園林綠化檔案信息化建設路徑的分析???

摘 要：園林檔案作為當前現代化城市規劃、發展過程中用以有效保存和利用園林綠化項目施工過程的重要信息資源，在實現現代化園林城市跨越式發展方面發揮著重要作用。本文以信息化為視角，探討園林綠化檔案主要特點，分析信息化建設的現實意義，探究信息化建設面臨的現實問題，最后從專班化、項目化、制度化和績效化四個方面，提出園林綠化檔案信息化建設路徑，為新時代園林綠化部門加強檔案信息化建設提供理論支撐和實踐參考。

關鍵詞：園林綠化檔案；檔案管理；信息化

概述

臨沂市園林環衛保障服務中心為臨沂市城管局正縣級公益一類事業單位，承擔著貫徹執行國家、省市城市園林綠化、環境衛生工作法規和政策規定、擬訂全市園林綠化、環境衛生管理制度性文件、發展規劃及實施等職能。近年來，臨沂市園林環衛保障服務中心以“城市管理民生服務年”“城市管理規范化建設年”為總體定位，緊緊圍繞全市“在魯南經濟圈發展中當引領、作示范”定位，大力推動園林綠化、環境衛生事業科學化、精細化、智能化管理。在此過程中產生大量具有保存價值的文字、圖片、影像等原始記錄，構成園林環衛檔案體系內容。作為當前現代化城市規劃、發展過程中用以有效保存和利用園林綠化項目施工過程的重要信息資源，城市園林綠化檔案對實現現代化園林城市跨越式發展具有極為重要作用[1]。

1 園林綠化檔案主要特點

園林綠化檔案是城市管理部門在城市園林綠化過程中直接形成的，對國家、社會具有保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像、實物等有關園林專業歷史記錄。園林綠化檔案包括古樹名木、公園工程、風景名勝、病蟲害防治、綠地苗木等多個方面[2]，研究園林綠化檔案信息化建設前，有必要對該類檔案特點進行研究[3]。作為科技檔案的一個門類，園林綠化檔案不僅具有檔案一般屬性，還有其自身的特點[4]。

1.1 成套性

園林綠化作為城市規劃中的一項系統性工程，在其項目籌劃、立項、施工、驗收及維護等環節，都會產生大量具有保存價值的文件資料，這些資料從不同方面記載和反映了園林綠化的過程及成果，不同環節內容緊密聯系，又共同構成園林綠化工程整體。根據《臨沂市城市園林綠化工程質量管理辦法》相關規定，園林綠化包括建設、勘察、設計、施工、監理、檢測等內容，每一塊工程資料都相互關聯、環環相扣，共同組成了園林綠化檔案整體。

1.2 動態性

城市園林綠化檔案總在不斷發展變化著，總是在原有檔案基礎上不斷充實生成新的檔案資料。這與園林綠化本身特點有關。園林綠化項目工程完成后，后期還需要持續對樹木、花草進行養護，對病蟲害進行觀測、研究，并根據觀測結果及時調配植物數量、品種、規格。這就要不斷調查核實更正植被數量、生長狀況及園林綠化生產活動，詳盡記錄收集存檔[5]，并納入歸檔范疇，使園林綠化檔案表現出動態性特點。

1.3 專業性

園林綠化檔案屬于科技檔案的一個門類，每一個工程建設環節都會體現其專業技術、專業知識，具有顯著的專業特征。從園林檔案歸檔范圍來看，有園林綠化業務管理綜合類、園林綠化建設工程類、園林綠化養護管理類。其中園林綠化養護管理類檔案又包括園林綠化移交接管類、養護管理類、提升改造類、基建移伐類、綠化科研類、古樹名木管理類檔案資料。

2 園林綠化檔案信息化建設意義

2.1 增強園林綠化檔案管理效率

園林綠化檔案詳細記錄了城市園林綠化事業發展歷程、工程項目建設，以及城市園林綠化發展規劃，對促進城市園林綠化事業發展具有重要作用。信息化時代，計算機、信息技術的應用，使園林綠化檔案資料生成、收集、整理、歸檔等，均實現在計算機網絡環境中完成。尤其是新修訂的《檔案法》明確將“檔案信息化”單獨列為一章，從法律層面認可了單軌制檔案管理模式。因此，推動園林檔案信息化建設，可以節約大量的時間、空間及管理成本。將園林綠化檔案信息錄入檔案管理系統，可直接查閱、檢索、統計，極大地提升了園林綠化檔案管理效率。

