民營企業存貨管理存在的問題及改進

劉凌

摘要：我國的民營企業是國民經濟的重要組成部分，也是我國經濟中最為活躍的經濟增長點，民營企業間的競爭愈演愈烈，使得民營企業在資金占用水平及資產運作效率上對管理者提出了更高的要求，存貨作為資金占用最主要的流動資產之一，必然是企業管理中的重中之重，如何有效控制和提升存貨的管理，解決存貨管理中存在的問題，提出適應企業自身發展特性的存貨管理模式，本文提供了一些意見建議。

關鍵詞：民營企業；存貨管理；問題；改進

一、引言

存貨管理無疑是圍繞存貨進行一系列管理和控制活動的總稱，我國民營企業發展極不均衡，必然導致存貨管理水平高低不一，本文從存貨管理概念和重要性入手，剖析民營企業管理現狀，提出粗淺的建議和對策以供參考。

二、企業存貨管理概述

（一）企業存貨管理的內容

存貨是指企業持有的物料，包括原材料、輔料、半成品、產成品等，存貨管理是企業對其存貨進行的一系列控制和管理活動的總稱，對于制造業企業，存貨管理包括生產物料、輔料的采購、領用以及成本的出入庫、銷售、盤點各個環節所實施的管理過程，對于商貿企業主要包括商品的采購，銷售，盤點、除此以外，存貨管理還包括存貨信息的梳理、分析。

1.存貨/物料的采購、領用、收發的流轉管理

在信息化的時代背景下，民營企業的財務管理系統普及率已經較高，生產物料的領用，收發，以及存貨的收發流轉大多數嵌入在財務系統管理下的，部分會根據自身的情況使用獨立的存貨管理系統，信息的錄入高效準確，物料/存貨的進出跟蹤及時捕捉，存貨在整個生命周期中的數據分析都屬于存貨管理。

2.存貨的品類、庫齡分析管理

分析存貨的品類結構，庫齡將其分析結合銷售情況調整銷售的策略，同時，根據企業的發展戰略，當采購成本低結合銷售市場研判未出現銷售價格下降時，計算大量囤積貨物的倉儲及貨運成本后配合采購做好入庫工作。

3.存貨的盤點管理

定期或不定期進行存貨的盤點工作，包括存貨的盤點流程的編制及完善，以及盤點后出現盤盈盤虧的差異分析，一方面通過分析洞察存貨流轉過程中體系的漏洞或盲區，一方面通過分析的積累統計，歸集差異問題集中點，利于后期針對性解決盤庫差異的重點問題。

（二）企業存貨管理的重要性

1.提高資金使用效率，加快存貨周轉

當排除了大量囤積是為了獲取更大空間的前提下，存貨管理首當其沖要避免過久的占用資金，增加資金成本，同時避免積壓的存貨越來越多使企業面臨的滯銷風險越高，因此存貨管理是保障企業的資金回流順暢的不可忽視的一環。

2.為采購/生產提供指導及參考依據

當領用的物料或已銷出的貨品出現了超過同行業退返率情況時，從存貨管理角度，需要高度重視及時向采購做出反饋，結合一系列持續指標，如返修率，退貨率等積極配合采購做好應對策略，同時對比退返率低流通順暢的產品可以和采購組織開展一定的傾向性訂貨政策的探討等。

3.作為銷售的輔助手段，開拓盈利空間

銷售的折扣/折讓不能調動客戶購買欲達到促銷目的時，結合庫存的存貨情況，充分利用存貨中的產品特點就顯得格外重要了，通過已售產品反應庫存存貨的細分客戶群體，客戶區域針對性的輔助銷售做好銷售策劃，例如提供買幾贈幾，抽獎等促銷活動來豐滿營銷方案，高效的存貨分析數據一定程度為企業帶來額外的經濟效益，開拓新的盈利模式和盈利空間。

三、民營企業存貨管理的現狀

（一）規模化信息化程度高的民營企業存貨管理現狀

1.內部間競爭引發的庫存的調配矛盾

由于頗具規模的民營企業大多已形成扁平化管理，根據面向不同市場群體確定的事業部，根據面向不同人為劃分的地理區域設立的事業部；由于事業部都是獨立核算，當同類產品在激烈的市場競爭下銷售潛力強勁時，市場份額的瓜分無意會形成同一大集團下內部之間的爭奪，在這個背景下導致該類產品從采買原料、生產、入庫、出貨如何調配如何權衡。

2.存貨管理信息化被過度依賴，原始單據的重視不足

一是在發展較為成熟的大規模民營企業，各個系統已經比較完善，容易忽略原始單據的重要性，比如在存貨管理中倉庫管理人員意識中覺得出入庫時間，物流信息，發票等等都很明晰，既然都錄入系統無紙化了，紙質憑證是不是可以隨意留存就好了，導致入庫的簽收單有的缺失，有的無簽名，有的簽名字跡不清晰等諸多問題，因為對單據的意識性不強，導致出現產品品質問題，或發貨后客戶不認賬的情況下，企業無法提供原始單據，對自身權益的保護度不夠，同時，也導致結果財務入賬除了發票外，其他的單據不完善全依靠系統，使得企業面臨財務核算依據不充分的風險。

