數字化時代下企業檔案管理轉型發展研究

文/中海油研究總院有限責任公司 王迪 侯明雨 楊建欽 秦儉

檔案管理工作的開展能夠更好地幫助企業對檔案進行優化和調整，提高企業檔案管理效率，更好提升企業的工作質量水平，提升企業的核心市場競爭力。因此，企業檔案管理工作對企業自身有著至關重要的作用。時至今日，企業應該能更好地面對新時代的全新發展形勢，對企業檔案管理工作進行一定的提升轉型。企業檔案管理轉型工作已經成為數字化時代背景下的一種必然趨勢，在這一背景下，企業要盡快完成檔案管理轉型工作，結合數字化發展的潮流，優化檔案管理體系，促進檔案管理轉型[1]。

一、數字化時代下企業檔案管理信息化建設的重要性

（一）能夠順應時代發展新要求。隨著信息化時代的到來，各項信息技術不斷創新，信息化時代下的行業變化也日新月異。在這一背景下，企業檔案管理工作的開展也漸漸向著無紙化的辦公形式轉變，企業檔案管理工作的信息化建設程度逐漸加強。在現有形勢下進行企業檔案管理工作的信息化建設有著較為重要的價值和實際意義。站在企業角度進行分析，企業檔案管理工作，主要含義是企業在進行生產經營以及管理活動開展的過程中，管理工作中所形成的文件資料。這些文件資料往往具有較高的價值，并且形式各不相同、樣式繁多。近年來，我國社會向著智能化和信息化的方向改變，大數據、云計算等技術得到了更多行業的青睞，現有時代下的企業信息化建設工作得到了良好發展。近幾年，我國國家檔案局也舉辦了檔案信息化建設工作的有關專題講座，如“區塊鏈技術發展趨勢及在檔案存證方面的應用”，此類專題講座指出，需要嚴格抓住現有時代下的前沿科學技術，對其進行良好積極的使用，讓新一代的信息技術推動檔案信息化建設工作的良好發展，有效幫助信息化戰略轉型工作的完成，更好地為現有經濟社會事業的發展提供更優質的服務。在全國檔案事業發展“十四五”規劃中，也有相關內容明確指出要加快實現以檔案信息化為核心的檔案管理現代化轉型工作。

（二）有效提升企業核心競爭力。對于企業來說，信息化工作建設涉及較多的數據。這些企業數據是企業的數據資產，可以在未來為企業帶來較為可觀的經濟效益。因此，務必要引起企業的重視和關注，良好保存企業數據資產。通過對企業檔案信息化管理工作進行分析，可以發現數字化檔案是企業發展中的一個重要部分，能提升企業的核心競爭力。因此，企業應該充分利用大數據、云計算技術等進行數據分析，為企業自身帶來更多的價值。另外，加強企業檔案信息化建設工作，也能夠更好地讓企業檔案管理工作與互聯網技術平臺進行有效融合，使人工檔案管理中的一些不足與弊端得到改善或彌補，更好地實現自動化生產作業，節約企業以及工作人員的時間和精力，使檔案管理工作中的有關操作更加便捷、省力。企業對自身的檔案信息資源進行有效使用和高效開發，能更好地提升檔案的信息管理質量水平和效率，讓企業自身的管理和發展思路得到擴展，進一步推進企業的高效發展，使企業在進行戰略決策工作時，能夠更加省時、高效地制定精準的決策，讓企業能夠發展壯大，讓企業發展和運行的需求得到充分滿足。

二、數字化時代下企業檔案管理工作的不足

（一）標準化程度不夠。1.企業對檔案管理工作的重視度仍需提升。數字時代，相關企業并沒有充分意識到信息化在檔案管理中的作用，在企業檔案管理工作中仍有部分缺點或問題需要改正與解決。由于相關企業在進行檔案管理工作時并沒有意識到信息化技術應用的重要性，在進行企業檔案管理工作時依舊采用原有的管理方式進行檔案管理，信息化建設的思想意識較為淡薄，不夠深刻，沒有做到與時俱進。由此導致了企業在開展檔案管理信息化建設工作時耗費了大量的人力、物理、財力，對企業的檔案管理工作帶來嚴重影響。2.缺少統一全面的規范與標準。新時代背景下的檔案管理工作對企業自身的發展提出了較高要求，為了更好地推進企業檔案管理工作向著科學、合理、規范的方向發展，需要企業結合自身檔案管理體系，并借助信息技術對檔案管理工作進行調整和優化，使企業檔案管理能夠更好地適應當前的市場變化形式，也讓檔案管理工作更加符合我國的政策內容。但大多數企業在進行檔案管理時，所制定和使用的制度完善性較差，不能對企業檔案管理工作進行有效統一，使企業檔案管理缺乏嚴格的管理標準和謹慎的管理流程，導致檔案管理工作中的一些細節工作內容得不到有效落實、執行和開展，沒有對整體工作進行系統全面地規劃，導致檔案制度體系沒有全面、完整地形成。

