Y制造業企業銷售與收款環節內部控制分析

【摘" 要】制造業是國民經濟的支柱產業，是立國之本、強國之基。制造業為現代工業社會提供了物質基礎，為信息和知識社會提供了先進的設備和技術平臺。銷售與收款作為制造業企業營利的關鍵環節，也是必須重點關注的高風險環節，對于企業的生存和發展影響重大。建立健全銷售與收款業務內部控制能夠有效避免風險的發生、保護企業資產安全完整、確保企業的各項工作正常順利開展。因此，論文通過對Y公司的銷售與收款內部控制進行分析，吸取其經驗教訓，旨在對同行業其他企業在完善銷售與收款環節的內控機制上提供借鑒和參考。

【關鍵詞】制造業；內部控制；銷售與收款

【中圖分類號】F274；F275；F425" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文獻標志碼】A" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文章編號】1673-1069（2024）02-0112-03

1 引言

目前，企業在發展過程中面臨的內外部環境愈發復雜，市場競爭越來越激烈，相應的經營風險也急劇上升，企業的內部控制系統可以有效規避因企業經營管理活動帶來的內部風險，也可以通過不斷調整的風險應對措施增強企業對宏觀環境變化導致的風險的抵御能力。企業內部控制由內部環境、風險評估、控制活動、信息溝通和內部監督5個要素構成，本文根據5個要素對Y企業內部控制現狀進行分析，指出其存在的問題并提出針對性的對策建議。

2 公司概況

Y公司于2005年成立，注冊資本為10 000萬元，公司專注于室內空氣的治理，生產各種空氣過濾產品及凈化設備，主營產品有熱回收新風機、空氣凈化機、環境儀等。Y公司根據實際經營情況設置了管理部、財經部、工廠、銷售中心、用戶中心、市場部。具體的組織結構如圖1所示。

圖1" Y公司組織架構圖

3 Y公司銷售與收款環節內部控制存在的問題

3.1 內部環境

在思想認識上，管理層內控意識淡薄。新的業務板塊需要適配不同的業務流程和規則，Y公司根據市場情況多次調整組織架構，增添了多個業務板塊，管理層卻忽視了新業務銷售與收款相關流程和規則的配套建立，造成新業務后續管控困難。在人力資源方面，Y公司人員流動性較大，無相關工作崗位說明書，未將銷售人員經手的應收賬目納入到離職交接工作當中，造成工作斷檔，導致內部控制難以發揮作用。

3.2 風險評估

風險評估是實施內部控制的重要環節，有助于企業更好地理解內部和外部的環境，幫助企業識別潛在的風險，降低風險所導致的不利影響。從圖1可以看出，Y公司沒有設立專門的風險評估部門，尚未建立銷售與收款風險評估機制來控制銷售和收款中存在的風險，在Y公司的文件制度當中也沒有體現關于風險評估方面的內容。Y公司大多是在風險發生之后才采取相應的措施，沒有做好事前的防范，容易錯過控制風險的最佳時機。

3.3 控制活動

3.3.1 銷售計劃制定不合理

企業對銷售計劃的有效控制，可以促進企業持續經營發展，明確銷售方向。銷售計劃的制訂需要結合公司自身的產能、以前年度銷售計劃的實現情況、銷售隊伍建設、市場需求、市場競爭對手等內外部因素。Y公司每年底編制次年的年度銷售計劃，在編制的過程中沒有充分考慮本公司的實際經營情況和市場情況，主觀性較強。在年度銷售計劃方面，Y公司2024年銷售計劃為80 000萬元，而2021-2023年年度銷售收入分別為：12 918萬元、13 153萬元、11 170萬元，平均銷售收入為12 413.9萬元，具體如表1所示。2024年銷售計劃80 000萬元遠遠高于實際銷售收入，嚴重脫離現實情況。在銷售目標分解方面，除2024年2月和12月銷售訂單額較上月有所下降，其余月份逐月遞增，且漲幅大，其中3月變動浮動最大，較上月上升150%，導致銷售計劃無法落地實施。此外，公司管理層只是向銷售下達目標數字，沒有形成配套的銷售方案和措施，沒有對銷售過程監控和效果檢驗，年度銷售計劃成為一紙空文，從而無法實現企業預期目標。

表1" Y公司2024年銷售計劃

單位：萬元

3.3.2 客戶信用管理制度不健全

目前，Y公司對客戶信用的管理沒有形成成熟的管理體系。客戶信用管理工作沒有專人負責，只是由銷售人員來完成。在客戶信用等級評定方面也同樣存在欠缺，財務人員在審核賒銷訂單時無法把握賒銷的額度和回款期限，只能將銷售人員的回款保證書和領導的簽字作為審核依據。實際上，領導難以真正了解賒銷客戶的信用情況，銷售人員雖然簽訂了回款保證書，由于缺乏監管也沒有得到執行。此外，對于已經賒銷的客戶沒有進行后續持續的跟蹤，客戶的信用狀況發生惡化不能及時發現和干預，導致賬款無法收回。

