智慧財務下國有中小企業內部控制信息化建設

陳萬捷

摘要：隨著市場經濟的發展，企業的財務管理也隨之發生了變化。企業內部控制是現代企業管理的重要組成部分，在企業信息化的大環境下，如何改進內部控制，對于公司的發展發揮著舉足輕重的作用。文章從企業內部控制的基本原理入手，對我國企業在信息化環境下的內控建設進行了探討，并就如何加強內部控制的問題進行了探討。文章針對國有中小企業智慧財務在內部控制中存在的問題提出解決方案，為以后企業全面實現智慧財務化內部控制奠定了基礎。

關鍵詞：信息化；內部控制；策略；展望

隨著我國市場經濟的發展，信息化管理的應用日益廣泛，企業的信息化程度也在逐步提升。信息化的發展必將對企業的組織結構、業務流程和工作模式產生重大的影響。尤其是在企業的內部控制上，中小企業的內部控制制度若不完善或無法達到信息控制的要求，勢必會產生不良后果，從而導致企業遭受損失。因此，在企業的內部控制建設中，運用智慧財務減少其運營風險，成為迫切需要解決的問題。

一、智慧財務的優勢

智慧財務是基于傳統財務的數字化，通過運用新技術來提高會計效率，促進企業財務管理，優化企業的決策過程。在全球經濟一體化和不穩定的未來環境下，企業將會產生大量的非結構性數據，而這些數據于以往的財務工作來說，是非常關鍵的。智慧財務的產生，不但改變了企業經營方式、市場競爭格局，也推動了金融經營方式的轉變，使得財務工作更為簡單、有效。智慧財務能夠對海量的數據進行采集和歸納，利用大數據與云計算技術能夠將稀疏、高價值的數據抽取出來，用于數據挖掘與建模，從而為企業提供更好的財務服務和決策支持。在新技術支撐下，未來的金融服務將從單純的自動化和智能化過程轉變為“智慧”的財務管理模式。企業通過智能方式改變了商業和金融過程，突破了實體障礙，創建了整合模式，提升了價值。企業在智慧財務的影響下，適應新的經營方式、新的市場競爭方式，將為企業的創新與變革提供新的推動力，以滿足不同的經營需要。

由于大數據自身含有金融數據，所以對金融工作具有很高的應用價值，智慧財務能快速處理數據得出結果。在財務智能化層面上，資訊系統不僅能夠收集、處理、顯示資料，而且能夠進行智慧決策。比如，當管理者要對產品結構進行規劃時，不需要對相關的數據進行提取就可以進行分析。本系統可以迅速、精確地對各類產品的盈利情況進行分析，并對其進行評價，得出相應的結論。

中小型企業運用智慧財務管理體系，深入小型商業經營的全過程，建立小型企業的新金融管理模式。智能財務系統分為小程序、應用軟件和互聯網三大類。銷售人員可以在任何時間、地點開出賬單，便于對客戶進行管理。只要有一臺電腦就可以通過智能理財系統，看到各個商鋪的營業數據和營業狀況，成本、收入一目了然，能夠在任何時候，迅速而精確地生成公司的內部管理報表。

在智能金融體系中，有大量的認證模板，能夠快速處理單據、整理賬單。智能財務系統可以即時完成采購、銷售、稅收、交易、成本核算。智能財務系統能夠完成云還款、審批、支付、日常記賬和會計憑證等，智能化的財務管理系統能夠對日常的業務過程進行嚴格控制，將文檔按照類別進行錄入。

二、智慧財務信息化環境對中小企業內部控制產生的影響

（一）智慧財務信息化對內部控制的影響

在我國中小企業的五大基本要素中，內部控制環境是首要的，它為企業的內部控制提供了良好的框架和發展基礎。控制環境既包括治理職能與管理職能，也包括管理層對內部控制及其重要性的態度、認識和措施。財務會計是管理活動的重要組成部分，在智慧財務的新趨勢下會計人員既要有扎實的專業知識，又要有操作和使用電腦技術的能力。從數據的處理上看，會計人員在信息化的背景下，需要掌握的信息化技能要比以前多得多，電子程序雖然提高了人們的直接溝通效率，但也對會計人員的技能和職業道德提出了更高的要求。在控制程序上，財務人員需要對業務流程進行梳理，對不同的業務設計不同的管控措施與程序，并通過制度予以固化。

