基于信息化視域下的高校行政檔案管理創新研究

文/西安歐亞學院 吳萍

檔案工作是高校的一項重要的基礎性工作，它包含著高校各個部門所有教職工以及學生的檔案，關系到整個學校的正常運轉。現階段，隨著我國大學規模建設的不斷擴大，教職工和在校大學生數量將會越來越多，各項工作流程也越來越復雜。因此，高校工作人員的檔案管理工作所牽涉各類內容以及數據信息量也逐漸增加。因此，怎樣在行政檔案管理中應用信息化技術來提高檔案工作的效率和質量，是我國高校行政管理工作的一個重大課題。有些檔案管理部門雖然運用了信息化技術，但仍有大量的資料要處理，這對高校檔案工作提出了更高的要求。為此，利用信息技術創新高校檔案工作，從而提升高校檔案工作的水平，成為高校行政工作迫切需要解決的問題[1]。

一、高校行政檔案信息化能提高檔案利用效能

在信息時代，高校的檔案工作要以互聯網技術和信息通信技術為基礎，將信息技術與檔案工作進行有效的融合，將高校科研、人才培養、社會服務等大量的檔案資料視為一個整體，整合起來，形成一種信息資源，通過網絡，就可以形成一個龐大的信息系統。要實現檔案資源共享，提高檔案資源使用效率，促進檔案工作協調發展，就要利用檔案的信息化，將其轉化為文字、數據、圖形，形成具有一定規律的科學模型，并轉化為二進制編碼，傳輸到電腦中。通過統一的數據處理，既可以快速瀏覽，又可以提高文件的通用性和安全系數，使文件的效率最大化[2]。

二、信息化視域下高校行政檔案體系建設的重點

（一）檔案信息的管理與共享。檔案信息管理的核心是信息的使用，一個比較完整的信息檔案管理系統，主要包括目錄、全文、圖像、音頻等內容以及對視頻和其他資料進行管理。高校作為我國人才教育培養基地，它的全部檔案信息都具有十分重要的作用，是社會發展的記錄。另外，高校檔案資源共享的強化有利于給教師和學生帶來彈性、方便的檔案信息服務。因此，為了更好地發揮高校檔案資源的作用，必須要重視高校檔案信息共享問題。檔案信息共享主要是以數據為中心、使用身份的確認和檔案數據的授權，師生通過檔案數據之間的共享機制進行聯系，借助于授權機制，將權限賦予特定的管理者，管理者可以調整其權限，以達到對檔案存取的限制。

（二）檔案的信息化與安全性。高校檔案管理的信息化建設，對高校檔案管理提出了新的要求。具體地說，高校檔案信息化主要是將紙質檔案、照片、音頻和視頻檔案進行信息化的轉換，這是由于檔案繁多的特點，使人們在查閱過程中存在諸多不便，同時，也對檔案的保存和使用產生了某種限制。運用信息技術，如多媒體技術和信息圖像技術，將圖像、音頻、紙質文件、底片、影像等新型信息技術以信息的形式存儲在媒體中，利用網絡和數據庫的信息化處理能力，有效地提高了文件的利用效率。在高校檔案管理系統中，檔案資料的安全問題也是重中之重。檔案的安全問題主要在于檔案的完整性、保密性、身份認證以及不可否認性，其中保密則是最基本的要求。在確保檔案資料安全、防止非法盜用和使用的前提下，必須確保檔案資料的完整性和準確性[3]。

三、信息化背景下高校行政檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員專業能力不足。如前所述，當前高校檔案管理人員絕大多數由院（系）教學秘書和辦公室行政管理人員兼任，因此檔案管理人員專業素養不足。由于管理者的知識體系相對單一，受到傳統管理模式的限制，在管理上采取了一套一成不變的方法，而目前的管理體制已無法滿足實際需求，必須更新管理理念，創新管理手段，提高管理效能。

（二）信息化管理設備設施薄弱。行政檔案信息化需要依托現代信息技術，包括計算機、互聯網、大數據等信息技術。需要投入大量的硬件，如計算機、存儲和服務器。然而，目前我國許多高校的檔案管理設施還處于基礎管理階段，存在著設備老化、故障頻繁等問題，經費不足，難以適應現代化的信息技術需求，制約了檔案管理工作的推進與提升。

