事業單位財務信息化的問題分析

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2023.23.015

［摘 要］在信息化時代，信息技術給我國事業單位的發展帶來了深遠影響，越來越多的事業單位借助財務信息化有效提高財政資金的使用效益，提升事業單位財務的管理水平。本文針對事業單位財務信息化的問題進行研究，認為事業單位的財務信息化對事業單位發展有著重要的價值。探討事業單位在財務信息化建設過程中具體環節的管理流程以及內部控制信息化、固定資產信息化的思路，并提出要通過優化人員工作能力、改進單位管理制度，促使單位財務信息化工作發揮應有的價值，從而讓單位管理體系趨于完善。

［關鍵詞］事業單位；財務信息化；資產；內部控制

［中圖分類號］F23文獻標志碼：A

事業單位是為社會提供各項公益服務所成立的組織，事業單位的財務信息化建設相對于企業起步較晚。在當前信息技術高速發展的時代，為更好地履行自身職能，提高資源利用效率，使財務管理發揮最大價值，越來越多的事業單位開始開展財務信息化的建設。但是我國事業單位的財務信息化建設還存在一定的問題，主要原因是財務工作中還存在一定環節無法適應信息化時代的要求，影響了財務信息化工作的進一步開展。因此，本文針對事業單位財務信息化工作進行研究，認為事業單位開展財務信息化建設對于事業單位工作的完善具有重要價值，事業單位在開展財務管理中要認識到財務信息化的重要意義。

1 事業單位財務信息化的問題

第一，內部控制未實現信息化。事業單位的內部控制工作是否實現信息化，在很大程度上直接決定了單位財務信息化建設的成敗。事業單位在內部控制中最重要的部分是預算管理和報銷管理，若這兩項工作存在風險，將嚴重影響事業單位的管理水平，甚至產生資金被挪用等風險。但是當前部分事業單位在內部控制信息化中還存在一定的薄弱環節，對于關鍵的預算管理、報銷管理工作控制機制還不夠規范，不能借助財務信息系統實現對相關工作的有效管控，資金支出中存在較高風險。

第二，固定資產管理信息化不科學。事業單位在開展財務信息化中，要借助信息系統對固定資產的各環節流程進行全面優化。但是部分事業單位在開展固定資產管理中，未建立規范的管理機制，信息系統的管理不具有先進性，容易導致事業單位的工作流程存在較大風險。例如，固定資產信息存在偏差，導致事業單位存在賬實不符的問題，給國有資產的保值增值帶來不利影響。

第三，人員能力不適應財務信息化工作要求。長期以來，很多事業單位的財務人員僅能適應核算會計工作，不了解如何在信息化時代開展財務信息化工作建設。由于部分事業單位的人員工作水平能力不足，無法參與財務信息化工作的具體流程。

第四，管理制度不夠科學。事業單位在財務信息化工作中，要加強財務信息系統管理及系統安全管理，但是部分單位不重視配套制度的建設，信息系統運作過程存在一定風險，當系統遭受黑客攻擊等問題時，將給單位的財務信息系統帶來嚴重威脅。

2 事業單位財務信息化的建議

2.1 內部控制信息化

2.1.1 健全全面預算管理機制

第一，明確全面預算管理的信息化工作要求。在信息化的管理模式下，對事業單位的預算編制、執行、分析、考核等環節提出更高的要求，單位要借助信息系統形成全面管理的機制，幫助單位提高對各類資源的統籌能力及對資金的規劃能力，通過預算系統實現對資金支出的有效控制，促使單位對資金實現精細化管理。事業單位要形成貫穿單位管理全過程的預算管理系統，防范信息孤島現象，確保所有數據能夠實現共享。

第二，改進事業單位預算編制模式。事業單位在開展預算編制時，要建立規范的編制模式，結合單位的工作任務分析單位管理流程要點。在信息化的管理模式下，事業單位各項數據都能夠由系統進行集成，通過這樣的模式能夠大大提高單位的管理效率，讓單位各項預算數據更加準確，并通過信息系統對事業單位的業務預算、資本預算、財務預算等各項預算事項進行高效編制。在傳統的預算編制方式下，事業單位人員要手工分析各項數據，工作量較大；而在信息系統的管理模式下，單位人員能夠借助信息系統調取所需要的各類數據，并在線填報預算信息，縮短預算編制周期。同時在預算管理指標中，單位要明確各項指標的取數方案，確保預算編制中各項數據準確。各部門在編制本部門的預算之后，由信息系統對各項預算數據進行匯總，再提交單位的財務部門進行分析。單位的財務部門在對預算內容進行分析之后，由單位管理層根據財務部門提交的預算匯總情況分析是否存在問題，通過溝通協調形成最終預算。在預算審核通過之后，由信息系統自動將預算分解至事業單位各部門乃至員工，通過對預算進行分解的方式，讓工作人員了解預算工作的要求。

