基于流程再造理論的文書檔案精細化管理

摘 要：《檔案法》修訂后，賦予了電子文書檔案與傳統(tǒng)文書檔案同等效力，單軌制、文檔一體化、全生命周期理念已在文書檔案管理中得到確立，這也需要相應地變革傳統(tǒng)的文書檔案管理模式。本文基于文書檔案流程再造相關理論，分析了文書檔案精細化管理流程再造動因，提出了“收集—整理—利用—傳遞”流程再造理論下文書檔案精細化閉環(huán)管理，具有一定參考意義。

關鍵詞：流程再造；文書檔案；精細化管理

概述

流程再造（Process Reengineering）最早于1993年由美國Michael Hammer和James Champy在《再造企業(yè)》一書中提出，其內容就是從根本重新且徹底分析與設計程序，并管理相關變革，追求績效。其核心是面向用戶滿意度的業(yè)務流程，核心思想是打破傳統(tǒng)按職能設置部門的管理方式，取而代之地是以業(yè)務流程為中心，重新設計管理過程，追求全面最優(yōu)。王玉芳（2005年）[2]在《運用流程再造原理探討檔案改革》中提出要通過流程再造解決文書檔案管理中的“收集難、利用難、管理難”等“三難”問題。陳霞[3]（2006年）、陳麗[4]（2011年）提出檔案館業(yè)務流程中管理理念再造、組織結構再造、業(yè)務內容再造、管理制度再造、人員再造。本文基于文書檔案流程再造相關理論，分析了文書檔案精細化管理流程再造動因，提出了“收集—整理—利用—傳遞”流程再造理論下文書檔案精細化閉環(huán)管理。

1 文書檔案流程再造相關理論

1.1 全生命周期理論

全生命周期管理是在產品全生命周期管理（PLM）與服務全生命周期管理（SLM）概念基礎上演化而來的一種服務型發(fā)展理念[5]。傳統(tǒng)文件生命周期包括四個階段，即形成階段、使用階段、階段保存和永久保存。“文件—案卷—全宗”為同一事物不同階段，是一個遞進關系。在文件全生命周期基礎上，又出現(xiàn)了電子文件全生命周期，包括概念、形成及維護三個階段。其中，概念階段將之前的形成階段進行遷移，技術和檔案人員搭建電子文件形成環(huán)境，形成階段則是電子文件承辦者、檔案人員、技術人員按照工作流程，形成電子文件及其背景信息；維護階段，則是技術人員、檔案人員按照文書檔案鑒定標準和要求，做好整理歸檔，并按照電子檔案管理系統(tǒng)，做好電子文件檢索、利用及備份，是電子文件產生后直至銷毀或永久保存的全過程。基于全生命周期理論，無論是紙質文書檔案，還是電子文書檔案，自其生成至歸檔、維護全生命周期，有著較為清晰的管理流程。

1.2 文檔一體化理論

吳寶康先生認為，圖書、情報、檔案管理一體化和文件管理與檔案管理一體化是信息時代檔案工作可以預見的發(fā)展趨勢和改革方向。文檔一體化的實質，就是解決長期以來困擾文書工作與檔案工作脫節(jié)問題。具體來說，就是要推動從文件、檔案管理機構和職能上一體化，集中處理本部門文件、檔案管理工作。并且利用計算機信息技術，實現(xiàn)文檔一體化管理。文檔一體化理論認為，從現(xiàn)行文件到檔案是一個延續(xù)統(tǒng)一的、前后銜接的過程。將文件與檔案管理一同納入系統(tǒng)工程進行質量控制。文檔一體化理論體現(xiàn)了文件與文書檔案之間的內在聯(lián)系，也為文書檔案管理流程再造提供了理論支撐。

1.3 業(yè)務流程重組

業(yè)務流程重組（Business Process Reengineering，BPR），最早是由美國管理學家提出，是將整個業(yè)務過程進行重新設計、定義。業(yè)務流程重組又叫再生工程、企業(yè)再造。其核心是過程管理思想或過程再造思想，將業(yè)務流程重組，將之前職能進行再分工，改變過去的運作體系以新的業(yè)務流程為基礎的組織形式，實現(xiàn)管理機構扁平化，提升管理效率、效能。與信息時代要求相比，傳統(tǒng)的文書檔案業(yè)務流程顯然需要進一步重組優(yōu)化，再造其流程，以適應信息技術發(fā)展現(xiàn)實需要。

