淺析地方普通本科高校后勤辦公室業務管理結構優化路徑

韋彩夢

［摘 要］隨著我國高等教育水平不斷提升，對地方普通本科高校（以下簡稱高校）后勤管理提出了全新的要求，需要后勤辦公室業務管理結構進行優化和完善，以確保高校實現可持續發展。基于此，本文主要分析當前高校后勤辦公室工作的特點，并進一步闡述高校后勤辦公室業務管理現狀，最后分析完善并優化高校后勤辦公室業務管理的對策，希望可以為相關人士提供參考和借鑒。

［關鍵詞］高校；后勤辦公室；業務管理；優化對策

［中圖分類號］G47文獻標志碼：A

后勤辦公室是高校內部管理的重要組成部分，也是確保高校有效開展教學并順利完成各項教學目標的一個部門，后勤辦公室是有效實施業務管理促進高校實現可持續發展的關鍵。在這一基礎上，如何更好地應對當下不斷增長的業務管理需求，為高校有序實施各項工作提供幫助，是后勤辦公室管理人員需要深入思考的問題。

1 高校辦公室后勤工作的特點

1.1 業務相對復雜且個人工作量較大

當前，高校后勤辦公室的工作分配存在不科學且不合理的現象，而這一現象存在的主要因素即為這一工作較為復雜且繁瑣，條理性較差，個人任務量普遍偏大，這樣就難以很好地完成相應的業務工作[1]。另外，針對后勤辦公室工作來講，人事管理及檔案管理、部門資產管理、公文的收發及傳閱經辦、部門網站建設、新聞宣傳等行政類事物是重要組成部分，部分高校后勤辦公室還負責學校車輛管理工作，這樣就會使辦公室管理人員面臨著較大的責任壓力及任務壓力，既要優化后勤管理體系，也需要強化對辦公室業務管理工作開展的要求。高校后勤辦公室既要完成自身職責任務，也要全面做好相應的服務工作，最為重要的是需做好高校后勤整體管理。在面對一些突發事件時，應運用行之有效的方式加以解決，這一目標的實現需要后勤辦公室管理人員具有較強的溝通能力和應變能力。

1.2 兼顧管理及服務工作

高校后勤辦公室在承擔日常事務管理的基礎上，還需要負責加強與校內各部門及校外相關單位之間的溝通協調，進行信息的有效傳遞，在執行過程中應具體到學校各部門及師生。高校后勤辦公室屬于后勤管理服務活動開展的中心站，每一個后勤辦公室管理工作人員都需要協助好領導的工作，也有責任與義務來履行自身的責任義務[2]。從這一層面講，辦公室相關負責人員需要全面做好基層管理工作，在了解和掌握相關情況的基礎上更好地協調工作人員之間的關系，確保后勤工作整體開展效果及質量可以得到全面提升。此外，協調工作的重要性也十分明顯，有效協調不僅可以使后勤工作透明化，還能夠讓受益者理解到后勤工作的辛苦，進而更好地配合后勤服務工作的開展。

2 高校后勤辦公室工作存在的常見問題

高校后勤辦公室屬于后勤綜合辦事機構，其不僅確保了后勤工作的有序開展，還全面發揮了辦公室的作用。但需要注意的是，后勤辦公室工作開展還存在諸多問題，限制和影響到了辦公室職能的發揮[3]。

2.1 主動性發揮不足且管理隊伍建設滯后

辦公室通常都是忙于一些較為繁雜的任務，例如日常性任務以及領導交辦的任務等，針對領導沒有安排及需要事先處理的任務來講，缺少預先性的思考及統籌規劃，導致很多工作開展都存在滯后現象。另外，工作中的難點問題很多時候都是交給上級來進行處理，缺少全方位思考，也不能很好地向領導提出具有建設性的意見及建議，尚未發揮出自身的作用。同時，高校后勤管理隊伍的任務也較為繁重，不僅會涉及高校教師教學及學生學習，還會涉及學生生活方面的安全防護等。但由于高校后勤管理人員的招收門檻相對較低，導致管理人員的綜合素質和服務能力不夠高，服務師生責任意識還不夠強，管理工作開展也相對困難，進而使高校后勤管理隊伍十分薄弱[4]。