（二）檔案管理工作配置不夠全面。大多數企業并沒有意識到檔案管理工作的重要性，導致檔案管理工作配置不夠全面，使檔案工作管理項目難以得到充足的資金扶持，也得不到應有的重視。企業內部對于檔案管理工作所需要用到的硬件設備、設施等，不能夠及時進行更新及維護，沒有及時更新相關工作軟件或系統，設備的運行效率得不到提升，使檔案管理信息化受到影響。

（三）檔案管理工作專業化水平不足。在企業開展檔案管理工作時，仍然存在專業化程度不夠等問題，部分企業的檔案管理人才儲備不夠充足，在開展檔案管理工作時，所運用的工作理念、工作思想較為守舊，不夠創新。同時，由于相關企業并未對檔案管理工作人員進行專業的檔案管理工作培訓，導致檔案管理工作人員的專業水平不足，在進行檔案管理工作時不能夠充分發揮自身作用。另外，大多數的管理工作人員在進行檔案管理工作時不能夠做到與時俱進，缺乏創新意識，也沒有更好地發揮自身的工作職責，責任意識水平較低，在進行檔案管理工作時不能夠熟練掌握各種信息化的管理軟件。

三、數字化時代下推動企業檔案管理信息化轉型的對策

（一）提升管理人員的思想意識水平。首先，企業應該切實加強管理人員對于檔案管理信息化轉型工作的重視程度，通過數字化信息與技術的使用，讓企業檔案的信息管理完整性更強，讓企業在進行信息傳遞的過程中搶先一步，讓企業能夠更好地為市場經濟的發展獻出自己的力量。因此，企業需要加強檔案管理人員對檔案管理信息化轉型以及數字化建設的重視程度[2]。企業領導層不應一味地追求企業的經濟發展，需要更好地將檔案管理工作與企業的經濟發展相結合，使之形成一個更加全面系統的檔案管理工作模式，以此構建數字化檔案管理模式。其次，企業在加強數字化檔案管理的同時應該注重提升專業管理人員的素質水平，可以定期邀請專家團隊進入企業內部，為有關工作人員進行針對性的教育培訓工作。通過員工與專家的交流與學習，能夠使其更好地應對檔案管理工作中可能出現的問題，也可以讓員工及時向專家進行請教和提問，解答自身疑惑，以此確保后期的檔案管理工作能夠朝著數字化、信息化的方向順利發展。企業作為檔案信息管理工作的組織者，在進行檔案管理工作時應要求相關管理人員對檔案管理工作內容進行深入學習、思考與探索，通過加強頂層設計工作來優化企業檔案管理工作。不管是對于企業的管理者還是基層人員來說，都應該提高對檔案工作的重視程度，讓企業檔案管理部門充分意識到檔案管理工作的重要性，借助數字化管理方式，加強企業檔案管理部門的自身職能水平，更好地讓部門內部的工作人員意識到檔案管理部門的重要性。最后，企業還需要結合目前檔案信息管理工作開展的現狀，制定科學有效的檔案管理體系來促進檔案信息管理的可持續發展，以此調整和優化檔案數字化管理資源，促進企業檔案管理部門與其他部門的協同發展、共同配合，匯集成同一股力量，向著一個目標前進。

