和可靠性。當前大數據已經與單位發展緊密相連，單位在文書檔案安全保密管理過程中也應該認識到大數據的“兩面性”。一方面，檔案管理部門要認識到大數據時代的到來對文書檔案安全保密管理產生的顛覆性影響。另一方面，需要檔案管理部門從文書檔案數據安全保密管理實際入手，加大技術創新和實踐創新，對文書檔案安全保密管理的各項措施進行優化，為文書檔案安全保密管理創造良好的物理環境和網絡環境，進而實現對文書檔案信息資源的合理開發和利用，更好地支持單位各項業務工作開展，實現文書檔案數據特殊價值。

2 大數據背景下文書檔案安全保密管理問題及其成因

2.1 檔案人員保密意識不強，影響文書檔案安全

文書檔案全保密管理能夠切實保障文書檔案數據安全，以確保為單位決策和業務工作開展提供原始性數據支持，避免業務工作開展走彎路、走歧途。但目前也有部分單位并沒有充分認識到大數據與文書檔案安全保密管理存在的內在聯系，也沒有從文書檔案安全保密管理實際出發，加大對檔案管理人員保密意識教育，在一定程度上影響了文書檔案數據安全。一是文書檔案管理人員安全保密意識差。由于很多單位在文書檔案管理過程中并沒有將安全保密工作作為重點工作加以推進，培訓工作缺少制度支持，客觀上造成了文書檔案管理人員安全保密意識缺乏。二是對大數據與文書檔案安全保密管理之間的聯系沒有清醒認知。大數據時代深刻地改變了文書檔案的載體和存儲環境，相應地也需要文書檔案管理人員與時俱進。但從目前看，部分文書檔案管理人員學習意識淡薄，還沒有從傳統的紙質文書檔案管理模式中走出來，沒有投入必要的時間和精力對大數據背景下文書檔案的諸多特性進行研究。加之缺少激勵機制，也在一定程度上影響了文書檔案管理人員參與安全保密工作創新的積極性和主動性，在一定程度上影響了文書檔案保密性和安全性。

2.2 文書檔案安全保密管理與技術開發尚不夠深入

大數據背景下，與文書檔案安全保密管理相關的技術不斷更新迭代，相應地，在文書檔案管理過程中也需要對現有的技術手段進行更新和完善，圍繞文書檔案安全保密管理工作實際進行技術研發和創新，通過技術手段切實保障文書檔案信息安全[3]。但從目前看，一些單位在文書檔案安全保密管理與技術開發方面資金投入不足，人員保障不到位。一是文書檔案安全保密與技術開發資金投入不到位。當前部分單位并沒有將文書檔案管理工作作為重點工作加以推進，在年初預算制定以及在日常工作開展過程中沒有為文書檔案管理部門安全保密管理與技術研發投入必要資金，也沒有多余人員投入技術研發工作。二是文書檔案安全保密管理與技術開發并不同步。很多單位在文書檔案技術研發方面本身就是“短板”，雖然在文書檔案安全保密管理方面制定相應制度機制，但在技術研發方面并沒有引進專門人才，技術開發團隊能力有限。

2.3 文書檔案管理工作外部監督不足導致安全風險

文書檔案安全保密管理工作開展，就是確保文書檔案信息不遭受到內外不安全風險。但部分單位在文書檔案管理工作開展過程中，由于缺少外部監督，容易出現一些安全風險漏洞。一是外部監督流于形式。文書檔案安全保密需要單位外部強有力的監督。但當前很多無論是外部監督機構還是內設監督機構，都沒有認識到文書檔案安全保密管理的重要性，相應地，檔案管理部門在文書檔案管理過程中，由于馬虎大意或其他技術原因，可能出現各種安全隱患。有單位對文書檔案管理工作進行監督，卻也沒有將安全保密管理作為重點，可能出現的風險點難以被發現。二是文書檔案外部監督機制落實不到位。當前部分單位監管部門在文書檔案監管過程中并沒有嚴格按照相關制度機制落實監管工作，沒有形成長效性的監管機制。

3 大數據背景下文書檔案安全保密管理的對策和建議

大數據時代背景下，單位文書檔案安全保密管理對于單位發展起著至關重要作用。因此，有必要圍繞文書檔案安全管理相關事項，提出有針對性的對策和建議。一方面，要結合文書檔案管理的特殊性，完善相應制度機制，加強對檔案管理人員安全保密教育培訓，明確文書檔案安全保密管理重點，落實好文書檔案管理相關政策措施[4]。另一方面，實施文書檔案全程管理，確保文書檔案整個生命周期信息安全，加強文書檔案外部監督，對文書檔案安全保密管理的相關漏洞制定針對性的措施，進一步提升文書檔案管理質量，確保文書檔案信息不泄密。

