新時期醫藥物流企業財務信息化建設的研究

趙世廣 安徽省天健國藥堂健康服務有限公司

引言

當前，以大數據、區塊鏈、人工智能為代表的信息技術元素已經嵌入進社會發展的各個領域，在財務領域引入信息技術元素已經成為諸多會計主體的共識。比如，財務機器人能實現對會計基礎工作的自動化處理，財務共享信息系統能實現對會計工作的集中化處理等，這都大大提升了財務工作效率，防范了流程風險。但在實踐中，部分醫藥物流企業財務信息化建設中仍然存在一系列的問題，比如缺乏財務信息化的意識、各系統之間存在數據梗阻現象、信息系統安全機制存在漏洞等。因此，在這種背景下開展財務信息化的研究具有十分重要的現實意義。

一、財務信息化概述

當前存在大量關于財務信息化的理論，有研究認為財務信息化是采用先進的信息技術和現代化的管理手段，以信息系統為基礎，全面推動財務網絡一體化，并在信息化的環境中實現財務管理各項功能的過程[1]。也有研究認為財務信息化是將單位各職能部門和業務部門通過信息系統整合在一起的財務管理模式。在該模式下，財務部門可以實現對各項業務流程的控制，而業務部門可以為財務決策提供更加充分的信息支撐[2]。財務信息化的特點主要體現在以下四個方面。

首先，普遍性。與會計活動相關的所有領域比如會計理論、會計實踐等都需要應用的信息化技術。其次，集成性。會計信息化不僅需要在會計領域實現自動化和智能化，同時要求在單位內部打通財務和業務的信息梗阻，建立企業單位組織與外部投資人相關的信息網絡[3]，實現內外部信息的集成。再次，動態性。會計領域所引入的信息技術是不斷發展和變化的，所處理的會計數據是處在動態之中的。最后，漸進性。財務信息化的構建并不是一蹴而就、一帆風順的，而是一個循序漸進的過程。財務信息化的開展至少需要進行項目立項、項目評估、方案建設、方案實施等環節[4]。

二、企業財務信息化應堅持的原則

企業財務信息化應堅持的原則主要體現在三個方面。首先，全面性原則。一方面，企業財務信息化并不僅僅是針對財務管理活動的信息化，而是企業的全面信息化，因為財務信息化的建設必然帶動企業整體信息系統的升級，比如企業構建的財務共享信息系統不僅將會計核算、資金管理、報告出具、納稅申報等系統連接在一起，還要實現與人力資源管理系統、OA 系統、合同管理系統的互聯互通，這意味著企業所有信息系統之間的數據定義將會被統一[5]。另一方面，財務信息化也并不只是財務部門的職責，而需要企業全員共同參與，比如由決策層制定財務信息化目標、管理層制定具體實施方案、執行層負責實施具體方案。其次，動態性原則。企業財務信息化建設必然會同當前社會整體的信息化水平相適應，并且要根據信息技術的進步而調整財務信息系統。這也意味著企業制定的財務信息化目標、方案、信息系統水平都不是一成不變的，而需要根據信息環境的變化和內部經營管理的需要進行調整[6]。最后，成本效益原則。企業財務信息化建設需要耗費一定的人力、物力和財力，比如要成立財務信息化管理小組、購入更加智能化的設備、開展信息系統升級、構建信息安全防范機制等。財務信息化的基本目標是通過提升會計工作效率，推動財務管理升級來提升盈利能力，因此，財務信息化所耗費的成本必須有預期收益作為保證，否則財務信息化實施將得不償失[7]。

三、新時期醫藥物流企業財務信息化的重要性

新時期醫藥物流企業財務信息化的重要性主要體現在三個方面。首先，能夠規范會計基礎工作。對于醫藥物流企業而言，其業務流程雖然并不復雜，但是財務環節涉及的管理活動卻較為繁雜，比如票據開具、運費的核算、費用的報銷、人力成本的計算等。由于財務信息化建設水平較低，醫藥物流企業在對上述財務活動的處理上仍然局限在傳統的手工模式，這不僅無法提升會計基礎工作效率，還容易滋生人為操作風險，比如票據要件缺失、會計核算錯誤、報表錯報明顯等，如果能加強財務信息化建設，那么就能通過信息系統，運用數據處理邏輯來規范會計工作，從而降低人為操作風險，提升會計基礎工作質量。

