醫院檔案管理模式的改革及應用

周廣軍

摘 要：我國醫療衛生事業快速發展，各種先進的醫療設備和醫療技術廣泛應用于臨床診斷，為人們提供了優質的醫療服務。作為醫院管理的重要內容，檔案管理現狀不容樂觀，不利于發揮檔案的價值。在醫院改革與發展中，要使檔案工作更好地發揮作用，就必須加強對檔案的管理。本文主要以醫院檔案管理為主，并就其重要性、問題及具體應用等方面展開分析，提升醫院檔案工作質量，促進醫院檔案事業快速發展，為全面實現檔案工作價值打下堅實的基礎。

關鍵詞：醫院檔案；管理模式；管理改革

隨著人口老齡化程度不斷提高，健康保障工作受到社會各界的普遍重視。隨著我國醫療保健事業迅速發展與進步，醫院的檔案管理工作也面臨一些新問題。例如，就診人數越來越多，產生很多的醫學數據，導致醫院檔案管理工作越來越復雜。因此，在國家層面上，檔案管理模式的改革已經成為當務之急，重視檔案管理方式的改革勢在必行。在醫院檔案管理工作中，要與現代醫學觀念相融合，不斷提高管理水平，提高檔案管理的質量，推動醫院檔案管理工作順利開展。文章從檔案管理模式改革的重要性出發，對當前存在的問題深入剖析，并對其在醫院檔案管理中的影響進行探討。總之，醫院檔案管理模式改革需要不斷探索和改進，提高管理效率和質量，還要重視理論與實踐相結合，加強培訓、教育以及制度建設等工作，以保證醫院檔案管理水平不斷提高。

一、醫院檔案管理模式改革的重要性

在當今社會，網絡信息技術在醫學領域得到廣泛的應用，傳統的手工書寫資料方式已不能滿足醫學發展的需要。其中，最為關鍵的就是病歷，醫生可以根據病歷檔案信息，制定合適的治療方案。實行現代化的檔案管理方式，能使醫生更快地掌握患者的病情，從而提高診斷和治療的效率，節約就診時間。病歷和診斷記錄是醫院開展研究工作的基礎，醫生可以根據病情分析、歸納及總結經驗，提高醫療質量。醫院檔案管理的主要內容有醫院基本設施建設檔案、人事檔案、文書檔案、設備檔案以及與醫院發展有關的檔案等。作為醫院發展的重要方面，在檔案中記載了醫院發展的全部情況，加強對其的管理，能使其更好地發揮作用。通常來說，醫院的檔案文件大部分是當事人的一份復合記錄，在某些特定的條件下，除了包含當事人的聲音和形象等信息外，還應包含當事人的簽字和印章。所以，醫院的文檔資料經常能夠反映出醫院的各種事件真相。在醫院不斷發展的過程中，要想更好地為人民群眾服務，為就醫患者服務，使醫院檔案在新的歷史條件下能夠更好地發揮作用，就必須對其管理方式進行全面改革。為此，要分析當前醫院檔案工作的不足，并采取相應的改進措施。

二、醫院傳統檔案管理模式的弊端及現狀

1.檔案管理制度有待完善

縱觀目前的醫院發展情況，醫院各項管理工作逐漸完善，為醫院的健康發展提供有力的保證。然而，由于各種主觀和客觀因素的影響，檔案管理在發展過程中沒有跟上時代的步伐，其中，最突出問題就是檔案管理制度不健全。因此，醫院檔案管理工作存在著一種隨意性和不規范的現象。同時，由于檔案管理體制不健全，檔案管理的方法和方式不能跟上時代步伐，導致部分紙質檔案在實際工作中會出現字跡潦草和內容不完整等問題。此外，由于缺少健全的檔案管理體系，檔案管理人員很難及時和完整地保存各種檔案資料，這將嚴重影響檔案工作的后續進展。

2.檔案管理意識有待增強

近年來，醫院的基礎設施和醫療設備等在不斷更新，使得醫院的檔案管理工作越來越多。因為沒有適時調整，雖然檔案管理工作壓力不斷增加，但是，各有關部門并沒有給予足夠關注，導致管理人員之間的矛盾進一步激化，在這樣的條件下，檔案管理工作自然不能為醫院發展做出應有的貢獻。這不僅給檔案管理帶來壓力，也給檔案相關的工作帶來一些意想不到的困難。檔案管理人員工作積極性不高，也容易造成一些重要資料的丟失和損毀，加上文書工作的記載方式不夠科學，從而影響醫院整體工作的效率。

