淺談醫院人事檔案管理的現狀與發展對策

王力政　張永卿

【摘要】? 醫院人事檔案是醫院人力資源系統中的重要環節，本文通過分析當前醫院人事檔案管理的現狀及存在的問題，提出現階段優化人事檔案管理工作的發展對策，推動“數字化”“信息化”人事檔案數據庫的建立。

【關鍵詞】? 醫院； 人事檔案管理； 現狀； 對策

中圖分類號：G271.6? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1672-1721（2023）19-0130-03

DOI：10.19435/j.1672-1721.2023.19.043

檔案是記錄人一生的重要載體，人事檔案能夠客觀公正、全面立體地反映一個人最真實的情況。醫院人事檔案是醫務工作者在日常的臨床診療、護理、醫技、科研、職能等各工作崗位中形成的文字材料、影像圖片，從工作履歷、個人自傳、年度考核、學歷學位、繼續教育、職稱評價、工資兌現、獎懲制度、干部任免等多方面反映一個人的思想品德、工作業績、專業能力、清正廉潔等多方面情況，為人才選拔、績效考核、職稱聘任等各項工作的開展提供可借鑒的資料[1]。

隨著新時代醫療衛生事業的繁榮發展，醫院發展理念的不斷更新、發展規模的迅速擴大，各醫療單位之間聯動的不斷增多，醫院檔案工作應當順應時代發展的需要，及時主動發現檔案工作中存在的問題，并積極提出解決策略。探索改革創新是每一位從事檔案管理工作的人員應當主動面對、積極探索的新課題[2]，也是每一位與檔案密切相關的個人及集體應當積極參與的行動。

現以山西省腫瘤醫院為例，根據醫院人事檔案管理工作中發現的問題，有針對性地提出改進的意見與建議，積極探索一條緊跟醫院發展潮流的人事檔案管理新道路。該院是全國首批三甲醫院、全國百姓放心醫院，現已發展成為一所集預防、醫療、科研、教學、康復、寧養等多種職能為一體的現代化大型醫院。人事檔案管理工作雖然已經取得了較大進步，但在數量基數、重視程度、管理人員專業化水平、系統管理方面還相對落后，在一定程度上制約著醫院的發展。

1? ? 醫院人事檔案存在的問題

1.1? ? 人事檔案數量龐大、種類復雜、日常維護工作繁重? ? 據統計，該院現有在冊檔案3 689份，檔案類別構成為在編人員檔案、聘用制人員檔案、勞務派遣人員檔案、離退休人員檔案、死亡及其他人員檔案。這5類檔案中編寫了5套編號，造成檔案編號管理混亂。在編人員退休后檔案歸整至離退休人員庫，聘用制人員、勞務派遣人員辭職后檔案歸整至其他人員庫，需要將人員檔案重新劃歸類別并再次進行編號，增加了工作量，見表1。

檔案借閱主要集中在專業技術資格考試過程中，需將考核表、工資表借出，員工子女上學、遺產繼承、家庭成員入黨政審、戶口遷移、發布訃告等查閱原始檔案的情況，在這一過程中需要將檔案進行再次梳理，同時借閱過程中仍然存在著檔案歸整不及時、不完整的情況，見表2。

由于檔案數量基數龐大，類別多樣復雜，每年新增檔案數量多，借閱次數頻繁，日常檔案轉移、復印、查閱、歸檔等情況頻繁，同時由于檔案工作性質單一，使得檔案日常維護工作繁重。

1.2? ? 管理人員檔案意識薄弱? ? 管理人員存在檔案歸整、檔案利用意識薄弱的情況，檔案管理人員形象地將“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來不要”自我調侃檔案管理工作的真實寫照[3]。日常單一而繁重的工作中，容易出現檔案歸整不及時、檔案活頁不能按照規定的程序歸入檔案冊中、檔案分散在不同地方等情況；同時，存在人員主動服務意識淡薄、缺乏足夠重視的情況，對于干部履歷、獎懲等材料不能做到及時更新歸整，分散在各處的零散材料不能及時匯總，造成檔案內容不完整、更新不及時，不能及時、全面地反映個人真實情況。

員工未能及時將外借的檔案歸還，不能主動將外出進修、繼續學習教育、專業技術資格考試等經歷中獲取的新檔案資料及時補充，缺少對個人工作業績、學習經歷等動態信息的補充、完善。部分員工在填報《干部履歷表》內容不完整、能省則省，對于家庭成員等信息往往直接省略不填，造成檔案資料不完整，也不能積極發揮檔案在財產公證、政治審查等活動中應有的作用。