其次，能提升服務質量。醫藥物流企業財務信息化建設除了能夠提升會計基礎工作效率，提高會計數據質量，為財務管理決策提供信息支持以外，還能夠承擔對外服務的功能，比如，醫藥物流企業可以統一繳費平臺、費用報銷系統、電子注冊系統財務查詢系統和電子票據驗證系統等，進一步優化財務流程，提高服務系統的穩定性，能在更短時間內有效滿足廣大員工的服務需求。

最后，能有效防范財務風險。在傳統的財務管理活動中，由于信息系統水平的滯后，醫藥物流企業的諸多財務工作都是通過手工模式開展的，這種模式導致企業財務管理活動蘊含著多種類型的財務風險。例如，在全面預算管理階段，由于難以通過信息系統了解各責任部門的預算執行進度，且預算管理部門又缺乏對業務活動的了解，因此，管理部門很可能被預算責任部門所蒙蔽，從而降低對預算執行監督和控制的力度。在費用報銷環節，財務部門無法通過信息系統對報銷單據的有效性進行查驗，從而導致報銷人員偽造單據，套取企業資金。如果醫藥物流企業能夠加強財務信息化建設，打造更加智能化的信息系統，那么就能構建功能完善的預算管理信息系統，并實現“線上”費用報銷，這大大降低了可能發生的財務風險。

四、新時期醫藥物流企業財務信息化中存在的問題

（一）缺乏財務信息化意識

意識具有強大的能動作用，實際上，醫藥物流企業普遍缺乏財務信息化的意識。首先，企業領導者認為在醫療體制改革和新興醫療產業競爭激烈的背景下，企業應該將有限的費用集中在產品研發、產品生產和售后服務方面。財務信息化建設會在短期消耗大量成本，又容易引起組織結構的混亂，甚至會影響生產秩序的運行，因此，對財務信息化持有謹慎態度。其次，對于財務部門而言，財務信息化必然會提高財務管理活動的自動化程度，從而大大減少對財務工作人員的需求量，因此，部分財務工作人員基于就業方面的考量，對財務信息化持有消極態度。最后，醫藥企業普遍缺乏財務信息化的文化氛圍。基層員工普遍認為財務信息化屬于財務部門的職責，與自身崗位無關，因此缺乏對信息化工作的價值認同。

（二）信息系統集成性不足

財務信息系統建設是財務信息化的核心內容，實質上，部分醫藥物流企業建設信息系統缺乏有效集成性。一方面，部分醫藥物流企業并未在決策層面設置獨立的信息化管理部門，無法根據企業實際，統籌協調各部門的信息化要求，制定財務信息化戰略，因此，各部門從本部門職責需求出發構建了獨立的信息系統。而各個系統之間的數據定義和技術標準都存在較大的差異性，無法實現數據的互聯互通。財務部門在引入其他部門信息系統中的數據時需要進行口徑方面的轉換，這不僅加大了財務人員工作量，同時還容易滋生人為操作風險。另一方面，財務信息系統的功能還不夠強大。部分醫藥物流企業搭建的財務信息系統只能實現對會計基礎工作的替代，比如可以實現自動化的會計核算、賬務處理、報表出具等，卻無法應用管理會計工具，比如開展全面預算管理、成本管理、績效管理和戰略管理等。

（三）缺乏完善的信息安全機制

基于信息技術的固有風險，企業構建的財務信息系統存在一定的安全漏洞。實際上，醫藥物流企業尚未建立完善的信息安全機制。一方面，依靠外部物理線路連接的信息系統非常容易遭到第三方的攻擊和攔截。比如黑客也可以利用系統漏洞來盜取各種信息數據或篡改相關信息。但醫藥物流企業的防火墻建設，防木馬軟件建設都處在相對滯后的狀態，時常遭到外部的攻擊。另一方面，醫藥物流企業缺乏完善的信息安全管理制度，比如在信息系統操作權限的設置上并未嚴格遵守制約和平衡的原則，容易滋生人員操作的道德風險。除此之外，醫藥物流企業缺乏對信息系統操作人員的安全培訓，這導致部分員工缺乏安全意識，在對財務數據的處理上存在明顯的隨意性，比如在傳遞信息時不進行加密處理，這大大增加了信息泄露的風險。

