關于高等學校學籍與學歷管理工作的思考

文/南京理工大學紫金學院教務處 彭夢君；南京郵電大學計算機學院 周劍

“十三五”期間，我國在發(fā)展高等教育事業(yè)方面取得前所未有的成就，《中共中央關于制定國民經濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠景目標的建議》中，更是將“高等教育進入普及化階段”列入決勝全面建成小康社會取得的重要成就之一。隨著高等教育改革發(fā)展進程的加快，如何有效提升教育教學管理水平成為各高等學校面臨的新挑戰(zhàn)。

學籍與學歷管理工作是高等學校教育教學管理工作的重要內容，是高等學校依法治校、規(guī)范管理的重要組成部分，對穩(wěn)定教學秩序、確保培養(yǎng)質量、保證教育公平、助力學生成長起著決定性作用。2001年，教育部正式下發(fā)《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，以進一步加強規(guī)范我國各所高等學校的學籍與學歷管理，同時通過建立高等教育學歷證書電子注冊制度，為高等學校學籍與學歷管理工作指明新的發(fā)展方向。2007年，教育部印發(fā)《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》，通過加強對高等學校招生行為的監(jiān)督，保障高等教育改革健康發(fā)展。2007年，教育部印發(fā)了《關于做好普通高等學校2008年新生學籍電子注冊工作的通知》，不僅對在校生學年注冊管理工作提出明確要求，通知中相關政策對在校生的學籍與學歷管理工作提供了規(guī)范性依據(jù)，有助于高等學校對學生在校期間全過程的規(guī)范化、信息化管理。2014年，教育部印發(fā)了《高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法》，有效提升了學籍與學歷注冊工作的規(guī)范性及科學性。至此，高等學校學生學籍學歷電子注冊工作有了明確的政策支持，其內容及流程得到進一步的明確、規(guī)范。同時，從學生入學報到到學生畢業(yè)離校的全過程管理瑣碎、復雜，而高等學校學籍學歷電子注冊工作貫穿始終，促進了高等學校對學生在校期間全過程管理的信息化、網絡化、系統(tǒng)化。學校、學生、用人單位可便捷地在線查詢或驗證學籍學歷信息、獲取學籍學歷認證報告，權威的學籍學歷信息共享時代已經到來。

近年來，在國家相關學籍學歷管理政策及制度的支持及要求下，學籍與學歷管理工作水平得到了一定的提升。本文結合學籍與學歷管理工作實際，論述了高等學校學籍與學歷管理工作的主要內容，并對工作中的注意事項提出若干思考，為進一步提升學籍與學歷管理工作水平提供建議。

一、學籍與學歷管理工作的主要內容

學籍與學歷管理工作包括新生學籍電子注冊、在校生學年電子注冊、成績和學籍變動管理、證書管理與學歷注冊、檔案管理等。

（一）新生學籍電子注冊。新生學籍電子注冊是把好學籍管理工作“入口”的重要環(huán)節(jié)，高等學校通過開展新生入學資格審查、學籍照片采集及比對、學籍電子注冊、學籍自查等工作，確保新生學籍電子注冊準確無誤。新生學籍電子注冊的工作內容主要包括以下四個方面：1.新生報到時，各學院組織開展新生入學資格初步審查。審查合格者方可辦理入學手續(xù)。各學院將入學資格初審結果報教務處和學生工作處備案。2.新生入學后，教務處嚴格按照省級招生部門核準的錄取名冊、錄取照片和經各學院初審通過的新生入學名單，按時登錄學信網完成新生學籍電子注冊，對未報到學生一律不予注冊；對于教育部學籍管理系統(tǒng)未提供相關信息或缺少錄取照片的已錄新生，學生工作處須及時與生源地招生辦公室聯(lián)系并核實情況；對于漏報或延報的學生及時予以補報錄取數(shù)據(jù)和照片；同時，教務處、學生工作處組織開展新生學籍照片采集工作。3.各學院按照國家招生規(guī)定，結合新生本人情況及學籍照片比對，對新生入學資格進行復查，復查不合格者取消學籍。各學院將入學資格復查結果報教務處和學生工作處備案。4.新生開學3個月內，教務處、學生工作處牽頭、各學院協(xié)同開展報到入學的新生學籍自查工作。學生須按要求登錄學信網核查個人身份信息和學籍注冊信息的一致性。未完成學籍自查的學生將不納入在校生管理。各學院須匯總發(fā)現(xiàn)的問題，核實后報教務處及時復核糾正。

