行政事業單位內部控制信息化建設研究

楊晉

［摘 要］通過單位內部控制信息化建設，逐步將內控管理要求嵌入財務管理中，規范重點領域、關鍵崗位的經濟和業務活動運行流程、制約措施。系統實時、動態、全面地反映財務狀況，實現內控的各項措施與單位的業務管理的有機結合，保證單位經濟活動合法合規，資產安全和使用有效，財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果。

［關鍵詞］行政事業單位；內部控制；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.17.014

［中圖分類號］F810.6 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）17-0048-06

0? ? ?引 言

有效的內部控制是確保組織運行規范有序和高效的重要手段，同時也是實現組織目標的長期保障機制［1］。它在提高單位管理能力、預防和控制經濟活動中的風險方面發揮著重要作用。然而，在當前行政事業單位的管理工作中，傳統的內部控制方法已經無法滿足信息化智能化時代的發展需求，內部控制管理信息化是實現現代化管理理念，有效發揮內控制度功能和價值的重要手段和保障。隨著大數據、網絡和人工智能等信息技術的不斷發展，信息資源的匯集和共享，信息孤島的消解使單位內外部及各部門之間的信息交流變得更加快捷和廣泛，業務發展和財務管理的融合加速，這意味著在內控管理方面，推進信息化建設是必不可少的。

1? ? ?傳統的內部控制方法存在的問題和不足

1.1? ?以紙質文件為主的內部控制方式比較落后

內部控制的具體概念指的是，單位為了實現自身的目標，通過一定的控制手段，也就是制定相關的制度、實施一定的措施，進行程序的規范來對整體的經濟活動進行風險的預測和防范。在單位內部建立內控體系時，必須要對相應的崗位責權、流程等做好分配，要形成既彼此制約又相互協調的關系。如果在實踐操作當中以紙質文件為主，就會導致執行業務的審批流程受人為因素的影響較大。尤其是在處理流程當中，無法對人的行為進行很好的控制。另外內審部門也會受到時間、人員、組織框架的限制，有時處理事務事后的監控流程大于事中的監控流程，這會導致本末倒置，而且核查覆蓋面較小。

1.2? ?內部控制精細化趨向給工作效率帶來的影響

隨著內控建設逐步深化，業務發展和財務管理深度融合發展。逐步完善的制度建設為各項業務活動目標實現提供有力的安全保障，但越來越細致的規章制度，不斷增加的控制環節對經濟業務運行效率產生了影響，控制表單復雜的流程及佐證要求給不熟悉財務知識的相關業務人員帶來困擾。

1.3? ?內控制度的執行力度不足

首先，組織的內控制度沒有得到很好的制定，各種修訂和評價環節有滯后性。這種滯后性一方面會導致組織內部無法及時對相關制度進行評價和修訂，另一方面會讓內控制度和業務的發展變化之間存在隔閡，無法同步。內控制度雖然是在現實情況的基礎上制定的，但一般都是通過總結以往的經濟業務情況制定。在這個過程當中還要有一定的內部程序，如果內控的評價機制存在滯后性，那么出了問題也會延遲得更久。其次，單位在制定內控制度時，使用的專業術語和抽象內容比較多，沒有一些明顯的關鍵點，也無法讓員工明確了解。這會導致在決策的過程當中，執行者有自身的裁量空間，自身權力較大會導致制度的執行結果出現偏差。最后，在內控制度的體系當中，涵蓋的內容和程序非常多，執行者如果沒有豐富的專業知識和實踐經歷，很難掌握整個流程。很大一部分執行者在遇到了事情之后才去查找相關的案例和解決方案，這會導致內控制度的執行效果大打折扣。

1.4? ?缺乏相應的配套監督體系

一些單位雖然有比較完整的內部控制機制，但是卻缺乏相應的監督機制。監督環節是現階段內控工作當中必要的環節之一，有一些單位內部沒有有效的監督機制，導致執行效果比較差。有一些單位雖然有相應的監督機制，但是在執行上卻不夠嚴謹。同時很多單位不重視監督審計，覺得這些工作可有可無，選拔人員時很隨意，導致監督審計人員的專業知識能力和綜合素質也沒有跟上。

