城市環境衛生檔案統計工作的優化策略分析

文/泉州市環境衛生中心 蔣曉紅

檔案統計是日常檔案管理工作中的一項基礎性工作，是結合調查研究的目的和要求，在科學的調查方法指導下，對檔案的基礎數據進行有計劃有組織地系統收集和必要加工，并對其信息進行整理[1]。通過檔案統計，能夠有效反映出檔案事業發展現狀和發展規律，能夠結合檔案事業發展規律，為檔案事業的發展提供信息支撐，為相關部門的決策提供信息依據。

一、檔案統計工作的內容與意義

（一）環境衛生中心檔案統計工作的內容。在各級單位的正確部署下，泉州市環境衛生中心認真落實黨的二十大精神，全面貫徹上級下達的各項任務，認真學習上級相關文件，積極開展各項環境衛生工作。在檔案管理工作中，按照泉州市經濟和社會發展總體規劃，結合城市總體規劃要求，參與編制和組織實施環境衛生專項規劃和發展規劃，并編制相應的年度計劃；參與城市開發建設、舊城改造項目等相關的環境衛生設備配套建設方案，參與環境衛生設施的規劃、建設管理等各事務性工作。在日常的檔案統計工作中，建立健全檔案統計機制，結合環境衛生檔案的特點進行制度設計，并結合近年來信息化發展趨勢，推進管理中心檔案管理工作的信息化轉型，切實提高環境衛生中心檔案統計服務質量，不斷加強對內部檔案管理人員業務能力的培訓，使其更好地勝任新時代檔案統計工作，更好地服務于檔案事業發展。

（二）檔案統計工作的意義。做好檔案統計工作，對于提高檔案利用率，發揮檔案管理效果具有重要意義，有利于保障檔案質量，提升檔案利用率，便利檔案管理人員對檔案的查找和管理。通過檔案統計工作，管理者能夠結合具體數據，精準掌握檔案查詢的現實需求，并能根據查找方向和檔案利用方向進行合理的優化調整[2]，能夠更加精準地找出檔案管理中存在的薄弱環節和不當之處，并進行針對性的改造升級檔案管理工作。檔案統計工作在一定程度上能反映單位工作質量和工作水平，也能夠展現其最終獲取的效果。結合檔案資料的統計與收集，檔案管理人員能夠更加詳細地了解檔案工作的現實規律，有利于提高檔案服務水平，能夠更加高效地對檔案信息進行整理，有效反映當下單位在檔案管理工作中的現實情況，有利于及時發現問題，解決問題，調整思路優化方案[3]。

二、城市環境衛生檔案管理現狀

（一）檔案統計工作意識不強。環境衛生檔案是城市環境衛生部門在履職時形成的，將對社會有保存價值的環境衛生相關的圖文、影像資料進行記錄的重要載體。做好環境衛生檔案的收集和管理工作，能夠為城市環衛工作的規范落實和高質量發展提供支持。伴隨著現階段社會建設步伐的逐步加快，社會資源使用方面面臨著較大壓力，而環境衛生檔案管理能夠更好地服務于城市規劃，有利于結合城市當前的環境衛生工作現狀和社會資源情況，優化城市環境衛生建設。環境衛生檔案本身是環衛工作的重要信息依據，在檔案管理中，既要按照國家有關檔案管理的相關要求進行落實，也要依據環衛規范強化管理[4]。然而，從城市環境衛生檔案管理的現狀來看，其在管理應用方面還存在較大問題，在轉化為實際效益方面還存在一定的難度。此外，在城市規劃建設方面，往往分設不同的部門進行管理，城市垃圾處理、生活廢水排泄系統、微生物管理等各項工程在建成后，其形成的檔案資料往往分散于不同單位。目前，在管理中還缺失強有力的規范化制度，一些部門領導對于檔案統計工作不夠重視，在實施環節觀念薄弱，工作意識不強，在統計方面不能如實統計，統計過程缺乏嚴謹性，這些都會影響統計數據的真實性和準確性，也會直接影響到檔案統計工作的實際效果[5]。

