提升住房公積金電子檔案管理水平的對策

姜國華

摘 要：本文結合公積金電子檔案管理的實踐經驗，論述了公積金電子檔案管理的現狀，提出了以下對策：住房公積金電子檔案管理體系建設，推進住房公積金電子檔案管理規范化建設，強化住房公積金電子檔案信息安全建設，提高公積金電子檔案信息開發利用能力。

關鍵詞：住房公積金；電子檔案；管理；方法

住房公積金檔案是住房公積金辦理過程中所有資料的真實、原始記錄，是我國檔案信息資源的中的一個重要部分，具有十分重要的資政、參考作用。隨著住房公積金管理工作和信息化技術的飛速發展，住房公積金業務管理系統中形成的電子文件數量愈加龐大、檔案利用愈加頻繁。因此，推進住房公積金電子檔案管理是住房公積金事業發展的必然選擇。

1? 住房公積金電子檔案管理的現狀

隨著信息化、網絡化的迅速發展，住房公積金業務工作中形成的電子文件正迅速且不可逆轉地取代紙質文件，并成為住房公積金管理活動的憑證。與此同時，住房公積金電子檔案管理存在的問題逐步顯現。

1.1 住房公積金電子檔案管理體系尚未完善

一些公積金中心對轄區內公積金電子檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等工作管理體系尚未完善。目前公積金檔案的收集整理遵循“誰辦理，誰負責”的原則，公積金中心各部門、分支機構和業務經辦網點在工作中形成的、已經辦理完畢的應歸檔文件材料，由本部門（單位）負責收集、整理。上述單位的檔案管理人員負責本單位文件材料的收集、整理和歸檔工作，定期將檔案實體、檔案目錄、電子檔案數據一并移交綜合檔案室。

1.2 公積金電子檔案信息數據平臺尚未建立

一些公積金管理中心檔案管理信息系統尚未實現住房公積金業務管理信息系統相銜接，保證數據的一致性，從文件采集、業務辦理到文件歸檔進行全過程管理，實現增量檔案電子化、經辦業務和檔案管理的一體化。在業務辦理時，尚未對歸檔范圍內的文件材料原件進行拍照或掃描的，歸集、提取類紙質檔案可只留存原件，其他類檔案須確保紙質檔案與電子檔案一一對應。

1.3 公積金電子檔案安全防護系統尚未成型

一些住房公積金電子檔案管理系統，在流程管理、數據接口和電子檔案“四性”保障上仍存在諸多隱患。一些公積金中心沒有建立檔案信息化管理系統安全保密防護體系，配備必要的信息安全設備，建立信息安全管理制度，采取信息安全技術措施，來保障信息系統安全。沒有采取定期備份電子檔案，建立數據恢復機制，對重要檔案實行異地備份保管，保障電子檔案數據安全等措施。系統一旦受損，將給住房公積金乃至社會造成難以挽回的損失。

2 做好房公積金電子檔案管理的對策

計算機及網絡技術的普及，開啟了住房公積金檔案管理的新局面，電子檔案也逐步成為住房公積金檔案管理重要形式之一。住房公積金部門要將信息技術和管理業務緊密融合，務實創新，努力提升住房公積金電子檔案管理的執行能力。

2.1 完善住房公積金電子檔案管理體系建設

住房公積金部門應當加強對住房公積金電子檔案管理工作的組織領導和制度建設，從檔案資源、服務、安全、制度等方面發力，完善住房公積金電子檔案管理的體系建設，全面提升住房公積金電子檔案管理的管控能力。

2.1.1完善公積金電子檔案制度體系建設。建立住房公積金電子檔案收集、整理和歸檔制度、電子檔案歸檔督查制度等一系列制度。加強電子檔案管理制度的供給，做到全面覆蓋、重點突出、加強銜接。一是制定住房公積金電子檔案管理細則和標準規范，包括《住房公積金電子文件歸檔范圍和保管期限表》《住房公積金電子文件歸檔流程與檔號編制規則》等，內容涉及人員崗位職責、系統運維規范、機房管理、檔案數字化管理等工作。二是完善公積金電子檔案安全標準規范，包括《住房公積金電子文件歸檔四性檢測和保障方案》《住房公積金電子文件歸檔接口標準》《住房公積金電子文件歸檔元數據方案》等，內容涉及傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔、檔案分類、檔案管理及業務流程、檔案利用、安全保密管理等工作。

2.1.2完善公積金電子檔案資源體系建設。隨著計算機及網絡技術的普及，電子檔案逐步成為住房公積金檔案管理重要形式之一。在電子檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內容，系統而正確無誤地記錄、存檔。公積金管理中心要按照“存量數字化、增量電子化”的工作思路，開展檔案信息化工作；同時開展已歸檔的紙質檔案數字化工作。按照公積金檔案信息化技術標準，建立公積金檔案管理信息系統和信息數據庫，實現公積金檔案管理信息系統應與住房公積金業務管理信息系統相銜接。保證數據的一致性，從文件采集、業務辦理到文件歸檔進行全過程管理，實現增量檔案電子化，經辦業務和檔案管理的一體化[1]。通過計算機與檔案管理系統這個平臺，為公積金用戶申請審查、復核等日常服務等工作提供參考依據和憑證信息。