2? ? ?內部控制信息化建設的必要性

通過內控信息化建設，能有效解決傳統的內部控制方法存在的問題和不足。以信息系統為支撐，通過大數據、人工智能、移動互聯網、云計算等新技術的深入應用，逐步將內控管理要求嵌入財務管理中，規范重點領域、關鍵崗位的經濟和業務活動運行流程與制約措施，加強財務信息化建設，實時、動態、全面地反映財務狀況，實現內控的各項措施與單位的業務管理的有機結合，整體提升單位預算管理和風險防控能力，全面實施績效管理。

3? ? ?內部控制信息化的建設思路

開展內部控制信息化平臺（以下簡稱“內控平臺”）建設，以云計算為基礎、以大數據為核心，秉承“互聯網+”的建設理念，以風險管理為抓手，資金管控為重點，業務流程為主線，預算績效為成果、監督控制為手段，財務服務能力提升為目標，構建全方位多維度內控服務和監督管理平臺。

3.1? ?控制主體轉變

實現由人為控制向計算機控制轉變。將內部控制規則、控制活動、控制手段固化到信息系統中，完善單位內控流程，實現單位財務內部控制的信息化、常態化，保證財務內部控制各項制度得到嚴格的執行。具體講，就是通過在系統中預先設定業務內涵，業務發起者只需要在系統里完成相關表單的填寫，確認“提交”，審批表就會自動流轉到下一個審批節點，直到流程結束。

3.2? ?破除時空限制

打破內部控制在時間和空間上的限制，構建完善的集中式管理框架。建設內控服務門戶，針對業務人員、各部門分管領導、財務人員等角色，提供個性化、精準化、移動化的財務服務。通過“在線一站式”對外服務窗口，用戶可使用手機、電腦等設備，集中辦理各項財務業務，提供“在線辦理”“移動辦理”等多種服務形式，將業務辦理由“線下紙質形態”轉變為“線上電子化形態”，方便人員“隨時隨地”辦理業務。

3.3? ?實現業務全程管控

以預算、執行、核算、決算為控制主線，實現對單位業務全程管控。采用內控平臺一體化管理模式，實現“人、財、事、物”與“預算、績效”的雙線精細化管理。通過內控業務平臺，對單位各部門業務進行重新梳理、流程再造，將制度和內控管控規則嵌入系統，實行數字化驅動方式，實現“數字驅動、業務找人、業務發起、業務受理、業務驅動、業務預警”，由系統自動化完成預算、收支、政府采購、資產、項目、合同等內控管理工作，實現“預算、執行、核算、決算”平臺一體化閉環管理。

3.4? ?風險管控“動態化”

建設風險監控系統，通過多樣化的方式實現對業務、流程等全方位監控，提供動態化內控監測，實時動態掌握各類業務發生的情況，動態監測信息化系統運行的各類數據。通過深度分析，構建面向業務辦理、審批審核、決策判斷的輔助決策模型，為財務部門人員、單位主管領導提供主題應用分析，提供決策參考依據，做好“參謀助手”。

4? ? ?內控平臺建設內容

內控平臺由“財務服務”“內控綜合管理平臺”“分析決策平臺”“數據中心及技術支撐平臺”等部分組成。

4.1? ?財務服務

業務人員、分管領導和財務工作人員可使用手機、電腦等設備，通過在線申請、在線報賬、在線審批、在線查詢等功能完成各種業務辦理工作，系統可以針對不同角色，提供個性化、精準化、移動化的財務服務。

4.2? ?內控綜合管理平臺

滿足內控單位層面與業務層面的管控以及內部控制監督評價等要求。提供內控規則內嵌、六大經濟業務管控、風險管控、內控監督評價等綜合應用。其中，六大經濟業務管控將實現預算管控、收支管控、資產管控、采購管控、合同管控、項目管控。

