人事檔案數(shù)字化管理面臨的現(xiàn)狀與對策探析

摘 要：人事檔案管理是企業(yè)日常管理中的一項重要內容，為了跟上時代發(fā)展的腳步，企業(yè)需要把這一工作朝著數(shù)字化的方向推進。基于此，文章在闡述人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀的基礎上，提出了人事檔案數(shù)字化管理的對策，希望能夠對人事檔案數(shù)字化管理的順利開展提供助力。

關鍵詞：人事檔案；數(shù)字化管理；現(xiàn)狀；對策

引言

檔案數(shù)字化是把紙質檔案通過掃描、錄入等方式，將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)檔案檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等。企業(yè)檔案管理者借助數(shù)字化技術，能夠顯著提升人事檔案管理效能，減輕從業(yè)人員的工作負擔，進一步釋放了人事檔案的潛在價值。檔案管理數(shù)字化是信息時代的必然要求，本文以人事檔案數(shù)字化管理為研究對象，根據(jù)人事檔案管理的現(xiàn)狀提出了有關對策，以期為人事檔案數(shù)字化管理的順利開展貢獻力量。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理現(xiàn)狀可以從三個方面來分析：

首先，從創(chuàng)新意識的角度分析。檔案對于每個人都是至關重要的，人事檔案記錄了企業(yè)員工的成長歷程。但是，從現(xiàn)階段實際情況來看，一些企業(yè)由于諸多因素的限制，管理人員所選擇的檔案管理方式較為傳統(tǒng)，針對的依舊是紙質類型的檔案，其中一些檔案由于年代久遠，可能已經出現(xiàn)破損乃至丟失的情況，這對于企業(yè)發(fā)展而言是十分不利的。另外，在企業(yè)職工查閱紙質檔案的時候，由于紙質檔案數(shù)量較多，檔案管理人員查找起來十分煩瑣，出現(xiàn)這一情況的主要原因是檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識。

其次，從工作效率的角度分析。企業(yè)檔案管理工作是通過人工完成的，而檔案隨著企業(yè)的不斷發(fā)展其數(shù)量也會增加，每當調動檔案的時候往往會耗費大量的人力與時間，尤其是一些細微的變動也需要調出相應的人事檔案，在無形中加重了檔案管理人員的工作負擔。同時，檔案工作人員在開展工作時，難免會出現(xiàn)一些失誤，如填寫錯誤等，導致后期修改與變動檔案會變得十分困難。

最后，從檔案管理的角度來分析。作為檔案管理者，需要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供便利。但是，部分人員缺乏責任意識，沒有做好檔案管理工作。

二、人事檔案數(shù)字化的主要內容和優(yōu)勢

1.主要內容

人事檔案數(shù)字化內容包括多個方面。首先，它涵蓋了將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案，并把數(shù)字檔案存儲在光盤等介質上，實現(xiàn)了信息的長期保存和便捷讀取。其次，人事檔案信息以結構化和半結構化的數(shù)據(jù)方式呈現(xiàn)，存儲在數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫中，有助于管理人員有效地管理和利用這些數(shù)據(jù)。再次，建立信息管理系統(tǒng)，利用網絡實現(xiàn)人事檔案信息的管理和共享服務，進一步提高了人事檔案信息的可訪問性和可用性。最后，創(chuàng)建數(shù)字化目錄，遵循人事檔案管理的相關標準，劃分不同層級的目錄，以便高效地查詢和檢索信息，從而減輕檔案管理人員的工作負擔。這一系列數(shù)字化措施使人事檔案管理變得更加現(xiàn)代化、智能化，有助于企業(yè)更好地管理和利用人事檔案資源。

2.優(yōu)勢

人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢體現(xiàn)在三個方面。

第一，能夠提高工作效率。企業(yè)規(guī)模在發(fā)展的過程中會不斷擴大，企業(yè)工作人員的數(shù)量也會不斷增加，員工在日常工作中常常會出現(xiàn)崗位變動以及獎懲情況等，而這些信息都需要在人事檔案中有所體現(xiàn)，開展數(shù)字化管理，可以依托于現(xiàn)代化技術來幫助檔案管理人員自動獲取相關的人力資源信息等，并可以利用相關系統(tǒng)完成統(tǒng)計與分析等各項工作，更有利于后續(xù)信息的查找，使企業(yè)人事檔案管理朝著更高層次目標邁進。

第二，能夠提供更多有價值的人力資源信息。當前，企業(yè)之間的競爭十分激烈，而企業(yè)之間的競爭是人才的競爭。開展人事檔案數(shù)字化管理，能夠幫助企業(yè)構建各崗位所需要的人才模型，為后續(xù)培訓以及調崗等工作的開展提供更多依據(jù)。同時，檔案管理人員也可以在數(shù)字化管理的過程中，依托相關技術來全面分析應聘者信息，并深入挖掘企業(yè)現(xiàn)有員工的檔案信息，為企業(yè)后續(xù)人員調動提供更多支持，使人才能夠充分發(fā)揮自己的實力，為企業(yè)注入更多的活力。