（二）智慧財務信息化對風險的影響

在中小企業的經營中，既存在著風險，也存在著利益，要想有效地優化中小企業的內部控制，必須建立健全的風險管理制度。會計工作由傳統的手工核算向信息化轉變，會計資料的采集方法也在不斷地變化，資料儲存媒體也在不斷地改變，從紙質類到網絡數字化，在數據傳送方面，也有巨大的改變，伴隨數字信息化也會出現數據被人為修改、破壞或被黑客入侵等情況。在沒有其他媒體備份的情況下，如果數據被破壞，會對企業的生產經營產生較大影響。

（三）信息化對中小企業控制活動的影響

在傳統的會計制度中，企業的內部控制主要采用結構控制的方式，會計工作的內容是按一定的流程來進行的，而最后一步則是在審核之后確定。前一步驟的錯誤可以在下一步驟中修正。通過賬戶審核和賬戶確認核對進行復審。在當前智慧財務的背景下，企業的內部控制主要是網絡與會計的結合，網絡占主導地位，少數工作是由人工來完成。在會計網絡化過程中，由于工作人員的權限設定不當，會使現行的控制制度執行力度變弱，從而不能使其發揮應有的作用。

（四）信息化對監督的影響

在企業信息化背景下，企業的內部控制是以智能財務為基礎的控制發展方式，通過電腦程序進行內部控制，其結果要優于人工監控。但應注意內部流程的正確性，資訊體系的內容與現實狀況相符，并依據企業的運作狀況而適當地調整各項指標。

三、我國中小企業內部控制信息化問題研究

（一）企業管理層內部控制建設意識淡薄

中小企業管理部門更加注重市場和營銷，而忽略企業內部控制體系是否健全，導致中小企業管理部門未重視技術、資金、業務流程、員工能力等問題。而且很多中小企業管理者在內部控制建設方面常常照搬理論，并沒有密切聯系企業的實際經營狀況，導致理論與實際嚴重脫節。

（二）從紙質到互聯網的數據安全風險問題

智慧財務信息技術突破了傳統觀念，改變企業傳統的經營方式。企業信息的記錄、存儲、傳輸方式發生了變化，企業的財務管理模式由傳統的紙質賬本轉變為網絡化。同一系統中可能既包含財務數據也包含相關非財務數據，在打通部門之間壁壘的同時數據人為泄漏的風險也大大增加，這就要求企業的內部控制信息化工作更加復雜，必須有專門的人員進行重點、有計劃地監控與執行。

（三）人員素質和觀念滯后

目前我國中小型企業的內部控制管理存在著嚴重問題，即人員素質低下、思想觀念陳舊等問題。眾所周知，相對于信息化的內部控制，傳統企業的經營管理大多依賴于人力，各個行業的人員分工清晰。在工作流程中，員工無須對其他流程過度關注，只要做好自己的本職工作就可以。在工作流程自動化中，要讓其發揮更大作用，就要對工作流程進行整體優化，并對其進行相應調整。縱觀我國中小型企業的發展，其經營管理水平和自身定位還有待進一步提高。為了使公司長遠發展，軟硬件的開發必不可少。國內的中小型企業大多只注重硬件的信息化和數字化，在企業信息化建設中，企業管理人員的管理觀念仍處在萌芽狀態。

（四）缺乏完善的組織架構與基本規范

在財務管理工作中，企業缺乏對財務信息化的全面監控，致使財務管理存在著較大的漏洞。智慧財務還存在組織架構的缺點，沒有與企業發展的現實需求相結合，清晰劃分各部門職責，導致了各部門在組織、管理、功能上的局限性。企業智慧財務的內部控制建設與現實存在一定偏差，企業的內部控制體系是由上至下進行的，以管理層的觀點為基礎，缺少對實際情況和職工意見的參考。同時，基層員工對這一內部控制體系缺乏足夠的認識，無法在實踐中貫徹執行，難以發揮其應有的作用。

（五）缺乏完善的內部監督與考核機制

在企業進行財務信息化過程中，既沒有建立與之相適應的監督與審計機制，也沒有設立專門的考核機構來對其進行全程的追蹤與監控。風險管理機構缺少對企業財務信息風險的評估，也沒有對其進行有效的風險控制。企業內部缺乏專業的、獨立的內部控制審計的監督機制，未能及時發現和解決問題。從我國企業的現實狀況來看，目前我國上市公司的內部控制管理問責機制尚不健全，不能與上市公司的財務信息制度一致。企業缺乏有效的內部控制評價機制，如何進行有效的信息反饋、建立健全的績效評估體系，對于持續監控和改進企業的財務信息化、加強內部控制發揮關鍵的作用。