4.3? ?分析決策平臺

滿足領導決策管理需要，提供預算執行情況分析、財務綜合查詢、內控分析等內容。實現風險管控的輔助決策、業務監測與風險預警。

4.4? ?數據中心及技術支撐系統

提供基礎數據、服務總線、數據交換、制度綜合規則、政策法規、用戶權限等技術應用支撐。根據單位的實際情況自定義各種政策法規、制度要求、內控規則、財務規則、業務標準，從而通過這些政策規則控制各種財務應用，達到財務內控的各種要求。

5? ? ?內控平臺實現的主要功能

5.1? ?財務服務功能

5.1.1? ?在線報賬系統

在線報賬系統，單位人員辦理個人報銷業務，通過系統可以辦理差旅費、交通費、會議費、培訓費、勞務費、出國費等各項費用的在線報賬。

5.1.2? ?在線查詢系統

根據個人信息自動匹配財務相關信息，提供個人財務報銷查詢、個人薪資查詢、部門預算執行進度查詢等個人財務相關信息查詢。個人財務信息將依據辦理進度、時間節點等進行自動推送與提醒。系統可以在移動端、PC端實時查詢。

5.1.3? ?移動辦公平臺系統

移動辦公平臺系統，滿足個人移動式業務辦理應用需要。提供移動端（App）或小程序等應用模式。將財務管理平臺應用在移動辦公平臺進行優化集成，包含從預算系統、報銷系統、資產系統、工資系統、賬務系統等系統中獲取數據，提供財務移動服務。主要功能包括：移動審批、個人工資、費用報銷、個人借款、項目經費、部門經費、單位經費、重要財務通知等。

5.2? ?預算管控功能

預算管控系統是用于單位預算指標細化、調整及預算執行控制的業務系統。年初預算轉化為預算指標后，通過系統對本單位的預算按照財務管理要求進行分解，如分解到部門、項目、人員等，通過設置預算控制規則，應用到相應的業務中，控制單位預算的執行。對于預算執行過程中發生的預算調整，通過指標管理功能進行處理。

5.2.1? ?業務流程

指標管理子系統流程如圖1所示。

5.2.2? ?預算指標管理

通過指標集中管理頁面，可完成指標的增加、減少、調整、分解等操作，還可查看完成的數據操作日志。

執行的全過程中對每個環節都要控制，同時對重點經費除了整體的控制，還可以設定一些特殊的規則實現精細化管理，例如：對每個預算使用部門是否要進行預算控制、控制到什么程度，提供控制的多種方式，可以按費用支出設定、哪些需要控制、不需要控制、特殊的規則如何控制進行設定。三公經費和其他重點經費，可設定支出總額，進行全面的重點監控。

5.2.3? ?預算執行分析

對整體預算執行的分析、不同維度的分析，也可進行指標自定義分析。預算執行可采用全景數據圖形查看模式，計劃進度一目了然，可對重點項目的時序進度同計劃進度進行比較和提醒。

5.3? ?經費支出管理功能

經費支出管理系統包含預算分配控制、經費申請、借款管理、費用報銷、出納支付等，系統能夠實現與財務系統、合同系統的無縫鏈接，項目合同數據，經費數據信息都能及時地反饋至業務部門和財務部門。

5.3.1? ?提供業務服務窗口

系統設定統一的窗口進行各項業務的辦理。方便辦理人快捷地找到需要辦理的業務入口。業務辦理采用互聯網式場景化應用設計，減少使用者認知負荷，讓所有人輕松上手，愿意使用。

5.3.2? ?規范審批流程及權限，報銷流程有章可循

系統提供設定審批流程、審批權限、預算額度控制規則的功能，規范了審批流程的流轉程序以及審批權限，設定了預算的使用范圍及使用額度，使報銷流程有章可循，并且可根據各使用單位報銷業務的管理特點進行不同的設定。