1.3? ? 檔案管理人員專業化水平低? ? 專職從事檔案管理的人力資源配置不足、專業化水平低。該院從事檔案管理的工作人員在全日制院校學習的專業不是檔案管理、圖書情報及相關專業，對于檔案管理缺乏系統的理論基礎[4]。其次，檔案管理人員也不是專職從事此項工作，往往作為一項兼職工作來對待，無專職從事檔案管理的人員。再次，現階段檔案管理工作缺乏相應的規章制度，檔案管理者所需要的知識與技能多以科室同事口口相傳、經驗交流、自我探索的方式獲得，因此造就了人事檔案管理標準不統一、不規范的現狀。最后，檔案管理人員缺乏專業、系統的學習培訓，沒有考取檔案管理相應的資格證書。由于職稱晉升渠道不完善，工資福利待遇得不到有效保障，使得考取檔案管理專業技術資格的人員數量稀少，行政后勤職能部分共有517人，其中考取檔案相關專業技術資格人員16人，占比3%，非檔案相關專業技術資格人員423人，占比82%，其他未考取專業技術資格人員78人，占比15%。大部分檔案專業技術資格人員停留在初中級階段，水平普遍偏低，在考取檔案相關專業技術資格的16人中，取得初級資格11人，占比69%，中級資格5人，占比31%，現階段無人考取高級資格。

1.4? ? 檔案管理工作不系統、管理方式相對落后? ? 檔案管理硬件設備資源配置不足，缺乏現代技術的支持。檔案管理工作目前還停留在紙質材料管理的傳統階段，造成管理效率低、錯誤率高，通過人工將紙質材料以個體為單位進行歸集整理，檔案保存、分類工作繁重；同時，未將檔案信息資源與醫院發展緊密結合起來，未能充分發揮檔案的資源優勢與有效利用，管理理念相對狹隘落后[5]。檔案管理工作雖然引進計算機操作系統，但僅僅是通過Excle將個人檔案號、姓名等簡單的檢索信息進行簡單記錄，大部分工作依然依靠工作人員的手寫記錄，或是進行初級的表格匯總，個人檔案號未能與醫院其他信息充分結合、實現檔案資源的實時共享；同時，未能通過專業的系統模塊將檔案資料以數字化、圖片化、信息化的形式進行儲存，也未能生成各類報表運用于工作中。檔案資源未能進行有效的轉化與利用。

2? ? 醫院人事檔案工作改進方向

2.1? ? 建立人事檔案惟一索引標準? ? 現階段，醫院工作人員在不同的部門、不同的檔案類別都有不同的編號，例如：胸卡編號、工資編號、檔案編號、醫護編號等，多種編號的存在使得工作人員在填寫表格時不知道以哪個號碼為準，填寫錯誤的情況時常發生。鑒于此類問題的存在，應將編號進行整合，建立惟一的編號機制，即在人員首次入院工作時創建的編號作為其在醫院的惟一編號，并確保人員編號的惟一性、不重復使用性，運用于個人在醫院工作的始終。將編號關聯到個人姓名、身份證號碼、學歷、職稱、工資福利、獎懲、科學研究等在醫院工作的各方面，通過編號就能將個人在醫院工作的方方面面檢索出來，有效避免一人多號的情況，以及同名同姓人員編號混亂的情況，減少重復操作。

2.2? ? 強化職工檔案維護意識? ? 全體職工應正確認識到人事檔案工作的重要性。首先，醫院領導層應當加強對檔案工作的重視程度，結合國家相關法律法規、行業規范與要求，以及醫院自身實際情況、發展趨勢，建立適合醫院發展的檔案管理制度，為醫院人事檔案管理提供指導與幫助。定期檢查工作情況，早發現問題并及時解決，以此推進醫院人事檔案管理工作制度化、規范化、有序化[6]。其次，檔案管理人員必須具備政治責任感，正確樹立積極的工作態度與熱情的服務意識，對于檔案按時整理、及時更新，維護檔案的真實性、完整性、連續性。檔案管理員應當在領導層的正確領導下、全體醫院職工的幫助下，構建系統、完善的醫院人事檔案管理體系，并運用現代化、電子化的設備和學習先進的管理理念，不斷優化、完善檔案工作[7]。檔案管理人員應該通過開設科普講座、醫院內部宣傳報紙、微信服務公眾號、公開課等多途徑宣傳人事檔案管理工作，將檔案管理工作與醫院各項工作緊密結合，幫助全院職工更清晰地認識到檔案工作的重要性，讓每一位職工都能夠積極地參與到檔案管理中來。最后，每位職工應當認識到檔案與個人切身利益息息相關，高度重視個人檔案，并積極參與到個人檔案的創建、維護、更新、利用中，將新取得的檔案及時歸檔，借出的檔案及時歸還。