（二）檔案統計工作內容單薄。檔案統計包括基本統計和綜合統計兩大類型，具體包括了檔案內容的收進、移出、整理、鑒定，以及對檔案保管數量和狀況的登記。在對檔案利用服務情況進行登記時，要結合檔案利用、檔案機構以及相關的基本信息做好統計，并對其中的專業信息分門別類地進行設置。目前的檔案統計缺乏規范性、系統性、整合性，工作內容較為單薄，這不利于挖掘和把握檔案工作狀況和基本變化規律[6]。此外，從人員隊伍建設來看，大部分檔案部門的檔案統計人員多為兼職人員，在日常工作中調度頻繁，甚至一些檔案部門存在著“年年搞統計，年年換新人”的問題。過于頻繁的崗位調度加之專業人才的缺乏，也會影響檔案統計工作質量，會導致檔案統計工作常常不按指標要求收集數據，統計效果難以發揮。

（三）檔案統計分析不夠到位。從當前檔案統計工作的現狀來看，大部分檔案部門在進行檔案統計時，僅僅以完成統計報表為結束。在檔案統計中缺少具體的分析，難以有效把握檔案工作中各要素之間的關系，也難以更好地找出其存在的問題，提煉出具有規律性、普遍性的經驗，并應用于實際的工作中，這不利于發揮檔案統計的預見性，也會極大地影響統計工作的實際效果，甚至一些部門在開展檔案統計時，存在著為了統計而統計的情況[7]。

三、城市環衛檔案管理優化對策

（一）建立健全檔案統計工作網絡。在城市環境衛生檔案管理中，工作人員、部門領導需要首先認識到檔案統計工作的重要意義，要能夠充分把握檔案統計的價值，要認識到檔案統計是檔案事業建設中的重要基礎性工作，對于檔案的形成管理、開發利用以及后續發展都有著良好的促進作用。在檔案統計工作的實施環節，要結合具體的工作需要，選配有著較強工作責任心和較高業務素質的專業人員從事此項工作，并應經常與檔案統計人員進行交流溝通，了解檔案統計中存在的現實問題并進行相應處理，進而為檔案統計工作的順利展開創造良好的條件，真正推進檔案統計工作方式方法的規范化、科學化。各級檔案部門需要結合《中華人民共和國檔案法》《檔案統計管理條例》等相關文件和規范要求，對采集的數據做好匯總、分析、審核與整理，使各項檔案數據被及時歸檔，整合利用。在檔案統計工作中，要結合本區域的工作現狀，建立起橫縱結合的檔案統計網絡，進一步推動檔案統計工作的高效落實，保障檔案統計工作穩步前進[8]。對于被納入統計范疇的有關單位，要認真履行自身的填報義務，要做到不遲報、不拒報、不漏報，并要充分保證所填報內容的真實性、完整性。對于各級檔案行政管理部門來說，在進行檔案統計時，要確保歷史數據的彼此銜接，要明確自身的統計范疇，做到全面覆蓋、不重不漏，要及時更新信息，保障信息的準確性。

（二）提高檔案統計數據質量。對于檔案統計來說，其內容多樣、環節復雜，包括了基礎的檔案收集、匯總、審核、整理、分析。在檔案統計中要提高數據意識，保證數據質量。例如，可以采用全面報表的形式，對檔案統計數據進行收集。在檔案工作中，要確保檔案統計數據的真實準確，只有真實準確的數據才具有統計和分析的價值，才能保證后續統計分析工作的工作質量和工作效果。對此，需要強化檔案規范化管理，做實做細檔案統計工作。各級檔案行政管理部門要做好監督和考核，并將檔案統計工作與業務指導目標相結合，做好督促與指導，推動各級檔案部門及時將檔案歸檔，落實規范化管理要求。各填報單位也要建立健全檔案的定期清點和核查機制，尤其在檔案的出庫入庫環節，要貫徹落實相關的管理要求，執行管理制度，確保檔案內容準確。要做好對檔案統計人員的工作培訓，提升工作人員的業務能力，建立一支穩定、高質量、高素質的檔案統計人員隊伍，并組織檔案統計人員參與多種形式、多種途徑的業務學習和交流活動，在學習中提升其業務素質，使其能夠勝任檔案統計的各項要求，能夠更加熟練地應用各類統計方法，能夠在業務中對檔案數據做好采集審查和填報工作，確保所報檔案統計數據在科學合理的范圍內。此外，要推動檔案統計數據質量監管體系建設，規范檔案統計工作的實施流程。