（三）信息化意識缺乏。人們對信息化管理的認識還比較欠缺，對于將信息化技術應用到行政檔案管理工作中，學校并沒有給予足夠的重視，在具體的行政檔案管理工作中，仍采用傳統的管理方式，這就造成了高校行政檔案管理工作的質量和效率低下。隨著信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式已不能滿足高校的需要，也不能與社會的發展趨勢相適應。高校對信息化管理的認識不足，主要表現在：高校管理者對信息化檔案管理的重視程度不夠。高校管理者是高校工作的中心，他們對信息化檔案管理的重視程度，會對高校檔案管理的工作水平和工作效率產生很大的影響[4]。

（四）檔案管理制度不健全。目前，我國高等院校無論是基礎建設，還是硬件建設，都存在著一些不足。另外，我國目前還沒有建立完善的行政文件管理體系，各行政機關的檔案工作差異很大，各高校也未制訂相應的規章制度，因而在實踐中缺少相應的制度制約，從而給高校的檔案工作帶來負面的沖擊。

四、信息化背景下高校行政檔案管理的創新舉措

（一）增強工作人員信息化意識和素養。目前，高校檔案管理中的信息化要素在日益普及的情況下，檔案管理人員應逐步提高自身的信息意識，提高自身的信息處理能力。緊跟信息化的發展步伐，不斷提升自身的工作品質和水平。高校行政管理工作在信息化的大環境下，必須針對用戶的實際需要，開發出更適合于用戶需要的功能，才能使高校的檔案工作取得長足的發展[5]。同時，為了適應用戶的實際需要，給行政檔案管理資訊使用者留下方便、快捷的印象，需要提供更高品質的服務。在信息化的大環境下，高校的行政檔案管理要有更多的專業化人才，以工作人員的職業素質和工作素養為基礎，逐步充實大學的行政檔案管理工作，運用更為先進、科學、高效的工作方式，使檔案工作的質量得到有效的提升。高等學校可以采取具體措施，切實提升行政檔案工作人員的素質：第一，從其他高校引進高素質的檔案管理人員，設定更高的工作目標，逐步提高工作質量；第二，適當地提高行政檔案工作人員的福利待遇，使其從內到外積極地進行工作創新，能夠在工作中采取更為先進的工作方法；第三，加強內部培訓，增強服務意識，高校檔案管理工作人員要積極參加各種形式的培訓，不斷提高自己的工作品質，掌握最新的工作方式，從而提高學校的行政檔案管理工作的服務水平。

（二）提高檔案信息化軟硬件建設水平。檔案信息化系統的建設是檔案管理的基礎性工作，是實現檔案信息化的先決條件。高等學校如果要加大經費投入，要確保自身有一套相對完備的硬件設備，在教學信息檔案化管理技術方面，高校一定要根據自己學校實驗室的發展實際，選用適合于學校的管理軟件，在此基礎上，將其與學校的網絡相連，以達到文件資源的共享。在強化學校檔案信息化平臺的工作中，應遵循總體規劃、統一操作、分級組織、創建安全有效保密措施等基本原則；可根據陜西省高校檔案行政服務工作事業發展形勢的總體需求，充分發揮學校現有數字化校園網絡優勢，實現檔案信息傳輸網絡化，全面推進整個大學檔案系統平臺的數字化建設發展；此外，在檔案軟件的設計開發管理以及教學應用開發上，可以合理地選擇最符合高校特點的電子檔案信息化管理開發軟件，將其與整個學校內部以及OA 辦公系統中的電子數據進行鏈接，從而實現對檔案資源實時的遠程共享查詢與遠程自動化管理。

