提升住房公積金電子檔案管理水平的對策

姜國華

摘 要：本文結(jié)合公積金電子檔案管理的實踐經(jīng)驗，論述了公積金電子檔案管理的現(xiàn)狀，提出了以下對策：住房公積金電子檔案管理體系建設(shè)，推進(jìn)住房公積金電子檔案管理規(guī)范化建設(shè)，強(qiáng)化住房公積金電子檔案信息安全建設(shè)，提高公積金電子檔案信息開發(fā)利用能力。

關(guān)鍵詞：住房公積金；電子檔案；管理；方法

住房公積金檔案是住房公積金辦理過程中所有資料的真實、原始記錄，是我國檔案信息資源的中的一個重要部分，具有十分重要的資政、參考作用。隨著住房公積金管理工作和信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，住房公積金業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中形成的電子文件數(shù)量愈加龐大、檔案利用愈加頻繁。因此，推進(jìn)住房公積金電子檔案管理是住房公積金事業(yè)發(fā)展的必然選擇。

1? 住房公積金電子檔案管理的現(xiàn)狀

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的迅速發(fā)展，住房公積金業(yè)務(wù)工作中形成的電子文件正迅速且不可逆轉(zhuǎn)地取代紙質(zhì)文件，并成為住房公積金管理活動的憑證。與此同時，住房公積金電子檔案管理存在的問題逐步顯現(xiàn)。

1.1 住房公積金電子檔案管理體系尚未完善

一些公積金中心對轄區(qū)內(nèi)公積金電子檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等工作管理體系尚未完善。目前公積金檔案的收集整理遵循“誰辦理，誰負(fù)責(zé)”的原則，公積金中心各部門、分支機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦網(wǎng)點在工作中形成的、已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)歸檔文件材料，由本部門（單位）負(fù)責(zé)收集、整理。上述單位的檔案管理人員負(fù)責(zé)本單位文件材料的收集、整理和歸檔工作，定期將檔案實體、檔案目錄、電子檔案數(shù)據(jù)一并移交綜合檔案室。

1.2 公積金電子檔案信息數(shù)據(jù)平臺尚未建立

一些公積金管理中心檔案管理信息系統(tǒng)尚未實現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)相銜接，保證數(shù)據(jù)的一致性，從文件采集、業(yè)務(wù)辦理到文件歸檔進(jìn)行全過程管理，實現(xiàn)增量檔案電子化、經(jīng)辦業(yè)務(wù)和檔案管理的一體化。在業(yè)務(wù)辦理時，尚未對歸檔范圍內(nèi)的文件材料原件進(jìn)行拍照或掃描的，歸集、提取類紙質(zhì)檔案可只留存原件，其他類檔案須確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應(yīng)。

1.3 公積金電子檔案安全防護(hù)系統(tǒng)尚未成型

一些住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)，在流程管理、數(shù)據(jù)接口和電子檔案“四性”保障上仍存在諸多隱患。一些公積金中心沒有建立檔案信息化管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系，配備必要的信息安全設(shè)備，建立信息安全管理制度，采取信息安全技術(shù)措施，來保障信息系統(tǒng)安全。沒有采取定期備份電子檔案，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，對重要檔案實行異地備份保管，保障電子檔案數(shù)據(jù)安全等措施。系統(tǒng)一旦受損，將給住房公積金乃至社會造成難以挽回的損失。

2 做好房公積金電子檔案管理的對策

計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，開啟了住房公積金檔案管理的新局面，電子檔案也逐步成為住房公積金檔案管理重要形式之一。住房公積金部門要將信息技術(shù)和管理業(yè)務(wù)緊密融合，務(wù)實創(chuàng)新，努力提升住房公積金電子檔案管理的執(zhí)行能力。

2.1 完善住房公積金電子檔案管理體系建設(shè)

住房公積金部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對住房公積金電子檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)，從檔案資源、服務(wù)、安全、制度等方面發(fā)力，完善住房公積金電子檔案管理的體系建設(shè)，全面提升住房公積金電子檔案管理的管控能力。

