公園檔案管理信息化建設問題研究

摘 要：以提高檔案管理水平為前提，針對公園工程檔案管理工作展開分析。首先，介紹了公園檔案管理的背景，以臨沂地區城市公園項目為對象，探討檔案管理信息化建設在公園項目建設中應用的必要性。其次，介紹檔案管理信息化方面的不足，梳理檔案管理思路。最后，提出構建信息化檔案管理體系、完善檔案信息管理網站功能、提升檔案人員的整體素質、持續優化檔案管理流程等建議，積累公園工程檔案管理的經驗，以期為今后公園檔案管理信息化的全面普及夯實基礎。

關鍵詞：公園；檔案管理；信息化建設；海綿城市

檔案管理具有服務性和管理性，但不能創造經濟效益，只是用于歷史文件的科學管理，是單位管理體系的重要組成部分。隨著檔案管理信息化逐漸普及，檔案管理深受信息技術的影響，不僅專業性得到增強，也給檔案管理工作帶來諸多機遇。公園檔案管理更具有特殊性，是以公園建設為對象，將建設過程中所產生的具有保存與利用價值的圖片、實物等資料予以管理，為城市公園維護、管理以及改造升級等提供支持。因此，公園檔案管理的信息化建設，更應結合這一特殊性，提出信息化檔案管理的對策，從而為城市公園建設夯實基礎。

一、公園檔案管理背景

在城市中，公園不僅為居民日常休閑娛樂提供了場所，也是城市綠地系統中的一部分，是城市發展高級形態的真實體現。在城市經濟以及城市規劃不斷發展的現在，為了滿足廣大居民精神生活的多元化需求，一些老舊城市公園需要升級改造，以達到滿足城市美觀、居民優美生態環境需求的目的。

為了滿足以上要求，臨沂市在城市公園建設過程中引入“海綿城市”的概念，并將“海綿”元素滲透中心城區建設中，提高城市園林綠化和城市公園綠地品質，全面打造“海綿城市”。在城市公園升級改造建設中，提升附近環境、綠道、景觀、塑木椅、垃圾桶以及綠道標識牌等，需要原始建設工程檔案作為支撐。相關部門落實城市公園改造期間，也加大了對公園檔案管理的力度。臨沂市園林環衛保障服務中心結合實際，提出公園檔案管理信息化對策，解決管理制度、檔案歸檔實效性等方面的問題，為城市公園現代化建設夯實檔案基礎，展現檔案治理服務效能。

二、公園檔案管理信息化建設不足

1.對公園檔案管理信息化建設的認識不夠深入

雖然公園檔案管理工作比較簡單，但是存在一些重復的部分，也由此增加了工作強度。管理人員長期在重復的工作狀態下很容易形成厭煩、疲倦的工作態度，導致對檔案管理信息化形成認知偏差。另外，缺乏對公園檔案管理人員的激勵手段，制定激勵制度同樣面臨困難，主要是因為管理觀念具有滯后性，管理人員的固有思維無法快速得到調整，阻礙了檔案管理信息化建設的步伐。

2.檔案管理體系面臨諸多隱患

現階段，針對公園工程的檔案管理，依然有采用傳統管理方法的現象。在“互聯網+”時代，面對信息量大的檔案管理工作，為了進一步提高檔案管理效率，不能單一地應用信息技術和系統，還需要在公園檔案管理中引入大數據、云計算等其他先進技術手段。但是，在此方面其實面臨一些困難。例如，部分檔案管理人員的思維沒有及時轉變，難以快速接受并應用新技術，降低了檔案管理效率。對于采集到的公園檔案信息，主要以電子檔案的形式儲存在系統中，但沒有及時備份，一旦系統受到攻擊，必然會導致重要的公園檔案信息丟失。所以，對于公園工程的檔案管理信息化建設，必須從管理體系著手，大力引入先進技術，完善與優化檔案管理體系。

