公園檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題研究

摘 要：以提高檔案管理水平為前提，針對(duì)公園工程檔案管理工作展開分析。首先，介紹了公園檔案管理的背景，以臨沂地區(qū)城市公園項(xiàng)目為對(duì)象，探討檔案管理信息化建設(shè)在公園項(xiàng)目建設(shè)中應(yīng)用的必要性。其次，介紹檔案管理信息化方面的不足，梳理檔案管理思路。最后，提出構(gòu)建信息化檔案管理體系、完善檔案信息管理網(wǎng)站功能、提升檔案人員的整體素質(zhì)、持續(xù)優(yōu)化檔案管理流程等建議，積累公園工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，以期為今后公園檔案管理信息化的全面普及夯實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：公園；檔案管理；信息化建設(shè)；海綿城市

檔案管理具有服務(wù)性和管理性，但不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只是用于歷史文件的科學(xué)管理，是單位管理體系的重要組成部分。隨著檔案管理信息化逐漸普及，檔案管理深受信息技術(shù)的影響，不僅專業(yè)性得到增強(qiáng)，也給檔案管理工作帶來(lái)諸多機(jī)遇。公園檔案管理更具有特殊性，是以公園建設(shè)為對(duì)象，將建設(shè)過(guò)程中所產(chǎn)生的具有保存與利用價(jià)值的圖片、實(shí)物等資料予以管理，為城市公園維護(hù)、管理以及改造升級(jí)等提供支持。因此，公園檔案管理的信息化建設(shè)，更應(yīng)結(jié)合這一特殊性，提出信息化檔案管理的對(duì)策，從而為城市公園建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。

一、公園檔案管理背景

在城市中，公園不僅為居民日常休閑娛樂(lè)提供了場(chǎng)所，也是城市綠地系統(tǒng)中的一部分，是城市發(fā)展高級(jí)形態(tài)的真實(shí)體現(xiàn)。在城市經(jīng)濟(jì)以及城市規(guī)劃不斷發(fā)展的現(xiàn)在，為了滿足廣大居民精神生活的多元化需求，一些老舊城市公園需要升級(jí)改造，以達(dá)到滿足城市美觀、居民優(yōu)美生態(tài)環(huán)境需求的目的。

為了滿足以上要求，臨沂市在城市公園建設(shè)過(guò)程中引入“海綿城市”的概念，并將“海綿”元素滲透中心城區(qū)建設(shè)中，提高城市園林綠化和城市公園綠地品質(zhì)，全面打造“海綿城市”。在城市公園升級(jí)改造建設(shè)中，提升附近環(huán)境、綠道、景觀、塑木椅、垃圾桶以及綠道標(biāo)識(shí)牌等，需要原始建設(shè)工程檔案作為支撐。相關(guān)部門落實(shí)城市公園改造期間，也加大了對(duì)公園檔案管理的力度。臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心結(jié)合實(shí)際，提出公園檔案管理信息化對(duì)策，解決管理制度、檔案歸檔實(shí)效性等方面的問(wèn)題，為城市公園現(xiàn)代化建設(shè)夯實(shí)檔案基礎(chǔ)，展現(xiàn)檔案治理服務(wù)效能。

二、公園檔案管理信息化建設(shè)不足

1.對(duì)公園檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠深入

雖然公園檔案管理工作比較簡(jiǎn)單，但是存在一些重復(fù)的部分，也由此增加了工作強(qiáng)度。管理人員長(zhǎng)期在重復(fù)的工作狀態(tài)下很容易形成厭煩、疲倦的工作態(tài)度，導(dǎo)致對(duì)檔案管理信息化形成認(rèn)知偏差。另外，缺乏對(duì)公園檔案管理人員的激勵(lì)手段，制定激勵(lì)制度同樣面臨困難，主要是因?yàn)楣芾碛^念具有滯后性，管理人員的固有思維無(wú)法快速得到調(diào)整，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

2.檔案管理體系面臨諸多隱患

現(xiàn)階段，針對(duì)公園工程的檔案管理，依然有采用傳統(tǒng)管理方法的現(xiàn)象。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，面對(duì)信息量大的檔案管理工作，為了進(jìn)一步提高檔案管理效率，不能單一地應(yīng)用信息技術(shù)和系統(tǒng)，還需要在公園檔案管理中引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等其他先進(jìn)技術(shù)手段。但是，在此方面其實(shí)面臨一些困難。例如，部分檔案管理人員的思維沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)變，難以快速接受并應(yīng)用新技術(shù)，降低了檔案管理效率。對(duì)于采集到的公園檔案信息，主要以電子檔案的形式儲(chǔ)存在系統(tǒng)中，但沒(méi)有及時(shí)備份，一旦系統(tǒng)受到攻擊，必然會(huì)導(dǎo)致重要的公園檔案信息丟失。所以，對(duì)于公園工程的檔案管理信息化建設(shè)，必須從管理體系著手，大力引入先進(jìn)技術(shù)，完善與優(yōu)化檔案管理體系。