（四）財務人員的綜合素質不足

利用信息系統處理會計工作，并開展財務管理都是由財務人員來實施的，因此其綜合素質能對財務信息化的效果產生重要影響。實質上，當前醫藥物流企業財務人員的綜合素質還存在進一步提升的空間。一方面，大量會計人員僅僅具備基礎的會計基礎素質，比如進行會計的確認、計量和報告，僅能簡單應用會計信息系統卻無法對信息系統進行維護和升級。另一方面，醫藥物流企業普遍缺乏針對財務人員的長效培訓機制，未能制定針對新老員工的財務信息能力培訓方案，這就導致企業財務人員的信息技術應用能力長期無法得到提升。

五、新時期醫藥物流企業財務信息化的對策

（一）增強財務信息化意識

醫藥物流企業必須從多個角度入手增強財務信息化意識。首先，作為醫藥物流企業的領導者，其應積極發揮模范作用，樹立終身學習的意識，增強終身學習的能力，仔細研讀國家下發的各種關于財務信息化的制度文件，比如財政部印發的《財政部關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》，并參照文件要求，制定企業財務信息化的實施方案。其次，財務部門應肩負起財務信息化的職業使命，研究前沿的財務信息化理論并增強轉型意識，積極考取各種會計證書，實現由財務會計向管理會計的角色轉型。最后，醫藥物流企業還應該在單位內部大力營造關于財務信息化的文化氛圍，要加強宣傳工作，比如可以利用官方網站、公眾號和微博等媒介向基層員工講解財務信息化的內涵、重要性和實施路徑，以增強員工參與財務信息化活動的積極性。

（二）構建財務共享信息系統

醫藥物流企業必須堅持數據共享的理念，打造共享信息系統。一方面，醫藥物流企業根據財政部發布的《信息技術會計核算軟件數據接口》統一財務系統和其他信息系統之間的數據結構和數據接口，突破“數據孤島”現象，實現財務、生產、合同、科研等信息系統的數據共享。另一方面，在財務部門內部。財務部門應該統一會計信息系統的技術標準和數據口徑，突破財務預算、會計核算、財務決算、薪酬管理、費用報銷、資產管理等模塊的信息壁壘，實現財務數據的有效聯動。除此之外，財務部門還在持續推進財務信息化的高層次應用，不斷拓展傳統的服務功能，打通醫藥物流企業的資金流和信息流，比如統一費用報銷平臺、電子注冊系統、財務查詢系統和財政電子票據系統等。

（三）加強信息安全防范機制建設

在信息化背景下，財務信息系統面臨著較高水平的信息安全風險，因此醫藥物流企業必須從多個角度入手降低風險發生概率。首先，醫藥物流企業應在信息系統中安裝專門的防病毒和木馬軟件，定期對信息系統進行殺毒。其次，醫藥物流企業還應該加強對硬件的維護和處理。醫藥物流企業應對信息系統中的硬件存儲設備進行定期分析和維護，并根據實際情況對其中破損的硬件進行維修。與此同時，醫藥物流企業還可以采取加密文件的方式應對信息風險。在關鍵數據傳輸的過程中，用戶可以設置一定的口令信息來確保數據安全。最后，醫藥物流企業財務部門還應做好數據備份制度，積極落實數據庫巡檢制度，提升財務人員的信息安全意識和實際操作能力。

（四）提升財務人員綜合素質

醫藥物流企業應從多個角度入手提升財務人員綜合素質。首先，在人才招聘環節，要加強質量控制。人力資源管理部門要加強對財務人員會計專業素質、管理素質、商業邏輯能力和信息技術應用能力的考核，確保所招錄的人才能順利推進財務信息化的進程。其次，要建立長效的財務人員信息化培訓機制。針對新招錄的員工，要采取“傳幫帶”的方式提升其財務信息化的通識能力，促使其能有效適應信息化工作環境。針對有經驗的員工，醫藥物流企業可以針對其存在的能力短板制定針對化的培訓方案。最后，藥物物流企業還可以從外部市場中邀請財務信息化專業人才來單位內部開展講座培訓活動，并協同財務人員解決信息化建設中存在的問題和漏洞。

結語

在醫療體制改革和信息技術快速發展的背景下，醫藥物流企業要想充分應對外部環境的挑戰，就必須從多個角度入手加強財務信息化建設。財務信息化以信息平臺為依托，以財務人員為抓手，能夠實現對會計基礎工作的集中化處理，這為單位實施管理會計提供了有利條件。實際上，當前醫藥物流企業在財務信息化建設的過程中還存在一系列的問題。針對這些問題，本文闡述了財務信息化的概念和特征，并從多個角度提出了加強財務信息化的對策。期望本文的研究能為醫藥物流企業財務信息化水平的提升提供一定的參考意見。