2.3? ? 加強檔案管理人員培訓? ? 構建檔案管理人員的人才培養和儲備機制。可通過高校校園招聘、委托人才市場進行人才選拔等方式吸引更多專業的人才，保證檔案專業人才的儲備。構建內部專業人才培養機制，可開展業務學習、專業教育培訓、外出交流學習、考取相關從業資格證等多樣化的培訓，提升檔案管理人員業務能力、綜合素養。完善職稱晉升渠道，保證工資福利待遇，吸引更多的人才愿意從事檔案管理工作[8]。掌握足夠的檔案管理知識，熟悉檔案關系相關制度，掌握數字化信息技術在檔案管理中的應用，激發檔案管理人員對于檔案工作的新認識，定期組織前往專業培訓機構進行深造、學習，通過系統學習、培訓取得相應資質。

2.4? ? 加快推進檔案數字化、信息化進程? ? 根據《人力資源社會保障部辦公廳關于印發〈專業技術人員職業資格證書管理便利化改革實施方案〉的通知》（人社廳發〔2017〕84號）以及山西省2020年12月下發的《關于加快推進專業技術人員資格證書電子化便利化工作的通知晉人社廳函〔2020〕1091號》，專業技術人員考試取得的資格證書已成為電子證書形式發放，逐步代替紙質證書，人事檔案數字信息化是未來主流與趨勢。在做好紙質檔案基礎工作的前提下，應當加快建立以人事檔案信息化為基礎，覆蓋人事管理各方面的人力資源管理系統，在工作中不斷補充干部履歷、學歷、專業技術資格、獎懲、工資、以及“德、智、勤、廉、績”等體現個人發展連續的、動態的材料，以數字化、信息化、圖片化的形式納入到人力資源管理系統中，做到一次錄入，多方位輸出信息，重復利用，可形成各類報表，減輕檔案管理員工作強度的同時提高人事檔案的利用率，改進服務質量，強化人事管理[9]。將人事檔案中的內容以資源化、信息化的方式加以合理開發和利用。建立人力資源管理系統，有效幫助檔案管理人員在歸整檔案、檔案查閱、檔案數據生成中提高工作效率與準確率。有效生成各類報表、系統生成各類動態數據信息，為院所領導及相關科室提供相應決策信息，在科室人才梯隊建設、職稱聘任、干部選拔任用等方面發揮重要作用，為推動醫院健康、持續發展奠定堅實的基礎。

2.5? ? 推進傳統檔案管理向檔案數據管理轉型? ? 在全面實現檔案管理的數字化、信息化的基礎上，提出對檔案管理更高的要求，即“檔案數據管理”。檔案數據管理是在大數據時代背景下，將傳統的檔案管理演變成檔案大數據管理的過程，對檔案紙質材料信息化、電子化后再利用計算機、智慧工程、互聯網、云計算、數據庫等現代技術進行有效的數據采集、接收、處理、備份、遷移、開發、維護、應用，實現檔案數據價值增長[10]。首先，制定多來源、多渠道、多類型的檔案數據采集方案，多途徑的數據采集方式，主動接收檔案數據采集全過程中動態變化的數據資料并加以分析。其次，提供不同需求、不同類型的檔案數據處理方案，通過將原始檔案數據進行清洗、過濾、鑒定、轉換格式等手段，將合格的檔案數據儲存進數據庫中，才能實現對檔案數據的相互關聯、分析、檢索、深度挖掘、抽取利用，從而為決策提供參考[11]。再次，相對于傳統檔案維護，新型檔案數據維護利用新型技術作為檔案數據備份、遷移的儲存容器，確保檔案數據的安全、有效、長期存儲，可以實時實地對檔案數據的合規性、異常性作出判斷與提示。最后，相對于傳統檔案的應用，檔案數據應用可提供智能化檢索方式，建立一站式檢索門戶，通過搜索檔案用戶的身份標識（個人編號、身份證號）等檢索詞來實現檢索結果。可建立數據關聯、詞語關聯、年份關聯、職務關聯、職稱關聯、交叉關聯[12]等多種檢索模型，將數據深度挖掘、抽取利用，實現檔案資源的應用和分析功能。

綜上所述，隨著醫院的快速發展，醫院人事制度改革勢在必行，醫院管理方式也要順應時代的需要進行變革。而人事檔案作為醫院管理的重要環節，在人事檔案基數龐大、工作單一繁重、職工對于檔案的作用尚未引起足夠重視、人員及設備專業化水平偏低的現實情況下，應當積極加大宣傳、培訓力度，提高全院人員對檔案的重視程度，加強專職管理人才隊伍建設，系統梳理、構建人事檔案管理制度，探索一條適合現階段醫院發展的、具有本單位特色的檔案管理新模式。做好紙質檔案管理工作的同時加快推進人力資源管理系統建設，實現人事檔案向現代化、電子化、信息化轉化，并將檔案信息資源向成果轉化，將數據資源的開放性、共享性作為最高目標，為醫院人才隊伍建設、為實現全國一流水平醫院的目標做出更大的貢獻。

參考文獻

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（收稿日期：2023-04-25）