2.1.1完善公積金電子檔案制度體系建設(shè)。建立住房公積金電子檔案收集、整理和歸檔制度、電子檔案歸檔督查制度等一系列制度。加強(qiáng)電子檔案管理制度的供給，做到全面覆蓋、重點突出、加強(qiáng)銜接。一是制定住房公積金電子檔案管理細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括《住房公積金電子文件歸檔范圍和保管期限表》《住房公積金電子文件歸檔流程與檔號編制規(guī)則》等，內(nèi)容涉及人員崗位職責(zé)、系統(tǒng)運維規(guī)范、機(jī)房管理、檔案數(shù)字化管理等工作。二是完善公積金電子檔案安全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括《住房公積金電子文件歸檔四性檢測和保障方案》《住房公積金電子文件歸檔接口標(biāo)準(zhǔn)》《住房公積金電子文件歸檔元數(shù)據(jù)方案》等，內(nèi)容涉及傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔、檔案分類、檔案管理及業(yè)務(wù)流程、檔案利用、安全保密管理等工作。

2.1.2完善公積金電子檔案資源體系建設(shè)。隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子檔案逐步成為住房公積金檔案管理重要形式之一。在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無誤地記錄、存檔。公積金管理中心要按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作思路，開展檔案信息化工作；同時開展已歸檔的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。按照公積金檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立公積金檔案管理信息系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)公積金檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與住房公積金業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)相銜接。保證數(shù)據(jù)的一致性，從文件采集、業(yè)務(wù)辦理到文件歸檔進(jìn)行全過程管理，實現(xiàn)增量檔案電子化，經(jīng)辦業(yè)務(wù)和檔案管理的一體化[1]。通過計算機(jī)與檔案管理系統(tǒng)這個平臺，為公積金用戶申請審查、復(fù)核等日常服務(wù)等工作提供參考依據(jù)和憑證信息。

2.1.3完善公積金電子檔案服務(wù)體系建設(shè)。住房公積金檔案真實完整記錄住房公積金實施情況，全面客觀反映住房公積金管理狀況。綜合反映了辦理住房公積金業(yè)務(wù)的用戶以及辦理貸款、繳存、提取業(yè)務(wù)活動狀況。一是檔案服務(wù)對象擴(kuò)大，從主要為住房公積金中心管理部門服務(wù)，擴(kuò)大到為包括業(yè)務(wù)部門和一線人員服務(wù)。二是檔案服務(wù)方式轉(zhuǎn)變，從提供紙質(zhì)檔案擴(kuò)大到提供原始電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。三是檔案服務(wù)功能增強(qiáng)，從提供單平臺檔案查詢擴(kuò)大到跨平臺檔案信息集成服務(wù)，并在電子檔案“四性”檢測及安全加固上提供檔案增值服務(wù)。四是檔案服務(wù)內(nèi)容增加，從提供面上檔案內(nèi)容信息，擴(kuò)大到綜合提供文件和檔案元數(shù)據(jù)信息，并為將來提供檔案大數(shù)據(jù)信息做好準(zhǔn)備。

2.2 推進(jìn)住房公積金電子檔案管理規(guī)范化建設(shè)

住房公積金電子檔案是檔案管理技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等結(jié)合的產(chǎn)物，代表著住房公積金檔案管理的發(fā)展方向。只有推進(jìn)住房公積金檔案管理規(guī)范化建設(shè)，才能為住房公積金管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供支持。

2.2.1拓展住房公積金電子檔案管理范圍。住房公積金電子檔案實施集中統(tǒng)一、科學(xué)有效的管理，是提高住房公積金規(guī)范化運作水平的重要保證。一是在管理對象上從文書類檔案向業(yè)務(wù)類檔案延伸，將住房公積金電子檔案納入管理范圍，并向公積金檔案歸集、提取、貸款、會計、執(zhí)法、稽核六個屬類領(lǐng)域延伸。二是在管理載體上從紙質(zhì)檔案向電子檔案延伸，聚焦增量原始電子檔案，持續(xù)開展存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化。三是從傳統(tǒng)管理模式向“混合制”“單套制”延伸。在當(dāng)前實現(xiàn)以原始電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的“混合制”管理模式，今后逐步向電子檔案“單套制”管理模式過渡。四是管理信息內(nèi)容上從單一電子檔案內(nèi)容信息向包括結(jié)構(gòu)、背景信息在內(nèi)的元數(shù)據(jù)延伸，以確保原始電子檔案及其掃描件的內(nèi)容真實、證據(jù)可靠。五是在管理過程上從后端檔案管理向前端文件管理延伸，對住房公積金電子文件的形成、辦理、保存、鑒定、利用等工作環(huán)節(jié)，按照檔案管理要求實行全過程監(jiān)管，確保電子文件始終處于管控狀態(tài)。

