試析數字化建設在醫院檔案現代化管理中的應用

趙迎紅

摘 要：醫院檔案管理開展數字化建設，主要是在檔案管理機制中應用數字化技術，優化檔案管理工作模式，提高檔案管理的利用價值。文章通過分析當前醫院檔案管理數字化建設面臨的挑戰，進一步分析了數字化建設在醫院檔案現代化管理中的應用路徑。

關鍵詞：檔案管理；電子檔案；數字化建設

引言

在科學技術快速發展的背景下，大數據技術被運用到越來越多的領域，數字化建設已經廣泛應用到醫院檔案現代化管理體系中，文章主要圍繞醫院檔案數字化管理實現展開了簡要論述。

一、醫院檔案現代化管理中開展數字化建設的重要意義

醫院檔案現代化管理中的數字化建設，具體指體現出數字經濟特征的信息建設內容，再借助人工智能、5G互聯網、互聯網以及數字中心等，結合數字化理念的應用，完善醫院檔案的管理機制，在當前現代化檔案管理工作中，數字化建設具有顯著意義。

1.檔案信息存儲量更大且處理速度較快

在醫院檔案管理數字化建設中，充分運用了先進技術，有效擴充了檔案數據容量，可以容納海量醫院檔案信息，一般其數據存儲量為＞1000TB標準，這與當下醫院檔案信息繁雜、數量龐大等特征情況相適應。與此同時，數字化建設也會搭建互聯網平臺，若檔案數據發生變化能夠及時更新，確保醫院檔案管理和外界聯系更強，有利于實現檔案資源共享，從而更好地體現醫院檔案信息的應用價值。數字化檔案管理的運行效率也比較高，尤其是在資料信息計算處理上速度更快，使其在許多領域都發揮出應有優勢，對于醫院檔案現代化管理也是不可或缺，建設良好的醫院檔案管理數字化有利于高效整合、分析以及處理數據信息。

2.提高檔案管理的質量

在醫院持續推進現代化發展過程中，各種醫療信息、人事信息也逐漸增多，若仍舊采用傳統紙質檔案管理模式，不僅會使檔案管理人員的工作量大幅增加，也會限制檔案管理工作質量與效率的提高。充分運用數字化手段，能夠針對屬性不一的檔案制定管理方案，保證檔案管理質量的提高。例如，醫院的部分機密性檔案，在數字化建設中更著重強化安全管理，而人事檔案資料的管理則主要由人事部門負責，再存儲到檔案庫中，病人的病歷檔案資料由于涉及個人隱私，故而會在管理中設置專門具有權限的人員，避免信息被泄露，有助于提高患者對檔案管理服務的滿意度。

3.降低檔案管理的成本

在深化醫療體制機制改革過程中，許多醫院也開始推行運用獨立結算制，為了保證財務管理水平的提高，醫院越來越重視優化配置財政資金，以此來確保管理成本的降低。檔案管理一直是醫院重要的管理工作，過去通常運用紙質檔案管理辦法，還要有專門寄存紙質檔案的空間。紙質檔案在存放過程中容易出現各種問題，故而需配備除潮、防塵、防蟲設備等設施，還要安排專人看管檔案室，以免發生危險事故損壞檔案。由此可見，以往醫院檔案管理工作在物力、人力以及財力上都會投入較多資源。而檔案管理中應用數字化技術，將會助力紙質檔案管理向電子檔案管理方向轉化，對于醫院檔案資料也多會采用數字U盤、電子文檔等形式，存儲上不占據較大空間，也無須人員過度看管，有效實現醫院檔案管理成本的降低。

二、當前醫院檔案管理數字化建設面臨的挑戰

1.數字化檔案管理意識匱乏

雖然目前許多醫院的檔案管理已推進數字化建設應用，但大多數醫院還是將提高醫療服務水平作為重點，將檔案管理工作歸于輔助性工作范疇，對其重視程度不高，受到傳統思想觀念的束縛，醫院管理層也不太關注檔案管理工作形式的創新，投入的資源較少，僅局限于日常檔案管理工作的投入，缺乏數字化檔案管理意識，檔案長期管理機制不完善，檔案信息的利用率也偏低，無法真正發揮出效能。

2.數字化檔案管理平臺建設不足

從目前醫院檔案管理實施情況來看，數字化技術應用中還存在平臺建設不足問題，導致檔案管理仍舊采用傳統方式，無法使數字化真正落地。比如，部分醫院只是將檔案數據信息從紙質形式處理成電子形式，雖然也在一定程度上提高了檔案管理效率，但并未關注數字化檔案管理的分析、篩選、分類以及整理等功能，嚴重影響到檔案管理工作的順利推進。另外，部分醫院還存在檔案資源重疊狀況，如醫院檔案信息包含電子文件和紙質文件兩種形式，導致出現雙重保存狀態，容易造成管理混亂，也會導致浪費，不利于數字化檔案管理效率的提高。