3.檔案資料完整度不高

醫院的檔案資料是以各種業務活動為基礎，在這一過程中，每個部門都有很多工作要做，所以，檔案工作與每個部門都有著緊密的聯系。由于對檔案管理不夠重視，各部門在收集檔案時會存在一定的疏漏，常常會出現一些重大檔案丟失的情形。此外，在醫院的檔案管理工作中，因為對其沒有做好管理，檔案在借出后，經常會因為不能及時存檔而導致檔案永久丟失，使檔案的完整性不能得到應有的安全保障。同時，由于缺乏目標明確的工作計劃，常常會因為工作人員的疏忽和工作不規范而造成檔案信息的遺漏，無法得到完整的檔案信息，影響檔案的管理工作，檔案不夠完整對其價值產生極大的損害。

4.檔案管理人員專業能力和職業素質有待提高

醫院的檔案管理人員總體素質參差不齊，加之醫院往往是將管理和培訓的重點放在醫務專業人員方面，而對醫院管理輔助系列的檔案專業人員投入精力相對較少，這就導致醫院在引進人才時，注重的是臨床醫務人員，對檔案管理人員的招聘引進門檻較低，再加上醫院檔案工作人員多為中老年人，大多自主學習能力不強，知識系統不健全，信息技術水平低，造成檔案工作的質量和效率難以提高。

三、檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

1.完善醫院檔案管理制度

加強醫院檔案管理的規范化，必須要加強醫院檔案管理制度建設，根據實際情況制定科學、合理以及規范的檔案管理制度，以確保醫院檔案管理工作順利進行。首先，要適應時代發展要求，運用現代科技手段，建立信息數據管理模式。隨著我國科技水平不斷提高，在醫院中應用信息化技術的情況也日益增多。因此，醫院檔案管理部門要加強對信息技術的研究，把先進的科技手段運用到檔案管理工作中，并在此基礎上，利用現代化技術建立一套完整的檔案信息管理系統。醫院檔案工作者要轉變原來的工作方式，能夠對當前醫院檔案管理存在的問題有一個很好的認識，并能運用信息技術采取行之有效的對策，提升醫院檔案的使用效率。其次，要對醫院的檔案管理制度持續改進，只有通過這種方式，才能有效地約束檔案工作人員的工作作風和行為，促使其改進工作作風，以高標準嚴格要求自己，防止出現以權謀私的現象。同時，要建立健全檔案管理的責任體系，在檔案管理工作中遇到問題，要明確責任，以增強其工作的積極性和主動性。醫院檔案管理工作也要注重檔案的收集與存檔，只有把檔案整理好，才能把檔案的存檔工作做好，這就要求醫院必須建立健全檔案管理相關制度。例如，醫務人員想要借閱相關文件，需要醫院領導出具有效的證明，且要在一定時間內將文件借出和歸還；再如，醫院有關部門要查閱文件，必須征得相關部門主管領導的批準，工作人員不得擅自將文件下載、影印和外借；最后，在文件的出借和歸還時，一定要重視資料的保密和完整，紙質文件要密封和蓋上印章，在審核完畢后，要重新密封，以確保檔案的安全性與完整性。

2.增強檔案管理意識

只有在思想上充分認識到檔案管理的重要性，醫院的檔案管理工作才能有效開展。加強對檔案管理工作的認識，確保各項工作嚴格落實，提高對醫院檔案管理模式改革的重視。首先，要樹立正確的觀念，即醫院檔案管理模式改革是一個重要的管理工作，需要得到充分重視。此外，由于醫院科室及部門類型繁多，導致檔案數據重復發生的可能性很大，為避免此類問題，提高檔案管理的工作效率，必須實行分級管理，專人專責，以保證檔案信息的完整性和真實性。醫院要實現對患者的現代化醫療服務，必須加強對檔案管理工作的認識，意識到檔案管理工作存在的問題，不斷完善制度建設，積極引進先進的技術，從健全檔案工作體制、引進專業檔案管理人才以及不斷改進信息化管理手段等方面，對檔案管理方式進行改革。對數量龐大的檔案，要有規律地分類，對不能利用的病案，要有針對性地分類，充分利用好醫院檔案信息資源，促進醫患關系的和諧，促進醫學科研的發展。此外，制定標準的檔案管理體系，使每個員工能夠清楚認識并積極地履行自己的職責，實行責任到人，防止員工之間相互推諉，提高工作效率。可以將病歷記錄與存檔作為醫生的績效評價，從源頭確保檔案的準確性，從而建立一個完整與準確的檔案管理系統。