（二）加強企業檔案管理工作的標準與規范程度。首先，企業需要針對性地完善檔案管理工作的有關體系制度，應該以近年來我國頒布的相關政策文件為指導，如《企業數字檔案館建設指南》《機關檔案管理規定》等。從現有情況來看，企業內部的數字化檔案管理工作已經逐漸開展起來，傳統的檔案管理工作漸漸被取代。在我國的“十四五”規劃工作中，檔案管理也是一項重要的工作內容，企業應該盡快落實和開展信息化建設的渠道探索和模式研究，更好地幫助企業檔案管理工作實現轉型，并借助相關的檔案管理文件來對企業的檔案信息管理進行規范管理。結合企業自身的發展、經營特征和企業發展戰略目標，探索出融合性更高、包容性更強的檔案管理體系標準，讓企業在今后開展檔案管理工作時，能良好實現信息化的轉型與突破，讓企業的檔案管理工作有對應的制度和章法可以遵循與依靠。其次，企業應該進一步提高對自身業務流程的規范管理。在進行信息完善和收集工作時，企業應該嚴格要求內部的各個部門都能有效、充分地使用企業檔案信息化管理系統。根據企業所制定的有關標準以及規范內容，進行檔案信息錄入、編研等工作，不再被動地進行采集，而是更加主動地進行數據或信息挖掘，讓企業內部的檔案管理工作具有的生命力更強，也能夠為企業的發展帶來更多的新興活力。企業檔案信息化管理涉及數據備份、存儲、刪減等工作，其工作流程也要進一步進行優化，開展和落實集中化管理工作，將企業檔案的有關數據內容等分類進行整理、掃描入檔，讓檔案管理有關工作流程和細節內容得到明確梳理，進一步保障檔案管理系統的安全。將目錄以及電子圖像等副本文件進行充分整理，對檔案現有數據進行盤點，讓企業擁有更加可靠的依據來開展數字資產等有關工作。借助現有數字化平臺，開展更加高效精準的數據檢測、清理等工作，保證數據整理工作質量，為后期檔案管理的數字化轉型工作打下堅實基礎。最后，企業也應該進一步提升檔案的應用效率，在企業內部定期進行檢查更新等工作，使檔案信息具有的精準程度更高，科學性更強。在調取、借閱檔案的過程中也應該更好地按照制度和標準規范步驟進行相關工作，讓檔案管理工作自身具有更高的服務水平。在進行檔案管理工作時也要不斷地探索和開發新功能，加強對企業檔案信息資源的深層次開發挖掘，搭建企業云計算技術相關的信息網站，更好地實現檔案數據信息共享。

（三）提高配套設施完善程度，培養優質人才。在企業內部應該進一步完善硬件設施水平以及配備工作，成立對應的檔案管理部門，制定相應的采購機制，及時進行檔案信息的配套設施采購以及相應硬件的更新，如計算機，掃描儀等。在軟件方面也要定期進行優化、更新與維護工作，將信息安全系統、檔案快速檢索軟件等進行升級、優化。讓企業需要的軟硬件設施一應俱全，加強檔案管理信息化建設工作的轉型與落實。企業也要注重檔案安全保障體系的建立和使用。例如，通過使用防火墻、殺毒軟件、漏洞檢測等信息化技術來加強檔案信息資源的安全性、可靠性和保密性。同時，企業也要更好地培養和引進更多優質、專業的檔案管理人才[3]。當前時代，企業在進行檔案信息管理工作時應該對企業內部現有員工進行更好的教育培訓，構建一支高素質、高水平的數字化檔案管理人才團隊，建立科學有效的人才激勵制度，借助精神激勵與物質激勵的方式提高檔案管理人員的工作熱情和工作積極性，讓員工不斷地學習新知識、新內容，提升自身水平。并且，應鼓勵和組織檔案管理人才在原有檔案管理工作水平的基礎上做好理論應用研究，學習和探索檔案學專業的理論內容，研究與理論知識相關的應用與技術等，加強對區塊鏈技術、數據挖掘技術在檔案管理工作中應用的探索，以此將相關工作人員所掌握的檔案管理理論知識進行合理運用，推動檔案管理的程序化和智能化的發展。

四、結語

綜上所述，數字化時代下，企業開展檔案管理轉型工作是其發展的必經之路。在檔案管理工作中制定科學有效的企業檔案管理工作制度，能提升核心競爭力，為企業謀求一個良好發展。對于企業來說，檔案管理工作已成為數字化時代下的一種必然趨勢。因此，企業應該勇敢面對各項挑戰，提升管理模式，在進行檔案信息化建設工作時實現現代化的企業檔案管理。