事業單位檔案管理信息化建設探究

文/江蘇省連云港市贛榆區城市管理行政執法大隊 陳寧波

我國經濟飛速發展，科學技術日新月異，電子信息化技術已經滲透每個行業?；诖?，本文對事業單位檔案管理工作現狀進行分析，并提出相應的改革措施，以期提高事業單位檔案管理效率和質量。

一、檔案管理信息化的內涵

隨著信息技術的發展和大數據的應用，檔案管理工作已逐漸由紙質管理向信息化管理轉變。檔管工作的數字化，即將數字科技應用于日常的檔案管理工作，使用一切可以使用的現代化技術對檔案信息資源進行整理、分類、分析、加工、檢索以及利用等一系列工作[1]。檔案信息化能促進檔案管理工作便捷發展，可以將單位的檔案管理水平提升至新高度。檔案信息化建設的具體內容主要包括以下幾個方面：

（一）基礎設施建設。為了能管理好檔案，單位的基礎硬件工作要做好。在檔案室設計方面要合理進行規劃，建設電子閱覽室和數據庫服務器等設施。

（二）技術支持。計算機和網絡技術在信息管理過程中起著重要作用，在實施檔案管理信息化建設過程中可以采用先進的科學技術來進行支持和保障，有效提升工作效率和水平。

（三）專業人才培養。人力資源非常重要，人才建設關系著檔案管理工作的開展，引進和培養信息化管理人才是實現檔案信息化的重點環節。

二、事業單位檔案管理信息化建設的現狀

（一）檔案管理人員素質不高?？傮w而言，目前國內部分事業單位的文件工作人員普遍存在著學歷較差、缺少相應的業務知識與技術、對信息技術的了解不夠等問題。因此，管理人員不能完全利用信息技術的優勢，從而限制了事業單位檔案管理工作的發展[2]。

（二）檔案管理制度不健全。目前，國內不少事業單位存在一個問題，即檔案管理制度不健全，在檔案管理過程中存在著一定的漏洞和缺陷。部分事業單位缺乏相應的信息化建設標準和規范，導致檔案管理工作缺乏系統性、規范性、科學性，進而無法充分發揮信息化技術的優勢。此外，事業單位的日常管理工作通常是由一個部門或一個人負責檔案管理工作，缺乏有效的溝通和協調，導致檔案資源在不同部門之間分散管理。雖然檔案管理人員對信息化建設有一定認識，但由于缺乏統一的標準規范和管理制度，以及資金投入不足等問題，無法把檔案管理數字化做好做強，事業單位亟待建立健全符合自身實際發展情況的檔案管理制度。

三、事業單位檔案管理工作信息化的必要性

目前，電子信息化技術在各行各業中得到了廣泛應用，檔案管理工作也需要借助信息化手段進行改革創新。

（一）電子信息化技術的應用有利于檔案管理工作的開展。電子信息化技術可以快速、便捷地收集和保存檔案，節省了時間和空間成本，提高了工作效率。近年來，隨著我國科學技術水平的不斷提高，電子信息化技術被廣泛應用于各行各業，促進了各行各業的快速發展。在日常工作中，要想實現高效的數字化的檔案管理，必須借助相應的專業系統來進行處理[3]。目前，大多數事業單位都已實現網絡辦公，在日常工作過程中通過網絡就可以實現對電子文件的收集和整理。在事業單位內部，如果想要將紙質文件歸檔，進行及時歸檔管理，需要借助電子信息技術來實現。

（二）電子信息化技術可以實現對檔案信息的集中管理。電子信息化技術應用于事業單位檔案管理工作，可以實現對檔案信息的集中管理，大大降低了檔案信息的存儲成本。對于事業單位而言，要想實現有效的檔案信息管理，需要對檔案資料進行統一管理。但是，由于工作人員在實際工作中可能會同時處理多項工作任務，所以很難及時、全面地收集和整理相關資料。電子信息化技術可以在統一管理平臺上對檔案信息進行集中收集、整理和保存。工作人員只需要使用統一的網絡系統和客戶端軟件來完成資料的收集和整理工作，大大減少了檔案管理工作中的重復勞動。