2.2.2提高公積金電子檔案質(zhì)量的控制能力。檔案質(zhì)量越高，其價值和利用效益越大。檔案質(zhì)量控制的關(guān)口在于電子文件的歸檔質(zhì)量，而控制歸檔質(zhì)量的關(guān)鍵工具則是文件歸檔范圍和保管期限表。一是在編制《住房公積金文件歸檔范圍和保管期限表》時，針對每份文件的主要屬性進(jìn)行詳細(xì)定義。將該表植入電子檔案管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)根據(jù)操作人員輸入的歸檔文件名稱，自動生成文件標(biāo)題、保管期限、分類號、載體類型、密級、生成系統(tǒng)、責(zé)任部門、責(zé)任人等著錄信息。二是由住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件歸檔，歸檔文件類目齊全、著錄詳盡、整理有序、質(zhì)量上乘。從而對住房公積金電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫起到精準(zhǔn)控制的作用，為檔案檢索利用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、安全質(zhì)量控制創(chuàng)造寶貴的條件。

2.2.3提升公積金電子檔案信息資源的整合能力。通過現(xiàn)代信息技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，打破了內(nèi)設(shè)業(yè)務(wù)部門的限制，促使住房公積金檔案資源進(jìn)行整合，使檔案信息資源得到最充分的利用和配置。一是實現(xiàn)電子檔案資源的集約化管理。保持公積金檔案信息的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，實現(xiàn)資源的集約化管理，是現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢，也是住房公積金檔案信息化建設(shè)的客觀需要。將公積金檔案信息的分類方案、歸檔范圍、質(zhì)量檢測、價值鑒定、憑證保護(hù)等規(guī)定和要求嵌入檔案管理系統(tǒng)中自動執(zhí)行，因而需要檔案管理系統(tǒng)具有能夠保證電子文件的捕獲、分類、組織、格式轉(zhuǎn)換、歸檔處理和自動移交等相關(guān)功能。二是建立統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)。建立與政府服務(wù)網(wǎng)、社保服務(wù)網(wǎng)檔案信息資源共享的住房公積金檔案信息中心。形成檔案信息資源總庫，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)檔案信息資源集成、業(yè)務(wù)流程集成、數(shù)據(jù)資源集成、存儲方式和存儲格式集成。這種大集成格局的形成，有效整合了住房公積金業(yè)務(wù)信息資源，打破業(yè)務(wù)部門之間數(shù)據(jù)共享的隔閡，被授權(quán)員工方便快捷地實現(xiàn)跨平臺檢索利用業(yè)務(wù)檔案信息資源[2]。

2.3 強(qiáng)化住房公積金電子檔案信息安全建設(shè)

保證住房公積金電子檔案信息安全是一項系統(tǒng)工程，不僅需要保證電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實完整、安全可用，更需要保障公積金業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔實施過程的順利無誤、安全可控。因此，公積金管理部門需要構(gòu)建有助于電子檔案形成過程管控與安全管理相關(guān)的功能。