二是在全面信息化的背景下，由于存貨管理需要及時反應存貨的實時數據，當退貨數量大金額多沒有得到及時系統入庫倉儲信息更新，就會極大引起銷售和采購的誤判給企業的經營帶來一定影響。

3.倉儲的安防以及環保意識不強

倉儲的安全上不論是出于降低環保成本還是意識不強，大型民營企業在倉儲的安全防護上沒有提高足夠的重視和投入，如安防的設備檢修容易草草了事，安保也很缺乏實操演練，對安防人員的定期培訓容易被流于形式；在環保方面，對特殊存貨，比如化工產品等沒有關注環保風險，在使用存儲等沒有足夠重視。

（二）規模化信息化程度低的民營企業存貨管理現狀

1.存貨管理制度信息化程度參差不齊

部分中小民營企業由于規模很小，還停留在紙質流轉的存貨管理制度，沒有實現信息化管理，所有貨物采買進出的數據主要通過紙質票據的流轉以及進銷存等電子報表記錄，如果企業規模是極小的是暫時可以滿足粗放的存貨管理的，但隨著經營的不管擴大業務量增長后，數據量增多容易出錯的同時也不方便追溯和查找，更不利于支撐多維度財務分析等。

部分民營企業雖然實施了信息化管理，但投入成本不高重視不夠，比如審執不分離，倉庫身兼數職，存貨管理未實現線上審批，財務系統和存貨管理系統分離，存貨管理人員的信息化規范培訓缺乏或者不足等問題，都容易導致存貨管理的基礎數據質量不高數據分析出現偏差等諸多問題。

部分民營企業的管理者認為有了信息化管理，數據錄入系統隨時監察到就可以了，往往忽略了系統的操作滯后造成的不良后果，比如在市場價格波動較為頻繁的市場環境下，采購或退貨入庫滯后，導致入庫前后加權平均后的成本金額會有明顯的不同；進而系統數據會間接影響相關決策的制定，從而給企業造成不可挽回的直接和間接經濟損失。

2.存貨管理方法缺乏系統性、不夠細化、執行力度不強

第一，中小規模民營企業的存貨管理缺乏全方位、全過程的管理，常常只局限在倉儲管理和領用環節的管控管理，單個存貨管理行為形成PDCA循環即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Act（處理）的管理也基本多數民營企業中沒有開展實施。

第二，大多數中小民營企業對于擬定存貨管理制度不缺乏意識，但制度擬定后沒有將制度細化并落實到執行層面，執行人員的操作沒有做到規范有序，管理層面缺少同步及時的監督反饋以及問題的匯集，針對制度的完善改進，比如實際工作中對于退貨的流程有著明確規定，倉儲人員將收到的退貨先進行驗貨，確保不影響二次銷售，在確認無誤后需要在指定時間內完成系統的退入庫操作，同時放到指定的退貨倉，如果有瑕疵按照瑕疵情況先登記再系統操作，并存放到指定返修倉，但實際工作中因為沒有規范性的監督和出現操作違背規定的及時反饋，導致出現驗貨不細致，不及時做系統操作，未放到制定倉庫區域的情況時有發生。

第三，存貨管理過程中，倉儲的管理往往被忽視，大多數情況下中小民營企業主要考慮的就是倉儲能有順序堆放整齊，達到倉庫管理人員能進出取貨即可，不分大品類，或者分了大品類不分情況區域（待發貨區/退貨區/返修區），另外對于適應當下時令和市場的產品沒有整理到常流通區域，使得一旦有各類業務交叉如既有采購入倉，又有退貨，同時還夾雜了返修和銷售時，會極大增加操作的出錯率。

3.盲目設定倉儲警戒值

在中小民營企業中管理層對倉儲是存在風險控制意識的，但常常老板容易一刀切設定不超多少金額的存貨水平，認為這是資金占用的底線，只要不超出企業資金風險不大，但這個要求很容易誤導采購和存貨管理者，實際工作中為了不睬紅線會根據存貨金額高低作為導向衡量采購量，同時，盲目維持在這個水平上下，既制約了適時的實際大量囤積原材料或者存貨，適時根據市場風向大量去庫存，而后周轉資金采購等等。

4.沒有充分運用財務分析手段進行存貨管理

中小民營企業常常將更多的資源分配到研發，銷售，成產環節，對于存貨管理的資源分配從人力到財力都是偏弱的，而對于大多數企業管理者來說，存貨管理主要集中在正確收發貨物，了解存貨的周轉率和庫齡分析，月底盤點賬實相符即可，對于采購價的波動對存貨成本的影響；生產環節中的耗用情況；產成品的合格率、售后退貨返修率對產品的評估；安全庫存量的考量等等全鏈條的分析是極度缺乏的，沒有綜合分析和對比就無法通過存貨管理給與采購、銷售環節有價值的參考，更好的幫助企業提高資金周轉，拓展利潤空間。

