信息時代事業單位黨務檔案智慧型管理分析

于亞南

［摘 要］本文分析了信息時代事業單位黨務檔案管理方面存在的問題，并提出解決對策。力求通過樹立信息化管理理念、完善黨務檔案信息管理體系、培養智慧型檔案管理人才、統一檔案格式等方式，促進檔案資源交流共享，真正實現智慧型管理目標。

［關鍵詞］信息時代；事業單位；黨務檔案；智慧管理；大數據技術

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.17.046

［中圖分類號］G271；D630 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）17-0166-04

0? ? ?引 言

信息時代，大數據、網絡技術逐漸滲透到檔案管理領域，為檔案管理方式創新提供了強有力的技術支持。與其他檔案相比，黨務檔案具有特殊性，主要涉及黨員信息與黨建活動開展等內容，對管理效率與信息安全提出更高要求。對此，事業單位應緊跟時代潮流，將大數據、人工智能、云計算等先進信息技術應用到黨務檔案管理中，充分挖掘檔案信息資源，并豐富信息檢索、檔案存儲、資源調閱等功能。同時要注重現代化檔案管理人才培養，使其具備大數據應用能力，為黨務檔案智慧化管理轉型提供更多助力。

1? ? ?事業單位黨務檔案管理的重要意義

與其他文獻資料相比，黨務檔案具有特殊性，主要是對各級黨組織活動開展的記錄與總結，對后續黨務工作開展發揮指導作用。進入信息時代后，大數據、人工智能、云計算等先進信息技術逐漸滲透到檔案管理中，為黨務檔案管理提供了充足的技術支持，引導其朝著智慧型管理方向轉變，呈現出黨建數字化、資源協同化、數據分析智能化的特點，對事業單位黨務檔案管理具有重要意義，具體如下。

1.1? ?有助于數據分析智能化

大數據技術的應用能夠對海量數據信息進行自動化分析，將黨員與黨建活動信息錄入數據庫，在需要查詢時只需輸入關鍵詞即可找到相關內容，還可以時間、主題為依據，將黨務檔案分類保管，便于尋找關鍵因素，及時發現隱含問題，站在全局角度預測事件發展趨勢和發生概率。

1.2? ?可為黨組織決策提供依據

黨務檔案是在單位黨建期間形成的原始資料，充分展現出黨的方針政策落實效果。通過開展黨務檔案管理工作，對黨組織生存與發展具有促進作用，還可為各階段特色黨務工作開展起到參考與指導作用，為黨組織決策提供依據，從而做出更多科學正確的決策［1］。

1.3? ?有助于黨風廉政建設

開展黨務檔案智慧化管理，有助于規范黨員干部的行為作風，使其不斷接受教育，提高政治思想覺悟，從而自覺依法辦事。例如，挖掘檔案史料，為黨性教育、黨史教育提供豐富素材，也使得廣大黨員能夠嚴于律己，營造濃厚的廉潔勤政氛圍，鞏固事業單位黨風廉政建設成果。

2? ? ?事業單位黨務檔案管理現存的問題

2.1? ?檔案管理信息化意識薄弱

當前許多單位已經設立獨立的黨委辦公室，將檔案管理從綜合辦公室中剝離出來，作為專門機構在黨委領導下開展。但因辦公室人員擁有黨建專業背景的職員較少，許多都是從科研、技術等崗位轉入，有些是從中文、管理等相近專業轉入，經過培訓后上崗，雖然已經掌握基本的黨務工作內容，但對檔案管理與應用仍然一知半解，缺乏豐富技能支持，存在按照規定歸檔即可的心理，忽視數據內涵的挖掘與分析。此外，單位基層黨支部的黨建水平不同，按照一崗雙責的原則設置黨支部，支部書記多由科室負責人兼職任命，普遍存在“重業務，輕黨建”的思想，日常黨務檔案管理都是按照規定開展，較為被動，管理者缺乏主動意識，影響了檔案資源整理、歸檔與利用［2］。

2.2? ?檔案管理信息化水平較低

基礎配套設施不完善，影響智慧化程度提升。黨務檔案信息化建設依賴于完善的基礎設施，盡管部分單位創建了相應的App平臺，但基礎設施投入較少，使平臺應用受到制約。一方面，單位受資金限制，難以支持黨務檔案管理智慧化建設。智慧化管理需要引入大量先進設備、創建完善的系統，需要較大的資金投入。然而，從目前來看，絕大多數單位的資金投入都集中在平臺建設層面，沒有為其后期的運用和維護提供充足的資金支持，這便對其功能的高效應用產生了嚴重的負面影響。另一方面，現如今一些事業單位的檔案室硬件設施比較落后，一些計算機設備年久失修，不僅速度慢，還出現了檔案丟失等問題，嚴重制約了黨務檔案管理效率的提高。一些管理部門在記錄黨務檔案時，單純用紙質方式，沒有及時錄入到計算機中；一些部門盡管配備了計算機，但因相關管理軟件短缺，使用率降低，造成資源浪費；部分檔案管理部門缺乏高素質管理人才，只能簡單完成檔案移交、編目立卷與儲存等工作，無法利用互聯網完成信息快速檢索、存檔等工作，部分檔案因格式不統一，無法實現資源共享，使黨務檔案作用被極大抑制。