第三，能夠提高檔案的真實性與安全性。數(shù)字化管理可以明確檔案的管理權限，保證了人事檔案的真實性。

三、人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理人員觀念落后

部分檔案管理人員在人事檔案管理中未能做到與時俱進，沿用傳統(tǒng)的管理觀念，檔案管理方式較為落后。當前，互聯(lián)網迅速發(fā)展，各類現(xiàn)代信息技術得到廣泛應用，管理觀念的滯后不僅影響了管理模式的升級，也影響企業(yè)人事檔案數(shù)字化建設。

2.檔案信息容易被泄露

企業(yè)人事檔案中包含員工的大量敏感信息，如家庭住址、身份證號碼等，一旦這些信息被泄露，可能會被不法分子濫用，造成嚴重影響。在人事檔案數(shù)字化管理過程中，安全問題尤為突出。安全問題可以分為兩類。首先，檔案管理人員的電腦系統(tǒng)可能存在病毒或者安全級別較低，容易成為黑客攻擊的目標，從而導致人事檔案信息被盜取。其次，人事檔案管理人員在使用網絡傳輸人事檔案時，缺乏必要的安全意識，未采取安全傳輸措施加密關鍵信息，導致人事檔案信息的泄露。

3.管理人員能力不足

現(xiàn)階段，一些企業(yè)人事檔案管理人員的能力有所不足，雖然在以往的工作中積累了一定的管理經驗，但是不愿意接受與學習新的事物，從而導致人事檔案數(shù)字化管理的質量難以得到切實提升。另外，一些從事人事檔案管理工作的人員年齡較大，甚至有的即將退休，他們在工作中會缺乏熱情與積極性，因此，工作人員的年齡也會影響人事檔案數(shù)字化管理工作的開展。

4.制度體系建設不標準

有的企業(yè)雖然開展了人事檔案數(shù)字化建設，但是相應的體系建設還不夠完善。比如，沒有進一步完善掃描以及錄入檔案的標準，使得相關工作的開展不夠規(guī)范。還有一些企業(yè)本身有較為完善的人事檔案管理制度，但沒有依據(jù)數(shù)字化管理的標準有效落實，數(shù)字化建設發(fā)展較慢。

5.基礎設施不完善

基礎設施是人事檔案數(shù)字化管理的基礎與保障，完善現(xiàn)有的各類軟硬件設備設施，能夠使這一工作的開展質量得到顯著提高。但當前一些企業(yè)在開展這一工作時，由于受到資金等因素的限制，導致各類設備設施不夠完善，為后續(xù)工作的開展帶來諸多阻礙，嚴重影響了人事檔案數(shù)字化管理的效果。

四、人事檔案數(shù)字化管理的對策

1.及時轉變觀念，完善基礎設施

在人事檔案數(shù)字化管理的過程中，檔案管理人員要嚴格遵守有關于檔案的各項規(guī)定，培養(yǎng)現(xiàn)代化的思維。檔案管理人員要轉變意識，敢于創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理理念及管理模式，并培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理思維。另外，企業(yè)要完善檔案信息化基礎設施建設。想要提高人事檔案數(shù)字化管理的質量，企業(yè)需要先做好基礎保障，配置完善的基礎設施，如計算機、掃描儀等。隨著管理人員理念的轉變以及檔案基礎設施的完善，人事檔案數(shù)字化管理的質量將會得到切實提高。

2.加大人事檔案安全管理力度

首先，人事檔案管理人員要意識到檔案安全的重要性，把安全放到人事檔案管理的重要位置，并把檔案安全納入自己的工作職責之中。其次，檔案管理人員在分享人事檔案時，要做好相應的記錄工作，如果發(fā)生了檔案被泄露等問題，要及時補救。在日常辦公過程中，人事檔案管理人員需要做好各類系統(tǒng)與文件的加密工作，設置相應的訪問權限，沒有訪問權限的人員無法通過網頁查詢到相關的內容。再次，人事檔案管理人員需要定期更新檔案管理信息化系統(tǒng)和下載補丁，避免電腦中病毒導致信息被泄露。最后，人事檔案管理人員還需要科學梳理人事檔案，并定期備份，尤其是一些較為重要的檔案。檔案工作人員可以把數(shù)字化檔案與紙質檔案相結合，進一步提升相關檔案的安全性。總之，安全是人事檔案管理中十分重要的一項內容，檔案工作人員需要具備良好的安全意識，并能夠嚴格依據(jù)相關安全規(guī)定開展工作，在提高自身工作效率的同時，也能夠有效保護檔案。

3.加大從業(yè)人員的考核力度

為了保障人事檔案管理的高效性，企業(yè)應采用考核機制，定期評估人事檔案管理人員的工作表現(xiàn)，以確保其擁有足夠的專業(yè)能力來有效支持工作。這個過程不僅有助于提升人事檔案管理人員的能力，還能夠促使他們與企業(yè)共同發(fā)展和進步。