5.3.3? ?制度規則內嵌，業務規范指導

系統提供將報銷制度和報銷標準內嵌到單據填寫過程中的功能，報銷人員只需填列原始單據數據，標準的計算由系統自動處理，超過標準自動提醒，使業務審批更趨規范化，加強了內部控制的執行力度；并提供對相關業務的經辦流程即時提醒的功能，報銷人在填寫申請過程中，系統列示必須提交與本次報銷相關的附件清單，并提供附件上傳和附件在線預覽的功能。

5.3.4? ?支出與賬務系統數據互聯互通，簡化工作

系統提供與賬務處理系統相結合，審核完的報銷單能夠根據設定的記賬規則自動生成預算會計和財務會計的分錄，直接生成會計憑證的功能，簡化財務工作，提高工作效率。

5.3.5? ?移動辦公，破除時間和空間上的限制

提供移動端（APP）或小程序等應用模式，將財務管理平臺應用在移動辦公平臺進行優化集成，設置辦公提醒等功能，方便報銷人員隨時通過系統辦理業務。

5.4? ?采購管控系統

滿足單位業務部門按政府采購管理要求開展采購業務，提供采購申請、采購計劃、采購辦理審批、登記采購辦理過程和結果等采購相關業務管理。

5.4.1? ?采購計劃管理

支持貨物、工程、服務全口徑的采購計劃申報。貨物類支持集采目錄和配置選擇，提供查詢和檢索的功能。支持業務經各業務歸口管理部門流程化審批。

5.4.2? ?采購項目管理

支持采購執行經辦人對所負責的采購項目按一定規則擬訂采購組織形式和采購方式，并支持流程化審批，審批流程支持自定義。支持采購執行經辦人制訂采購執行方案，并支持流程化審批，審批流程支持自定義。

可按照政府集中采購、分散采購、自行組織采購等組織形式設置，同時支持公開招標、邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、單一來源、網上競價、網上詢價比選等采購方式。

5.4.3? ?采購程序

采購申請，部門采購經辦人提出采購需求和采購計劃。采購受理由單位采購管理崗根據政府采購管理辦法確定組織形式、采購方式等。采購審批，單位及主管單位相關崗位對提交的采購申請進行內部審核、審批［2］。

5.4.4? ?采購招標和中標登記

招標登記，對采購計劃招標結果信息登記備案。中標登記，對采購計劃中標結果信息登記備案，并根據中標信息進行合同備案登記。

5.4.5? ?項目歸檔管理

支持生成檔案管理目錄清單，從系統內提取招投標全過程的文件檔案，并提供人工補錄功能，自動形成項目檔案歸檔。

5.5? ?資產管控系統

資產管控系統主要滿足單位資產實物管理的需要，根據統一的資產管理制度，規范的資產分類、編碼、名稱等設置原則，滿足資產信息實時查詢，全面、實時掌握監控各業務部門的資產信息情況。系統對資產從入庫到出庫的全生命周期的管理，流程化控制，利用先進的條碼掃描技術，解決資產登記、資產轉移、資產維修、資產借用歸還、資產清查、資產盤點、資產退出等繁雜的日常資產業務處理［3］。資產管控系統為資產管理提供全周期的管理，涵蓋資產驗收管理、資產變動業務、資產查詢及修改、資產維修管理、資產清查業務、資產處置管理、處置匯總報批及批量銷賬、統計報表、數據上報等內容。

5.5.1? ?資產規范統一

根據固定資產管理辦法對資產管理標準進行規范統一，并建立資產管理系統的標準化管理體系，實現資產分類、資產卡片格式及內容、用途、來源、狀態、處置、折舊方法（預留）的定義。實現資產配置、使用、處置業務的審批流程定義。通過工作流平臺，實現資產管理流程統一、業務協同。對資產管理業務范疇內相關的文檔集中管理，隨時可以進行查詢。建立起資產故障管理體系、維修維護管理體系等、點檢管理體系，提高資產管理水平。

5.5.2? ?資產配置

為已有固定資產建立資產卡片，內容包括：資產編號、資產名稱、分類、用途、使用部門、數量、啟用時間、使用年限等。加強對各業務部門的資產購置過程的統一把握，在各項申請過程中可以設置統一的審批流程，加強資產采購的可控性。資產采購與預算管理集成，實現采購資產的年度預算及預算發生數的跟蹤功能，為資產采購申請的審批提供量化指標。

