檔案、圖書以及情報一體化在醫院信息管理中的作用研究

遲麗華

摘 要：醫院信息管理是醫院開展各項事務的中心樞紐，在開展此項工作中，需要完整的信息資料作為支撐。檔案、圖書以及情報均屬于醫院信息管理重要的信息資料，三者在內容方面存在聯系，但在信息特點方面卻存在差異，在當前信息時代，需要將三者之間的聯系進一步加強，并利用各自信息特點共同服務于醫院信息管理工作，從而使此項工作得以順利開展。因此，實現檔案、圖書以及情報一體化對于醫院信息管理工作有效開展具有重要的作用。本文分析檔案、圖書和情報一體化在醫院信息管理工作中的重要作用，以及當前醫院信息管理工作開展存在的問題，并制定出醫院檔案、圖書以及情報一體化管理模式構建方法。

關鍵詞：檔案；圖書；情報；醫院信息管理

在信息時代，醫院運營發展中產生的信息量逐漸增多，檔案、圖書和情報作為醫院信息的三大類別，其信息容量也在不斷激增。尤其是在大數據時代，檔案、圖書和情報三大類信息不僅在數量上持續增加，而且內容出現的重復交叉也越來越明顯，若將三類信息管理工作各自為政，則會造成醫院信息冗余，導致醫院信息管理工作的負擔加重，不利于信息管理工作為醫院運營發展提供靈活服務。因此，將檔案、圖書和情報三類信息實現一體化管理具有一定的必要性。通過三類信息一體化管理可以促使醫院信息得到綜合開發，也能夠將檔案、圖書和情報三類信息出現的冗余消除，加快三類信息之間的交互，使醫院信息更加精煉和完整，從而有利于醫院信息管理工作有效開展。

一、檔案、圖書和情報一體化在醫院信息管理中發揮的作用

互聯網環境使醫院內部的交流方式發生明顯改變，信息資源產出方式也發生變化，這些變化共同促使醫院信息管理正在不斷變革，醫院信息管理需要不斷整合信息資源，從而為醫院信息管理工作的有效開展奠定基礎。檔案、圖書和情報屬于醫院重要的信息類別，將三類信息實現一體化管理，有利于推動醫院信息整合，推動醫院信息管理的改革發展。

1.有利于醫院信息資源的綜合開發

圖書、情報以及檔案三類信息資料幾乎囊括醫院所有的信息內容，并且，三類信息資料之間存在內容重復和交叉，一方面，說明圖書、情報以及檔案三類信息資料之間存在密切的關聯；另一方面，也說明三類信息資料之間存在冗余，若采取各自為政的管理方式，將會增加醫院信息管理工作量，在對相關信息調取使用時，會影響信息資料使用者對自身所需信息內容的搜索效率。例如，信息資料使用者想使用醫院檔案信息，但通過醫院信息管理系統檢索卻得到相關信息的圖書資料，無法滿足信息資料使用者的需求。將檔案、圖書和情報實現一體化后，可以加強三類信息資料之間的關聯性，并利用其關聯性實現醫院信息資源綜合開發，從而為醫院開展建設服務工作提供準確和翔實的信息資料。同時，也能消除信息冗余，使信息資料使用者能夠精準找到自身所需資料內容，便于其工作開展。

2.有利于實現醫院信息管理的最大效益

圖書、情報和檔案均屬于重要的醫院信息，在開展醫院信息管理工作中，若要實現此項工作效益的最大化，必須充分調動醫院內部信息資源，實現各類信息資源的合理配置，在既往開展圖書、情報以及檔案信息資料管理工作時，各自為政的情況比較普遍，在這種分散式的管理模式下，醫院內部信息資源無法充分調動，還會導致各類信息資源之間缺乏交互和搭配，導致醫院信息管理工作易出現漏洞和問題，無法實現效益最大化。而將三類信息資料進行一體化管理，可以實現三類信息資源的優化配置，從而實現醫院信息管理的最大效益。

3.有利于提升信息服務質量

將檔案、圖書以及情報三類信息資料實現一體化管理，可以消除既往各自為政的管理模式弊端，避免醫院信息管理形成封閉系統，并更好地使用信息時代各類信息之間的交流，利用信息質量、數量以及介質方面出現的變化，促使檔案、圖書以及情報信息管理的工作人員在工作方式上進行轉變，利用現代化信息技術，通過各種方法和渠道使信息服務的質量和效率全面提升，從而推動醫院信息管理工作開展的效果。

二、醫院信息管理工作開展存在的問題

雖然檔案、圖書和情報一體化對于醫院信息管理工作開展發揮重要的推動作用，但是，從當前醫院信息管理工作開展過程中可知，醫院信息管理工作開展仍存在一些問題有待解決。這些問題包含部門管理問題、管理人才問題、統一標準問題以及信息技術應用問題。