4.建立健全管理制度，加強檔案管理規(guī)范性

首先，檔案管理人員要明確整個檔案管理的流程，并保證信息的準確性，以避免在后續(xù)環(huán)節(jié)再次修改。與此同時，要做好人事檔案的分類，確保目錄清晰且明確。其次，管理人員查閱人事檔案時，如果發(fā)現(xiàn)資料缺失等問題，要及時聯(lián)系相關人員補充信息，及時處理一些不規(guī)范的記錄，確保每一個人的人事檔案完整且準確。最后，企業(yè)需要建立完善的人事檔案數(shù)字化管理制度。一方面，企業(yè)檔案管理人員需要全面分析人事檔案數(shù)字化發(fā)展的情況，完善現(xiàn)有的管理制度；另一方面，要深入企業(yè)員工之中，收集員工的建議，了解他們在日常工作中發(fā)現(xiàn)的不足，并做好相應的記錄，在后續(xù)環(huán)節(jié)及時調整與完善。

5.加強基礎設施建設

完善的基礎設施是人事檔案數(shù)字化管理的前提。基于此，企業(yè)在開展這一工作時，需要先升級與優(yōu)化現(xiàn)有的軟硬件設備設施。同時，企業(yè)管理層人員要結合本企業(yè)的經濟情況，編制合理的預算，并依據(jù)實際需求，完成軟件開發(fā)工作，確保網絡平臺應用的安全性，為后續(xù)工作的開展提供有力保障。另外，在軟件開發(fā)時，企業(yè)需要選擇信譽良好的開發(fā)團隊，避免在后續(xù)使用過程中發(fā)生各類安全隱患。

6.優(yōu)化人事檔案管理業(yè)務流程

通過建立人事檔案管理平臺，能夠進一步優(yōu)化檔案服務流程，提高檔案利用率。首先，檔案管理人員可以在平臺上通過相應的模塊，完成在線申請與審批等工作，可以省去紙質檔案登記等較為煩瑣的流程，有效避免工作不規(guī)范等情況的發(fā)生。其次，建立目錄數(shù)據(jù)總庫，并擬定一個標準化的數(shù)據(jù)結構，保證各項新增檔案能夠及時歸檔。除了需要優(yōu)化流程外，企業(yè)也要結合自身的實際情況，科學、合理地選擇數(shù)字化檔案的利用方式。一方面，在確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全的情況下，檔案管理人員可以申請檔案內容遠程共享；另一方面，可以單機版保存數(shù)字化檔案，再由專業(yè)的檔案管理人員查找相關信息，進一步提高人事檔案的利用率。

五、如何進一步強化人事檔案數(shù)字化管理效果

一般來說，企業(yè)想要實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，具體的實現(xiàn)方式可以分為兩種，一種為外包，另一種是由企業(yè)的人事檔案管理人員獨立完成。其中，外包是由企業(yè)來制定相關的標準和要求，并為這一工作的開展提供合適的場地以及支付工作人員的費用，再由外包公司來完成相應的人事檔案數(shù)字化平臺建設等工作，也可以是企業(yè)直接把檔案送到外包公司，由外包公司加工。這種外包方式的優(yōu)點在于，其中所有的數(shù)字化程序都是由外包公司來完成的，對于企業(yè)自身而言是無須承擔相應責任的。除此之外，外包過程中所涉及的各類信息化管理平臺也是由外包公司負責，企業(yè)無須研發(fā)，后續(xù)也不需要維護與升級相應的軟件。另外，外包人員往往具備較為專業(yè)的素質，其工作的效率較高。不過此種方式也存在著一定的缺點。比如，企業(yè)把人事檔案送到統(tǒng)一的外包單位時，存在較大的運輸難度，選擇外包公司開展人事檔案數(shù)字化管理，所需要支付的費用比較高昂，涉及生產費用、相關系統(tǒng)的開發(fā)費用，以及在后期難以預知的維護費用等。還有就是外包公司管理檔案時，檔案信息容易被泄露。

如果是由企業(yè)的人事檔案管理人員直接開展工作，具有以下優(yōu)勢：第一，企業(yè)能夠自行組織相關的網絡建設活動，在過程中可以節(jié)省大量的費用。比如，企業(yè)可以結合已有的人力資源管理系統(tǒng)，再依據(jù)當前數(shù)字化的實際需求，建立一個適合本企業(yè)的人事檔案數(shù)字化管理程序的同時，還可以節(jié)省后期系統(tǒng)升級以及維護等相關費用；第二，企業(yè)人事檔案管理人員在不斷摸索的過程中，對于人事檔案數(shù)字化管理的了解更為深入，其管理也能夠更為規(guī)范，有利于形成一套完善的制度。基于此，企業(yè)想要進一步強化人事檔案數(shù)字化管理效果，需要依據(jù)自身的情況選擇合適的管理方式。

六、結語

從現(xiàn)階段的實際情況來看，企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理中還存在著諸多不足，如人事檔案管理人員觀念落后、檔案存在被泄露的風險、人員能力不足以及制度建設不完善等。為此，企業(yè)需要及時改進，加強人事檔案信息化管理的科學性與有效性，以促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：陜西省一八六煤田地質有限公司）

作者簡介：周皓（1988—），女，漢族，陜西渭南人，本科，助理館員，研究方向：人事檔案、文書檔案、財務檔案、科技檔案。