2.2 發揮園林綠化檔案應用價值

園林綠化檔案在城市綠化規劃、古樹名木保護、園林綠化項目驗收、園林綠化日常養護等方面具有重要參考價值。通過信息網絡技術應用，實現檔案信息化，也打通了園林綠化部門與其他部門之間的信息壁壘，實現園林綠化檔案與檔案館、城建、市容管理部門之間的信息共享，有利于園林綠化檔案應用價值發揮。21世紀是信息化時代，傳統的檔案管理模式也發生了深刻變化，尤其是大數據、云計算、數據庫技術應用，推動園林綠化檔案信息化建設，使相關部門查詢、檢索園林綠化檔案更加便捷，價值更加彰顯。

2.3 促進園林綠化檔案轉型發展

2021年實施的新修訂的《檔案法》，成為指導園林檔案信息化建設的根本法。新修訂的《檔案法》突出了以人民為中心的核心價值理念，第四條把“便于社會各方面的利用”寫入法律條款之中，強調了“檔案資源共享共用”，指出“信息化建設是當前和未來檔案管理的重點”。園林綠化檔案勢必會加速信息化發展步伐，這也是適應信息時代發展的必然要求。

3 園林綠化檔案信息化建設現狀

3.1 信息化理念普及不夠

近年來，計算機信息技術廣泛應用于園林綠化日常辦公業務，包括檔案管理領域，但檔案信息化理念普及與新時代檔案信息化建設要求之間還存在較大差距。一方面，園林綠化部門把檔案管理作為獨立的、行政化管理工作，與園林綠化業務工作聯系不夠緊密，出現重業務輕檔案管理思想認識較為普遍，園林綠化檔案，尤其是信息化檔案建設重視程度不夠。另一方面，將園林綠化檔案信息化單純地理解為檔案信息傳輸、日常文檔處理等低端層次，缺乏利用信息化手段提升園林綠化檔案管理效率、管理水平的理念與能力，造成園林綠化檔案信息資源閑置、難以共享，作用發揮不充分。

3.2 信息化模塊設置滯后

近年來，園林綠化部門也引入了計算機信息技術，用以輔助園林綠化檔案管理，但還存在缺乏專業管理模塊設置，沒有建立全市園林檔案管理平臺系統，園林檔案檢索單一，系統模塊中缺少精確檢索、全文模糊檢索以及遞進二次檢索功能。園林檔案在線借閱、歸還、自動催還功能不全，園林檔案資源共享路徑不暢，缺少對照園林綠化大數據平臺頁面定制專門的檔案管理系統。系統模塊之間聯通不夠，OA系統、園林綠化工程項目數據庫、檔案系統之間無法兼容，一手園林綠化檔案信息無法直接上傳。

3.3 信息化運用水平較低

園林綠化檔案信息化運用水平與信息化建設目標之間還存在較大差距?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》明確提出：“到2025年，檔案工作走向現代化取得實質性進展”“信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”“到2035年檔案管理現代化程度進入世界前列”。園林綠化檔案信息化建設系檔案事業重要組成部分，但從檔案信息化建設，尤其是信息化運用現實水平來看，與信息化建設目標之間存在較大差距。園林綠化檔案資源在促進城市園林綠化尤其是城市可持續發展方面的作用發揮還未得到有效釋放。

4 園林綠化檔案管理信息化建設路徑

4.1 以專班化推動信息化

園林綠化檔案信息化建設需要一支強有力的領導小組推動落實。為此，應成立專門的園林綠化檔案信息化工作專班。專班由主要負責人任組長的檔案信息化領導小組，其他院領導任副組長，部門負責人為成員，領導小組下設辦公室與檔案部門，由辦公室或檔案室部門負責人任檔案信息化工作專班辦公室主任，除了檔案室全體人員外，還要將辦公室、其他業務科室資料員納入辦公室。領導小組下設統籌協調組、業務經辦組、技術保障組，明確信息化建設工作專班及其職責。制定詳細的《園林綠化檔案信息化工作實施方案》，規定具體的信息化實施步驟，包括制發方案、聯網調試、數據遷移。按照“統籌規劃、統一標準，業務協同、信息共享，分類指導、安全有序”的原則，統籌推進園林綠化檔案信息化建設進程。專班定期分析檔案信息化建設進程，并向園林綠化檔案信息化領導小組匯報信息化建設成果，落實領導小組工作安排。此外，還要制定園林檔案信息化建設應急預案，重點是要做好信息系統數據安全、外部環境風險及管理安全風險應對，做好應急演練，確保檔案信息化順利推進。