2.1.3完善公積金電子檔案服務體系建設。住房公積金檔案真實完整記錄住房公積金實施情況，全面客觀反映住房公積金管理狀況。綜合反映了辦理住房公積金業務的用戶以及辦理貸款、繳存、提取業務活動狀況。一是檔案服務對象擴大，從主要為住房公積金中心管理部門服務，擴大到為包括業務部門和一線人員服務。二是檔案服務方式轉變，從提供紙質檔案擴大到提供原始電子檔案為主，紙質檔案為輔。三是檔案服務功能增強，從提供單平臺檔案查詢擴大到跨平臺檔案信息集成服務，并在電子檔案“四性”檢測及安全加固上提供檔案增值服務。四是檔案服務內容增加，從提供面上檔案內容信息，擴大到綜合提供文件和檔案元數據信息，并為將來提供檔案大數據信息做好準備。

2.2 推進住房公積金電子檔案管理規范化建設

住房公積金電子檔案是檔案管理技術與計算機技術、網絡技術和多媒體技術等結合的產物，代表著住房公積金檔案管理的發展方向。只有推進住房公積金檔案管理規范化建設，才能為住房公積金管理信息系統建設提供支持。

2.2.1拓展住房公積金電子檔案管理范圍。住房公積金電子檔案實施集中統一、科學有效的管理，是提高住房公積金規范化運作水平的重要保證。一是在管理對象上從文書類檔案向業務類檔案延伸，將住房公積金電子檔案納入管理范圍，并向公積金檔案歸集、提取、貸款、會計、執法、稽核六個屬類領域延伸。二是在管理載體上從紙質檔案向電子檔案延伸，聚焦增量原始電子檔案，持續開展存量紙質檔案數字化。三是從傳統管理模式向“混合制”“單套制”延伸。在當前實現以原始電子檔案為主，紙質檔案為輔的“混合制”管理模式，今后逐步向電子檔案“單套制”管理模式過渡。四是管理信息內容上從單一電子檔案內容信息向包括結構、背景信息在內的元數據延伸，以確保原始電子檔案及其掃描件的內容真實、證據可靠。五是在管理過程上從后端檔案管理向前端文件管理延伸，對住房公積金電子文件的形成、辦理、保存、鑒定、利用等工作環節，按照檔案管理要求實行全過程監管，確保電子文件始終處于管控狀態。

2.2.2提高公積金電子檔案質量的控制能力。檔案質量越高，其價值和利用效益越大。檔案質量控制的關口在于電子文件的歸檔質量，而控制歸檔質量的關鍵工具則是文件歸檔范圍和保管期限表。一是在編制《住房公積金文件歸檔范圍和保管期限表》時，針對每份文件的主要屬性進行詳細定義。將該表植入電子檔案管理系統，由系統根據操作人員輸入的歸檔文件名稱，自動生成文件標題、保管期限、分類號、載體類型、密級、生成系統、責任部門、責任人等著錄信息。二是由住房公積金電子檔案管理系統完成電子文件歸檔，歸檔文件類目齊全、著錄詳盡、整理有序、質量上乘。從而對住房公積金電子檔案目錄數據庫起到精準控制的作用，為檔案檢索利用、數據統計分析、安全質量控制創造寶貴的條件。

2.2.3提升公積金電子檔案信息資源的整合能力。通過現代信息技術，傳統的檔案管理朝著網絡化方向發展，打破了內設業務部門的限制，促使住房公積金檔案資源進行整合，使檔案信息資源得到最充分的利用和配置。一是實現電子檔案資源的集約化管理。保持公積金檔案信息的內在邏輯聯系，實現資源的集約化管理，是現代檔案管理的必然趨勢，也是住房公積金檔案信息化建設的客觀需要。將公積金檔案信息的分類方案、歸檔范圍、質量檢測、價值鑒定、憑證保護等規定和要求嵌入檔案管理系統中自動執行，因而需要檔案管理系統具有能夠保證電子文件的捕獲、分類、組織、格式轉換、歸檔處理和自動移交等相關功能。二是建立統一的電子檔案管理系統。建立與政府服務網、社保服務網檔案信息資源共享的住房公積金檔案信息中心。形成檔案信息資源總庫，實現了業務檔案信息資源集成、業務流程集成、數據資源集成、存儲方式和存儲格式集成。這種大集成格局的形成，有效整合了住房公積金業務信息資源，打破業務部門之間數據共享的隔閡，被授權員工方便快捷地實現跨平臺檢索利用業務檔案信息資源[2]。