2.3? ?檔案管理者綜合素質有待提升

當前黨務檔案管理者普遍擁有扎實的黨務理論知識，對紙質檔案的管理能力較強，但在信息時代背景下，智慧型管理對檔案從業者大數據應用技能提出較高要求，現有從業者的協同發展理念缺失、信息素養不高，在很大程度上阻礙了檔案信息化建設、智能化轉型的步伐。一方面，黨務檔案管理者年齡偏大，多年來始終面對紙質檔案，對黨務信息化建設興致寥寥，或者有心無力，無法游刃有余地應用信息系統開展黨務檔案管理事宜；另一方面，黨務人員的信息技能較差，沒有真正意識到檔案智能化管理系統的重要性，不了解其應用方法。當前我國諸多事業單位創建了先進系統、黨務App等等，以推動黨務智慧化發展進程，黨員可借助網絡渠道學習理論知識、繳納黨費等，黨務人員也可通過App了解黨員學習與生活情況，掌握思想動態等，但因黨務人員自身App應用水平較低，導致系統使用流于形式，抑制了大數據技術優勢與黨務檔案價值的發揮［3］。

3? ? ?信息時代下黨務檔案智慧化管理的優化措施

3.1? ?提高信息化管理意識，妥善完成檔案分類

當前我國檔案事業正在持續朝著智慧化的方向發展，黨務檔案作為社會信息的重要構成，應與社會發展需求相適應。在進入信息時代后，從業者要在思想觀念上進行轉變，如若固守成規，依然沿用傳統手工管理模式，未能樹立信息化思維，即便創建了信息網絡，或者購買了最新的軟件系統，也無法真正利用起來，使軟件成為擺設，造成資源浪費。可見，檔案管理者務必要革新理念，深刻意識到智慧化管理的價值，結合黨務檔案性質與現實需求，自覺學習新的科技知識，促進業務素養與技能提升。在黨建規范化、智慧化形勢下，黨務檔案管理者不但要在思想層面積極轉變，還要不斷引入計算機技術，創建黨務檔案專題數據庫，在后續使用時，只需輸入關鍵詞便可調取相應檔案資料，促進檔案管理效率提升。同時，還應加強黨務檔案信息采集、匯總與整理工作，借助計算機技術，搭建起完善的管理系統，充分發揮出各種新型檔案管理軟件的應用優勢，完成好黨員各種信息數據的錄入工作，方便后續隨時調取資料。除此以外，單位還需要借助紙質黨務檔案以及聲像檔案等多樣化載體，積極開展黨務檔案信息編研等工作，對海量有價值的黨務檔案信息進行更為深層次的開發。利用“主題黨日”“三會一課”等，提高單位黨建工作實效，使領導層與廣大職工都能夠認識到黨務檔案的價值，并對相應管理工作給予高度重視［4］。

3.2? ?完善黨務檔案信息管理體系，豐富管理功能

黨務檔案智慧化管理的前提是擁有充足的硬件設施，并創建功能豐富的管理系統，為“智慧黨建”開展打好基礎。在黨務工作中，檔案內容涉及黨員信息，通過運用大數據、互聯網等新興技術，可隨時檢索和查閱，為檔案資源共享提供諸多便利，還要做好檔案信息安全防護工作，以免信息丟失或泄露，具體措施如下。

3.2.1? ?加快硬件設施建設

單位應當綜合考慮現階段黨務檔案管理現代化的實際需求，加大對于計算機、掃描儀等各種設備的引入力度，并積極學習各種現代科技，創新研發各種管理軟件，從技術層面支撐黨務檔案的數字化管理，提高各種黨務檔案的實際應用價值。電子檔案管理不可或缺的就是計算機設備，黨務檔案的檢索、存儲等工作都要在計算機上完成，而計算機性能將對管理效率具有直接影響。對此，單位應增加對黨務檔案管理的投資，采購性能高、存儲空間大的計算機設備，減輕黨務人員的工作量，達到提質增效的目的；檔案部門也要全身心投入，挖掘各方面潛力，促進檔案資源深層價值挖掘，提高檔案利用價值，借助網絡渠道擴大檔案資源采集面，促進經濟效益與社會效益提升。