5.5.3? ?資產使用

通過對資產使用過程的管理，合理配置資源，提高資產的使用效率。資產使用管理主要對資產生命周期中的使用情況進行管理，包括資產領用、資產維修、資產變更、資產盤點、資產調撥等業務［4］。

5.5.4? ?資產處置

動態監測資產信息，對報廢資產進行準確評估和審核。報廢后的資產進行合理處置。同時對于閑置時間長的資產，要及時進行處置。能夠處理調撥、出售、置換、報廢、報損、捐贈等資產處置類型的業務。根據資產處置情況自動在財務核算系統中形成記賬憑證。

5.5.5? ?資產查詢統計分析

提供數據的自定義查詢、分析及統計，并以圖表形式直觀反映數據統計結果，通過對數據挖掘、分析，能夠自動生成資產管理工作報告，并能定時推送給相關領導。

單位查詢，對本單位固定資產信息進行查詢：報表查詢、單據查詢、資產分布狀況。

資產分析：對資產的價值、來源、用途、狀態、部門占用等情況進行多維度分析。

5.5.6? ?資產配置預警

支持按照單位的要求定義資產管理預警策略，對于異常數據及時推送給相關人員進行預警，幫助相關人員及時發現問題。

5.6? ?項目管理功能

5.6.1? ?全過程跟蹤滾動管理

包括項目基本信息、項目預算信息登記、招投標管理、合同管理、指標管理、資金支付管理、項目決算、項目績效評價管理等內容。項目庫完成項目，實現單位內部項目滾動預算編報，管理單位內部的項目庫信息，從財務及業務角度跟蹤項目完成進度。納入績效管理的項目，還需要補充績效目標和績效指標等信息。

5.6.2? ?項目類型靈活分類

項目庫要對項目的類型進行靈活的分類，對于那些常規項目的審批流程必須要和內控制度流程做到雙向并行。這樣對項目的審批進度才能一目了然，對于已經完工的項目必須驗收，驗收之后要記錄全部的數據和流程。

5.6.3? ?項目管理自定義

根據項目類別及項目金額的大小，靈活自定義項目審核流程，根據需要進行添加或刪減，實現審核流程的擴展定制功能。涉及政府采購或政府購買服務的項目，還需要填寫采購目錄、采購方式、數量、計量單位等信息。

5.6.4? ?項目查詢

項目查詢提供對項目信息的多種條件組合查詢，支持將查詢條件保存為模板，同時可將查詢后的結果數據以圖表形式展現。

5.6.5? ?績效評價動態生成

根據項目執行的系統數據采集，結合部分手工填報的完成情況，自動形成評價結果。

5.7? ?合同管控功能

合同管理是結合單位的特點，將合同進行細化分類，可對預算執行過程中涉及的各種合同進行集中管理。系統圍繞合同錄入、合同處理、合同收付款管理等流程，對于那些不同的業務角色要根據業務的實際情況進行管理，使其相互配合，工作處理得更加協調。

5.7.1? ?合同管理設置

提供審批流程、合同范本、合同樣式配置管理功能。可以根據單位管理要求設置合同的審批流程，支持歸口審批、分支審批等各種情況。

5.7.2? ?合同起草辦理

可根據合同類型使用范本起草合同文本，系統將根據上述所填寫的內容和范本格式自動形成合同草稿，有需要的再人為進行調整。合同相關業務集成一個頁面辦理，為經辦人員提供業務辦理的集成窗口。合同的類型可以根據實際情況進行調整和補充。支持合同補充協議的管理。

5.7.3? ?合同審批備案

合同審批可按照單位的合同管理規定，根據合同分類、經費來源等信息，設定歸口審批的要求。根據合同類型和金額規模，設定不同的審批級次要求。對審批過程的意見和修改痕跡進行記錄和展現，合同審批完成后，經辦人可以在系統中直接打印審批表。合同簽訂完成后，經辦人員在系統中進行合同備案。