3.3.3 授權審批制度不明確

Y公司沒有統一的授權制度，對于一些事項沒有明確規定審批人和對應的權限范圍，如經銷商折扣、客戶賒銷額度、增值稅發票預開、跨部門合作訂單銷售員提成比例的確定等，因此出現業務人員遇到上述事項不知道找誰審批的情況，直接領導也不敢簽字承擔相應的責任，使一項風險不大的事項最終要經過最高領導人審批才能執行。

3.3.4 銷售發票開具缺乏嚴格控制

Y公司財務部門只是根據客戶經理提供的銷售訂單就開具產品銷售發票，缺少與儲運部門的產品發貨單互相核對的過程，可能導致銷售發票上的商品種類、型號或數量與實際出庫的不相符。此外，Y公司未對已開具的發票登記臺賬，也未定期對未開票訂單進行清理，因此容易導致發票重復開具，產生稅務風險。

3.3.5 應收賬款管理不善

Y公司銷售渠道較多，工作繁雜，對賬工作依靠手工錄入對賬單的方式，數據量大容易產生錯誤，加上業務員和財務的更換頻繁，對賬工作交接不清楚，應收賬目混亂。Y公司2017-2021年期間，由于銷售單價錄入錯誤應收賬款虛增562.1萬元，收入虛增497.44萬元，2022年對已到期的服務合同繼續確認收入，虛增收入279.78萬元。由于未定期與客戶進行對賬，也未定期對應收賬款進行分析，對于已形成的差錯沒有及時發現，使應收賬款的管理更加困難。

3.3.6 收款業務流程有待完善

目前Y公司主要銷售渠道分為3類：直銷、經銷和網絡銷售，其中網絡銷售有京東、拼多多、抖音、淘寶、天貓、微信小店、亞馬遜、蘇寧易購。由于銷售渠道較多相對應的收款方式也較多，一方面，資金安全的管控難度增加。出納登錄不同的平臺下載流水賬單再傳遞給會計人員花費的時間較長。因此，在審核銷售訂單安排發貨時會計不能查詢實時賬戶明細，往往依靠客戶提供的銀行回單或其他支付憑證作為回款的依據，難以判斷該筆交易實際是否到賬、是否真實。另一方面，Y公司回款信息的維護采用手工的方式，財務人員在獲取銀行交易流水之后，為了搞清楚具體每筆款項的來龍去脈，通過詢問同該筆收款流水相關的業務人員，然后手工登記臺賬記錄業務屬性，再分別錄入不同的信息系統。這種方式準確性不高，容易出錯。2023年Y公司無銷售人員認領的到款金額達70.07萬元。

3.4 信息溝通

Y公司信息化程度不高，員工溝通不通暢。由于Y公司領導層對信息化建設認知程度不深，在信息化系統建設方面缺乏整體規劃，導致Y公司雖然使用了多個信息系統，但各個系統關聯度不高，耗費大量資金和人力，卻難以使信息發揮其最大效用。Y公司目前主要使用的信息系統有：釘釘日常辦公系統、自行開發的合同管理bis系統、用友U8會計信息系統、旺店通店鋪管理ERP系統，不同軟件系統之間聯通性低，查看原始數據需要切換不同系統才能實現，對于相同的數據信息需要在不同的系統中重復錄入。銷售訂單、銷售發票依靠手工錄入，出錯率高，且難以察覺。流程審批目前主要采用線下紙質的方式，審批時間長、效率低，文件的保管和查找困難，政策通知難以遍及各相關業務流程人。自行開發的信息化系統功能細節考慮不足，無法與單位實際業務情況建立有效的聯系，難以滿足實際業務的需求。此外，信息系統操作相關培訓較少，員工對系統操作缺乏了解，不能夠充分利用其功能。

3.5 內部監督

Y公司是由集團企業全資設立的子公司，未設立獨立的內部審計部門，Y公司的內審工作主要是由集團定期指派內審人員進行內部審計，由于集團內審人員并未真正的了解子公司經營狀況，僅靠幾天的審計工作并不能對子公司的財務狀況以及整個公司運營的情況分析透徹，難以真正給Y公司的財務報表提供有建設性的意見，對公司的運營缺陷問題難以客觀全面的進行指導，可見當前Y公司在內部控制監督環節還待進一步改善。

