新時代檔案資源體系建設現狀與對策研究

陸曉芳

摘 要：作為檔案管理工作的基礎，檔案資源體系建設關系著檔案事業的發展水平及相關人員的切身利益。對此，應結合新時代特點，明確檔案資源體系建設要求，以此構建完善的資源服務模式，提升檔案管理質量。文章在此基礎上分析了新時代檔案資源體系建設的作用，針對存在的不足，提出了相關的解決方法，為此后檔案資源體系建設工作的順利開展提供更多借鑒依據。

關鍵詞：新時代；檔案資源；體系建設；現狀；對策

引言

在檔案管理工作中，檔案資源體系建設工作占據重要作用，屬于檔案事業的關鍵環節。對此，應根據當前新時代信息化要求，設立完善的檔案資源建設體系，優化檔案管理結構，擴大檔案規模。各企事業單位應利用檔案資料記錄領導決策與文化建設方向，保證檔案事業的穩定持續發展。

一、檔案資源體系建設意義

在各個行業的發展過程中，檔案資源體系建設屬于基礎性工作，可以提供必要的信息決策與支持。為了構建安全、保密的檔案資源體系，應明確檔案建設方向與工作任務，在遵循以人為本、服務為先和安全第一的原則下，強化檔案建設治理能力。當前，社會各行業獲得快速發展，需要保存的文件類型越來越多，社會對檔案管理工作提出了更多要求，面對新時代與新任務，應充分認識檔案資源體系建設在維護社會穩定和保證員工權益方面的重要性，強化建設力度，以促進檔案事業健康、穩定發展。另外，通過建設檔案資源體系還可以合理配置本區域的檔案資源，打造檔案信息資源庫，為社會提供種類齊全和結構優化的檔案系統，擴大檔案信息的收集深度與廣度，為檔案信息化建設提供起點，推動社會的發展與進步。

二、檔案資源體系建設存在的問題

1.檔案資源收集方面

大多數人認為檔案體現了自身的工作價值與榮譽，希望由自己保管，不愿意移交給檔案管理部門，且在移交檔案時存在較多手續，流程復雜，增大了檔案資源的收集難度，無法全面收集檔案信息。同時，檔案資料信息較多，且存在文件重復與遺漏問題，增加了檔案人員的工作量，導致收集困難。一方面，檔案收集工作量較大，且還需要注意重復問題；另一方面，檔案資料的收集缺乏鑒定機制，歸檔文件時無法明確文檔價值，很容易遺漏有價值的文件。并且，部分檔案管理部門僅看重工作效率，丟失看似不重要的文件，或者不加區分地收集全部文件，導致缺失檔案資源或重復存儲問題，降低了檔案管理水平。新時代，各個行業開始引入信息技術，檔案管理工作也不例外，雖然電子檔案實現了高效、便捷的操作，但依然缺乏管理標準，沒有制定可行的約束機制，各地區歸檔參差不齊。整體而言，檔案資源建設工作缺乏良好環境，收集效率較差，還有待強化改進。

2.檔案資源管理方面

檔案資源利用的前提在于有效管理收集到的檔案資料，保證整體存放，為建設檔案資源體系提供基礎。但當前檔案資料存在缺檔、漏檔和館藏結構單一等問題，結構混亂的檔案不利于合理使用，更無法助力建設檔案資源體系。新時代，隨著檔案載體形式的改變，檔案管理工作出現較多問題。首先，管理人員方面缺乏復合型人才，甚至由于檔案管理工作不受重視，以致編制較少和待遇較低，工作人員沒有發展空間。同時，部分檔案管理人員的專業水平較低，思想缺乏創新，人員結構單一，缺乏計算機操作與維護人才，無法為檔案資源體系的建設提供支持；其次，檔案管理方法落后。由于檔案載體與內容發生改變，檔案管理工作不再局限于實體，開始轉向檔案數據，以往傳統的管理方法無法順應時代要求；最后，檔案管理機構未建立完善的制度條例，沒有明確檔案資源建設范圍，沒有及時更新現有的檔案法規，缺乏保證檢查和監督的效力。

3.檔案資源利用方面

實現檔案資源價值的關鍵途徑是檔案利用工作，但當前大多檔案文件并未得到高效使用，只是部分檔案人員有需求時，才會到檔案部門調檔查檔。長此以往，無法充分利用檔案文件資源，不能體現檔案的價值。同時，大多部門在信息化檔案資料時，局限于轉換檔案載體或者著錄、標引檔案，沒有真正意義上實現數字化檢索，降低了檔案開發水平。尤其隨著信息技術的使用，出現海量的檔案資源，檔案人員更需要完成檔案資源整合與共享工作。但在此方面，各單位的做法并不成熟，整合與共享的效果較差，無法全面整合現有的檔案資源，不能在社會層面實現共享，無法發揮檔案資料的社會與經濟價值。