（三）降低人力、物力、財力成本，保障檔案安全。應用電子信息化技術來進行檔案管理工作，可以把傳統的紙質檔案作為重要的歷史資料來管理，有效降低人力、物力和財力成本，檔案管理工作效率得以快速提升。如果使用紙質檔案進行存放和管理，不但不方便查找和歸檔，而且容易丟失檔案。在事業單位內部，如果出現丟失或者泄露檔案信息的情況，不僅會對單位形象產生不良影響，而且還會增加單位的經濟負擔。檔案信息具有重要價值，如果在實際工作過程中出現泄露或者被篡改，將會嚴重影響社會秩序。檔案管理工作中涉及的人員比較多，一旦出現檔案信息泄露或被篡改的情況，將會產生難以估量的損失。加強檔案管理工作信息化建設不僅可以提高工作效率和質量，還能保證數據安全。

（四）檔案信息化建設有利于提高工作人員的素質。電子信息化技術的應用不僅僅可以提升相關人員對檔案的處理速度，對于單位相關人員的綜合素質提升也有很大作用。我國經濟正在飛速發展，各個行業之間也出現了激烈的競爭，檔案管理人員只有不斷提升自身綜合素質，才能適應時代的發展要求。

四、事業單位檔案管理工作存在的問題

國內的事業單位在實際工作過程中采取了多種措施對檔案管理進行改革和創新。然而，在新時代背景下，事業單位檔案管理工作還存在一些問題。例如，有些單位即便有好的管理體系，但在實際操作過程中仍采用傳統的人工管理模式對檔案信息資源進行收集、整理、歸檔。另外，一些事業單位雖然在很大程度上利用科技信息化手段對檔案進行管理，但是主要管理方式仍為紙質化管理模式[4]。這些問題阻礙了檔案管理信息化建設水平的提升。

（一）檔案管理意識薄弱。新形勢下，事業單位必須加強對文件的認識，加強對文件的管理，以保證文件資料的真實性與準確性。但是，目前許多單位還沒有認識到檔案管理工作的重要意義，特別是部分領導對文件工作的關注度不夠高，不能從觀念上給予足夠的重視，從而造成了檔案工作人員的職業素養不高、基礎設施薄弱、人員素質低下等問題。

在實際工作中，部分事業單位仍完全采用紙質化的形式進行檔案管理，這也是當前很多事業單位面臨的一大難題。

（二）信息化建設水平低。當前，部分事業單位還未充分利用科技信息化手段進行檔案管理工作，在實際操作過程中還是采用傳統的手工操作模式，在一定程度上限制了事業單位檔案管理水平的提升。大部分事業單位對于檔案信息化建設并沒有給予足夠的重視，導致一些事業單位雖然擁有一定規模的檔案室但是設備設施配備不全，缺乏專業的技術人員對數據庫進行維護和管理。事業單位在實際開展檔案管理工作中，需要根據相關規定和制度要求開展工作，但是部分事業單位并沒有對此引起高度重視，阻礙了檔案管理工作信息化的發展。

（三）數字化檔案管理越來越難。一些事業單位在實際工作中并沒有充分利用檔案管理系統對檔案信息資源進行管理，導致檔案信息資源散落在各個部門中，很難形成完整的體系，無法發揮檔案信息資源的作用。另外，一些事業單位在實際工作中需要對檔案信息資源進行收集和整理，這就容易導致信息的分散、雜亂、重復，致使一些檔案信息資料不夠完整、準確。同時，一些事業單位因為沒有進行合理的人力資源配置使得很多工作無法開展，這也阻礙了檔案信息化建設的順利開展。