（二）在校生學年電子注冊。學校在認定在校生具備新學年學習資格的基礎上，完成在校學生的學年電子注冊，注冊內容包含各年級在校生新學年學籍注冊、上一學年學籍變動標注等。在校生學年電子注冊的工作內容如下：1.每學期開學時，學生工作處組織各學院完成在校生學期注冊；2.學生應按學校規(guī)定的日期、地點與有關要求辦理學期注冊手續(xù)。因故不能按時辦理學期注冊者，須提前向所在學院請假，經批準后才能暫緩注冊；不符合注冊條件者，不予注冊。未請假逾期2周以上不注冊，且無正當事由者視為放棄學籍；3.每學年第一學期開學后1個月內，教務處登錄學信網完成學年電子注冊，對上學年休學、復學、轉專業(yè)、保留學籍等學籍變動進行標注。

（三）成績和學籍變動管理。成績管理是高等學校根據(jù)課程修讀、考核與成績評定辦法，對學生的學習質量進行動態(tài)、全面地管理及反饋。學籍變動管理是高等學校根據(jù)相關規(guī)定對學生休學、復學、轉專業(yè)、保留學籍等學籍變動信息進行更新維護，并對學生的成績認定、修學年限等方面進行動態(tài)管理。

（四）證書管理與學歷注冊。證書管理與學歷注冊是學籍學歷管理工作的重要內容。證書指畢（結）業(yè)證書及相應證明書等。高等學校應以學信網在校生學籍注冊數(shù)據(jù)為依據(jù)開展證書管理與學歷注冊工作，并建立健全學歷證書核查機制。同時，通過學生的錄取信息、學業(yè)考核、學費繳納等情況，嚴格審定學生的畢（結）業(yè)資格，防止對無學籍、空掛學籍或不具備畢（結）業(yè)資格的學生進行學歷電子注冊和頒發(fā)學歷證書。學生畢業(yè)前，學生工作處組織畢業(yè)班學生統(tǒng)一進行學歷電子注冊圖像采集。教務處按要求組織學歷照片及個人身份信息的核查工作。對于學信網人像比對未通過、按要求須報省教育廳備案的畢業(yè)班學生，學生工作處、教務處按照相關要求組織核查，確保畢業(yè)班學生學歷注冊工作平穩(wěn)順利。學校按照畢業(yè)和學位授予相關要求，組織各學院根據(jù)人才培養(yǎng)方案完成情況對學生開展畢（結）業(yè)資格預審，在此基礎上開展復審并將具有畢（結）業(yè)資格的學生名單報分管教學的校長審批，審批通過后完成學歷電子注冊并發(fā)放畢（結）業(yè)證書。對于違反國家相關規(guī)定的學生，學校依法取消其學籍及學歷證書。學生學歷證書損毀或遺失的，學校核實后出具“學歷證明書”，并在學信網進行標注。

（五）檔案管理。學籍學歷檔案是高等學校檔案的重要組成部分，通過對學生在校期間基本情況的翔實記載，客觀反映學生學習、生活等各方面的發(fā)展狀況，對學生的德、智、體、美、勞等情況給予總結和評價。學籍學歷檔案管理應按照《高等學校檔案管理辦法》《普通高等學校學生管理規(guī)定》的相關要求和學校的相關規(guī)定執(zhí)行，建立動態(tài)管理機制，采用紙質、電子等多種保存形式，確保學籍檔案長期保存。學籍學歷檔案所包含的內容瑣碎、復雜，應由學校各相關部門分工協(xié)作管理。新生入學登記表及各年級學生花名冊、注冊信息、學籍變動情況等，由學生工作處負責牽頭管理；學籍照片、學生成績單、畢（結）業(yè)名單等，由教務處牽頭管理。

二、學籍與學歷管理工作存在的問題及建議

應上級主管部門要求，大多數(shù)高等學校成立了專門的工作組負責學生學籍學歷管理工作。校長承擔學生學籍學歷管理工作全面領導責任；分管教學工作和學生工作的副校長承擔領導、協(xié)調和監(jiān)管責任；教務處、學生工作處、各學院負責人在工作組領導下協(xié)同合作，落細落實學籍與學歷管理工作的各項要求和任務。

然而，學籍與學歷管理是一項內容繁雜、要求細致的工作，面對高等教育進入大眾化階段的新形勢，高等學校要進一步提高學籍與學歷管理水平，必須認真研究學籍與學歷管理工作中存在的新問題，并采用高效的學籍與學歷管理手段，提高學籍與學歷管理工作的效率和水平。本文從以下三方面著手，對學籍與學歷管理工作提出改進思路，以進一步提升學籍與學歷管理水平。

