國有企業紙質檔案與電子檔案的融合管理與風險防控

蘇煜堯 梁志霞

摘要：國有企業檔案具有重要的信息和情報價值，加強國有企業紙質檔案與電子檔案的融合管理與風險防控，對于國有企業的可持續發展具有重要意義。本文基于國有企業檔案管理的現狀，分析了紙質檔案管理和電子檔案管理所面臨的挑戰，探討了實施融合管理的關鍵要素及管理問題，并提出了相應的風險防控措施和建議，以期為國有企業更好地實施紙質檔案與電子檔案融合管理提供參考，促進國有企業檔案管理的效率和檔案價值的提升。

關鍵詞：國有企業；紙質檔案；電子檔案；融合管理

引言

檔案工作是一項事關各項事業發展的基礎性、支撐性工作，相比一般企業，國有企業的檔案內容豐富，涉及國家重要領域的經營管理、生產活動、人力資源、財務情況、法律法規等，兼具企業檔案和政府檔案的特性，具有重要的信息和情報價值。新修訂的《中華人民共和國檔案法》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出，國有企業需提高對檔案工作的認識，加強檔案電子化建設，創新檔案管理和利用機制。國有企業檔案是企業運營、決策、合規和信息共享的關鍵元素，進一步推進國有企業檔案信息化，加強國有企業紙質檔案與電子檔案的融合管理與風險防控，提高檔案管理整體現代化水平，促進國有企業檔案工作更好地為改革發展穩定和企業研發、生產、經營、管理服務，對于國有企業的可持續發展至關重要，對于激發國有經濟活力、實現國有經濟創新高質量發展具有重要意義。

1. 國有企業檔案管理的現狀

1.1 國有企業檔案的特點

國有企業檔案記錄了國家重要行業領域企業的發展軌跡和信息，涉及商業機密、經營秘密以及個人隱私等敏感信息[1]，而且由于國有企業的規模和業務的復雜性，國有企業檔案數量龐大且持續增長，具有重要的信息和情報價值。

國有企業檔案能夠維護經營管理中的合法權益，企業的合同、協議、知識產權等重要文件，為企業提供有力的證據和依據[2]；國有企業檔案有助于支持企業的決策和發展，通過分析檔案中的歷史數據、經驗教訓和趨勢信息，企業領導者可以制定戰略決策，推動企業發展；數字化管理和共享國有企業檔案可以促進內部信息的流通和共享，有利于知識的積累和傳承，提高整個行業乃至整個國家經濟的效率和質量[3]；國有企業作為公共利益相關者，有義務履行法定檔案管理職責，并向社會提供透明、可靠的檔案信息，以維護公共利益和社會信任。

1.2 紙質檔案管理存在的問題

國有企業紙質檔案管理目前存在諸多問題，包括空間需求和成本、檢索和訪問困難、容易損壞和丟失、維護和保護困難、不利于信息共享和遠程訪問，以及長期保存和保密性要求等。這些問題對國有企業的檔案管理工作造成了一定的困擾和風險。

1.2.1 存儲問題

國有企業紙質檔案需要大量的物理空間進行存儲，尤其是規模龐大的國有企業，對企業檔案室（館）的空間提出較高要求。同時，維護、管理、保護紙質檔案需要投入大量成本，包括文件柜、文件盒、保管設備等購買，定期清理、整理、保護和防潮等處理，同時還需要進行安全控制，如防火、防水、防盜等措施[4]，這些均需要專門的人員和資源投入，增加國有企業的經濟負擔。

1.2.2 利用與共享問題

紙質檔案的存儲形式使得檢索和訪問檔案變得復雜和耗時，同時也限制了信息的共享和遠程訪問。檔案檢索需要按照文件編號或時間順序進行歸檔，查找特定文件或信息需要耗費大量時間和精力。跨部門或跨地域的信息共享和協同工作，需要進行實體傳遞或復制，增加時間和成本，并可能出現信息傳遞不及時或錯誤的問題。

1.2.3 保護問題

國有企業檔案具有長期保存的需求，包含商業機密、敏感信息或個人隱私的檔案還須注意保密性和隱私保護，但是紙質檔案在長時間保存過程中容易受到濕熱、蟲害、腐朽等問題的影響，還容易受到火災、水災、蟲蝕、誤操作等自然因素、人為破壞或意外事故的影響。