4.2 以項目化加快信息化

園林綠化部門要配備檔案信息化所需的專項資金，為做好園林檔案信息化管理采購所需的設備儀器，將園林檔案信息化建設工作分為檔案庫房項目建設系統、園林綠化業務管理綜合檔案系統、園林綠化建設工程檔案系統、園林綠化養護管理檔案系統、園林綠化基礎資料檔案系統、其他園林綠化檔案系統，以及園林綠化檔案資源數字化、應用系統建設、標準規范建設等若干子項目。根據相應的信息化技術要求和專業化水平，不同子項目可獨立完成，也可通過市場化運作方式，借助第三方專業力量協助做好檔案信息化建設。例如通過向社會力量購買公共服務的形式，進行采購招標，快速推進相關工作[6]。利用市場上專門的檔案信息化服務機構，協助園林綠化部門構建智慧檔案云平臺。平臺包括基礎層、平臺層、使用層和客戶層，構成一個系統框架[7]。其中基礎層主要是構成園林綠化檔案信息化基礎設施，存儲及傳輸檔案信息資源；平臺層主要承擔系統管理功能配置；使用層則為通過身份驗證的用戶提供園林綠化檔案自動查閱、檢索、利用等服務；客戶層主要是收集檔案信息化應用過程中用戶各種體驗信息，不斷改善系統設置。

4.3 以制度化保障信息化

臨沂園林綠化檔案信息化建設及日常運營管理，需要立足園林綠化檔案特點，根據《檔案法》《保密法》《山東省檔案條例》《臨沂市城鄉建設檔案管理辦法》《臨沂市城市綠化管理辦法》等相關規定，出臺《城市園林綠化檔案管理辦法》，以及檔案信息化收集、整理、歸檔、借閱、歸還、查閱、銷毀、保密等各項制度，通過嚴密的規章制度，保障園林綠化檔案信息化建設行穩致遠，取得預期建設成效。

4.4 以績效化提升信息化

把園林檔案信息化建設納入中心績效考核的重要內容，將園林檔案信息化建設方案、信息化歸檔、管理和應用水平作為信息化考核的重要指標。包括園林綠化檔案信息化技術水平、系統性能、使用效益、管理績效等。其中技術水平主要通過檔案信息化目標功能實現度、先進性、標準性、軟件質量進行考核評價；系統性能則通過系統功能的完整性、可靠性、安全保密性、可維護性及系統效率進行評價；效益包括直接經濟效益、間接經濟效益和社會效益等予以考核評價；管理績效則通過園林綠化檔案管理效率、檔案信息服務質量、檔案信息利用率、成本節約量、用戶滿意度等進行綜合考核評價[8]。

4.5 以專業化服務信息化

園林檔案信息化建設是基礎，做好日常運行維護管理是目標。為此，需要建設一支高素質的專業化園林檔案信息化管理隊伍，確保園林檔案信息化業務有序、高效開展，不斷提升園林檔案服務能力和水平。首先是要加強人員配置。根據中心人員編制情況，向檔案管理崗位適當傾斜，根據檔案信息化現實需要，配備一定數量的專業檔案管理人員。其次是要加強人員培訓。重點圍繞檔案信息化知識技能進行有針對性的業務培訓。再次是加強實踐鍛煉。采取激勵措施，激發檔案人員積極性，組織參加信息技術和檔案信息化專題培訓，舉辦檔案信息化應用專題培訓，增強其實際應用能力和水平。此外，還要加強檔案職業道德教育，增強檔案人員職業歸屬感、榮譽感，提升運用信息技術開展檔案服務意識，切實增強服務思想自覺和行為自覺。

結語

近年來，隨著城市化進程加快，城市園林工程建設及維護、古樹名木保護等業務開展，產生大量的園林綠化檔案。同時，為適應信息化時代對園林檔案管理的現實需要，要加快推進園林檔案信息化建設進程，通過成立信息化工作專班，加強檔案信息化工作領導；將檔案信息化分成若干項目，以項目化推進信息化提速增效；此外，還要完善規章制度、加強信息化績效考核，以專業化人才隊伍培育，服務保障檔案信息化工作現實需要，不斷提升園林綠化檔案信息化水平，為園林綠化事業發展提供信息支持。

參考文獻

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[2][5]鄭小平，劉志芳，王霞.園林綠化檔案在城市建設發展中的作用研究——以鄭州市城市園林綠化建設發展為例[J].城鄉建設，2022（19）：55-56.

[3]劉衍紅.園林綠化檔案對城市建設的作用[J].陜西檔案，2017（3）：47-48.

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[6]趙敏，江蓉.“互聯網+”背景下中醫院檔案管理信息化建設——以重慶市YB中醫院為例[J].辦公室業務，2023（8）：88-89，146.

[7]張擁軍.大數據背景下醫療檔案管理信息化改革的重要性[J].互聯網周刊，2023（10）：31-33.

[8]劉坤.檔案信息系統評價指標體系研究[J].現代情報，2011（1）：153-156.

作者簡介：閆玲玲（1979— ），碩士學位、研究生學歷，臨沂市園林環衛保障服務中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。