3.加強醫院檔案管理信息化建設，提高檔案的完整度

將互聯網技術應用于醫院檔案管理工作中，可以降低人力、物力成本以及檔案管理費用。要想加強醫院檔案管理信息化，就必須完善醫院的信息化系統，為其配置現代化計算機等設備設施，建立高效的醫院檔案管理系統，實現數據共享和信息共享，實現信息分析和處理。此外，醫院要做好數據保護工作，防止數據丟失或被竊取，要重視信息化設備設施的維護。建立一個專用的網址或資料庫，保證檔案資料的獨立，并結合醫院實際需要，配備先進的軟硬件設備設施，做到信息錄入、管理以及檢索等環節相互銜接。同時，還要聘請專業的技術人員管理網站，對網絡的構建情況全面監控，以防黑客入侵和病毒感染，避免給醫院造成巨大的經濟損失。要健全檔案管理體系，從各部門收集檔案，將會議的總結、研究結果以及教學材料等，掃描并轉換成電子文件，以便在需要時使用。強化對文獻資源的收集，完善文獻收錄程序、目錄和查詢體系，能夠幫助醫生快速查找有關文獻，從而不斷提高醫生的工作效率。另外，加強醫院信息化建設一個重要方面就是要增強各科室的交流與協作，共享信息，使醫生能夠對患者的病情有一個全面了解。對某些有價值的檔案文件，要做好相應備份，避免因數據遺失而造成病人和醫院的巨大損失。

4.構建專業的高素質檔案管理隊伍

檔案管理人員要不斷學習，提高醫院檔案管理水平，通過培訓和學習等方式，使醫院檔案管理人員掌握檔案管理的基本技能，提高他們的專業素質。醫院可以引入一批專業的檔案管理人才，提高他們的薪酬，從而吸引更多的專業人才積極投入檔案工作中。醫院要充分利用相關經費，加大對醫院檔案室建設的資金投入，為檔案室工作人員提供多元化的進修渠道，在增強其業務素質的前提下，要加大對其思想政治的教育力度，讓其始終處于良好的工作狀態。通過建立健全獎懲機制，激勵員工創造性工作，對表現突出的個人和部門給予表彰，對工作表現不好、工作效率低下的員工，要受到相應懲罰。時代在發展，科技在進步，管理方法也要與時俱進，要鼓勵工作人員及時發現問題和創新管理方法，努力創建適應醫院發展特點和具有特色的檔案管理模式，用于提升醫院檔案管理整體水平，這不但能給醫院帶來良好的聲譽，還能充分發揚醫院現有的優秀醫療文化。在現代網絡技術條件下，醫院也要督促醫務人員提升電腦操作技能，充分利用現代化互聯網技術，記錄復雜的醫療文檔，并注意提升檔案內容的準確性，對有關資料分類，便于以后治療工作的開展。

隨著醫院的發展，檔案資料也越來越多。在這種情況下，為了適應醫院檔案管理工作的需要，使其向信息化方向發展，迫切需要改革其管理模式。與此同時，在當前發展過程中，醫院沒有把更多精力投入檔案管理工作中，導致檔案管理工作效率和質量較低。為此，相關人員必須不斷研究和創新，提高檔案工作人員的業務水平和綜合素質，建立一支高質量的醫院檔案工作隊伍，為檔案工作變革提供有力的人才保證。此外，要加強檔案管理人才的職業素質教育，及時進行信息化管理業務培訓，以提升檔案管理技術水平。根據醫院發展需要，對各部門的管理人員進行日常培訓，主要學習有關工作的理論知識以及檔案管理技能，以保證檔案管理人員能夠在實際操作中，將自己所學到的檔案管理知識運用到文件評級管理中，從而確保文件評級的準確性。醫院要按照檔案管理工作的要求，不斷引進高水平檔案管理人才，并對其進行崗前培訓，使之能更好地掌握檔案管理工作，為醫院的檔案管理工作提供強有力的人才支撐。同時，醫院要定期開展檔案實訓工作，強化檔案工作管理實踐能力，尤其是對能力較強和水平較高的檔案管理人員，要加大對其的培訓力度，提升綜合質量，使其發揮最大作用，為醫院檔案管理工作奠定良好的人才基礎。

四、結語

綜上所述，我國醫療機構檔案管理工作面臨諸多問題，迫切需要對其進行改革。因此，醫院要采取相應的措施，摒棄傳統的檔案管理模式，通過互聯網對醫院相關信息進行記錄和整理。醫院應保證檔案管理工作的每個環節都緊密相連，并加強各科室的合作與交流，努力做到信息資源共享，從而能夠根據患者具體狀況，將各科室的力量整合，解決患者的問題。在實施檔案管理過程中，醫院要與時俱進，加強檔案管理模式改革，可以建立獎懲機制，開展多種形式的檔案業務培訓，豐富檔案管理工作內容，做好檔案管理的宣傳工作。并且，還應進一步健全檔案管理制度，創新檔案管理方法，簡化檔案管理環節，培育高素質的檔案管理人才，進一步優化醫院檔案管理體系，為提高我國醫療衛生水平提供保障。

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（作者單位：山東省泰安榮軍醫院）