3.檔案管理制度不夠完善

在醫院檔案現代化管理發展中，制度建設不夠完善，直接影響到醫院檔案管理工作的執行，同時，也導致數字化建設在檔案管理中應用效果不佳。比如，醫院檔案管理人員在推進信息數據采集時，未明確具體的目標和約束機制，導致醫院檔案管理人員出現了不規范行為，甚至造成工作失誤，給檔案管理帶來不良影響。

4.高素質檔案管理人才欠缺

許多醫院的檔案現代化管理面臨高素質人才不足的情況，尤其是數字化建設融入后，掌握數字化管理技能的人才更少，這是由于大多數醫院將人才培養重點放在醫療專業技能培訓方面，人才招聘時也更為看重醫療專業技術人員招聘，對檔案管理人員的培訓、招聘等不夠重視，造成檔案管理人員職業素養偏低，無法推進醫院數字化檔案管理工作科學開展，檔案管理工作的質量難以得到保障。此外，醫院檔案管理數字化建設也存在安全性不強問題，其信息化管理系統的安全維護不到位，很容易發生檔案信息被泄漏情況。

三、數字化建設在醫院檔案現代化管理中的應用路徑

1.深化認識并促進各領域協作

醫院檔案管理在開展數字化建設的過程中，必須深化認識。首先，醫院管理層要切實重視數字化檔案管理建設，具有與時俱進的發展觀念，加深對醫院檔案數字化建設重要性的認知和了解，做到以身作則，充分引領醫院檔案管理工作人員，強化檔案數字化管理的意識，使其全身心地投入工作當中，真正發揮檔案管理效能。其次，要引入新的檔案管理思想，在數字化建設過程中確保檔案管理工作實現創新優化，解決以往醫院檔案管理中遇到的采集信息困難和信息資源利用率較低等問題，如在數字化管理醫院特種載體檔案時，可以將其處理為聲像文件，通過數碼照片形式來呈現并存儲。同時，部分特種載體檔案在管理時也要重視實物檔案照片管理，包括醫院各種證書、獎牌等，都可處理成數碼形式，而醫院的宣傳材料、職工歡慶活動材料等可以采用錄音、錄像方式制作為視頻，再做縮小文件處理來存儲，與檔案管理系統實現掛接，便于管理人員隨時調用；再如，醫院病歷資料是綜合檔案文件中數量最多的，在開展檔案管理數字化建設時，可以將病歷檔案處理為數字形式實時傳輸，并在市檔案局備份，以避免丟失病歷檔案。最后，是醫院要在檔案管理數字化建設中加強各領域間的協作與交流，醫院檔案數字化管理并非只是檔案管理人員的專門工作，更需要各部門積極配合，在協同合作的基礎上，有機整合醫院的人事管理系統、財務系統、資料管理系統以及辦公自動化系統等，在眾多部門的支持下，醫院在搜集并整理檔案資源時也會更為便捷，數字化建設也能體現出應有價值。例如，我院曾開展以“國際檔案日”為主題的系列宣傳活動，由醫院綜合檔案管理行政部門組織各科室人員參與，以多媒體形式播放有關醫院檔案管理的重要性和管理知識，并開展檔案知識競答，達到了宣傳檔案管理提高醫院所有部門配合檔案管理工作意識的效果。

2.搭建檔案數字化管理平臺

醫院檔案現代化管理中應用數字化建設，還需重視著手于硬件建設，投入充足資金采購各種數字化設備設施，如程控交換機設備、數據接收器設備、掃描儀設備以及基礎計算機設備等，建設專業化的電子檔案室。在硬件設備設施完善的基礎上，進一步優化數字化檔案管理的軟件，對于醫院檔案管理來說，數字化平臺建設是關鍵內容，其可以為檔案管理工作提供必要的技術支撐，推進醫院檔案管理工作方法的變革創新，作為檔案工作實踐的重要載體，數字化平臺核心部分為開發的檔案信息化管理系統軟件，將其與醫院辦公業務系統相接入，讓檔案管理工作有效對接各科室業務，及時聯系溝通，在收集、整理不同檔案信息資料時也更加高效。數字化檔案管理平臺還要實現功能一體化，保證平臺發揮出信息資料收發、查找以及應用等多元功能，還應借助大數據技術搭建起醫院檔案資料數據庫，深度挖掘檔案資源的價值。例如，某醫院搭建了醫療科研項目資料檔案數字化管理平臺，其主要涉及各種技術資料、知識產權資料以及個人信息資料，該醫院以內網為基礎開發出便于操作的管理軟件，使科研項目檔案的分類歸檔流程化。比如，員工在提交資料檔案申請書之后，可以在平臺申請個人賬戶，對獲批立項的科研課題展開全過程資料的收集，再導入平臺系統中自動整理、條目錄入、深化處理以及審核驗收，為后續檔案資料的利用奠定良好基礎，科研管理人員也能夠通過該平臺有效監督項目進展。

