基于品牌文化視角提升高校檔案服務質量

文/西南民族大學商學院 馬曉玲

檔案管理作為對各項事物的輔助，在推動各領域的建設中發(fā)揮著重要作用。高校檔案管理作為高校管理工作的重要組成部分，涉及科研、教學和社會服務等多個方面，通過加強高校檔案管理工作能夠有效促進高校檔案服務質量的提升，從而更好地發(fā)揮出檔案管理的意義，為人民群眾提供更加優(yōu)質的服務[1]。而從品牌文化的視角來看，高校檔案管理工作要想打造出自己的品牌效應，必須不斷提高自身的服務質量，需要高校檔案管理人員積極轉變自身觀念，從而加快高校品牌文化的打造進程。

一、品牌文化及其在高校檔案中的應用意義

隨著社會經(jīng)濟和科學技術的不斷發(fā)展，產(chǎn)品之間的同質化程度越來越嚴重，使得市場內(nèi)競爭性的進一步擴大，而人們的消費理念也由理性消費開始向感性消費轉變，這就導致越來越多的人開始認識到建設品牌文化的重要性。品牌的建設需要核心內(nèi)涵的支撐，其中品牌文化是品牌建設中當之無愧的重中之重，品牌文化被認為是品牌核心價值觀的體現(xiàn)，是區(qū)別于其他品牌最重要的標志。但品牌文化的形成并不是一蹴而就的，而是需要在長期的、動態(tài)的發(fā)展過程中，經(jīng)過不斷的提煉和調(diào)整而形成。品牌文化是專屬于自己的文化價值內(nèi)涵，通過品牌文化的建設能夠為自己的品牌注入核心競爭力，從而在眾多品牌中脫穎而出。通過在高校檔案建設中應用品牌文化，能夠挖掘高校檔案中的精髓與價值，明確檔案工作的重點，從而打造出獨屬于高校的檔案文化。立足于高校檔案文化的基礎上，能夠促進檔案管理人員認同感提升，從而實現(xiàn)檔案管理效率的提高[2]。

文化性作為高校檔案的本質屬性，具有豐富、多元化的文化機制，記錄著學校在長期發(fā)展過程中的物質和精神文化。高校檔案的文化價值分為以下幾類：一是學術文化價值。高校檔案作為高校在發(fā)展教育實踐活動中不斷形成的物質載體，是對高校教學、學術以及管理等活動的真實記錄，因此其具備較強的學術文化價值，以高校的教育思想為例，其從校訓的誕生、發(fā)展到形成，是對高校辦學理念的體現(xiàn)。同時高校檔案中還會對教學、科研等內(nèi)容進行記錄，為學校文化方面的決策提供支持；二是文化教育價值。高校檔案是育人資源的一種表現(xiàn)形式，記錄了學校發(fā)展過程中的輝煌事跡和奮進腳步，對于那些為學校及社會發(fā)展做出貢獻的校友們的事跡進行記錄，從而促進校園文化的建設。這些生動的檔案資料為學校的育人環(huán)境打造奠定了文化基礎。

要想促進檔案和品牌文化的進一步融合，我們需要知道檔案品牌的內(nèi)涵。高校在檔案管理過程中打造的檔案品牌，是以一種精神理念的心態(tài)存在的，一方面高校要打造自己的名稱、標識以及產(chǎn)品等能夠區(qū)別于其他高校的表面檔案信息特征，這是在長期的檔案管理中形成的，具有一定的辨識度；另一方面檔案管理工作也是高校文化、個性和服務質量的一種體現(xiàn)，將高校文化融入檔案管理中，能夠幫助高校建立專屬的檔案品牌文化。而要想促進檔案品牌的形成，必然離不開高校學子及其他相關人士對高校檔案的評估和認可，只有得到廣泛的群眾認可，才能打造出符合人民群眾期望的優(yōu)秀檔案品牌文化，從而實現(xiàn)高校檔案服務質量的穩(wěn)步提升。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識不足。當下部分高校及其領導對于檔案管理工作的認識存在明顯不足，其將檔案管理當作是高校工作中可有可無的一部分，將更多的工作重心放在如何提升高校教育質量和經(jīng)濟效益上，從而忽視了高校檔案工作的完整性建設[3]。高校的檔案服務質量直接關系到高校決策，通過對檔案進行分析有助于高校領導者做出正確的決策，保障高校各項業(yè)務的真實、可靠。同時，檔案工作還能夠幫助高校進行管理，與品牌文化達成合作共同提高高校檔案服務質量。因此，在未來的高校檔案管理工作中，需要高校不斷學習最新的檔案管理理論與實踐知識，同時將各種信息化手段積極融入管理過程中，從而提高高校檔案管理效率與質量。