3.2.2? ?完善智慧型檔案管理系統

智慧管理主要指的是利用現代先進信息技術建立起服務于檔案管理工作的系統，使黨員檔案信息能夠存儲到網絡中，便于信息采集、實時調取與監管。單位在信息時代背景下，創建智慧檔案管理系統，使其功能更加豐富，滿足現實檔案管理需求。一方面，應當通過智慧平臺的建設賦予其智能檢索的功能，具體涉及對于檔案信息的接收、審核等，均可線上完成；二是采用RFID技術進行檔案管理，可及時發現資料非法閱覽、非法傳遞、檔案室異常等情況，并進行聲光報警，達到高效智能化管理目的。三是創建檔案信息數據庫，盤活檔案資源，在單位內部搭建良好的網絡平臺，實現對于每個部門和科室的全方位覆蓋，立足于檔案的具體應用需求，在完成審批之后賦予不同用戶權限，支持遠程查閱，便于檔案信息高效利用，還通過構建黨建App、微信、微博等平臺，讓數據多跑路，促進資源利用率提升，還可使檔案安全得到切實保障。

3.2.3? ?加強黨務檔案安全體系建設

黨務工作有一定的特殊性影響，黨務檔案管理工作應有章可循，使信息化建設、智慧化管理切實得到保障。對此，管理人員應樹立“安全至上”意識，將檔案安全放到首位，確保數據安全可靠，避免出現數據信息泄露、丟失等情況。單位黨委應通過多種途徑開展檔案安全培訓，切實提高從業者的保密責任意識，還要創建完善的檔案安全管理體制，貫徹落實安全責任制度，制定安全應急預案等，從制度層面切實維護黨務檔案安全。在電子檔案管理中，計算機網絡具有波動性，應加強網絡硬件設備、軟件系統的管理，設立防火墻，加強數據庫維護力度，防范黑客、病毒等入侵，保障檔案數據安全。

3.3? ?培養智慧型檔案管理人才，提高管理效率

進入信息時代后，黨務檔案管理也應與時俱進，為了提高智慧化管理效率，單位黨務工作者應意識到檔案信息化建設的重要性，勇于打破傳統的管理模式，提高黨務融合發展水平。基于此，單位需要積極引入智慧型檔案管理人才，并加強人才培養工作，通過加強宣傳、開展培訓教育活動等方式，促進其黨務信息平臺操作技能提升；還要對應聘人員、現有檔案工作者的業務素質嚴格把關，管理者應加強專業知識學習，拓展眼界與知識范疇，不但要具備較強的文字能力、綜合分析能力，還能游刃有余地操作計算機設備，學習黨務檔案管理軟件的用法，掌握更多現代信息管理技能，使自己成為既懂計算機管理，又熟悉管理業務知識的復合型人才。此外，黨務檔案具有特殊性，內含許多機密性文件，要求管理者擁有較強的政治思想、職業道德，能夠堅定政治立場，提高政治責任感，全身心投入到檔案管理工作中［5］。

3.4? ?統一格式標準，促進檔案資源共享

對于不同黨務檔案資源來說，因以往在轉為電子檔案時沒有統一的管理標準，導致其格式不盡相同，在統一接入綜合檔案管理平臺后，部分檔案難以實現共享，影響了資源利用。對此，在智慧管理背景下，要統一黨務檔案管理標準：一是結合實際情況，創建系統化和標準化的管理體系，制定統一的歸檔范圍、檔案保管期限、歸檔時間標準，針對需要長期存儲的檔案資料，應轉為JPEG或者MP4格式存儲；二是組織黨務工作者，嚴格遵循黨組織建設要求，對黨務檔案的記錄、歸檔細節進行規范，使其格式統一，能夠順利接入平臺中，實現共享，避免“信息孤島”產生；三是在資源共享中應注重非公開信息的加密，可將此類檔案單獨存放，對線上用戶調檔查閱進行權限控制，對于線下檔案資源調取，在未經負責人允許情況下禁止查閱，否則要承擔相應的后果與責任。

4? ? ?結束語

綜上所述，在新時期背景下，黨務檔案管理逐漸朝著信息化、智慧化的方向轉變，這就要求管理者應順應時代潮流，積極轉變思想觀念，樹立信息化管理思維，將大數據、云計算、人工智能等先進信息技術充分應用到檔案管理中，創建完善的檔案管理平臺，為快速檢索、信息存儲等提供技術支持，還要注重檔案安全保護，預防黑客與病毒入侵，管理者自身也要加強技能與素質提升，切實滿足新的崗位要求，推動黨務檔案管理的智慧化轉變，為事業單位黨建工作開展提供強大助力。

主要參考文獻

［1］劉楊，趙華韡，張穎.基于新時代黨務檔案現代化管理的思考探究［J］.卷宗，2018（5）：84.

［2］齊飛.信息時代檔案管理工作的變革及創新分析［J］.卷宗，2017（22）：95.

［3］朱大鑫.互聯網時代檔案綜合信息化管理分析［J］.經濟與社會發展研究，2020（10）：35.

［4］王勇男.基于大數據時代背景下的檔案管理工作分析［J］.中外企業家，2018（25）：117.

［5］馬靜.基于新時期黨務檔案現代化管理的思考［J］.新絲路（中旬刊），2021（1）：1-2.