2.2 綜合性調研不夠深入

高校后勤辦公室管理人員基本上都是忙于處理和應付一些日常性的事物，走出辦公室深入到基層或到其他兄弟院校或相關單位進行調研的時間少之又少，并且不夠重視和關注調研工作，缺乏學習交流經驗。在開展日常工作的過程中，基本上都是通過各科室上報的材料來了解情況，未能夠深入實地了解，這樣的了解方式較為表面，難以深入了解和掌握實際情況。

2.3 信息化系統建設不足

在信息技術快速發展的背景下，很多時候高校都將重點投放在了教學與科研方面，忽略了高校后勤管理的信息化建設，同時缺少資金支持，進而造成高校后勤信息化建設的技術與人員都缺少支撐。另外，部分高校后勤信息化建設制度也存在不完善的現象，這樣不僅會制約信息資源共享，還會影響到后勤管理效率及整體服務水平的提升[5]。

3 闡述高校后勤辦公室業務管理結構的優化對策

辦公室可以說是后勤的紐帶，在高校建設發展中，辦公室的職能作用需要全面凸顯。另外，辦公室工作人員也需要有一種與時俱進的精神，只有不斷強化自我能力，才能確保后期服務質量及管理有效性的提升[6]。

3.1 加強后勤工作宣傳，推進后勤文化建設

對于高校后勤辦公室人員來講，其應將宣傳后勤工作融入到服務工作中，并全面做好溝通協調、拉近后勤人員與師生之間的距離，借助多元化的活動方式來促進后勤文化建設。

第一，開展服務育人實踐活動。即為制訂后勤工作優服務、提質量活動方案，開展“我為群眾辦實事”實踐活動，不斷鞏固黨史學習教育成果，從辦文辦會開始，從師生關心的“瑣事碎事”做起，通過推進基本建設、基礎設施維護、校舍隱患排查、醫療衛生保健、公共機構節能、飲食衛生保障等工作，開展提升后勤服務質量活動，如加強物業管理日常巡查和安全隱患排查、加強傳染疾病防控、提升食堂廚師廚藝、提高食堂從業人員文明服務水平等活動，真正解決師生急、難、愁、盼問題。第二，積極參與校園精神文明建設活動。后勤應聯合宣傳部門、學生工作部門、校團委等部門以“愛國衛生運動月”“無煙校園”“節能宣傳周和低碳日活動”為主題來組織師生開展清潔校園衛生、生活垃圾分類、節能環保、拒絕餐飲浪費、無煙學校建設等宣傳及實踐活動，促進綠色校園建設，切實將服務育人工作落到實處，讓文明校園創建得以有效開展和進行。第三，優化后勤宣傳平臺。后勤辦公室可借助多種媒介來提升后勤文化宣傳的有效性，如網頁、微信公眾號、宣傳欄以及電子屏幕等，同時還可以制作后勤工作簡報，宣傳后勤工作動態。第四，積極組織后勤職工參與到學校開展的各項比賽活動。如組織后勤職工參與排球比賽、羽毛球比賽、籃球比賽、教職工趣味運動會、文藝匯演等，以豐富后勤職工的業余生活，促進其身心健康發展，還可以提升其工作積極性。第五，制定后勤學習制度。通過學習強國平臺、政治理論學習會、實地調研等多種形式，組織后勤人員開展學習，加強交流，改善后勤人員普遍文化水平較低的現狀，進一步豐富后勤職工精神文化生活。

3.2 嚴抓人力管理，健全隊伍建設

高校后勤管理的主要任務之一即為對人開展服務，而后勤辦公室管理人員的能力與素質會直接影響到管理的有效性及質量，這進一步說明了高校后勤管理隊伍建設的重要性[7]。目前，高校后勤管理隊伍存在人員數量不足且綜合素質較低的現象，應及時補充人員并強化工作人員的整體素質能力。針對高校后勤人員配置不足且質量不高這一問題，需要高校加強人力資源管理的有效性，健全后勤人員配置，使后勤管理人員數量可以跟上高校發展速度[8]。另外，還需要強化后勤辦公室管理人員的綜合素質，組織辦公室管理人員“走出去”，參加辦公室業務培訓，加強與其他高校后勤辦公室人員的交流溝通，增強辦公室管理人員辦文辦會辦事能力。此外，可以引入高技術人才來壯大后勤管理隊伍，提升高校后勤管理隊伍的綜合水平。