3.檔案基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施功能單一

公園檔案信息化建設(shè)面臨的要求各異，在檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐中也存在明顯區(qū)別，尤其表現(xiàn)在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施方面。很多單位使用的管理系統(tǒng)軟件功能復(fù)雜多樣，但也存在有的單位檔案設(shè)備設(shè)施功能單一的問(wèn)題。例如，檔案管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)落后，硬件設(shè)備設(shè)施較少，甚至存在網(wǎng)絡(luò)延遲、缺少打印機(jī)、計(jì)算機(jī)配置低等現(xiàn)象。這些問(wèn)題的存在，必然會(huì)降低公園檔案管理效率。

4.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

以往針對(duì)公園的檔案管理涉及技術(shù)性的內(nèi)容比較少。因而，在檔案管理人員招聘時(shí)，很少會(huì)專門提出要求，未能選拔兼?zhèn)錂n案管理專業(yè)知識(shí)、信息化技能、職業(yè)素養(yǎng)的人才。有的單位甚至?xí)⒐珗@工程檔案管理歸納為行政工作范疇，管理人員面對(duì)檔案管理信息化的諸多需求，很難快速做出應(yīng)對(duì)，容易給公園檔案管理埋下安全隱患。

例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全同樣威脅著公園檔案管理工作，黑客、病毒入侵均會(huì)給檔案管理系統(tǒng)造成威脅。如果沒(méi)有信息化水平較高的管理人員負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)工作，必然會(huì)給檔案管理工作埋下風(fēng)險(xiǎn)隱患，可能導(dǎo)致公園檔案信息被破壞或者被篡改。

三、公園檔案管理信息化建設(shè)思路

1.明確公園檔案管理信息化建設(shè)思路

2022年6月，臨沂雕塑公園基礎(chǔ)設(shè)施提升改造工程項(xiàng)目，工作人員翻閱公園建設(shè)項(xiàng)目檔案，明確了園區(qū)設(shè)計(jì)理念、功能布局、管線排布以及綠化設(shè)計(jì)等，提出有針對(duì)性的公園提升、改造策略。傳承與創(chuàng)新雙管齊下，基于公園中的原有基礎(chǔ)設(shè)施展開改造、提升，并增建市民游客服務(wù)中心、健身器材、座椅等便民服務(wù)設(shè)施，為當(dāng)?shù)厥忻瘛⒂慰蛣?chuàng)建了溫馨且高品質(zhì)的公園環(huán)境。

2.建構(gòu)公園項(xiàng)目檔案管理體系

檔案管理工作要想順利開展，需要按照管理體系實(shí)施。結(jié)合臨沂市公園檔案管理實(shí)際，由市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心負(fù)責(zé)，樹立“強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理和高效利用”的檔案管理目標(biāo)，在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中優(yōu)化檔案管理制度體系，為檔案管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)，這也有利于提高檔案管理的規(guī)范性。

3.提高公園檔案管理隊(duì)伍實(shí)力

公園檔案管理建設(shè)離不開專業(yè)人才的支持，尤其應(yīng)該將人才資源作為第一要素。分別立足于“建機(jī)制、引才智、重培育、優(yōu)服務(wù)”各個(gè)維度培養(yǎng)檔案管理信息的專業(yè)人才，為城市現(xiàn)代化建設(shè)以及高質(zhì)量發(fā)展夯實(shí)人才基礎(chǔ)。

4.持續(xù)優(yōu)化公園檔案資源管理流程

公園檔案同時(shí)關(guān)系到諸多環(huán)節(jié)，如城建、城管、住建以及水利等。所以，不僅收集檔案資料面臨難度，而且在檔案管理中也相對(duì)混亂，共享水平欠佳。這就需要聯(lián)系實(shí)際，遵循“多措并舉”原則，優(yōu)化檔案管理流程，提高公園工程檔案管理效率。

四、公園檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化舉措

1.轉(zhuǎn)變觀念制定規(guī)劃

為了加強(qiáng)公園檔案管理信息化建設(shè)水平，管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，加強(qiáng)對(duì)公園檔案管理信息化建設(shè)的重視，從而制定檔案管理規(guī)劃。首先，針對(duì)公園工程的檔案信息實(shí)施論證，制定貼合實(shí)際的檔案管理長(zhǎng)短期規(guī)劃，并在此階段構(gòu)建大規(guī)模網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式。其次，管理人員應(yīng)關(guān)注系統(tǒng)信息服務(wù)目標(biāo)的積極態(tài)勢(shì)，強(qiáng)調(diào)檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，為后續(xù)檔案管理預(yù)留出空間。最后，根據(jù)城市公園檔案管理要求，搜集公園項(xiàng)目檔案資料，并采用信息化手段整理、歸檔，按照統(tǒng)計(jì)檔案資料數(shù)量、移交歸檔的順序，將搜集的所有公園檔案歷史資料移交給中心管理，后續(xù)的檔案管理也可以按照這一整體規(guī)劃實(shí)施。