（四）檔案管理人員素質不高。當前，部分事業單位雖然配備了專業的文件處理工，其中有些人依然對這份工作不夠重視。另外，一些事業單位在實際工作中缺乏強力的員工，員工缺乏培訓和實踐機會，很多工作不能處理得盡善盡美，容易出現一些差錯。同時，有一小部分事業單位在實際工作中并沒有建立完善的培訓制度和體系，導致檔案管理人員在實際工作中沒有受到良好的培訓，從而嚴重影響了事業單位檔案管理質量和效率的提升[5]。

（五）檔案信息管理存在安全問題。在當前的事業單位檔案管理工作中，管理人員往往容易忽略檔案文件的安全和完整，檔案里的信息達不到要求。同時，一些事業單位在實際工作中并沒有充分利用現代技術對檔案信息資源進行管理，導致大量檔案信息資料散落在各個部門當中，難以集中管理。此外，一些事業單位在實際工作中沒有建立完善的安全管理體系，導致了檔案信息資料被盜或被破壞等現象的出現。部分事業單位在實際工作中沒有對檔案進行及時整理和歸檔，導致大量的資料缺失。

五、事業單位檔案管理信息化的建議

時代在發展，科技在進步，各種先進技術層出不窮，檔案管理工作的開展也面臨著新的挑戰和機遇，如何在新時代背景下實現數字化檔案管理工作，是國內所有事業單位需要提上日程的一項大事。事業單位檔案管理工作是一項長期復雜的工作項目，在實際開展工作過程中需要以科學發展觀為指導，積極引進現代化信息技術和理念，在此基礎上把檔案數字化系統建設好，充分利用科技信息化手段開展檔案管理工作，全面提升本單位的綜合能力[6]。

（一）建立健全制度，檔案管理水平提升迅速。想要實現更好更快的檔案管理，第一步就是要完善制度，把每一個崗位的職責量化清楚，使得日常檔案管理工作能夠順暢開展。同時，還需要制定完善的考核制度和獎懲制度，通過有效的制度來約束和管理員工，促進員工自覺學習，提升自我能力，加大培訓力度，使其能夠進一步提升自身職業素養，從而提高事業單位的整體檔案管理工作水平。

（二）重視信息化投入，檔案管理質量蛻變明顯。事業單位應該借著科技發展的東風實現各個工作環節的信息化蛻變，尤其是檔案管理工作信息化蛻變，整個單位的所有工作才能有條不紊地開展[7]。一方面，需要在現有資源的基礎上完善現代化基礎設施建設，確保計算機網絡環境能夠滿足檔案存儲、查閱、歸檔等方面的需要。另一方面，需要加大對檔案室現代化設施的投入力度，為事業單位開展檔案信息化工作提供必要的硬件支持和保障。

（三）提高事業單位數字化辦公水平，推動信息資源共享。事業單位想要實現信息化辦公水平的提升，首先必須要建立健全數字化辦公制度和標準化建設體系。在此基礎上需要做好人員培訓工作，定期對內部管理人員進行相關知識技能和規章制度培訓。同時，在工作中要注意協調好各種關系，充分發揮部門之間、上下級之間等各方面關系的積極作用和功能，推動信息資源共享水平不斷提高。

（四）注重與時俱進，創新事業單位檔案管理工作模式。新形勢下，在進行具體的文件管理工作時，機構應將現代的資訊技術運用到工作中，將一些較好的信息資料進行整合，并以這些資料為依據，對檔案管理工作進行創新與改進。此外，還要經常對有關員工進行訓練，讓他們了解到現代的資訊技術和專業的管理知識，讓他們可以更好地為機構的發展提供幫助。事業單位要以自己的具體情況為依據，對檔案管理工作中的重點給予重視，加強各個部門間的協作與交流，這樣才能將信息化技術和方法運用到一個全新的機構中去，對事業單位的檔案管理工作方式進行創新。

六、結語

隨著社會的發展，我國的各個行業在工作上都有了很大的改變。與此同時，相關部門要堅決拋棄陳腐的檔案管理方式，積極接受先進技術，朝著實現事業單位整體數字化的方向前進，提高檔案管理的工作效能和工作品質，使其能夠最大限度地利用電子信息技術在文件工作中的優越性，促進事業單位的可持續發展。