3.3 完善管理制度，提升服務質量

規章制度是高校后勤業務管理結構優化的重要保障，也是后勤管理人員各項工作有序開展的準則，不僅可以確保管理人員依照規章制度辦事，還可以進一步約束管理人員的各項行為，對于提升后勤工作效率十分關鍵。當前，只有少部分高校后勤管理制度較為完善，從整體角度分析，諸多高校后勤管理制度體系都存在不完善的現象，這一問題不僅會影響后勤管理質量，同時還會出現一些其他問題[9]。所以，高校后勤管理需要完善且健全管理制度體系，才可以更好地促進高校發展并更好地服務高校。

從科學管理角度分析，高校可以依照自身實際情況和特色來建立后勤管理制度，在此過程中既要完善制度考核、激勵機制、監督機制、學習機制等，還需要構建相應的獎懲機制，以此來為高校后勤業務管理及結構優化提供制度保障。但需要注意的是，在制度建設階段，切不可直接照搬其他高校的后勤管理制度，也不可一刀切，應遵循高校自身特色來建立差異化的后勤管理制度體系。

3.4 全面細化成本控制，做到開源節流

在社會快速發展的背景下，對高校后勤管理提出了全新的要求。高校發展既要體現出教育的內在本質及目的，還需要進一步滿足經濟發展需求，即要實現可持續發展。這一目標的實現需要高校在做好基礎設施購置支出與維護支出以及食品支出、衛生保健支出等多方面工作的同時，還需要做好行政辦公經費支出，整個成本支出都需要后勤管理人員科學做好預算規劃，在預算執行過程中進行細化控制，不僅要記錄各項支出，同時保障各項支出的手續手續齊全，在整個過程中，后勤辦公室管理人員應起到監督管理作用。在這一基礎上，既可以控制好后勤管理成本，同時還可以全面促進高校后勤管理效率及質量的提升。

3.5 創新服務模式，提升工作實效

在信息技術快速發展的背景下，高校后勤發展也需要與時俱進，不僅要及時更新管理觀念，還需要全面創新服務模式，關注和重視“互聯網+后勤”的建設。為促進高校后勤辦公自動化水平的提高，需要有效利用相關管理系統，如合理利用OA辦公系統、釘釘軟件等，以此來實現無紙化辦公。另外，還可以對接高校一庫一表建設，健全掌上后勤平臺，依照相關部門與廣大師生的實際要求來拓展平臺中的功能模塊。這種方式既可以很好地滿足高校師生服務需求、加強后勤與師生之間的互動，又能進一步提升高校后勤工作質量。此外，還可以建立高校后勤管理信息化系統，充分發揮信息技術的優勢，在系統內可以收集并存儲相關信息數據及資料，但需要注意的是，后勤辦公室管理人員需要及時更新并完善數據資料。在此過程中，還可以以校園網或局域網為平臺來優化高校后勤管理信息化系統，通過系統來記錄師生的相關信息，以便做出科學且合理的管理決策。信息化管理可以避免數據信息丟失，同時還可以提升數據信息的真實性及有效性。

4 結束語

針對高校后勤辦公室業務管理工作而言，因為辦公室是后勤工作開展的重要組成，其工作效能的提升程度會直接影響到后勤工作的完成度，有效完成后勤管理任務就需要從辦公室工作抓起，整個過程都需要不斷實踐與思考，發現問題及時整改，這對于強化高校后勤管理的實效性具有一定的幫助。另外，作為高校后勤辦公室管理人員，要有強烈的責任心，不僅要認真完成業務工作，用心服務師生，做好部門里以及與學校各部門的溝通交流工作，還需要強化自身專業能力和對信息技術的運用能力，從科學角度來開展、進行后勤管理，這樣不僅可以為高校師生提供良好的服務，同時還能夠促進高校實現可持續發展。

參考文獻

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［4］蔡鑫明.高校后勤管理工作中融入大學生思想政治教育的實踐探索[J].文化創新比較研究，2021，5（20）：179-182.

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