5.7.4? ?合同付款

在合同辦理頁面可以選擇需要付款的合同發起合同支付。

5.7.5? ?合同變更

合同發生變更時，需要在系統中發起并提供相應的附件材料。合同變更包括基本信息變更、合同金額變更、標的物變更和付款計劃變更等。系統將記錄和提示變更的痕跡，便于后續備查。合同變更需要審批完成后才能生效，審批流程可根據管理要求進行設定。

5.7.6? ?合同臺賬

可按照合同類別、合同名稱、供應商和簽訂日期的范圍等條件查詢合同。顯示每個合同的狀態、金額、已支付金額、合同支付進度等信息。顯示每個合同的當年總應付、當年應付未付信息。每個合同點擊后都可以進行追溯查詢其當初簽訂審批的完整信息及其關聯信息，并能進行關聯信息的追溯查詢。提供合同臺賬、付款合同執行情況分析、收款合同執行情況分析、合同付款到期查詢。

5.7.7? ?付款合同執行情況分析

可以按部門、人員查詢付款合同的執行情況和風險，支持聯查明細。合同付款到期查詢：合同計劃付款日期即將到期給予相應人員提醒。

5.7.8? ?與財務系統銜接

從財務系統接收項目信息和預算信息，在合同起草時掛接使用，并應控制當年應付不超過預算余額。

5.8? ?輔助決策分析功能

構建完善的分析模型，采用大數據技術，提供內控分析、風險監控、內控運行效能報告等全方位、多角度的綜合信息，輔助領導決策。

5.8.1? ?基本決策分析

通過數據查詢平臺可提供整體預算執行率、基本經費執行率、項目經費執行率以及各預算執行情況等信息方便單位進行決策分析。

5.8.2? ?預算執行情況分析

預算執行情況分析的實現由部門整體預算執行情況、項目支出預算執行情況及重點（三公）費用情況分析構成。預算情況分析可按單位匯總級次，按照功能分類、項目等信息進行呈現、分級匯總，并可靈活切換，同時可按功能科目口徑的預算情況、經濟科目的預算情況、項目口徑的預算情況、三公經費的統計分析。

5.8.3? ?收支余情況分析

收支余情況分析主要由收支余匯總分析、收入情況分析、支出情況分析構成。收入情況分析主要分析不同期間的收入數、匯總數等內容。支出情況分析各月實際發生的基本支出（分人員支出和公用支出）、項目支出情況，可以按支出經濟分類科目如按會議費、差旅費、辦公費等維度進行分類、分組統計。

5.8.4? ?業務監測

監測各部門業務開展情況。系統可以對各部門、各用戶的使用情況進行監控，并對業務處理進度進行監控。

6? ? ?結束語

本文對內控信息化建設的必要性、建設思路進行了探討，并對建設后所需實現的功能進行了描述，上述基本功能的實現，大致滿足了內部控制信息化建設的基本要求。當然隨著內控信息化建設的深入發展，單位也需要擴大對控制對象的覆蓋面，不僅從經濟活動層面進行內部控制，其他的業務活動也要進行一定的控制管理，使內控信息化建設成為規范行政事業單位內部經濟和業務活動，強化對內部權力運行的制約，防止內部權力濫用，促進單位公共服務效能和內部治理水平不斷提高的有力手段。

主要參考文獻

［1］張鑫武，黑魯. 內控管理信息系統的解決方案［C］//2020年（第八屆）中國水利信息化技術論壇論文集，2020：511-516.

［2］劉維，黃圳林. 加強公立醫院全面預算管理促進內部控制制度建設實踐與探討［C］//中國衛生經濟學會第十九次年會論文集，2016：158-161.

［3］王月芳. 淺談事業單位固定資產管理存在的問題及對策［J］. 現代經濟信息，2016（11）：184.

［4］陳艷琦. 事業單位國有資產管理網絡化信息平臺的設計與實現［D］. 廈門：廈門大學，2015.