2.3.1完善公積金電子檔案安全責(zé)任體系。建立由公積金部門主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各科室負(fù)責(zé)人參加的住房檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對電子檔案的接收、使用、存放、歸檔等各個環(huán)節(jié)應(yīng)實行管理負(fù)責(zé)制。一是所有責(zé)任主體要按照權(quán)責(zé)一致的原則，共同建立健全以第一責(zé)任人為核心的電子檔案安全管控體系。二是在傳統(tǒng)人防、物防和技防措施基礎(chǔ)上，注重檔案保管環(huán)境和檔案載體的保護(hù)，確保檔案信息真實準(zhǔn)確。三是通過采取質(zhì)量認(rèn)證、“四性”檢測、訪問權(quán)限控制等手段，加強(qiáng)對住房公積金電子檔案信息的安全控制。四是在住房公積金電子檔案形成過程中，深入研究住房電子檔案內(nèi)容、特點和形成規(guī)律，落實電子檔案載體和信息風(fēng)險的監(jiān)控、識別、評估、應(yīng)對等措施，確保住房公積金電子檔案安全萬無一失[3]。

2.3.2建立公積金電子檔案信息安全網(wǎng)絡(luò)。電子檔案信息安全問題是確保住房公積金檔案長久安全的緊迫任務(wù)。電子文件由于信息、載體和生存環(huán)境方面的不穩(wěn)定性，在真實、完整、有效和安全方面存在諸多先天性缺陷，尤其經(jīng)不起長期保存的考驗。因此，公積金管理中心要建立由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各科室負(fù)責(zé)人參加的住房檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對電子檔案的接收、使用、存放、歸檔等各個環(huán)節(jié)應(yīng)實行嚴(yán)格的管理負(fù)責(zé)制。推進(jìn)住房公積金電子檔案管理，發(fā)現(xiàn)和杜絕違規(guī)操作、營私舞弊等行為，確保住房管理規(guī)范，為住房公積金中心工作做好服務(wù)。

2.3.3建立公積金電子檔案安全運轉(zhuǎn)流程。電子文件的長期安全保存是一項艱巨而復(fù)雜的工作。一是住房公積金檔案管理系統(tǒng)要通過建立規(guī)范的歸檔接口方式，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫對接， 獲取電子文件及其處理過程信息，避免信息傳輸過程中的質(zhì)量受損。二是運用元數(shù)據(jù)管理、封裝加密、用戶權(quán)限控制等安全技術(shù)，維護(hù)檔案“四性”[4]。三是采取自動批量轉(zhuǎn)換格式，以符合規(guī)范的PDF/A格式長期保存電子檔案；采用安全存儲和各種備份手段延長電子檔案保管壽命。四是對檔案信息進(jìn)行保密定級，對檔案查詢者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，不同身份提供不同級別的權(quán)限。采用實名制、身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。

2.4 提高公積金電子檔案信息開發(fā)利用能力

公積金管理中心應(yīng)建立檔案利用制度，完善檔案查閱程序，按照有關(guān)規(guī)定提供檔案信息查詢服務(wù)。利用住房公積金檔案信息，為住房公積金申請、審核、復(fù)核、退出等管理工作服務(wù)，為住房公積金管理、使用提供依據(jù)，為住房公積金管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供支持。

2.4.1提高公積金檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，檔案管理人員不僅應(yīng)具有較高的檔案專業(yè)知識水平，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化與科學(xué)技術(shù)知識。其次，檔案管理人員必須掌握一定的計算機(jī)知識，特別是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識水平。構(gòu)建以檔案基礎(chǔ)知識為根基，專業(yè)知識為主干，相關(guān)知識為補(bǔ)充的知識結(jié)構(gòu)，使檔案人員向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)化。

2.4.2提高為用戶提供檔案檢索服務(wù)能力。檔案管理系統(tǒng)通過檔案數(shù)據(jù)的源頭采集和文檔管理數(shù)據(jù)的無縫對接，提高了檔案結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的內(nèi)在內(nèi)容質(zhì)量，能夠滿足各類用戶對住房公積金業(yè)務(wù)信息的多途徑、深層次、多渠道、高速度檢索的需要[5]。為用戶提供檢索服務(wù)能力主要指檔案信息處理能力、用戶分析能力和新技術(shù)的應(yīng)用能力。檔案管理人員要掌握必要的軟件操作和維護(hù)技能，提高對公積金檔案信息搜集、理解、分析、處理的能力，提高住房公積金電子檔案檢索的查全率、查準(zhǔn)率和檢索效率，更好地促進(jìn)檔案信息的查詢服務(wù)。

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