（三）加強檔案統計數據研究分析。對于檔案統計工作來說，其工作成果主要以具體的數據形式進行顯現，要加強對檔案統計數據的研究，更好地提升檔案工作的實際效果，有效反映當前檔案利用頻率和檔案的發展趨勢，有利于為后續檔案工作的方針政策以及發展規劃的制定提供支持。對于檔案主管部門來說，要強化對各級檔案部門的分類指導、監督檢查，要結合檔案部門現實的工作量和人力、物力資源需求進行必要的指導和幫助。檔案統計人員要秉承著為歷史負責的原則，在日常工作中，將準確可靠的檔案統計數據記錄下來，提升檔案質量，做好檔案的研究分析。城市環衛檔案本身是對城市環衛工作的真實記錄，在檔案管理中，要以標準化、科學化為原則，建立健全檔案管理制度，結合區域環衛檔案管理工作，定期做好檢查監督。要建立檔案分類歸檔機制，使環衛檔案統計更具科學性和可操作性。

（四）做好信息公共服務。檔案統計工作也是檔案法制建設的一個重要手段，各級檔案部門需要由下而上、由點到面層層上報，這本身也是一種法定的行政報告行為。但市、縣區域內有許多基層單位，不屬于全國檔案事業統計范疇，針對這一情況，地方檔案主管部門要建立個性化的地方檔案統計制度。作為地方檔案事業治理的發展支點，要構建具有地方特色的統計機制，也要積極應用統計成果。檔案統計的目的在于運用，成果的價值在于轉換，各級檔案管理單位要不斷加強檔案管理工作效果，積極上報高質量的統計成果，也要廣泛應用統計數據成果，不斷提高自身的工作質量和工作效率。例如，在全市檔案工作總結報告、專題報告、業務討論中，要應用豐富的數據，使工作分析更加準確，論述更加科學，也要結合統計成果對各級檔案工作業務的進展進行精準把握，積極推進指導和監督。結合當前數字化發展現狀，為更好地提升檔案利用率，要積極開通和調整數字檔案網上共享利用，實現檔案工作的資政便民，真正做到事前服務發揮統計工作成效，切實推進各級檔案事業統計數據在制度保障下的有限開放，方便各級檔案部門和相關的職能部門從檔案統計資源中獲取所需的內容，真正從數據中發現價值，讓檔案統計成果在應用中發揮作用，這也能有效地凝聚共識，有利于推動檔案工作的高質量發展。

（五）加強檔案統計人才隊伍建設。在人才隊伍建設方面，要加強檔案統計隊伍建設，培養一支高素質的檔案統計工作隊伍，使其能夠更好地適應當前檔案事業，滿足快速發展的現實需要。對于檔案部門來說，要能夠積極主動地適應檔案統計工作的需求，通過組織開辦長期或短期的培訓班，或者以會代訓的形式，提升檔案統計干部的法制意識和綜合能力。檔案部門領導也要基于實際情況，擴充檔案統計隊伍，提高檔案統計的工作水平，要能夠保障檔案統計隊伍的穩定性、規范化。

四、結語

在城市建設發展中，檔案統計工作是其中的一大重點，檔案統計工作落實到位，有利于促進檔案管理工作的規范化、制度化、科學化，也能更好地提高檔案資料的利用率。在城市環境衛生中心的檔案管理中，要基于當前城市化日益推進的現實背景，基于群眾對于城市環境衛生工作提出的更高要求，從實際出發，結合制度建設、隊伍建設、數據研究、公共服務等方面，加快推進檔案資料的開發利用，進一步促進檔案事業的發展，使其更好地服務于城市環衛工作。