1.3 電子檔案管理存在的挑戰

國有企業電子檔案管理面臨著技術更新和迭代、數據安全和隱私保護、數據完整性和可信性、多樣化的數據格式和標準、法律合規和監管要求等挑戰。

1.3.1 信息技術設備和系統問題

電子檔案管理需要跟進并升級信息技術設備和系統，以適應不斷發展的技術環境，建立有效的數據管理和校驗機制，確保檔案數據的準確性和可靠性；設置防止數據丟失和不可逆的錯誤機制，保障數據的完整性和可信性；

1.3.2 檔案管理的科學合法問題

電子檔案管理應符合國家法律法規和相關監管要求，如電子簽名法、數據保護法等[5]，制定統一的數據管理策略和標準，確保電子檔案的持續管理和可用性；制定相應的檔案管理政策和流程，以確保電子檔案的合規性和可信度。

1.3.3 檔案的安全風險問題

電子檔案存儲在計算機系統和網絡中，需要采取有效的安全措施，如網絡防火墻、加密技術和訪問權限控制等，加強數據安全和隱私保護的風險防范，防止數據被非法獲取、篡改或泄露。

1.3.4 電子檔案管理人員素質問題

電子檔案管理需要具備較強的專業技能和意識，需要加強對檔案管理人員的專業培訓，提高檔案管理人員對電子檔案管理的理解和操作能力，確保檔案管理工作的順利進行。

2. 國有企業紙質檔案與電子檔案融合管理的關鍵要素及挑戰

2.1 實施融合管理的關鍵要素

國有企業紙質檔案與電子檔案融合管理過程中，主要有領導重視程度、跨部門協作機制、信息整合等關鍵要素[6]。

2.1.1 領導重視程度

國有企業領導層在紙質檔案與電子檔案融合管理中發揮關鍵作用，領導層應重視融合管理，提供資源和支持，并將其納入組織的戰略規劃中，引領組織向跨部門協作和流程整合的方向發展。

2.1.2 跨部門協作機制

建立有效的合作機制和溝通渠道，通過內部培訓、團隊項目和交叉部門任務等方式，使不同部門能夠共享信息、交流意見，并協作解決問題。

2.1.3 整合信息

國有企業紙質檔案與電子檔案融合管理的關鍵是消除信息孤島和整合流程，通過建立信息共享平臺和工作流程管理系統，實現流程的優化和整合，實現部門間的協同合作、優化效率和增加創新。

2.2 融合管理過程中的挑戰

國有企業紙質檔案與電子檔案融合管理過程中，可能面臨技術、文化、組織和人員等方面挑戰。

2.2.1 技術兼容性挑戰

在紙質檔案與電子檔案融合管理過程中，不同的技術平臺和系統之間可能存在兼容性問題，導致信息共享和交流困難。需要選擇合適的技術平臺和系統，進行系統集成和數據轉換，實現不同系統之間的數據交互和共享，確保其兼容性和互操作性。

2.2.2 文化差異挑戰

紙質檔案與電子檔案融合管理往往涉及工作習慣、信息共享和合作意識等方面差異，需要建立共享和協作的文化價值觀，鼓勵員工分享信息、合作工作和跨部門協作，提升員工跨部門合作的能力。

2.2.3 組織架構和人員管理挑戰

紙質檔案與電子檔案融合管理需要對組織架構和人員職責進行調整和優化，需要重新設計和優化組織架構，使不同部門之間的協作和信息流通更加順暢，確保各個部門和崗位在融合管理中發揮有效作用。

3. 國有企業紙質檔案與電子檔案融合管理的風險防控

3.1 安全性風險的評估和防范

國有企業紙質檔案與電子檔案融合管理中，要注重安全性風險評估和防范，有效地識別和應對其中的安全性風險，保護企業的敏感信息和資產安全。

3.1.1 風險識別

要關注關鍵環節和數據流動，發現系統和應用程序中的漏洞和弱點，分析數據泄露、非法訪問、系統漏洞、網絡攻擊等內部和外部威脅，進行安全漏洞掃描和滲透測試，識別潛在的安全漏洞和薄弱環節，確定可能存在的安全風險和威脅事件。

3.1.2 風險評估

識別到安全漏洞和薄弱環節后，及時對現有的安全措施和防護措施進行評估，檢查現有的安全控制措施和技術措施，審查安全策略、政策和流程，評估其對紙質檔案和電子檔案的安全保護能力，確保訪問控制、身份驗證、加密、防火墻等的有效性和適用性。