（一）堅持“以人為本”，將高等學校學籍與學歷工作做到人性化。高等學校在日常教育教學管理工作中，首先要堅持“以學生為本”。迄今為止，高等學校學籍與學歷管理相關制度方面未進行有效創(chuàng)新和突破發(fā)展，更多的仍延續(xù)傳統(tǒng)的上下級的傳統(tǒng)管理方式，制度內容大多由教育相關部門和高等學校制訂后傳達給學生。這樣容易對學生產生誤導：制度只是學校為了約束管理自己而制訂的。學生很容易產生逆反心理，不僅不利于制度的實施，還違背了高等教育“以學生為本”的理念。高等學校的學籍與學歷管理應從服務社會、服務人民的角度出發(fā)，堅持“以學生為本”的理念，從學生角度出發(fā)開展教育教學管理工作，結合學校發(fā)展和學生發(fā)展的客觀規(guī)律制訂規(guī)章制度。同時，應充分發(fā)揚民主，鼓勵學生參與制度制訂過程中的討論，踴躍提出學生自己的疑問和想法，在討論中形成的科學管理制度，加入具有一定人性化的條例，樹立“以人為本”的管理理念。

（二）加強組織建設，創(chuàng)新學籍管理機制。當前，大多數(shù)高等學校的學籍與學歷工作由教務處、學生工作處負責牽頭，具體由教務處、學生工作處承擔學生學籍學歷管理的工作人員負責實施。隨著高等學校學籍與學歷管理工作的要求越來越高，學籍學歷管理工作人員的壓力與以往相比增加了很多。比如，新生的入學資格審查、錄取資格復查工作直接落在高等學校學籍與學歷管理部門工作人員的肩上。同時，學信平臺增設學生人像比對功能，基于該項功能的畢業(yè)生身份核查成為高等學校學籍與學歷管理的常態(tài)化工作，這些工作僅靠學籍管理部門是不可能完成的，需要招生、學生管理、檔案、紀檢等部門分工協(xié)作，審查過程出現(xiàn)的問題歸口學籍與學歷管理部門，時間緊、任務重，導致學籍與學歷管理工作人員不穩(wěn)定、人手不足，不利于學籍與學歷管理工作的長期、穩(wěn)定開展。高等學校應加強學籍與學歷管理工作的組織建設、隊伍建設，為學籍與學歷管理工作構建完善的保障體系，為學籍與學歷管理工作的開展提供有力的支持；在學籍與學歷管理工作中應將管理責任具體化、明確化，做到分工明確，權責清晰。同時，應合理配備相關工作人員，給予足夠的培訓和鍛煉，將責任意識、規(guī)范意識作為相關工作人員的標尺，并設置一定的上升空間，激勵相關工作人員在規(guī)范的工作流程中創(chuàng)新管理機制，使學籍與學歷管理工作更加科學合理、規(guī)范有序。

（三）加大宣傳力度，提高學籍與學歷管理工作的執(zhí)行力，維護學生切身利益。各高等學校已逐步建立健全學籍與學歷管理制度，并以印發(fā)手冊等方式向學生、各相關部門進行宣傳，但仍存在制度更新不及時、制度內容粗淺、宣傳不到位等問題，導致學校各相關部門、在校學生對學籍與學歷管理工作的重要性缺乏認識，影響學籍與學歷管理工作的執(zhí)行力，甚至因學籍與學歷電子注冊問題對學生的切身利益產生不良影響。高等學校應確保各個部門或教學單位在學籍與學歷管理工作中的良好協(xié)作，加大相關制度及工作流程的宣傳力度。比如在新進輔導員培訓會中專門開設學籍與學歷管理專題講座，通過講座來強調學籍與學歷管理工作的重要性，明確相關工作的具體時間節(jié)點、流程和注意事項。此外，高等學校應對在校學生進行學籍與學歷管理宣傳講解，比如在校級或學院級的微信公眾號發(fā)布相關制度、流程及注意事項，或者發(fā)放專門的手冊給班級學生干部，將相關制度、流程及注意事項教給班級里的每位學生。

三、結語

高等教育改革發(fā)展進程加快的背景下，高等學校的教學管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。學籍與學歷管理作為高等學校教學管理工作的重要組成部分，其政策性強、工作量大、內容冗雜。本文從學籍與學歷管理工作的實際出發(fā)，首先論述了高等學校學籍與學歷管理工作的主要內容，提出堅持“以人為本”的理念進行制度建設，使學籍與學歷工作更加人性化。其次，從加強組織建設方面，提出明確分工、重視具體崗位人員的隊伍建設。最后，強調加大對高等學校相關部門以及在校學生的宣傳，使其充分認識學籍與學歷管理工作的重要性，理解相關工作的制度、流程及注意事項。本文為進一步提升學籍與學歷管理工作水平提供了方向，堅持從管理機制、制度建設、過程管理等方面入手，強化學籍與學歷管理工作。