3.檔案基礎設備設施功能單一

公園檔案信息化建設面臨的要求各異，在檔案管理信息化建設的實踐中也存在明顯區別，尤其表現在檔案管理基礎設備設施方面。很多單位使用的管理系統軟件功能復雜多樣，但也存在有的單位檔案設備設施功能單一的問題。例如，檔案管理系統的軟件開發落后，硬件設備設施較少，甚至存在網絡延遲、缺少打印機、計算機配置低等現象。這些問題的存在，必然會降低公園檔案管理效率。

4.檔案管理人員專業素養有待提升

以往針對公園的檔案管理涉及技術性的內容比較少。因而，在檔案管理人員招聘時，很少會專門提出要求，未能選拔兼備檔案管理專業知識、信息化技能、職業素養的人才。有的單位甚至會將公園工程檔案管理歸納為行政工作范疇，管理人員面對檔案管理信息化的諸多需求，很難快速做出應對，容易給公園檔案管理埋下安全隱患。

例如，在“互聯網+”時代，網絡安全同樣威脅著公園檔案管理工作，黑客、病毒入侵均會給檔案管理系統造成威脅。如果沒有信息化水平較高的管理人員負責檔案管理信息化建設工作，必然會給檔案管理工作埋下風險隱患，可能導致公園檔案信息被破壞或者被篡改。

三、公園檔案管理信息化建設思路

1.明確公園檔案管理信息化建設思路

2022年6月，臨沂雕塑公園基礎設施提升改造工程項目，工作人員翻閱公園建設項目檔案，明確了園區設計理念、功能布局、管線排布以及綠化設計等，提出有針對性的公園提升、改造策略。傳承與創新雙管齊下，基于公園中的原有基礎設施展開改造、提升，并增建市民游客服務中心、健身器材、座椅等便民服務設施，為當地市民、游客創建了溫馨且高品質的公園環境。

2.建構公園項目檔案管理體系

檔案管理工作要想順利開展，需要按照管理體系實施。結合臨沂市公園檔案管理實際，由市園林環衛保障服務中心負責，樹立“強化檔案規范化管理和高效利用”的檔案管理目標，在檔案管理信息化建設的過程中優化檔案管理制度體系，為檔案管理工作夯實基礎，這也有利于提高檔案管理的規范性。

3.提高公園檔案管理隊伍實力

公園檔案管理建設離不開專業人才的支持，尤其應該將人才資源作為第一要素。分別立足于“建機制、引才智、重培育、優服務”各個維度培養檔案管理信息的專業人才，為城市現代化建設以及高質量發展夯實人才基礎。

4.持續優化公園檔案資源管理流程

公園檔案同時關系到諸多環節，如城建、城管、住建以及水利等。所以，不僅收集檔案資料面臨難度，而且在檔案管理中也相對混亂，共享水平欠佳。這就需要聯系實際，遵循“多措并舉”原則，優化檔案管理流程，提高公園工程檔案管理效率。

四、公園檔案管理信息化建設的優化舉措

1.轉變觀念制定規劃

為了加強公園檔案管理信息化建設水平，管理人員需要轉變傳統思維，加強對公園檔案管理信息化建設的重視，從而制定檔案管理規劃。首先，針對公園工程的檔案信息實施論證，制定貼合實際的檔案管理長短期規劃，并在此階段構建大規模網絡檔案管理模式。其次，管理人員應關注系統信息服務目標的積極態勢，強調檔案管理系統的靈活性和可擴展性，為后續檔案管理預留出空間。最后，根據城市公園檔案管理要求，搜集公園項目檔案資料，并采用信息化手段整理、歸檔，按照統計檔案資料數量、移交歸檔的順序，將搜集的所有公園檔案歷史資料移交給中心管理，后續的檔案管理也可以按照這一整體規劃實施。