（二）檔案管理體制落后。通過對高校檔案管理中存在的問題進行分析，發(fā)現(xiàn)在不少高校中都存在檔案管理體制落后的問題，很多高校在檔案管理中仍然沿用傳統(tǒng)的管理制度，從而使得管理模式無法適應新時期的需求，缺乏一定的先進性、開放性，不利于高校檔案管理工作的開展。高校的檔案室存儲工作常常是由行政辦公室負責，由于檔案長期以紙質文檔為主，需要通過人工的方式進行搜集，而檢索工作的工程量巨大，使得高校檔案工作難度較大。繁雜的紙質資料使得檔案信息的搜集和管理需要投入較大的人力和物力，容易造成高校資源的浪費。其次，傳統(tǒng)的檔案形式及管理方式使得檔案的流通率較低，相關人員要想提取某項檔案，需要在龐大的檔案庫中去自行搜索，這無疑會增加檔案的使用難度[4]。隨著信息化技術的不斷普及，促進高校檔案管理的信息化建設勢在必行。

（三）檔案管理制度有效性不足。檔案管理制度是為了幫助高校檔案管理人員更好的展開管理工作所推行的制度，能夠促進檔案管理工作的規(guī)范化、科學化發(fā)展，然而部分高校卻將其作為一種約定俗成的形式，沒有制定有效的檔案管理制度，從而使得制度的作用和價值沒能得到充分展現(xiàn)[5]。一方面，在檔案管理制度中沒有明確相應的管理責任，使得在實際工作展開過程中出現(xiàn)各部門人員之間的責任推脫，在發(fā)生問題后難以解決，嚴重影響了高校檔案管理的效率。另一方面，高校雖然制定了相應的管理制度，但管理人員卻將其當作一種形式化的約束，沒有在工作過程中切實實行，例如不少高校都規(guī)定要及時對檔案信息進行更新，但由于相關人員沒有做好合理的檔案管理規(guī)劃措施，使得一些陳舊的檔案信息沒有得到及時更新，埋沒了檔案信息的價值。因此，高校要想提升檔案管理服務質量，必須對現(xiàn)有的檔案管理制度進行改革與創(chuàng)新，引起管理人員的重視，不斷提高高校檔案管理的質量。

三、基于品牌文化視角提升高校檔案服務質量的措施

（一）打造高校檔案品牌。1.建立高素質的干部隊伍。要想推動高校建立檔案品牌，首先需要打造高質量的檔案干部隊伍，從而擴寬原有的高校檔案管理思路，不斷獲取檔案管理的最新知識，為后續(xù)的建設提供助力。干部隊伍的建設直接關系到高校檔案能夠打造品牌效應，以優(yōu)秀的檔案工作能力促進檔案管理效率和質量的提升。通過對我國A 高校的檔案管理工作進行研究，發(fā)現(xiàn)其從2000 年開始就致力于檔案管理隊伍的建設，通過將學校各職能部門、二級學院的兼職檔案工作人員結合起來，形成了一支高素質的檔案管理干部隊伍。隊伍人員的構成大部分為研究生，還有少部分的本科，而隊伍整體年齡偏向年輕化，平均年齡在35 歲左右，具有豐富的學識和檔案工作經(jīng)歷，為A 高校的檔案管理及服務質量的提升提供了很大助力[6]。2.加強思想政治建設。在新時期思想政治建設是高校發(fā)展的重點，這不僅體現(xiàn)在對學生的思政教育中，還要注重對校內(nèi)人員的思想素質提升。要想打造出高校檔案品牌文化，優(yōu)秀的思想素養(yǎng)是核心。對于檔案管理工作人員來說，不論是專職還是兼職人員，都需要在明確政治方向的基礎上展開工作，這是由檔案管理的工作性質決定的。檔案工作是維護國家和黨真實歷史面貌的重要事業(yè)，是促進黨和國家發(fā)展的重要力量。檔案人員要牢固樹立正確的政治理念，堅定不移地擁護社會主義，嚴格遵守政治紀律，沿著新時期的發(fā)展要求不斷前進[7]。其次，檔案人員還需要具備責任感和事業(yè)心，檔案管理工作作為一份關系到高校發(fā)展方向的重要工作，為了維護檔案的安全，要求工作人員具有責任與擔當，在工作過程中自覺履行責任和義務，保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，務實的工作態(tài)度，勤勤懇懇的為崗位默默奉獻，這才是促進高校檔案服務質量的有效途徑。