三、新時代檔案資源體系建設對策

1.強化檔案宣傳力度

為了使人們充分認識檔案資源建設的重要性，相關部門應結合檔案宣傳的政治方向，強化宣傳力度，引導全員形成大檔案和大宣傳的意識，豐富宣傳內容，主動適應新時代背景下新媒體與新文化傳播方式的變化。首先，領導人員應充分重視檔案資源體系的建設工作，引導各部門積極參與，通過各種途徑宣傳檔案文化與典型案例，宣揚檔案管理工作的成績，實現上下聯動，形成合力；其次，營造檔案管理氛圍，以惠民利民為導向，向檔案管理人員宣傳檔案法規知識與檔案文化知識，保證檔案資源建設觀念深入人心；再次，應擴大檔案資源的覆蓋面，創新檔案宣傳形式。相關部門還應建立專門的檔案管理網站、某博賬號和某信公眾號，在新媒體平臺宣傳或者在電子顯示屏滾動播放，多形式宣傳檔案法規與業務知識，擴大影響力；最后，應挖掘資源，保證發揮檔案的文化價值。還應加強檔案硬軟件建設工作，將檔案管理成效納入績效考核體系，調動工作人員的積極性。另外，檔案管理部門還應開展巡回業務指導，發揮檔案的引導作用，提升員工的檔案認識，促進檔案管理事業高質量發展。

2.加大檔案支持力度

為了高效建立檔案資源體系，應加大支持力度，為檔案管理工作營造良好氛圍。首先，應強化領導人員的重視程度，重視匯報檔案管理現狀，并根據主管負責的原則，指派專人管理檔案。并且，還應明確檔案各環節的規章制度，明確權責范圍，強化監督落實；其次，應提供制度保障，遵循統一領導和分級管理的原則，設立專門的檔案管理網絡，制定檔案歸檔范圍與保管期限等方面的條例，明確電子文檔的管理方法與實物檔案的管理辦法，規范檔案建設與管理流程，保證結構的穩定性。同時，還應針對檔案查詢、利用、保密、鑒定和銷毀等環節制定管理制度，提升內部治理水平；再次，應重視經費保障，在財政預算中納入信息化建設、檔案宣傳、設備設施采購和檔案培訓等方面的經費，解決檔案資源體系建設難題；最后，應明確檔案管理責任與管理要求，確定移交時間，多元化收集名人檔案與紅色檔案，重視保存有價值的檔案，真正做到應收盡收。

3.重視檔案收集工作

首先，領導人員應形成存檔意識，簡化歸檔流程，引入信息提檔方法，促使全體人員認識到收集檔案的重要性；其次，應同時規劃部署檔案工作與其他相關工作，以不同的形式收集檔案資料，引入主動接收模式，保證檔案歸檔的時效性與完整性；再次，應創新存檔方法，當前檔案信息數據不斷增加，也出現多樣化的檔案載體，應及時更新老舊設備設施，引入新型密集架，高效存放檔案。還可以采用數據管理方法，將實體檔案轉化為存儲數據，便于前期錄入信息，也便于后期查詢與更新數據；最后，應構建專門的檔案收集網絡，確定合理的歸檔范圍，包括每階段不同的文檔資料，將這些材料分類存放，根據不同類別合理保管。還應重視外圍征集工作，成立檔案征集機構，在社會層面廣泛收集與各單位發展相關的檔案信息，為單位的檔案建設提供參考。

4.重視人才培養引進

一方面，應重視現有檔案管理人員的培訓工作，提升其專業素養。部分檔案管理人員并非科班出身，雖然具備多年經驗，但不了解最新的管理知識。對此，應為其制訂專門的培訓計劃，提升專業知識水平，以更好地適應當前的檔案管理工作。同時，還應充分了解先進的管理理念與技術，跟上時代發展步伐，促進檔案管理工作穩步開展。還應設立檔案專兼職人員的崗位職責與標準，設定獎懲機制，打造良好的業務指導與溝通渠道，形成制度約束；另一方面，應重視復合型人才的引進工作，檔案資源體系的建設需要深層次開發檔案信息，挖掘檔案數據，整合共享檔案資源。因此，應招聘具備此方面知識與技能的專業人才，掌握基本的檔案學知識與數據庫知識，具備軟件開發經驗，保證高素養和穩定的檔案專職人員隊伍。