1.部門間各自為政

長期以來，國內醫院的檔案室、圖書館以及病案室等信息管理部門基本上均處于分散狀態，各自為政和自主管理情況體現得比較明顯，導致各信息管理部門的信息化水平比較低。并且，在醫院將資金投入檔案室、圖書館以及病案室的建設之中，導致投資分散及投資效益不佳等情況，若醫院在信息管理資金方面有限的情況下，則對各信息管理部門的投資將會更低。當前，很多醫院對各信息管理部門的建設投入并不均衡，存在工作人員缺乏服務意識、信息管理部門的信息化水平比較低和信息資源共享不足等問題。同時，各部門存在各自為政，導致醫院信息管理的作用和價值根本無法得到發揮，使醫院檔案、圖書和情報所具備的信息價值降低，并導致信息管理的質效降低，無法為醫院運營發展和社會服務提供有效支持。

2.一體化缺乏專業管理人才

實現醫院檔案、圖書以及情報一體化是當前醫院信息管理的主要方向，在各信息管理部門各自為政的情況下，各部門選聘的管理人員均為相關專業人員。例如，檔案室管理人員招聘的主要是檔案管理專業人員，圖書館管理員則是圖書管理專業人員，這些工作人員在專業方面雖然比較相似，但在具體工作內容方面卻存在較大差異，若要實現醫院檔案、圖書以及情報一體化，必須保證一體化后的信息管理人員同時具備檔案管理、圖書管理、情報搜集、管理專業的理論知識和管理技能，由于目前，醫院檔案、圖書和情報管理仍存在各自為政的現狀，導致醫院缺乏專業管理人才。此外，在大數據和云計算等先進技術應用下，醫院信息管理工作面臨著信息化改革，但目前，檔案管理、圖書管理、情報搜集和管理的信息化水平比較低，相關工作人員的信息素質也比較低，導致管理人員并未能掌握先進信息技術，開展各類信息資料管理工作，說明當前開展醫院檔案、圖書和情報一體化缺乏專業管理人才。

3.一體化缺乏統一標準

當前，醫院開展檔案管理、圖書管理和情報管理工作受各自為政的影響，導致各部門在開展信息資料管理時并未形成統一的管理標準，在管理標準不統一的情況下，醫院開展檔案、圖書和情報一體化工作更是難上加難。而若要完成一體化管理，則必須構建統一的管理標準，如需要在信息的標引、分類、著錄以及檢索等方面實現標準化管理，從而實現一體化后醫院信息管理的效率得以提升。由于當前檔案、圖書和情報管理部門各自為政，導致這些部門在開展實際工作時也缺乏統一標準，必然會對檔案、圖書和情報一體化工作開展產生較大的阻礙。

4.一體化缺乏信息技術支撐

由于當前檔案、圖書和情報一體化工作的信息化水平不足，長期以來，醫院對這些管理工作對應部門的建設投入比較少，建設投入也存在不均衡的情況。這些原因導致當前醫院檔案、圖書和情報一體化嚴重缺乏信息技術支撐，缺乏一體化管理服務信息系統的構建，導致醫院信息管理整體質效不高，歸根結底是因為當前檔案、圖書和情報一體化的實現缺乏信息技術支撐，導致檔案、圖書和情報一體化出現“先天不足，后天畸形”的情況。

三、醫院檔案、圖書和情報一體化管理模式的構建方法

在信息時代，醫院信息管理走檔案、圖書和情報一體化管理模式已是大勢所趨，要求醫院信息管理人員能夠意識到一體化管理模式構建具備的優勢和作用，加大投資力度，提升醫院信息管理的信息化水平，并協調各信息管理部門，使之形成統一、有機的整體，從而發揮一體化優勢，提升醫院運營發展的效果，并提高醫院醫療服務的質量。綜合當前醫院信息管理工作存在的問題，可以結合這些問題構建醫院檔案、圖書和情報一體化管理模式。

1.明確一體化管理模式的構建思路

醫院的檔案管理部門、圖書館、病案室和信息情報管理部門在開展一體化管理模式構建時，必須能夠堅持四項原則，即內容信息化、結構一體化、對外開放化和管理綜合化。各部門之間能夠做到協調統一，使各部門通過組合能夠形成統一、有機的整體，在參與醫院信息管理工作時，能夠做好統籌安排和規劃工作，實現整體建設。同時，還要以醫院的數據中心作為基礎，通過利用現代化科技開展各類資源的全面整合，并對各類信息資源進行有效、合理地開發和利用，使各部門之間能夠形成優勢互補的整體，相互開放、相互協調，共同推動醫院信息管理工作的開展。