4 完善Y公司銷售與收款環節內部控制的對策建議

4.1 加強內部環境建設

為了改進銷售與收款內部控制，強化企業風險管理，管理層應轉變思想，帶頭建設內部控制制度。Y公司可以定期組織全體員工學習風險管理相關知識，培養公司員工的風險意識，使員工們在風險管理過程中有較強的參與感。另外，公司還可以通過張貼標語、制定指示牌的方式將風險意識融入企業文化。

4.2 建立銷售與收款風險評估機制

Y公司業務類型豐富、覆蓋面廣，所以更需要制定健全的風險評估機制防范風險。Y公司可以設立風險管理委員會，由熟悉財務、會計、審計等專業知識，并且具備相應業務能力的人員組成，另外從外部聘用行業內風險評估專家，帶領企業內控人員，針對公司的實際經營情況全面展開風險識別、風險分析工作，基于管理層對公司內外部環境的分析，設計適合的方案應對風險，減輕風險影響，提高企業的持續經營能力。

4.3 健全內部控制活動

4.3.1 科學合理地制定銷售計劃

企業銷售計劃關系到企業的整體發展，公司在制定銷售計劃時應結合企業運營狀況和市場因素，精準匹配銷售策略。Y公司管理層應加強對銷售計劃的重視，可以通過設置專門的崗位或成立專項小組，結合以前年度的實際銷售情況，制定銷售年度計劃方案，并驗證銷售年度計劃的可行性。此外，應完善銷售計劃執行情況的反饋機制和銷售計劃的調整機制。

4.3.2 制定科學有效的客戶信用分析與控制制度

首先，Y公司應建立動態的客戶信用檔案，持續跟蹤監控客戶的信用情況，根據客戶信用等級和公司信用政策擬定賒銷限額和時限；其次，對于已經賒銷的客戶需要進行動態監控管理，避免客戶賒銷后突發風險未能及時知曉和處置，錯失最佳干預和處置時機，對資信程度下降的客戶及時采取減少發貨、加強催收等預防措施，降低壞賬風險。

4.3.3 構建授權審批體系

Y公司管理層應樹立正確的授權審批理念，重視授權審批制度和體系的建設。梳理各項授權審批事項，關注風險較高和重要的事項，明確授權事項的類別、范圍、權限、程序和相應的責任。定期對授權運行效果進行評價，若未實現期望的目標，需要在后續不斷優化、更新授權審批體系，以達到公司的各項要求。

4.3.4 嚴格控制銷售發票的開具

Y公司銷售人員應正確、規范的填寫票據開具申請單，單據獲批后將訂貨單、發貨單及發票開具申請單提交至財務部門。財務部開票人員審核銷售人員提供的資料確認無誤后開具銷售發票，做好臺賬登記，并將開票資料存檔保管。財務部門應定期對已開銷售發票進行檢查。

4.3.5 規范應收賬款管理制度

Y公司應定期與客戶進行對賬，加強對應收賬款臺賬的管理。清晰界定財務部與銷售部的職責范圍，共同配合，組織周期性應收賬款清查工作，對應收賬款進行全面盤查與評估，按賬齡與回款可能性進行分類，形成結果反饋給各銷售部門負責人，并將應收賬款納入銷售人員考核績效當中。

4.3.6 優化收款業務流程

Y公司應梳理現有的銷售業務模式，根據實際業務的特點，選擇合適的結算方式，建立自己的資金管理系統，與外部銀行、網銀等多方管理平臺聯接，實現賬戶信息實時查詢、提高交易的實時性和方便性，保障企業資金的安全。在系統中對發貨設置強制控制，對于現銷的客戶必須確認款項已經收到才能進行發貨。此外，應增加銷售訂單、發貨單與到款互相比對的環節，通過對賬可以盡早發現問題，并及時采取措施修復，以減少或挽回企業的經濟損失。

4.4 重視企業信息化建設

信息化的建設有利于加快業務流程重組，優化組織結構，有效降低成本，提高企業經濟效益，加速企業發展。因此，Y公司應當重視企業信息化建設，可以利用公司現有的技術團隊，或者選擇目前市面上已經成熟的針對具體公司情況設計軟件的公司，深入業務調研，充分考慮系統功能與業務的匹配度，對公司各個業務流程進行重新優化，集成和改進信息系統，提高信息傳遞的效率，實現信息在不同部門中的共享。

4.5 完善銷售與收款監督機制

設立專職內部審計崗位，制定具體的審計流程，對銷售收款流程進行定期和不定期的審計，對審計檢查中發現的薄弱環節，采取措施并及時糾正和完善。加大對計算機技術的投入，將計算機信息技術與審計監督相結合，利用網絡系統進行實時監督，減少因人工判斷帶來的失誤，提高審計監督工作的效率。

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