5.整合檔案信息資源

首先，整合檔案資源系統，利用計算機軟硬件設備設施管理檔案資料。隨著信息技術的發展，各地區檔案管理部門均開始引入計算機，實現了檔案的信息化管理，但各地區、各部門處于各自為政的局面，軟硬件設備設施型號并不統一，導致信息無法高效傳遞，不能實時共享，出現信息孤島。據此，各區域檔案部門應積極配合，共同設定統一的管理平臺，確定統一的管理標準，實現檔案資源的共建共享；其次，整合檔案信息，不同的管理系統中具備不同的檔案數據庫，也存在不同的檔案數據信息，且這些信息處于分散孤立的狀態。因此，應在整合檔案管理系統后，整合信息資源，通過數據庫關聯不同結構類型的檔案信息，實現檔案資源的自由交換，保證共享；再次，整合檔案管理工作。整合檔案信息的關鍵在于統一檔案管理，為不同區域、不同檔案部門構建統一的管理理念、管理機制，互聯網絡管理平臺，并配套設置相對應的管理環節，整合檔案資源；最后，是整合檔案服務，當前部分檔案管理部門設置了便捷的查詢服務，自主建立了官方網站，但這些網站之間的關聯度較小，無法實現相互協作。對此，應整合檔案服務系統，為用戶提供完整、深層次的資源服務，保證用戶不受時間、空間的限制，在任何界面與檢索口進入均可以即時獲取檔案信息，檢索到同主題的完整檔案資料。

6.打造數字化服務平臺

新時代，數字化技術被廣泛應用至各個行業，檔案資源建設工作也不例外，應利用大數據、信息技術等存儲、挖掘和分析各類檔案資源數據，拓展服務領域，升級檔案服務水平。應重視檔案資源數字化建設工作，設定標準的檔案數據服務網絡，高效采集、保存數字資料，共建共享檔案信息。一是應強化推進檔案數字化建設進程，重視收集電子檔案，建設目錄數據庫與全文數據庫系統。二是應結合實際情況，購買或開發適合的檔案管理信息系統，保證網上實時歸檔，便捷開展查詢、利用服務。三是整合業務系統檔案資源，在單位內部建設數據資源共享服務平臺，利用信息技術構建檔案管理系統和財務系統等，深度融合檔案數字資源，形成檔案資源共享數據庫，便于領導人員、管理人員和基層員工利用。四是強化開發檔案數據，提升檔案資源的利用率，打造便捷化和智能化的檔案資源體系。應引入人工核查方法，通過人工方式檢查音視頻檔案，提高查全率與查準率。另外，還應利用數字化技術轉變檔案管理方法，綜合分析檔案數據價值，及時分析、預測和分類采集的檔案信息，在海量數據中挖掘高價值檔案，通過分析相關性，建立專題數據庫系統，提升檔案的利用效率。五是應保證檔案數據的安全性，分析數字化檔案風險類型，強化監控信息流，建立預警機制與風險研判機制。同時，還應分級管理方法，設定管理權限，杜絕人工隱患。另外，還應構建智能化的檔案檢索與存儲系統，設定檔案數據信息管理與應用平臺，打造內部局域網，杜絕交換檔案時發生風險，必要時采用動態監管方法，適時調整檔案監管內容，并編制應急預案，一旦發生風險，及時防范處理。

7.構建專題檔案展示

為了明確檔案資料的價值，滿足人文研究需求，還應開發特色的檔案資源，升級檔案服務與文創產品，構建專題檔案宣傳展示平臺。首先，應兼具宏觀與微觀層面設計專題檔案建設的主題。作為社會活動的直接產物，檔案具備一定的社會屬性，不但應關注國家與政府層面的宏大事件，還應關注細節，了解社會與百姓層面的微觀敘事。因此，應通過完整、豐富的歷史敘事方法，展現普通人的生活，在真實的社交網絡中創新檔案資源；其次，應順應時代的發展特點設計專題檔案，滿足社會與人文的研究要求。在已有館藏的基礎上設立傳統專題檔案資料，整理挖掘與輸出檔案館內部資源，并引入數字化研究技術，打造人文研究的工具與橋梁，為專題檔案資源賦予時代與人文特點，全面發揮檔案機構的主動性。同時，還應加快數字人文項目的進程，以專題網站、專題數據庫的形式呈現人文項目，通過文本編碼、語義描述、數據庫建設和數據管護等方法，將文件級的檔案資源轉化為數據級，將信息單元轉變為知識點。還應抽取數據檔案的語義關系，針對人文研究問題，展開邏輯推理與問題解決，保證知識服務的針對性；最后，強化收集挖掘當地的非物質文化遺產，全面記錄當地傳承人的文化知識與精湛技藝，為后人留下傳承與研究的檔案資料。比如，可以挖掘柳琴戲、淮海戲、云渡桃雕、蘇北琴書和蘇北大鼓等非遺檔案，了解劇本與排演的影像資料，并通過數字化技術整理保護。

四、結束語

新時代背景下，檔案資源建設體系面向層次化、多元化的方向發展。據此，各單位應抓住發展契機，引入大數據技術，構建檔案資源整合平臺，強化整合檔案資料，并設立完善的檔案管理機制，充分發揮檔案資源的社會化與經濟化價值，保證檔案資源體系滿足社會的發展需求，提升檔案系統的綜合服務水平。

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（作者單位：江蘇省宿遷中學）