2 文書檔案精細化管理流程再造動因

2.1 技術信息化

互聯(lián)網、計算機信息技術的發(fā)展及其應用深刻地改變并影響著文書檔案管理，使其業(yè)務流程也受到較大影響。計算機信息技術應用，文書檔案生成自動化、傳輸網絡化，打破了傳統(tǒng)文書檔案“信息孤島”。計算機信息系統(tǒng)具有信息集成功能，也使文書檔案管理的部門界線越發(fā)模糊，文書檔案數(shù)據(jù)在計算機系統(tǒng)中輸入，可多次使用，文書檔案收集、整理、裝訂等可由檔案部門一個部門完成，減少了傳統(tǒng)文書檔案管理流程中的重復性工作。根據(jù)文件保存價值將收集的文件做出是否歸檔，以及歸檔保存期限的鑒定結論。在此過程中，一些不具有保存價值的文件也一并收集，增加了工作量。信息技術應用，可直接根據(jù)文件價值作出是否收集決定，也可直接在檔案管理系統(tǒng)中完成業(yè)務流程，減少重復工作量。因此，信息技術的應用改變了文書檔案傳統(tǒng)形態(tài)及流程，因此，需要流程再造。

2.2 管理開放化

互聯(lián)網、物聯(lián)網、局域網技術的應用，使文書檔案管理由封閉走向更為開放的網絡環(huán)境。開放的管理環(huán)境也影響了文書檔案業(yè)務流程。此外，隨著電子文書檔案管理規(guī)范標準的出臺和實施，也使得文書檔案共建共享成為現(xiàn)實。網上電子文書檔案移交、聯(lián)機編目極大地簡化了文書檔案工作流程，文書檔案分類編目的技術性成分降低，自動化編目顯著提升。此外，移動互聯(lián)技術應用，使文書檔案在網上移交、傳遞及檢索查詢更加便捷。互聯(lián)網技術應用，使文書檔案處理協(xié)作性更強，文書檔案信息資源、信息加工處理更加智能化。利用需求也更加多樣化。因此，在此開放背景下，迫切需要進一步優(yōu)化重組文書檔案業(yè)務流程。

2.3 內容數(shù)字化

大數(shù)據(jù)、云計算、信息技術應用，利用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理，進一步推動了檔案數(shù)字化進程。文書檔案數(shù)字化是指將原始紙質文字檔案通過掃描、OCR（字符識別）轉換成可進行計算機編輯處理的電子文檔[6]。文書檔案內容呈現(xiàn)出數(shù)字化特征，并以漢字編碼形式存儲于計算機，且具有可編輯功能，也使文書檔案具有強大檢索功能。數(shù)字技術應用需要文書檔案管理部門、檔案服務部門及數(shù)字技術支撐部門有機銜接。為了滿足廣大檔案用戶高效檢索文書檔案數(shù)字資源，需要優(yōu)化文書檔案數(shù)字資源管理流程，必要時，需要對業(yè)務流程進行再造。

2.4 載體多樣化

網絡、數(shù)字技術改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，一些發(fā)達地區(qū)已利用“3R”技術（AR：增強現(xiàn)實技術；VR：虛擬現(xiàn)實技術；MR：混合現(xiàn)實技術），使原本館藏于物理現(xiàn)實中的文書檔案進入虛擬現(xiàn)實，給文書檔案檢索呈現(xiàn)更加逼真的應用情境。從文書檔案載體形式看，既有紙質的，也有電子的，還有數(shù)字結構，電子化、數(shù)字化、代碼化文書檔案占比越來越多。在此背景下，文書檔案管理物質流與信息流相互依存、相互作用、相互影響，需要再造文書檔案業(yè)務流程，有機融合信息流，為文書檔案利用奠定扎實基礎。

3 文書檔案精細化管理流程再造內容

文書檔案管理要認真貫徹《檔案法》，堅持“統(tǒng)一領導、分級管理”原則，推動新時代文書檔案管理流程創(chuàng)新性變革，基于傳統(tǒng)文書檔案管理業(yè)務流程，以及“流程再造理論”，設計文書檔案管理流程精細化模型（圖1）。

3.1 文書檔案精細收集

將文書檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、業(yè)務流程系統(tǒng)等系統(tǒng)有機銜接，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)集成。按照“完整、真實、及時、規(guī)范”的原則，做好文書檔案精細化收集。收集的核心是完整、真實，及時、規(guī)范是收集的保證，要按照《電子檔案移交接收操作規(guī)程》《電子檔案單套管理一般要求》，把好文書檔案歸檔入口質量關，將紙質文書檔案、電子文書檔案規(guī)范地數(shù)字化處理，為下一環(huán)節(jié)整理奠定基礎。