3.1.3 風險防范

基于風險評估結果，明確數據保護的規則和要求，制定安全措施和防范策略，建立安全策略和政策，加強漏洞修復、安全控制、訪問控制和權限管理等方面管理，確保紙質檔案和電子檔案的安全管理。

3.2 數據完整性和準確性的保障

國有企業紙質檔案與電子檔案融合管理過程中，要確保數據的完整性和準確性，保護數據的價值和可靠性，提高檔案管理的效率和可信度。

3.2.1 數據標準化

在紙質文件與電子文件轉換過程中，比較紙質檔案和電子檔案的內容，進行數據驗證和校對，制定標準的數據格式和字段，使得不同格式的數據能夠無縫對接和交互，并建立數據備份和恢復策略，定期進行數據備份，并測試數據恢復的可行性。

3.2.2 建立健全管理機制

建立數據質量管理機制，通過數據清洗、糾錯和去重等措施，識別和糾正數據中的錯誤和冗余；建立科學合理的數據訪問控制和權限管理機制，防止未經授權的訪問和篡改；建立數據審計和監控機制，跟蹤數據的變化和使用情況，及時發現和糾正數據完整性和準確性方面的問題；建立培訓機制，加強員工培訓和教育，使其掌握數據管理技能和操作規范，以確保數據的質量符合要求，確保數據的完整性和可靠性。

3.3 法律合規性和隱私保護的考慮

國有企業在紙質檔案與電子檔案融合管理過程中，應充分考慮法律合規性和隱私保護，確保數據處理合法合規、個人隱私信息安全。

3.3.1 遵守相關法律法規

確保整個融合管理過程符合適用的法律法規，包括數據保護法、隱私法、檔案管理法等，明確數據使用和共享規則，規定數據的使用范圍和目的，并明確規定數據共享的條件和限制，確保數據在符合法律規定的情況下使用和共享。

3.3.2 保護個人隱私信息

對于涉及個人隱私信息的檔案和數據采取有效的保護措施，合理使用數據加密、訪問控制和身份驗證等技術手段，防止未經授權的訪問、泄露或濫用，確保個人隱私信息的安全性和機密性。

3.3.3 數據主體權利保護

國有企業應尊重數據主體的信息自主權、知情權和選擇權等權利，建立相應的流程和機制，響應數據主體的請求，提供數據訪問、更正、刪除等權利的實現途徑，保護數據主體的合法權益。

3.3.4 風險評估和隱私影響評估

進行風險評估和隱私影響評估，識別潛在的隱私風險和影響，并采取相應的控制措施進行防范和減輕風險。確保在融合管理過程中合理評估和管理隱私風險，保護相關利益方的權益。

3.3.5 員工培訓和意識提升

加強相關的培訓和教育，提升員工對數據保護和隱私保護的意識，培養員工遵循合規性要求的行為準則，確保員工了解并遵守相關法律法規和組織內部的隱私保護政策。

結語

隨著互聯網、大數據、人工智能等新興技術的廣泛應用，檔案管理模式也在發生重大變革，國有企業紙質檔案和電子檔案的融合管理已經成為必然趨勢。國有企業要進一步加強對檔案工作的認識，理順新時代國有企業檔案管理的思路，創新國有企業檔案工作體制機制，提高國有企業檔案管理能效，使檔案更好地服務于國有經濟發展，滿足社會發展的信息需求，促進檔案事業的持續發展。

參考文獻：

[1]羅欽引，滕達，王忠凱，等.新《檔案法》適用背景下的國有企業電子檔案建設探討[J].機電兵船檔案，2023，（1）：90-91.

[2]鄧敏.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合分析[J].黑龍江檔案，2022，（3）： 165-167.

[3]劉妍.淺談國有企業檔案管理效能提升策略[J].黑龍江檔案， 2022， （5）：128-130.

[4]趙曦.事業單位紙質檔案和電子檔案并存與融合管理[J].黑龍江檔案，2022， （5）： 80-82.

[5]范丹妮.新《檔案法》背景下國有企業檔案信息化建設[J].蘭臺世界，2023， （5）： 85-87.

[6]王迪.紙質檔案與電子檔案融合管理創新的研究[J].科技視界， 2021，（27）：75-76.

作者簡介：蘇煜堯，本科，在職研究生，研究方向：檔案管理、企業管理、區域經濟；梁志霞，博士研究生，研究方向：檔案管理、企業管理、區域經濟。