醫院醫療設備檔案管理的實踐策略研究

摘 要：醫療設備檔案是醫療設備從采購到報廢全過程的歷史記錄。隨著醫院各種先進檢驗、檢查、治療設備日益增多，實施規范化、系統化、完整化的高質量統一醫療設備檔案管理，可為醫療設備的科學管理提供現實依據，為醫院醫療質量、技術服務水平的提升提供可靠的資料保障，是醫院發展及質量管理體系中不可忽視的重要一環。文章針對醫院醫療設備檔案管理工作實踐，對當前醫院醫療設備檔案管理的現狀及存在的突出問題展開剖析并提出解決策略，以期在促進醫院醫療設備檔案管理水平的策略研究上起到參考作用。

關鍵詞：醫療設備檔案；檔案管理；實踐；策略

醫療設備檔案是指在設備采購、安裝、調試、驗收、使用、維修和報廢等全過程中形成的文字、圖表、光盤等終身性文件，是設備使用全過程的真實記錄，也是評定醫院醫療水平的重要參考依據。隨著社會經濟水平的高速發展，科學技術日益進步，與醫療水平相匹配的醫療設備更新換代日益頻繁，如何提高醫療設備檔案管理質量，將對醫院在提高整體技術服務水平、提升醫療質量、研判醫療設備引進等方面產生直接影響。

一、醫療設備檔案管理在醫院管理中承擔著重要角色

規范化、系統化、完整化的醫療設備檔案是從設備立項采購到報廢的全過程歷史記錄，是最真實的憑證依據。這期間主要存在著兩種檔案資料管理狀態：一是技術資料管理狀態，包括申請報告、醫療設備論證報告、設備使用說明、安裝驗收單、運行記錄、設備維修記錄和報廢記錄等醫療設備資料的檔案管理，可為醫療設備質量管理控制、安全運行以及維修保障等方面提供及時準確的參考信息；二是經濟資料管理狀態，包括設備調研論證、購銷合同、預算經費以及設備使用情況等醫療設備資料的檔案管理，可為院領導和專家在論證醫療設備需求、經濟效益及設備購買等決策方面提供經濟價值相關的數據參考。這兩種管理方式在設備檔案管理工作中彼此制約、相互促進。

1.醫療設備的技術資料檔案管理反映了醫療設備運行及使用狀態情況

醫療設備驗收報告能真實地反映醫療設備驗收的時間和方式，跟蹤后期醫療設備使用情況和維修保養方式，便于隨時開展查證。在醫療設備使用過程中，規范完成醫療設備運行報告、維修記錄，能有效熟悉醫療設備運行管理情況，針對性地開展科學保養設備，提高醫療設備使用壽命，降低故障發生率。醫療設備檔案可為醫療器械科維修人員提供設備維修資料，醫療設備運行過程中出現故障時，維修人員可以參考設備檔案資料排查設備故障。如果醫療設備出現一般故障，由于廠家維修設備所需維修費較高或維修人員不能及時到位，可能會給醫院造成多方損失。在做好醫療設備檔案的情況下，醫療器械科專業維修人員能夠充分參照設備檔案資料完成設備一般故障的日常維修，有效降低設備維修成本。另外，通過調研醫療設備檔案資料，可以協助醫院各科室對醫療設備的使用效率展開分析，熟知設備的運行狀態，充分利用設備功能，擴大醫療設備的服務范圍，提高醫療設備的使用價值。

2.醫療設備經濟資料檔案管理可以協助分析、指導醫院采購醫療設備

隨著我國經濟的高速發展，人民生活水平不斷提高，人民群眾的健康意識不斷提升，對醫院醫療服務質量要求越來越高。在經濟與科技快速發展背景下，各種先進智能技術被應用到醫療設備中。醫院可利用醫療設備檔案中的論證報告、標書、合同以及使用記錄等資料情況，在購置醫療設備時，參考檔案資料分析同類型設備的優勢和不足之處，在保證設備符合使用要求的同時，進一步節約醫療設備采購成本。在維修保養層面，參考檔案資料中的醫療設備合同、維保等，可制定醫療設備最佳維保期限及維保范圍。醫療設備檔案貫穿醫療設備整個生命周期，利用資料能夠查詢設備故障發生的原因及頻率，研判實際使用的醫療設備性能的優劣，且針對同類型不同品牌的醫療設備，通過設備之間性價比、市場占比、技術差異等檔案資料的對比分析，為以后設備采購提供數據參考。