（六）缺乏完善的風險預警機制

企業在資金管理中，如果不能有效地控制資金的風險，將會給企業的資本控制帶來較大風險。然而，很多企業對金融風險的認識還不夠到位，尤其在信息化的背景下，缺乏有效的風險預警機制。

（七）信息共享與傳遞效率不高

財務信息化時代，企業可以集中精力在信息系統的各個模塊中，利用網絡進行操作，可以有效地促進企業內部的交流，實現企業各部門之間的信息交流。比如，企業經常會與供應商企業進行交流和溝通。然而，在交易過程中，由于沒有樹立財務信息化的觀念，使財務人員難以對其進行動態的追蹤與控制，使其在采購活動中難以發揮應有的作用。由于一些企業員工沒有準確、全面地認識到財務信息化與內部控制之間的關系，員工之間存在溝通障礙，造成“信息孤島” 效應，嚴重影響企業的財務交涉與投資發展。

四、中小企業內部控制改進措施

（一）提升企業管理者內部控制意識

在公司治理結構中，充分發揮管理層的引導作用。正確宣傳和規范的培訓也是很重要的一環，在中小型企業中，經理人扮演著重要的角色，隨未來市場變化及時作出改變，轉變觀念。良好的企業文化環境與企業員工素質的培養有很大關系。管理者要主動營造良好的工作環境，提升員工工作效率。

（二）提升會計人員業務素質

企業管理人員要不斷提升員工的職業素養。在信息化背景下，只有確保系統操作員具有良好的職業素養，才能進一步提升企業的內部控制水平。使現有的企業員工能夠運用“學舊學新”的知識，更好地解決問題。在招聘有關人員時，除了進行筆試之外，還需要對優秀的人才進行全面篩選。

（三）合理設置組織機構

由于中小企業自身的特殊性，企業在經營過程中應根據自身的規模、工作量等特征進行適當的配置。每位員工都要了解各自的職責。要進一步強化公司法人治理，必須遵循親屬回避原則。此外中小企業的組織機構靈活多樣，在信息化過程中也要合理設計管理層級，實現各部門之間的科學分工和團結協作。

（四）智能財務的轉型

智慧財務改革的第一階段：規范化和程序化。提高業務標準化，標準化業務流程、標準化產品交易流程等，減少運營風險。

智慧財務的第二個階段：金融自動化和智能化。通過使用諸如RPA之類的機器人過程自動化來實現標準的數據和過程的自動化。利用網絡信息化技術，建立運營決策分析及其他模式，以幫助企業做出正確的決策。

智慧財務變革的第三個階段：數字化、可視化。自助式BI和其他一些工具可以對標準化的金融和商業數據進行實時的管理，改善各種報表的有效性和實效性。當前，由于系統異構、系統供應商眾多、品牌眾多、關鍵數據分布不均勻、產業金融體系開放性、傳統思維陳舊等因素制約了大部分智能財務的發展。所以，選擇穩定、快速、簡潔的平臺取代傳統的老舊技術是目前實現智能金融最便捷的途徑。

（五）搭建數據庫

企業搭建數據庫，為企業的高級管理人員和財務人員提供基于業務所需求的信息服務和決策參考，包括大屏幕操作監控、數據可視化、業務分析報告、KPI業務指標預警和評估（基準評估）、BI業務分析報告、數據滲透分析等。新的技術平臺精心構建報告、指標、儀表板和語音交互五大功能模塊，提供個性化建模、預警、顯示、分析等功能。其次，通過整合和優化公共需求，構建標準化、自動化、智能化的運營過程，實現企業多元化、集中共享、規模效益的復合業務需求，實現企業的成本節約和效率提升。

在財務信息體系建設中，要保證有關的信息及時、準確地傳達。企業通過設立信息共享中心，可以使各部門及時了解、掌握有關信息，及時掌握工作進度，對后續工作進行精確規劃。加強公司內部控制與管理，搭建財務信息平臺，實現各個部門之間的有效交流。同時，為了確保企業的經營質量，必須實現異地數據共享。企業能夠準確地識別出所需信息，并收集、處理，再將這些信息及時地反饋給公司的員工，從而推動公司的內部控制工作。此外，公司還可以通過建立健全內部控制制度、健全財務報告制度、優化內部結構，使有關人員能夠在經營活動中進行各種溝通。