第三，規范預算執行。在預算開展的過程中，各項經濟業務事項從發起到執行的各環節都能夠借助信息系統實現控制，通過以資金為核心的管理模式，將預算控制節點實現前移，從而提高財務管理工作效率^［1］。工作人員在開展報銷之前申請報銷時，由系統自動分析是否存在相應的預算額度。相關事項審批通過之后，自動鎖定相應的預算額度。通過這一方式能夠有效控制各項經濟業務事項，借助信息系統將預算和經濟業務事項實現統一管理，并借助信息系統幫助單位動態分析預算工作執行進度，以此控制預算偏差。

第四，優化預算考核機制。事業單位各部門在完成預算工作之后，通過預算考核能夠形成激勵約束機制。事業單位的信息系統結合各部門預算執行的情況和預算指標之間差異進行分析，自動生成評價結果，提高考核效率。

2.1.2 借助信息系統優化報銷流程的審批控制

報銷控制是內部控制工作的重點，若報銷流程管理不規范很可能產生資金被挪用等一系列問題，嚴重影響事業單位正常工作的開展。因此，事業單位應借助信息系統提高報銷流程規范性。

第一，明確報銷流程管理的要求。事業單位借助信息系統開展報銷，能夠借助系統高效的數據查詢功能，根據信息系統中的相關數據對費用事項進行嚴格管理，并合理安排單位各項工作，通過信息系統能夠提高各部門的費用管理規范性^［2］。報銷流程包括工作人員在線填寫報銷單據、領導審批報銷事項、會計審核、出納支付等流程，通過對報銷流程進行信息化管理的方式，能夠讓事業單位的報銷工作更加規范。

第二，借助條碼技術開展費用報銷工作。事業單位在報銷過程中，報銷單的信息保存之后由信息系統根據條碼規則生成唯一標識的條碼信息，并打印輸出印有條碼的報銷單，工作人員將原始憑證粘貼于報銷單上，由財務部門進行審核。財務人員審核時通過掃碼槍能夠讀取條碼信息，并自動匹配系統中的報銷單據開展審批。這一方式能夠提高報銷效率，由系統根據相關信息自動生成財務憑證，避免手工制單的低效問題。

2.1.3 實現合同管理信息化

合同管理作為事業單位管理中的重點，通常合同管理體系涉及的數據較復雜，通過完善合同管理的信息化機制，有助于實現對合同的高效管控。事業單位要明確合同信息化工作流程要點，讓合同信息能夠得到信息系統的及時監控及審查。

第一，要建立合同管理信息系統，在合同管理信息系統中要求單位所有合同都錄入系統中，并對合同的信息由系統進行監控。比如，對于合同中的付款條件由信息系統自動進行監控，達到付款條件的由系統提示付款。

第二，在合同執行的過程中，通過信息系統自動記錄履約情況，并將履約情況更新到單位數據庫，為單位未來開展與相關主體的合作提供信息參考。

2.2 固定資產信息化

2.2.1 建立固定資產信息系統

第一，事業單位固定資產管理系統是否先進、功能是否完善，在很大程度上直接決定了事業單位固定資產管理水平的高低。事業單位要建立規范化的固定資產管理模式，結合單位實際特點加強對固定資產管理系統的開發，認識到事業單位固定資產管理系統對固定資產管理工作產生直接影響，也對單位的財務管理產生重要影響。事業單位要結合事業單位的實際特點明確信息系統建設的具體要求，確保固定資產的管理流程具有先進性，并且在開發固定資產的信息系統界面時做到簡潔易懂，因為固定資產管理系統使用方不僅涉及單位財務部門，還涉及單位的所有員工。同時，固定資產管理系統要具有穩定性，確保信息平臺能夠穩定運作。

第二，打破信息壁壘。事業單位在開展固定資產管理的過程中要實現信息共享，通過打破信息壁壘的方式，讓事業單位的固定資產管理機制更加高效。事業單位在開展固定資產管理平臺建設時，要讓各系統之間實現數據接口建設。比如，固定資產管理系統要和財務系統之間建立數據接口，在固定資產系統中錄入相關固定資產折舊年限、折舊方式等信息，在單位的財務系統中自動更新相關信息，自動計提折舊并生成會計憑證。

第三，按照單位的實際情況開發信息系統。事業單位在開發信息系統時，要考慮單位的管理要求。不同事業單位的管理流程有一定差異，單位要結合自身實際情況進一步優化信息系統建設。事業單位在開發信息系統時，要結合單位未來發展規劃確保信息系統能夠滿足未來一段時間內的需求，避免系統無法適應事業單位固定資產規模擴大的問題。