（三）加大檔案信息資源建設力度。信息化時代，應將信息資源和實體資源并重，使其發展成為高校檔案資源中最重要的資源之一。這就要求我們必須重視并加強對檔案信息資源的建設工作，提高檔案利用水平，為社會服務。就檔案管理現狀而言，當前，我國的檔案管理工作還處在發展初期，在收集、使用和管理方面還存在著一定的盲目性，從而造成了信息資源的流失。因此，必須加強高校檔案館建設，為學生提供更為豐富全面的服務。同時從今后高校檔案館的發展趨勢看，當信息資源足夠時，為了滿足師生的信息訴求，激發檔案生命力和影響力，需要通過多種措施提高高校檔案信息資源建設水平。1.打造統一的信息資源。隨著信息技術的不斷普及和應用，不同類型的信息系統之間已經實現了互聯互通，但是由于各系統內部所存儲的信息不一致，這就使得用戶無法獲得全面而準確的服務。一般來說這種情況屬于異構數據庫，容易造成“信息孤島”現象，使資源整合的整體水平下降。因此，必須構建統一的檔案數據檢索平臺和共享機制，使不同系統之間能夠進行有效連接，實現資源共享。要實現這一目標，必須建立標準化的信息數據庫建設體系。建立元數據標準，規范電子文件存儲格式，規范電子文件管理標準，規范音視頻文件管理，全面梳理當前檔案的基本情況。同時還需制定相應的制度，加強對電子檔案建設和使用的監管，建立統一的檔案登記制度，并做好相關人員培訓工作；2.利用互聯網技術和網絡傳輸平臺，對檔案進行數字化處理，建立數字檔案館。同時在多媒體技術的輔助下，對整理識別后的音頻，視頻檔案進行處理，轉換為電子資料，根據聲音和動畫、文字建立檔案數據庫。此外，還應該加強對紙質檔案的數字化建設工作，通過數字技術和網絡技術構建新型檔案管理系統。還應加速文檔一體化管理過程，保證文檔中的信息文件、內容準確、齊全；3.加強紙質檔案的保管和利用工作，做好對檔案原件及相關材料的保護。提高檔案安全保管能力，避免因人為原因導致的損失。實現檔案資料的共享。加強學校內部各個方面的溝通，構建“大檔案室”管理模式，將各類信息資源進行整合，使其發揮出最大價值。檔案館管理系統應全面把握住新形勢下高校網絡信息化技術發展的新契機，依托現代網絡快速發展這一得天獨厚的環境優勢，制定校園信息化高校檔案的管理發展規劃戰略和應用方案，并以現代化通信技術手段和校園網絡建設為基本支撐、以計算機多媒體技術為根本方法，實現數字化高校檔案信息主頁網站的成功組建，保障師生網上電子檔案的及時歸檔利用和全文檢索服務的成功使用，為學校師生提供快捷又方便的網上檢索閱覽查詢服務，提高了高校檔案信息資源的共享程度。

（四）建立檔案管理信息化服務體系。建立檔案管理的信息化服務體系。1.需要制定高校檔案使用者的需求評估指標，完善檔案管理信息服務體系，保障使用者能夠根據實際情況提出科學、有效的意見，同時，對教學檔案、人事檔案、科研檔案等檔案進行評估，并根據實際需要，建立檔案綜合評價指標，為檔案管理體系建設提出科學的意見；2.要善于根據使用者的實際需要，適當地擴大服務范圍，創新服務內容，實現“量”向“質”的轉變。檔案服務方式的創新包含著多種內容，高校檔案員不能只把文件收好就完事，要發揮自己的潛力，通過對工作內容的不斷改進、充實和創新，使服務工作向更高層次發展。全面處理檔案資料，把多種資料通過編碼程序轉換為相互關聯的動態檔案，從用戶的實際需求和高校教育改革的需要出發，加強高校檔案服務體系的建設；3.建立健全檔案管理和服務體系。高校檔案管理服務系統包括網上信息。通過調研用戶的需求，充分了解新型檔案系統的需求，為用戶提供科學的咨詢服務，提高檔案工作的整體滿意度。因此，建立高校檔案信息服務系統，對推進高校檔案工作的信息化建設具有重要意義。

五、結語

當今信息化應用技術領域得到迅速地發展，信息化產品已經廣泛滲入人們日常生活的方方面面，并時刻影響著人們的生產和生活。高校行政檔案管理工作是確保高校工作正常運轉的前提，隨著高校規模的不斷擴大和高校檔案工作的快速發展，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前的高校行政工作。因此，高校要把信息技術運用到檔案管理中來，著力提高檔案信息化系統建設工作水平、加強校園檔案資源利用的信息化開發設計與運行管理，提高學校檔案管理人員信息安全的防護意識與專業素質，促進高校檔案信息管理信息化工作的高水平發展。