二、收集歸檔范圍和內容

收集與整理醫療設備檔案最終目的是為醫院的實際工作提供幫助。根據醫院等級評審要求，醫院在購置≥5萬元以上的醫療設備后應跟蹤收集醫療設備資料，并展開分類整理歸檔，實行統一管理。醫療設備檔案資料的收集歸檔主要由醫院醫療器械科和財務科完成。醫療器械科主要負責收集整理醫療設備申購、購買、安裝驗收、使用運行過程中的所有資料，包括申請購買單、可行性論證報告、市場調研資料、醫療設備相關會議紀要、招標文件、評標記錄、中標通知書及投標文件、設備購銷合同、中標單位的資質材料、開箱登記表、安裝驗收報告、裝箱清單、培訓記錄、使用說明書、出廠合格證、維修記錄表、設備使用情況登記表和周期檢定報告等資料。設備報廢處置階段，財務科負責收集包括報廢申請單、論證報廢資料、相關會議紀要、報廢批復、處置合同和處置現場圖片等資料的歸檔。醫療設備檔案資料的收集是一項需多科室、多崗位人員共同配合完成的工作，收集整理歸檔資料應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，待資料收集齊全后移交至醫院中心檔案室統一歸檔管理。

三、當前醫院醫療設備檔案管理中存在的主要問題

1.歸檔不及時、材料收集難度大、不齊全

檔案資料收集是一個動態的過程，單價在100萬元以上的一套完整大型醫療設備檔案資料是由使用科室申報、論證評審、招標采購、開箱驗收、安裝調試、驗收合格、使用、維修以及報廢等多個環節產生的重要文件資料所組成，其歸檔周期長，具有連續性。按規范在醫療設備從采購至報廢期間產生新的補充資料應跟蹤到位，保證補充資料入檔，可是在實際資料收集工作中，因涉及部門雜、中間環節多、參與人員相互扯皮、工作懈怠以及醫療器械科室資料管理人員頻繁更換等原因，造成檔案資料收集工作難度增加，甚至具有保存價值的資料丟失或散落在個人手里。由于部分資料收集不齊，經常導致檔案資料不能及時移交，難以保證醫療設備檔案的完整性，特別是在設備投入使用后，因相關部門責任管理不到位或粗放管理，缺乏系統、動態、全過程的檔案資料收集大局觀，以致有關設備使用、維修、報廢情況的資料僅有少許或無任何材料存檔。

2.檔案管理意識薄弱，歸檔材料不規范

醫療設備檔案管理在醫院實際管理中占據著關鍵一環，能夠反映出醫院硬件及軟件的綜合發展實力，但是，目前許多醫院仍缺乏科學的醫療設備檔案管理體系，未充分重視及實施有效的科學管理，導致無法產生高效的檔案管理效率。醫療設備檔案管理具有相對的專業性，但在實際材料歸檔操作中常存在各種不專業、不規范行為。實際操作中由于醫療器械科室對檔案類目不了解，常將醫療設備招標里的不同類型設備放在同一類目移交歸檔，如誤將治療設備電子輸尿管鏡與檢驗設備光學生物檢測儀混淆，統統按檢驗類目移交，造成醫療分類名目錯亂等問題。檔案管理書寫規范要求在一套設備檔案案卷材料中只有一個規范的設備名稱，但在實際歸檔材料中同一臺設備常會出現多個不規范設備名稱，如同一臺設備在申請采購單上設備名稱為視頻腦電圖，標書上設備名稱為視頻腦電采集系統，合同書上設備名稱為腦電采集檢測系統，安裝使用驗收報告設備名稱又為通道視頻腦電圖儀，造成檔案管理部門在資料整理、后期查詢等工作難度加大。再有，歸檔材料使用不耐久的字跡及紙張，申請、報告以及合同等重要資料漏缺，簽署日期或歸檔文件有大量的復印件而缺少原件等情況也相當常見。

3.開發挖掘利用醫療設備檔案效率低下

檔案管理人員僅僅將醫療設備采購、使用、維修保養、報廢相關資料管理作為完成醫療設備檔案的收集、整理及歸檔的全部工作，并未深度挖掘醫療設備檔案所具有的參照、監督等功能的內在價值。檔案資料在實際價值利用上，僅限于查閱醫療儀器設備檔案資料，在購置醫療設備儀器時，未能利用檔案資料深度分析設備性價比，發揮最大化利用價值，更好地服務于醫院發展。

4.檔案管理隊伍整體素質低下，管理方式陳舊

醫院每年都會購置新的醫療設備，致使醫療設備檔案資料收集工作量逐漸加大。隨之，檔案管理隊伍整體素質低下、管理方式陳舊的問題日漸突出。第一，檔案管理人員多為非專業出身或兼職，普遍存在檔案管理意識淡薄，不熟悉檔案工作規律、分類方法及有關管理規范，造成實際操作中工作積極性不高、工作態度懈怠等。第二，檔案管理人員與醫療器械科室人員之間工作方式欠協調，且因檔案管理人員缺乏醫療設備專業方面的知識儲備，使得檔案管理在具體工作，如資料分類歸檔中經常出錯而不能達到良好的預期效果。第三，創新動力不強，缺乏現代信息化管理手段。醫院并未制定專門的醫療設備檔案電子信息化管理制度，檔案資源的利用、服務方式呈現滯后性，仍沿用紙質檔案存檔為主的管理模式，存在檔案管理效率低、利用率不高等諸多弊端。