2.構(gòu)建信息化檔案管理體系

首先，公園檔案管理需要加大組織領(lǐng)導(dǎo)力度，組建專門負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的檔案領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，組長(zhǎng)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌規(guī)劃，為每一名隊(duì)員分配任務(wù)，明確職責(zé)。公園工程的各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間協(xié)調(diào)配合，構(gòu)建檔案工作機(jī)制，立足于管理人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、軟硬件建設(shè)等維度，提出相應(yīng)的管理要求，解決檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問(wèn)題，促使檔案工作有序開展；其次，構(gòu)建檔案管理的績(jī)效考核制度，將各個(gè)部門檔案文件的整理、提交等完成情況納入年終考核，并設(shè)置減分項(xiàng)，如沒(méi)有按時(shí)間和要求歸檔，需按要求扣分細(xì)化考核。檔案任務(wù)完成效果不理想，則應(yīng)取消相應(yīng)人員本年度的評(píng)先選優(yōu)資格；再次，對(duì)檔案管理工作流程予以優(yōu)化。管理人員在檔案管理信息化建設(shè)中需要做好建章立制工作，細(xì)化檔案管理制度以及流程，構(gòu)建針對(duì)公園檔案管理的各項(xiàng)制度，如《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》等，使檔案的立卷、歸檔、借閱、銷毀、利用以及保密等能夠有章可循，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性；最后，強(qiáng)化檔案管理前端質(zhì)控。對(duì)于臨沂市公園改造工程項(xiàng)目所形成的文件，需要將其統(tǒng)一梳理，新增案卷必須詳細(xì)檢查，核對(duì)文件數(shù)量，如果有文件丟失、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或資料損壞等現(xiàn)象，必須及時(shí)聯(lián)系工程建設(shè)部門予以整改，并搜集、整理電子檔案，加強(qiáng)檔案資源庫(kù)的統(tǒng)一性。

3.完善檔案信息管理網(wǎng)站功能

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的檔案管理，要想滿足公園項(xiàng)目檔案管理要求，需要管理人員引入新的技術(shù)，對(duì)于已有的管理網(wǎng)站也應(yīng)不斷優(yōu)化其功能，從而加強(qiáng)檔案管理的時(shí)代適應(yīng)性，切實(shí)提高公園檔案管理信息化建設(shè)水平。建議檔案管理人員遵循創(chuàng)新性原則，結(jié)合公園工程實(shí)際，建設(shè)局域網(wǎng)，以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)資源共享。完成檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)之后，便可以充分體現(xiàn)出互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，更新公園檔案信息管理、應(yīng)用模式，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

對(duì)于檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，還需要將檔案管理系統(tǒng)和公園工程各個(gè)部門的管理系統(tǒng)相互融合，建設(shè)一體化系統(tǒng)，確保各個(gè)部門之間能夠共享檔案信息。除此之外，再選擇基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注其性能，滿足公園檔案管理的多元化需求，確保軟硬件能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)檔案管理要求，能快速檢索到需要的檔案信息，為檔案管理信息化的全面普及提供助力。

4.提升檔案人員的整體素質(zhì)

（1）加強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新能力

公園檔案管理工作具有極高的專業(yè)性與技術(shù)性，檔案管理人員不僅要掌握基礎(chǔ)的系統(tǒng)操作要領(lǐng)和管理知識(shí)，還必須將基礎(chǔ)知識(shí)和檔案管理工作結(jié)合，實(shí)現(xiàn)公園工程歷史、城建、城管、住建以及水利等各項(xiàng)資料的高效管理。檔案管理人員不僅要開拓管理思路，實(shí)現(xiàn)公園檔案管理模式的創(chuàng)新，還應(yīng)在信息化技術(shù)的幫助下簡(jiǎn)化管理流程，在提高效率的同時(shí)，最大化地體現(xiàn)公園工程檔案的價(jià)值，為城市公園建設(shè)提供支持。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力

公園檔案管理人員負(fù)責(zé)多方協(xié)調(diào)，要想提高協(xié)調(diào)能力，可以從檔案資料的完整性著手分析。尤其是在建設(shè)公園管理中心時(shí)，應(yīng)該對(duì)公園項(xiàng)目的所有檔案予以保存。管理人員在此期間需要和其他部門積極協(xié)調(diào)，溝通其對(duì)于檔案資料的要求，為實(shí)現(xiàn)公園檔案資料在項(xiàng)目管理中的共享提供幫助。