5.倉庫管理人員的獎懲制度存在瑕疵

大多數中小民營企業為了加強存貨的管理，對倉庫管理一般都會制定懲罰制度，針對盤存無異的情況，通常不會給與任何獎勵或極少給與獎勵；盤存出現差異的情況下，經盤查，無法查到具體原因或確認是倉庫管理人員的疏忽造成時會處罰倉庫管理人員及其領導，縱觀整個中小民營企業，雇傭的倉庫管理人員的整體職業素養水平不高，薪資較低，而盤存不僅考量倉庫管理人員的工作能力、責任心也衡量公司規范度化信息化程度，系統糾錯能力，公司制度執行力是否完善的一面鏡子，所以當出現了差異，只是懲罰倉庫管理人員及其管理人員，不僅導致員工開展工作自信心不足，工作積極性不高，也容易因此人員流動性強，不利于工作的順利開展，頻繁的人員更替導致存貨管理更混亂。

四、加強民營企業的存貨管理的對策建議

（一）規模化信息化程度高的民營企業存貨管理的對策建議

一是在內部間競爭引發的存貨管理矛盾時，需要高層引起足夠重視在保障合理存貨量的前提下，制定完善的預售體系；同時時刻洞察各區域板塊，各不同事業部的市場銷售動態，通過預售體系全局觀進行調配，避免出現內部因惡性競爭狀況導致的存貨調配失衡等情況。

二是面對存貨管理信息化被過度依賴，原始單據的重視不足，首先需要強化存貨管理人員的紙質憑證意識，同時對保管有效紙質憑證需要細化，對于無法獲得的紙質憑證需要及時的和相關人員溝通，同時需要定期將紙質的財務聯次交由財務部門保管，對財務人員提出的原始憑證問題需要及時解決。

（二）規模化信息化程度低的民營企業存貨管理對策建議

1.推行適合自身的存貨管理系統及信息化

結合中小型民營企業自身的情況，由于存貨管理系統從購買到維護所耗費用不等，所以針對初創企業可以使用管家婆、“云”在線存貨或庫存管理系統，可以實現多倉調撥、數據同步；實時查看庫存數據，隨時查看可用庫存、實物庫存、賬面庫存，商品數量一目了然；不定期抽盤及分量盤點，庫存預警功能等基本可以滿足初創和起步階段的企業，隨著企業的不斷成長繼而可以升級到ERP系統，更加多元化信息程度更到的系統，如手機審批，多業務化審批，智能全局化的分析推送存貨情況等

2.建立匹配制度的監管和獎懲機制

從倉庫管理人員的操作規范、系統數據的審核到存貨的數據及時有效性等需要結合企業自身情況建立監管機制，沒有監管和獎懲的制度無意會流于形式，當企業規模小起步階段該工作可以由其他部門人員兼任，負責臨時抽查或者定期檢測，同時根據抽查和檢查結果結合獎懲制度對存貨管理人員進行評價，反饋到管理層進行制度的改進和完善。

3.做好倉儲區域劃分

對于中小民營企業由于人員配置少，因此為保障業務的有序開展，倉儲需合理劃分區域，嚴格執行區域操作規范流程化，否則極易造成工作差錯，區域劃分后需標注醒目標志，同時管理人員需不定期抽查是否按照區域功能要求進行收發貨等操作。

4.及時做好庫存的計劃管理

存貨采購量的多少都會對企業的生產經營造成影響。存貨采購過多會增加資金的占用，一定程度導致企業的資金出現緊張，嚴重時會導致資金鏈斷裂；存貨采購過少對生產經營的更順暢運行正常進行。因此，在存貨采購中可采用計劃管理流程，就是以銷定產，以產定采，在安全庫存以內最大限度地占用較少的資金，保證經營的正常進行。

5.加強標準流程化的培訓，有獎有懲，營造良好的部門氛圍

對于存貨管理企業應加強信息化流程化的定期培訓，同時對其中的任何環節，建立獎懲并舉的制度，盤存無異的情況下對團隊進行適度的獎勵，對存在差異的情況下，積極分析問題，找到高頻問題環節和節點并及時給與解決，比如屢次差異都是倉庫調撥到各個倉的環節，由于只完成實物調撥沒有及時系統出入庫，導致的盤存差異，那么制定當日調撥單系統是否入庫的預警以及審核制度就顯得尤為重要了。

另外，對于系統和產品熟悉度高，管理能力強的員工可以培養存貨的多維度數據分析能力，使其成為綜合型人才，并提供企業的發展上升渠道，打造部門營造良好的氛圍。

五、結束語

一個企業將存貨管理好從來都不是一蹴而就的，需要結合自身的經營發展現狀，合理運用信息化管理手段和分析方法，為企業降本增效，提高存貨周轉率，盤活資金，讓企業資金得到良性的循環，并利用金融工具來規避匯率和存貨價格波動風險，努力提高企業存貨管理水平，保障企業正常生產經營活動的順利開展，以上是對目前中小民營企業存貨管理的一些粗淺建議，中小企業要想在激烈的市場中求生存求發展，就需要不斷的完善自身管理水平，以制度約束人，以規范管理人，從管理要效益，最后提高經營決策能力，讓企業立于不敗之地。

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