3.完善醫院檔案管理數字化建設相關制度

為了更好地體現出數字化建設的效益，醫院還要完善相關檔案管理制度體系，使其成為數字化建設的基礎保障，對檔案管理工作進一步約束、規范，確保工作效率與質量達到要求。第一，基于數字化檔案管理特點，完善檔案信息采集、分析、管理、存儲以及利用等環節的制度細則，提升醫院檔案管理工作整體的規范性，如檔案信息資料收集后的上傳，要明確資料大小和格式標準的限制要求，并保證上傳渠道合理，收發流程具有秩序化特征。第二，醫院檔案數字化管理制度的構建要充分依據醫院具體發展形勢，深刻了解檔案管理實際狀況，在此基礎上科學劃分崗位職責，構建更為標準化的檔案管理流程，讓管理人員按照流程制度執行工作，可以有效控制醫院檔案管理出現失誤，降低管理風險。第三，醫院要針對檔案管理建立崗位責任機制，切實明確具體科室、具體人員在數字化檔案管理執行中的責任，一旦檔案管理出現資料上傳有誤、信息泄露丟失以及檔案失真等問題，能夠第一時間查實并實現追責，確保各項數字化檔案管理的舉措規范落實，為醫院高質量發展提供助力。

4.強化檔案的安全管理

在醫院檔案現代化管理發展過程中，為有效推進數字化建設應用，還應重視檔案安全管理。

一是加強數字化檔案信息管理平臺的安全維護，如引入先進的防火墻軟件，對外部黑客、不法分子的入侵及時抵御，還要安裝病毒防御軟件或殺毒系統，定期更新，確保安全防護效果更佳，不僅可以有效控制病毒干擾，還能避免垃圾信息進入檔案管理平臺，對于醫院的重要檔案文件，建議利用加密技術，設置對應的安全訪問權限。例如，我院對檔案數字化管理系統設置了明確的訪問權限，每個科室或部門只有1～2名領導層人員可以直接訪問，而無訪問權限的人員需要向科室領導提出申請，或是直接向檔案管理部門申請，通過后才能訪問平臺并獲取檔案資料，這種做法在很大程度上避免了重要檔案信息被泄露的風險。同時，也要針對性地實施硬件安全防護措施，對重要文件做好備份并清理冗余信息，確保數字化檔案管理平臺安全運行。

二是充分利用數字化技術的超強運算能力，提高醫院檔案管理的工作效率。數字化技術中具有分布式計算方法，是在不同計算節點分布數據，而服務器針對這些節點展開優化管理，有利于從根源上保證醫院檔案數據信息的安全，不僅提高了數字化檔案管理的安全水平，也能通過數據化處理信息增強管理的快捷性與便利性。

三是要提升檔案管理工作人員的安全意識，落實人員安全教育，在檔案管理數據庫建設上，增加檔案信息分類模塊，使人員可以通過分類查找從數據庫中獲取目標文件，保證檔案提取的安全性，還要針對數字化檔案信息數據風險源加以分析，基于分析結果來制定風險防控的有效對策。

5.培養高素質的數字化檔案管理人才

醫院檔案現代化管理中應用數字化建設屬于一種新的管理形式，其對于檔案管理工作執行人員的專業能力、綜合素質提出了更高要求。要確保檔案管理人員充分掌握數字化管理相關知識、技能，從而維持數字化檔案管理工作的運轉。醫院可以針對現有檔案管理人員的特點組織培訓工作，如鼓勵檔案管理人員參與數字化檔案管理工作交流會，相互分享學習管理經驗和管理理念，也可以邀請專家舉辦數字化檔案管理工作座談會，在會議中講解管理中遇到的常見問題和應對策略。比如，某地區多家醫院開展過以“數字賦能檔案，科技引領發展”為主題的數字化檔案管理經驗分享交流會議，在會議中各醫院分享了先進的檔案管理技巧，包括檔案管理體系構建、文化價值體系沉淀、檔案庫結構規范布局、檔案人員標準化培訓以及檔案全生命周期的管理要點等內容。同時，也邀請了高校信息管理學院的教授、市檔案館研究人員分享學術報告，參會人員都表示有所收獲。除此之外，醫院也要定期針對數字化檔案管理人員開展考核，確保人員的素質能夠滿足檔案管理工作的需求。

綜上所述，在醫院檔案現代化管理過程中，推動應用數字化建設有助于提高檔案管理質量與效率，并降低檔案管理成本。數字化建設在醫院檔案現代化管理中的應用路徑包括深化認識并促進各領域協作、搭建檔案數字化管理平臺、完善醫院檔案管理數字化建設相關制度、強化檔案的安全管理、培養高素質的數字化檔案管理人才。

參考文獻：

[1]房向東.數字化建設在醫院檔案現代化管理中的應用探究[J].黑龍江檔案，2023（02）：221-223.

[2]秦占霞，董婉婷.試論信息化時代醫院檔案管理工作的創新[J].蘭臺內外，2023（07）：16-18.

[3]李 琳.醫院檔案管理數字化發展面臨的問題及對策[J].黑龍江檔案，2021（06）：174-175.

[4]左天普.檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用[J].信息記錄材料，2021，22（02）：179-180.

[5]趙 瑾.數字化建設在醫院檔案現代化管理中的應用[J].城建檔案，2020（11）：39-40.

（作者單位：沈陽市口腔醫院）