3.1 完善文書檔案管理機制，強化檔案人員安全保密意識

3.1.1完善文書檔案管理制度機制。大數據背景下，文書檔案管理內外部環境都發生了深刻變化，要想提升文書檔案安全保密管理水平，就需要從制度機制入手，為文書檔案安全保密管理工作順利開展提供扎實的制度機制保障。在制度機制完善過程中，一方面，要對文書檔案安全保密管理整個流程進行認真梳理，圍繞文書檔案生成、收集、鑒定、分類、開發等多個環節形成更為細致、標準化的文書檔案管理機制，并要求檔案管理人員一定要按照相關管理機制和流程規范，進一步提升文書檔案管理質量。另一方面，文書檔案安全保密管理制度機制建設也要符合國家相關法律制度要求，對現有的文書檔案安全保密制度機制進行重新梳理，確保現行的文書檔案安全保密管理制度契合新時期文書檔案管理實際需要。

3.1.2加強文書檔案管理人員安全保密意識。文書檔案管理人員安全保密意識培養是一項長期性、艱巨性工作，而一旦思想上出現了放松勢必會在工作上造成更大漏洞，這就要求文書檔案管理人員要始終繃緊安全保密這根“弦”。為此，一方面，要重視文書檔案管理人員的安全保密培訓。單位要定期與機要保密部門取得聯系，邀請機要保密人員以及安全專家到單位對文書檔案管理人員進行針對性培訓，進一步強調文書檔案安全保密的重要性，讓文書檔案管理人員充分認識到自身工作的重要性。另一方面，要經常與文書檔案管理人員談心談話，了解當前文書檔案管理人員在安全保密方面存在的疑問，并有針對性地進行解答，或與文書檔案管理人員一起想辦法，拿出切實可行的措施，切實保障文書檔案信息安全。

3.2 實施文書檔案全程管理，保障檔案全生命周期安全

3.2.1要堅決落實文書檔案全程管理理念。全程管理是指從文書檔案生成到銷毀整個生命周期進行全過程管理，在管理過程圍繞文書檔案實際形成系統完整的管理措施。當前，隨著大數據時代的到來，各單位在文書檔案管理過程中應主動地應對文書檔案管理出現的新情況和新問題，并圍繞文書檔案管理實際做好整個生命周期的統籌規劃，建立有針對性的文書檔案管理目標體系，圍繞文書檔案生成、管理、利用、開發等重要環節制定嚴密的監控管理措施，切實保障文書檔案信息安全。

3.2.2充分利用現代信息技術，確保文書檔案信息安全。一方面，通過大數據技術運用，能夠對海量的文書檔案信息進行有針對性的識別，將那些有用的信息提煉出來并轉化成為可識別知識，將一些虛假信息剔除，確保文書檔案信息的真實性、完整性。另一方面，通過區塊鏈等技術應用能夠確保文書檔案信息不被篡改，同時在區塊鏈的文書檔案信息還能夠實現多個節點存儲，避免因文書檔案集中管理被黑客攻破或感染病毒風險，進一步提升文書檔案信息的安全屬性[5]。

3.3 完善文書檔案外部監督機制，降低檔案安全風險

3.3.1成立專門的文書檔案安全保密監督機構。單位在文書檔案安全保密管理工作開展過程中，如果僅依靠檔案管理部門和工作人員的自覺性，難免會出現各種風險。因此，有必要通過強化外部監督等手段，進一步激發檔案管理人員的工作熱情，切實保障文書檔案信息安全。為此，有條件的單位可以成立文書檔案安全保密監管機構，并選派優秀人員充實到監管崗位之上，對文書檔案管理整個流程進行定期和不定期抽查，對文書檔案信息收集、分類、存儲、開發、利用各個環節進行細致排查，通過重點排查對出現的安全漏洞和風險問題提出意見建議。此外，通過外部監督，可以防止因技術問題或人員馬虎問題造成不必要的泄密事件，切實保障文書檔案信息安全。

3.3.2應堅持動態監督原則。新時期，隨著大數據時代的到來，單位在文書檔案生成、管理、開發、利用方面所面臨的內外部環境都發生了深刻變化。相應地，文書檔案安全風險漏洞也隨之轉移，如果要想達到文書信息安全目的，就必須對外部監管措施和手段及時地進行調整，切實保障監管的有效性和針對性。在具體實施過程中，要始終堅持動態監管原則，無論是排查重點還是排查技術手段方面都要及時地進行更新，了解新時期文書檔案管理的具體流程，主動地引進先進信息技術，對文書檔案整個生命周期進行全程監督，對于發現的可能風險點要及時地進行細致甄別，切實保障文書檔案信息安全。

面對新形勢、新任務，各單位在文書檔案安全保密管理方面既要在思想上給予重視，也要在實際行動上拿出切實可行的辦法。特別是要應對大數據時代背景下，文書檔案安全保密管理出現的新問題、新情況。在具體實施過程中，一方面，要加強內部人員培訓，重視文書檔案管理人員的教育工作，切實提升文書檔案管理人員的安全保密意識，并與實際工作相結合，對文書檔案安全保密工作方式方法進行創新，進一步提升文書檔案安全保密管理質量。另一方面，要圍繞文書檔案安全保密管理工作實際對制度機制進行創新，重視人才引進和資金投入，為文書檔案安全保密管理工作順利開展提供全方位支持。

參考文獻

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[5]梁穎.推動文書檔案數字化管理的可行性路徑[J].黑龍江檔案，2022（02）：164-166.

作者簡介：匡立增，山東省日照市五蓮縣社會保險事業中心副研究館員，研究方向：檔案管理。