（3）加大檔案管理人員的培育力度

結(jié)合臨沂當(dāng)?shù)卣块T推出的人才培養(yǎng)政策，需要強(qiáng)調(diào)政策優(yōu)勢(shì)，并賦能人才引育，構(gòu)建上下銜接、左右協(xié)調(diào)的檔案管理人才培育體系，也為檔案管理人才的培養(yǎng)、引進(jìn)等創(chuàng)造最佳環(huán)境。單位可以組織檔案管理人員參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，面向公園項(xiàng)目中的檔案管理人員以及工程實(shí)施人員，可以創(chuàng)建供其學(xué)習(xí)的平臺(tái)，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)中提升其管理能力。在人才培育過(guò)程中還需要遵循“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”的原則，定期安排檔案管理人員到先進(jìn)單位或地區(qū)學(xué)習(xí)，掌握檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)或者是邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)的優(yōu)秀從業(yè)者開展理論授課，促使檔案管理人員專業(yè)水平得到提升。另外，建議對(duì)檔案管理人員提供激勵(lì)保障，深入落實(shí)上級(jí)部門推出的人才激勵(lì)政策待遇，對(duì)于人員職級(jí)晉升、職稱評(píng)定等可以適當(dāng)向檔案管理人員傾斜，為檔案管理人員注入活力。

5.持續(xù)優(yōu)化檔案管理流程

第一，深入落實(shí)全流程檔案管理。公園工程施工單位掌握檔案整合的各個(gè)環(huán)節(jié)，確定歸檔范圍，在整理資料之后及時(shí)提交，確保檔案資料不會(huì)丟失或者損壞，檔案管理人員參與的公園改造建設(shè)項(xiàng)目，必須全程掌握各項(xiàng)工作的開展進(jìn)度，和技術(shù)人員做好配合，交接相關(guān)文件，提高檔案收集、整理、存放、利用等的效率，已歸檔的文件科學(xué)分類，檢查編目索引的完整性、清晰性，并確保檔案資料保管利用的安全性；第二，加強(qiáng)檔案管理責(zé)任落實(shí)。公園工程建設(shè)中組建監(jiān)督小組，確定每個(gè)小組的分工職責(zé)，并細(xì)化監(jiān)督任務(wù)分工，實(shí)時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度，按照“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，層層落實(shí)，齊抓共管，保證工程文件資料及時(shí)歸檔。

五、公園檔案管理信息化建設(shè)效果與影響

根據(jù)臨沂地區(qū)城市公園建設(shè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，開展公園檔案管理信息化建設(shè)，各項(xiàng)管理措施效果顯著，且能夠在公園項(xiàng)目建設(shè)管理中產(chǎn)生積極的影響，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，利用公園工程檔案可以全方位掌握行業(yè)政策方向、居民需求在公園建設(shè)進(jìn)程中，可以從環(huán)境綠化過(guò)渡到文化生態(tài)，植物園林轉(zhuǎn)變?yōu)楣部臻g，市民公園轉(zhuǎn)變?yōu)槿蚓皡^(qū)，由此便可以滿足廣大市民對(duì)生活品質(zhì)的需求；其次，公園工程檔案精細(xì)化管理和利用對(duì)于公園改造工程檔案管理工作而言，可以從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與不足，總結(jié)問(wèn)題解決辦法，使工程檔案資料能夠在公園建設(shè)中得到應(yīng)用，確保公園工程的建設(shè)能夠達(dá)到“工作項(xiàng)目化、項(xiàng)目清單化、清單責(zé)任化”的目標(biāo)；最后，公園改造工程中高效利用檔案資料，可以提高工程檔案管理水平和工作人員的檔案意識(shí)加強(qiáng)各個(gè)職能部門的配合度，在公園工程檔案管理中形成齊抓共管的局面，以此來(lái)提高城市公園工程建設(shè)中檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在臨沂地區(qū)的城市公園建設(shè)中，檔案管理在其中起到了不可忽視的作用。通過(guò)檔案信息化管理，為公園建設(shè)提供所需要的資料。一方面，可以豐富公園建設(shè)資料庫(kù)，保證建設(shè)效果與當(dāng)?shù)貙?shí)際情況更加貼合；另一方面，也可以為公園項(xiàng)目各個(gè)部門之間的檔案資料共享提供幫助，大力應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)以及先進(jìn)設(shè)備設(shè)施，創(chuàng)新公園檔案管理手段，在提高檔案管理效率的同時(shí)，為城市公園建設(shè)提供支持。

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（作者單位：臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：王洪英（1977—）女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。