（六）加強對控制環境的優化

企業要加強財務組織的內部控制建設，在企業內部控制和財務信息建設的要求下，要構建健全的組織架構，以保證企業的有效運行。根據國家的相關政策法規，制訂并健全相關的制度，定期回顧評估，反饋，優化執行體系。智慧財務對內部財務會計、成本管理、預算執行等關鍵環節進行評價與分析并進行科學、準確的預測。企業建立考核機構，對會計信息系統的運行進行監控，確保數據的安全性、完整性、有效性，并對會計報告的真實性進行檢驗，以達到對公司的有效監管。建立企業財務信息技術與內部控制，合理設置財務部、業務部、信息部、審計部等部門，健全財務制度。

（七）構建完善的內部控制風險評估機制

企業在財務信息化背景下，要根據信息技術的實際應用特征，從數據安全和數據使用效率兩方面來選擇。企業在進行投資時，通過大數據的識別、分析和評估，有效地、及時地處理風險。企業應健全風險評價制度，運用信息化技術對企業的潛在風險進行分析與歸類，并構建風險防范基礎，分析企業內部控制事項，包括產品、資金、固定資產、投資、監管等。通過搜集并綜合有關的資料，對風險進行預警。在運用信息風險預警系統時，可以根據危險等級，采取相關的風險控制措施。能對企業的經營行為進行動態評估，并作出重要決策。

五、未來展望

今后70%的財務人員將轉向智能財務管理，參與薪酬設計、組織設計、制度制定等各方面工作，未來將會關注金融管理與金融策略。當前，我國的財務共享中心致力于為企業實現精細化、規范化、高效的財務管理，推動企業與金融的深度融合，構建智慧財務，實現企業管理智能化。未來，智能金融將會使整個金融共享業務的整體服務水平達到一個新高度。

（一）智能化金融：AIRPA對未來財務內控工作運作模式進行全新定義

許多預測顯示，在今后10年中，自動化將會消除許多重復的工作。在接下來的8～10年里，將會全面推行智能化和自動化，今后的工作將會發生方向上的改變，會向人機協作的方向發展。例如，金融服務中心、金融供應鏈模式、支付工廠、資金中心等。未來可能發展的方向有以下幾個方面：

1. 最優的財務內控作業：機器人能24小時連續工作，比人工作業更精確。助力企業減少經營費用、改善資料品質等。

2. 智能化的金融管理：RPA擁有一套成熟的金融系統，能夠在數周之內，制訂出一個簡易的金融計劃。RPA能有效地對已有的系統進行補充，為企業提供信息，使其能夠對整個過程進行優化，包括財務規劃、資金規劃等。

3. 創新：RPA能夠完成包括海量數據和高頻率交易處理的金融業務，無須人工啟動，實現財務內控流程自動化，為企業獲取人力資源。

（二）人機協同：“人+機器”重構未來財務內控組織和管理

智能化的發展方向是人與網絡的共存。未來的財務核算將會運用新一代的資訊科技，以更好地滿足即時、高效的運算要求，并提升解譯能力。隨著業財一體化在各個行業的廣泛運用，包括人力資源、虛擬資源（如機器人）在內的部門之間治理體系將會迎來新的問題與挑戰，從而產生一種新型的“勞動機器”業務模式。德勤公司基于2018年中國HR服務的調研，發現超過半數的公司將在5年之內建成一個大型的共享平臺。機器人與智能已成為人力資源分享領域的新寵兒。

在科技快速發展的今天，企業將進入一個全新的機器學習和機器作業時代。最新的一項關于人力資源的全球調查表明，65%的被調查者認為RPA是一種經營模式，他們支持公司引入“數字化勞動力”，這些“數字化勞動力”的業務主要是用于凈貿易，RPA的大規模應用要求構建新的機構架構。

六、結語

為了節約運營成本，中小企業創辦時期普遍存在組織結構簡單、內部控制制度不完善、人才缺乏、管理水平低等問題，在信息化時代，要從整體上把握企業的發展方向，強化人才的培訓與任用，完善信息系統內部控制體系，以保證內部控制的有效性。在信息化時代，企業內部控制和信息化建設已成為我國中小企業發展的必經之路。國內的中小企業必須依據自身特點，利用先進的信息技術來實現企業的內部控制信息化，從而使其在經營過程中發揮其應有的作用，從而推動企業可持續發展。

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（作者單位：浙江容大后勤有限公司）