3.2 文書檔案精細整理

整理是文書檔案精細化管理的核心，也直接影響和決定著文書檔案精細化管理成敗。就是要嚴格按照《歸檔文件整理規(guī)則》《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等行業(yè)標準，做好文書檔案鑒別、分類、排序、編目、加工和裝訂裝盒。其中鑒別，就是要從實體和程序兩個方面審核待歸檔材料的真實性、價值性，確定保管期限。著錄。則是按照文書檔案著錄說明，將收集到的紙質文書檔案、電子文書檔案信息著錄到專門的文書檔案管理系統(tǒng)，并將電子文書檔案上傳至系統(tǒng)中。排序，則根據(jù)“事由原則”，按照保管期限“永久”“30年”“10年”順序排列。根據(jù)《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》確定文書檔案具體保管期限。裝訂，將確定為一“件”的文件進行重新裝訂，并以實體形式確定“件”的形態(tài)，電子文書檔案雖然不需要實體化裝訂，但需要借助PDF軟件等，將零散的電子文書檔案進行整理。編印頁碼，一個文件按照一個獨立頁碼，最后加蓋歸檔章（或電子歸檔章）。

3.3 文書檔案精細利用

文書檔案價值在其利用，也是精細化管理效果的現(xiàn)實體現(xiàn)。文書檔案業(yè)務流程再造中，也需要做好檔案精細化利用。首先是規(guī)范利用。文書檔案查詢、檢索要嚴格執(zhí)行具體規(guī)定，落實文書檔案管理部門及管理人員職責，遵守文書檔案借閱制度。其次是保密利用。文書檔案中涉及到的秘密信息，不得隨意復印，嚴守秘密。再次是安全利用。無論是紙質文書檔案，還是電子文書檔案，都要確保其實體或信息本身安全，配備恒溫機、除濕機、滅火器等，也需要安裝正版防病毒軟件，利用防火墻技術、數(shù)據(jù)備份技術等，確保安全。最后是便捷利用。本著人性化原則，正確處理好保密與開放利用之間關系，切實發(fā)揮文書檔案精細化利用價值。

3.4 文書檔案精細轉遞

文書檔案轉遞是管理的重要內容，也是重要一環(huán)，堅持規(guī)范、時效和安全原則，切實推動文書檔案轉遞更加精細高效。所謂規(guī)范，就是要確保文書檔案移交、轉遞時信息準確、內容完整、手續(xù)完備，符合文書檔案轉移規(guī)范和要求，反之，不符合轉遞的，要及時予以補正。所謂時效，是指文件完成其文書使命后，要及時轉移至檔案管理部門，或者及時點擊“歸檔”，做好電子文件的實時歸檔。所謂安全，是指文書檔案要從實體、程序等方面，確保其安全。

3.5 文書檔案精細再造

按照“收集—整理—利用—傳遞”的良性閉環(huán)，建立文書檔案業(yè)務流程再造。其中，重心是文書檔案管理系統(tǒng)重組、主體是文書檔案資源重組、保障是文書檔案組織重組、關鍵是文書檔案重組培訓。首先是要搭建文書檔案一體化管理系統(tǒng)，運用先進技術改變傳統(tǒng)文檔脫節(jié)工作模式，使文件與檔案業(yè)務工作有機融合。其次是把握信息資源結構重組。要緊緊圍繞數(shù)字時代文書檔案信息資源結構特征，突破部門界限，通過資源重組，實現(xiàn)文書檔案資源信息共享。再次是做好文書檔案機構重組。牢固樹立文檔一體化理念，從事文件起草工作人員要有歸檔意識，提升文件質量；檔案工作者要主動做好服務，做好文件歸檔標準、要求的知識宣傳，前延服務關口。最后是要加強重組業(yè)務培訓。文書檔案流程再造是一項重要變革，改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，需要做好新的業(yè)務流程運用培訓，提高相關人員綜合業(yè)務素能，適應再造流程下文書檔案管理現(xiàn)實需要。

結語

文書檔案精細化管理，需要對其業(yè)務流程進行再造，其核心是面向用戶滿意度的業(yè)務流程再造，打破傳統(tǒng)按職能設置部門的文書檔案管理方式，取而代之的是以業(yè)務流程為中心，重新設計管理過程，追求全面最優(yōu)，提升文書檔案管理整體水平。

參考文獻

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[2]王玉芳.運用流程再造原理探討檔案改革[J].科學與管理，2005（3）：69-71.

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[4]陳麗.基于政府信息公開的檔案館業(yè)務流程再造[J].檔案學研究，2011（3）：29-31.

[5]范薇薇.全生命周期管理視角下電子文件歸檔及電子檔案管理研究[J].蘭臺內外，2023（21）：15-17.

[6]饒宗政.淺談文書檔案數(shù)字化[J].四川檔案，2002（5）：33-34.

作者簡介：游志高（1965— ），大專學歷，三明市檔案館檔案管理技師，主要從事檔案管理研究。