2.構建專業的一體化管理團隊

對醫院的檔案室、圖書館、信息機構以及病案室等部門開展統一行政領導，從宏觀層面需要將檔案、圖書和情報一體化，從微觀層面檔案室、圖書館以及情報機構仍需采取分立體制，對三者部門信息資料進行全面規劃，做好統籌安排以及全面建設，還要同時顧及三者文獻信息內容的特點和文獻配置。同時，兼顧管理現狀，從而在醫院信息管理統一領導下開展合作分工，實現優勢互補，使醫院信息管理的整體結構趨于合理化，保證內部系統更加協調，信息資料之間能夠實現集成化，從而促進各類資料的融合。與此同時，完成上述工作還需要具備專業一體化管理團隊，保證管理團隊每一名成員均具備“復合能力”，不僅要掌握專業能力，還要掌握現代化管理技術，能夠熟練掌握并運用大數據和云計算等先進技術開展信息管理工作，使信息技術能夠融入信息管理，從而高效化開展各類信息資料的管理工作，為醫院運營管理以及醫療服務的開展提供信息支持。

3.構建一體化管理統一標準

若要進一步推進醫院信息管理工作，必須走檔案、圖書以及情報一體化之路，而若要確保檔案、圖書和情報一體化能夠在醫院信息管理工作中發揮有效作用，必須堅持走標準化之路。例如，在信息標引、著錄和檢索等方面均要實施標準化，在通信設備以及計算機設備方面也要保證通用和兼容，從而促使一體化管理能夠獲得有利條件。尤其是在信息時代，利用大數據技術可以將各類信息資料進行搜集分類和整理，實現信息化管理，但前提條件仍是實現一體化管理的標準化，使各類信息資料的歸集和使用等具備統一標準，才能夠使大數據技術發揮有效的作用，通過實現信息化管理，既能夠提升信息資料檢索效率，又能夠改善用戶的信息資料使用體驗，進而使醫院能夠提升醫療服務的質效，使醫院工作人員能夠通過內外網絡和移動設備對所需資料進行查閱，不受時間和地域限制，借助一體化管理的標準使查找資料更加詳翔實，提升醫院信息管理的整體水平。

4.構建一體化信息管理系統

醫院應該重視并發揮檔案室、圖書館和情報中心等部門的作用，積極拓展現代化醫院的服務方法和途徑，在實現信息化以及標準化的基礎條件下，借助醫院數據整合平臺和大數據技術，積極構建一體化信息管理系統，該系統的內部架構主要包括醫院檔案管理系統、中國知網文獻數據系統、圖書館圖書系統以及情報中心系統等，通過這些信息管理系統的集成，使一體化信息管理系統得以構建，并促使醫院信息管理工作的開展得到有效保障。首先，對于醫院檔案管理系統和中國知網文獻數據系統以及圖書館圖書系統而言，可以通過醫院檔案室以及圖書館相關資源構建檔案圖書文獻管理系統，對檔案目錄、檔案內容簡介、醫學圖書以及各類醫學期刊均納入該管理系統中，還可以將醫院科研項目檔案進行整理，按照年份、項目內容和開展科室進行分類，并將分類后的科研項目檔案進行歸類，裝訂成冊，并掃描或是錄入形成電子檔案，方便系統管理；其次，醫院的病案可以借助HIS系統查閱，通過病案的準確查閱，為患者提供更加精準的醫療服務；最后，醫院情報中心可以借助中國知網文獻數據系統對國內外醫學期刊進行查閱，從而獲取更多的醫學情報，并納入情報中心系統中，從而為醫院醫療服務工作的開展提供有效依據。通過構建一體化信息管理系統，可以實現信息資料的線上瀏覽閱讀、研究支持以及全文檢索等多種功能，在通常情況下，用戶僅需要利用關鍵詞進行一次檢索便，可以查看醫院所有的信息資料，并且從中選擇自身所需要的信息資料，為用戶開展各項工作提供支持。在性能保障層面，基于標準服務器給予支持的條件下，能夠查閱全院各項信息資料。

四、結束語

綜上所述，通過開展檔案、圖書和情報一體化，可以全面整合檔案室、圖書館以及情報中心的各類信息資料和資源，利用大數據技術使一體化信息管理系統得以有效構建，并在統一標準的基礎上，能夠為廣大用戶提供標準化服務，使用戶對信息資料的需求得到有效滿足，通過實現一體化管理可以推動醫院信息管理及服務的發展，為醫院開展各項事務提供有力支持。

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（作者單位：濰坊醫學院附屬醫院）