2.2.2 優化事業單位固定資產管理系統的流程

第一，規范固定資產管理機制。事業單位在開展固定資產管理的過程中，要明確不同員工的權責關系。對于新增固定資產，要將固定資產的相關信息通過信息系統進行更新，并將固定資產的使用責任落實到具體的人員，確保人員的工作職責得到嚴格管理。單位要將固定資產管理工作中的使用部門信息、人員信息、使用地點信息等一一對應，確保固定資產得到規范化管理。對于存量固定資產，事業單位要建立定期盤點機制，避免賬實不符的問題，借助固定資產信息化管理平臺對單位各類固定資產進行全面清查。事業單位可以借助粘貼條碼的方式將所有固定資產貼上相應的條碼，在固定資產清查時通過掃碼槍直接掃描條碼，以此提高固定資產清查效率，并借助固定資產清查分析固定資產是否賬實相符，對于賬實不符的問題要制定恰當措施予以解決，確保固定資產管理流程得到規范管控，讓事業單位的管理活動清晰且合理。

第二，在固定資產管理中要建立網絡化的管理機制。通過信息系統的建設，對單位固定資產實施網絡化管理，使單位各部門人員能夠通過信息系統掌握和自身相關的固定資產情況，從而確保各類資源實現共享，為單位固定資產管理流程的改進奠定基礎。

第三，針對固定資產管理情況建立量化的考核指標體系。事業單位在開展固定資產管理的過程中，為了確保管理工作要求落到實處，可以充分發揮人員工作的主動性和積極性，借助信息系統建立對人員固定資產管理工作的考核指標。比如在使用事業單位各項信息系統的過程中，對于大型儀器設備，工作人員在啟動設備之后要記錄相關信息，在使用完畢后再次記錄，由信息系統結合相關固定資產的使用時間分析固定資產的使用效率，并由系統分析各項固定資產是否存在閑置、低效問題。

第四，通過信息系統建立對固定資產管理的追責機制。事業單位在開展固定資產管理時若發生問題，對于人為因素導致固定資產損壞或遺失的問題，要借助信息系統及時定位相關責任人，并由單位進行追責。對于違背單位固定資產管理流程的人員及時予以處罰，從而解決傳統管理模式下人員隨意操作固定資產的問題。

2.3 改進管理制度

2.3.1 規范事業單位信息平臺建設

第一，事業單位要建立規范的制度體系。通過優化制度建設的方式，對單位工作流程進行分析，并通過建立完善的制度明確單位信息系統建設的流程和管理方案，確保事業單位在開展信息系統建設時，能夠結合單位的實際特點形成規范的建設標準，從而讓單位對財務信息平臺建設有條不紊地推進。

第二，事業單位要結合自身實際情況進行分析，確保財務信息系統建設能夠適應單位發展要求，促使單位的工作流程實現規范化。

2.3.2 建立信息安全管理制度體系

事業單位所涉及的財務信息數據較多，在財務信息化的背景下，各項數據都在信息系統中得到管理。

第一，為規范事業單位工作流程，要建立安全可靠的信息管理機制，通過提高數據的安全性，實現事業單位各環節工作的規范化管理，避免信息管理系統中出現漏洞，給單位發展帶來風險。

第二，事業單位在信息系統安全建設中，要通過加強殺毒軟件建設、防火墻建設，確保系統的運行具有穩定性，并確保各項數據具有安全性，從而為事業單位財務信息化工作的正常開展提供必要的支持^［3］。

3 結語

財務信息化是事業單位財務管理發展的趨勢，雖然事業單位財務信息化建設的起步時間相對企業較晚，但是發展速度較快。事業單位要進一步借助信息技術提高財務管理各環節的合理性，借助財務信息系統的管控機制促使工作流程更加科學，并通過信息平臺實現資源共享。事業單位要明確財務信息化建設工作的具體要求，進一步提高財務信息系統的合理性，促使財務信息系統為事業單位的財務工作提供支持。

參考文獻

［1］楊波. 事業單位信息化內部控制體系建設思考［J］. 經濟管理文摘，2020（6）：171-172.

［2］馬洪達，柳文娟. 新時代下行政事業單位財務信息化平臺建設研究——基于內部控制建設和政府會計制度施行“雙重”影響的財務信息化建設思考［J］. 中國集體經濟，2020（2）：130-132.

［3］崔雷，王琪，石磊. 事業單位信息化安全管理分析［J］. 無線互聯科技，2021，18（17）：23-24.

［作者簡介］馮琳，女，陜西西安人，西安市保障性住房管理中心，中級會計師，本科，研究方向：財務信息化。