2.3 強化住房公積金電子檔案信息安全建設

保證住房公積金電子檔案信息安全是一項系統工程，不僅需要保證電子文件及其元數據的真實完整、安全可用，更需要保障公積金業務系統歸檔實施過程的順利無誤、安全可控。因此，公積金管理部門需要構建有助于電子檔案形成過程管控與安全管理相關的功能。

2.3.1完善公積金電子檔案安全責任體系。建立由公積金部門主管領導牽頭，各科室負責人參加的住房檔案管理網絡，對電子檔案的接收、使用、存放、歸檔等各個環節應實行管理負責制。一是所有責任主體要按照權責一致的原則，共同建立健全以第一責任人為核心的電子檔案安全管控體系。二是在傳統人防、物防和技防措施基礎上，注重檔案保管環境和檔案載體的保護，確保檔案信息真實準確。三是通過采取質量認證、“四性”檢測、訪問權限控制等手段，加強對住房公積金電子檔案信息的安全控制。四是在住房公積金電子檔案形成過程中，深入研究住房電子檔案內容、特點和形成規律，落實電子檔案載體和信息風險的監控、識別、評估、應對等措施，確保住房公積金電子檔案安全萬無一失[3]。

2.3.2建立公積金電子檔案信息安全網絡。電子檔案信息安全問題是確保住房公積金檔案長久安全的緊迫任務。電子文件由于信息、載體和生存環境方面的不穩定性，在真實、完整、有效和安全方面存在諸多先天性缺陷，尤其經不起長期保存的考驗。因此，公積金管理中心要建立由主管領導牽頭，各科室負責人參加的住房檔案管理網絡，對電子檔案的接收、使用、存放、歸檔等各個環節應實行嚴格的管理負責制。推進住房公積金電子檔案管理，發現和杜絕違規操作、營私舞弊等行為，確保住房管理規范，為住房公積金中心工作做好服務。

2.3.3建立公積金電子檔案安全運轉流程。電子文件的長期安全保存是一項艱巨而復雜的工作。一是住房公積金檔案管理系統要通過建立規范的歸檔接口方式，實現業務系統與檔案系統的無縫對接， 獲取電子文件及其處理過程信息，避免信息傳輸過程中的質量受損。二是運用元數據管理、封裝加密、用戶權限控制等安全技術，維護檔案“四性”[4]。三是采取自動批量轉換格式，以符合規范的PDF/A格式長期保存電子檔案；采用安全存儲和各種備份手段延長電子檔案保管壽命。四是對檔案信息進行保密定級，對檔案查詢者進行網上身份驗證，不同身份提供不同級別的權限。采用實名制、身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息的安全。

2.4 提高公積金電子檔案信息開發利用能力

公積金管理中心應建立檔案利用制度，完善檔案查閱程序，按照有關規定提供檔案信息查詢服務。利用住房公積金檔案信息，為住房公積金申請、審核、復核、退出等管理工作服務，為住房公積金管理、使用提供依據，為住房公積金管理信息系統建設提供支持。

2.4.1提高公積金檔案管理人員的業務素質。首先，檔案管理人員不僅應具有較高的檔案專業知識水平，還要熟悉與檔案工作相關的文化與科學技術知識。其次，檔案管理人員必須掌握一定的計算機知識，特別是計算機網絡知識水平。構建以檔案基礎知識為根基，專業知識為主干，相關知識為補充的知識結構，使檔案人員向復合型人才轉化。

2.4.2提高為用戶提供檔案檢索服務能力。檔案管理系統通過檔案數據的源頭采集和文檔管理數據的無縫對接，提高了檔案結構化和非結構化數據的內在內容質量，能夠滿足各類用戶對住房公積金業務信息的多途徑、深層次、多渠道、高速度檢索的需要[5]。為用戶提供檢索服務能力主要指檔案信息處理能力、用戶分析能力和新技術的應用能力。檔案管理人員要掌握必要的軟件操作和維護技能，提高對公積金檔案信息搜集、理解、分析、處理的能力，提高住房公積金電子檔案檢索的查全率、查準率和檢索效率，更好地促進檔案信息的查詢服務。

參考文獻

[1]焦明宇，李佳，趙蔚紅.文檔一體化系統在線歸檔實踐[J].中國檔案，2014（12）：59-61.

[2]李永愛.關于住房公積金檔案信息化的探索思考[J].中小企業管理與科技（下），2016（30）：112-113.

[3]張紅英.公積金電子檔案管理應用淺析[J].辦公室業務，2014，（05）：71+73.

[4]王輝.住房公積金檔案信息化建設策略研究[J].才智，2017（19）：257.

[5]孫倩.住房公積金檔案的特點及檔案管理[J].才智，2018（11）：202.