（二）提升高校檔案服務質量。1.打造標準化制度。要想創(chuàng)造出高校檔案品牌文化，打造標準化的檔案管理制度勢在必行。高校檔案室作為高校檔案工作展開的主要場所，制定檔案室的管理制度是保障工作順利開展的重要舉措，以規(guī)范的制度來對工作流程、工作人員等進行有效管理。常見的管理制度需要涉及大學檔案借閱制度、移交制度、銷毀制度、庫房管理制度以及利用制度等，對高校檔案的各個流程進行規(guī)范化，打造出標準化的管理制度體系，使得檔案工作的各環(huán)節(jié)都能夠得到有效監(jiān)管，做到有章可循。即可為檔案人員的工作提供方向，也是打造高校檔案品牌文化的重要保障。以檔案的收檔程序為例，其作為高校檔案中的重要環(huán)節(jié)，是能否打造檔案品牌文化的關鍵，收檔程序的第一要義是保障收檔規(guī)范，按照指定好的章程對檔案進行整理完畢后，需要立卷人親自到檔案室進行檔案的移交，并在檔案的名稱、移交時間、卷數(shù)、移交單位等信息準確的記錄下來。收檔后需要對檔案進行整理，從文件的表面到內(nèi)頁的字體字號、排版等都進行規(guī)范化的整理，將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。在錄入過程中需要嚴格按照文件內(nèi)容進行錄入，在出現(xiàn)問題時及時與立卷人進行溝通，保障錄入信息的零誤差，入庫后要建立規(guī)范化的入庫檔案，遵循從左到右、由上到下的排列方式，保持檔案的順序性。高校每年要定時對檔案進行清查，對館藏檔案的數(shù)量、種類等做到了然于心，發(fā)揮檔案的“主陣地”作用。2.改善檔案管理的硬件條件。高校檔案服務質量受到硬件措施的影響較大，在我國高校的檔案管理工作中，呈現(xiàn)出不平衡的發(fā)展趨勢，高校的教育質量與檔案管理水平趨于一致，對于一些985、211 重點高校來說，其具備更加充足的人力、物力和財力，從而能夠為檔案工作的發(fā)展提供更多助力，他們中大部分高校都進入了檔案管理信息化時代，在管理效率和服務質量上都顯著高于普通高校。但對于一些普通高校而言，本身所獲得的資金就有限，能夠投入到檔案管理中的資金、人力更是少之又少，這就導致高校檔案管理工作長期停滯不前。要想促進高校檔案服務質量的提升，一方面需要國家及相關部門給予政策優(yōu)惠及資金上的支持，從而使得普通高校也有能力去進行檔案工作硬件上的改善，通過引進信息化檔案管理系統(tǒng)的方式，促進檔案工作向信息化轉變，通過信息系統(tǒng)能夠輕松實現(xiàn)對檔案的調(diào)閱，極大地方便了使用人員，提高了服務效率，從而實現(xiàn)檔案服務質量的提升[8]。另一方面，在短時間內(nèi)檔案管理的硬件條件難以得到全面改善，需要高校檔案工作人員之間加強合作與溝通，在現(xiàn)有硬件條件的基礎上加快軟件建設，增強對基礎性服務工作的重視，以良好的服務質量來加快檔案品牌文化的建設，是當下大多數(shù)高校檔案發(fā)展的主要方向。

四、總結

高校檔案工作關系到高校未來的發(fā)展，在時代的號召下打造檔案品牌文化是高校檔案工作的必然選擇，這需要高校注重檔案管理和服務工作，加快品牌文化的建設步伐。通過打造檔案品牌文化，能夠有效提升高校的檔案服務質量，讓更多人認識到檔案的重要性，使得檔案品牌的價值能夠被大眾所看到與承認。雖然我們現(xiàn)在處于一個瞬息萬變的世界，但高校的檔案是國家文化遺產(chǎn)的重要組成部分，代表著國家的過去與未來，是公民權利的義務和支撐，更是透明問責的基石。加快檔案品牌文化的建設，能夠有效擴大高校的影響力和知名度，提升高校的社會地位，吸引越來越多的學子，也能夠促進高校教育的發(fā)展。總而言之，高校檔案品牌文化建設不可能一蹴而就，需要檔案人員始終保持堅定的理想信念，發(fā)揮出高校的檔案資源優(yōu)勢，從而不斷促進檔案服務質量的提升。