四、提高醫療設備檔案管理質量的實踐措施

1.完善制度，強化規范管理

檔案管理部門根據《科技檔案工作條例》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《檔案分類編號規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等標準規范，編制醫院醫療設備檔案分類方案、設備歸檔檔號結構，結合本單位實際情況制定醫療設備檔案管理細則，明確本單位設備檔案的具體要求，規范從醫療設備申請—采購—安裝—驗收—使用—維修—報廢全過程的歸檔行為，采取定期和跟蹤相結合的收集方式，提高歸檔資料收集效率，確保檔案資料收集完整準確。

2.嚴把檔案驗收關，確保檔案歸檔質量

醫療器械科室切實做好醫療設備購買、使用、維修以及報廢等全過程相關材料收集整理工作。采購時與設備廠家在合同條款中須明確增加設備檔案歸檔條款，把醫療設備采購材料移交與設備款結算相掛鉤，重點審核內容包括設備進場安裝驗收前的歸檔材料是否為原件，文件材料簽名、蓋章手續是否完善，驗收報告、調試等材料是否齊全，以確保歸檔文件真實準確。在設備安裝運行后的設備維修記錄、報廢處理等資料的收集上明確責任分工，由醫療器械科室派專業人員做好跟蹤登記收集工作，確保文件材料能及時移交檔案室。

3.提高檔案管理人員的業務素質和專業技能，拓展檔案管理的服務范圍

檔案管理工作質量與檔案管理人員的專業程度息息相關，為規范檔案管理工作，必須加強檔案管理人員業務素養和實際工作技能，檔案管理人員應該積極參加相關檔案、醫療以及電子信息等方面的培訓，使檔案人員不僅熟知檔案專業相關知識，還需具備一定的醫療、互聯網信息等相關專業知識，熟悉掌握相關設備專業術語、適用范圍，使其在工作中做到游刃有余。檔案管理人員應該熟知檔案建設與管理的價值和意義，積極從多角度拓展醫療設備檔案服務領域。在醫院添置新設備時，充分發揮檔案的參照功能，利用醫療設備檔案資料對比分析同類型不同型號醫療設備的優劣，深度分析性價比，協助領導作出正確決策。同時，醫院應完善工作激勵機制，完善公平合理的人才評價體系，做到檔案管理人員與醫、藥、技、護一視同仁，增強檔案管理人員的職業認同感、自豪感，建立職業素養優良的檔案管理隊伍，更好地為醫院服務。

4.加強領導責任，強化檔案工作

醫療設備檔案管理的工作質量直接影響醫院的醫療水平發展，與醫院社會效益的發揮等方面也有直接關聯。醫院應高度重視醫療設備的檔案工作，院領導應直接介入醫療設備檔案管理中，建立醫療設備檔案領導責任制，對設備檔案按照“集中統一管理”的原則，成立專門監督小組，監督和檢查設備檔案管理的落實和完善情況，采取定期或不定期抽查方式，協調和解決醫療設備檔案材料在收集和整理過程中的實際問題，保證其完整性，提高檔案資料的利用效率，以使檔案管理工作順利開展。

5.創新管理模式，利用信息化技術提高檔案服務質量

隨著醫院醫療水平的不斷提高，醫療設備檔案數量也日益增多，相關材料利用、查詢日趨頻繁，紙質檔案在利用過程中出現遺失、破損等情況突出，而且資料查找的工作效率低下。隨著互聯網、信息技術的高速發展，現代信息技術已融入社會各個領域，醫療設備紙質檔案與電子檔案信息化結合是目前醫院檔案管理的發展主流，建立醫療設備檔案信息數據庫，在醫院局域網內形成數據資源共享平臺，電子化掃描紙質檔案資料，將其錄入計算機儲存系統，不僅提高資源利用效率，也簡化了查詢流程 。同時，可以避免紙質檔案的損壞，延長紙質檔案壽命。隨著醫療設備的更新換代加快，淘汰的老舊醫療設備已滿足不了群眾日益擴大的就醫需求，設備價值逐步呈現減弱態勢，最后失去功能需求，其相關的紙質設備檔案占用著庫房的有限空間。通過利用檔案信息數據庫開展檔案價值鑒定工作，可大幅度提高檔案管理人員在醫療設備檔案價值鑒定工作中的效率，篩選出少或無利用價值的設備檔案，按規范流程另存或銷毀。作為檔案管理專業人員應熟練掌握信息技術及操作方法，提高檔案工作效率，促進醫療設備檔案管理不斷向專業化、信息化、現代化開展。

五、結語

綜上所述，針對醫院醫療設備檔案管理實踐過程中存在各種問題，檔案管理人員應該正視并分析問題產生的原因，協調各方采取有效措施及時解決問題，建立規范化、系統化、完整化的醫療設備檔案管理體系，以充分提高醫療設備檔案的利用價值。此外，還應不斷創新管理模式，促進醫院在社會效益、醫療技術服務水平上取得更好的發展。

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（作者單位：1.蘇州大學附屬常州老年病醫院；

2.常州市第七人民醫院）

作者簡介：丁娟娟（1979—），女，漢族，河南焦作人，本科，館員，研究方向：醫院檔案管理。