2.構建信息化檔案管理體系

首先，公園檔案管理需要加大組織領導力度，組建專門負責該項工作的檔案領導團隊，組長負責領導統籌規劃，為每一名隊員分配任務，明確職責。公園工程的各個業務部門之間協調配合，構建檔案工作機制，立足于管理人員配備、經費投入、軟硬件建設等維度，提出相應的管理要求，解決檔案管理信息化建設中面臨的問題，促使檔案工作有序開展；其次，構建檔案管理的績效考核制度，將各個部門檔案文件的整理、提交等完成情況納入年終考核，并設置減分項，如沒有按時間和要求歸檔，需按要求扣分細化考核。檔案任務完成效果不理想，則應取消相應人員本年度的評先選優資格；再次，對檔案管理工作流程予以優化。管理人員在檔案管理信息化建設中需要做好建章立制工作，細化檔案管理制度以及流程，構建針對公園檔案管理的各項制度，如《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》等，使檔案的立卷、歸檔、借閱、銷毀、利用以及保密等能夠有章可循，切實加強檔案管理的規范性；最后，強化檔案管理前端質控。對于臨沂市公園改造工程項目所形成的文件，需要將其統一梳理，新增案卷必須詳細檢查，核對文件數量，如果有文件丟失、數據錯誤或資料損壞等現象，必須及時聯系工程建設部門予以整改，并搜集、整理電子檔案，加強檔案資源庫的統一性。

3.完善檔案信息管理網站功能

“互聯網+”時代下的檔案管理，要想滿足公園項目檔案管理要求，需要管理人員引入新的技術，對于已有的管理網站也應不斷優化其功能，從而加強檔案管理的時代適應性，切實提高公園檔案管理信息化建設水平。建議檔案管理人員遵循創新性原則，結合公園工程實際，建設局域網，以此為基礎實現資源共享。完成檔案網絡的建設之后，便可以充分體現出互聯網的優勢，更新公園檔案信息管理、應用模式，加快實現檔案管理信息化。

對于檔案管理信息化的實現，還需要將檔案管理系統和公園工程各個部門的管理系統相互融合，建設一體化系統，確保各個部門之間能夠共享檔案信息。除此之外，再選擇基礎設備設施時，需要重點關注其性能，滿足公園檔案管理的多元化需求，確保軟硬件能夠適應網絡檔案管理要求，能快速檢索到需要的檔案信息，為檔案管理信息化的全面普及提供助力。

4.提升檔案人員的整體素質

（1）加強檔案管理人員創新能力

公園檔案管理工作具有極高的專業性與技術性，檔案管理人員不僅要掌握基礎的系統操作要領和管理知識，還必須將基礎知識和檔案管理工作結合，實現公園工程歷史、城建、城管、住建以及水利等各項資料的高效管理。檔案管理人員不僅要開拓管理思路，實現公園檔案管理模式的創新，還應在信息化技術的幫助下簡化管理流程，在提高效率的同時，最大化地體現公園工程檔案的價值，為城市公園建設提供支持。

（2）加強檔案管理人員的協調能力

公園檔案管理人員負責多方協調，要想提高協調能力，可以從檔案資料的完整性著手分析。尤其是在建設公園管理中心時，應該對公園項目的所有檔案予以保存。管理人員在此期間需要和其他部門積極協調，溝通其對于檔案資料的要求，為實現公園檔案資料在項目管理中的共享提供幫助。

（3）加大檔案管理人員的培育力度

結合臨沂當地政府部門推出的人才培養政策，需要強調政策優勢，并賦能人才引育，構建上下銜接、左右協調的檔案管理人才培育體系，也為檔案管理人才的培養、引進等創造最佳環境。單位可以組織檔案管理人員參加學習培訓，面向公園項目中的檔案管理人員以及工程實施人員，可以創建供其學習的平臺，在學習培訓中提升其管理能力。在人才培育過程中還需要遵循“請進來，走出去”的原則，定期安排檔案管理人員到先進單位或地區學習，掌握檔案管理信息化建設的優秀經驗或者是邀請行業內的優秀從業者開展理論授課，促使檔案管理人員專業水平得到提升。另外，建議對檔案管理人員提供激勵保障，深入落實上級部門推出的人才激勵政策待遇，對于人員職級晉升、職稱評定等可以適當向檔案管理人員傾斜，為檔案管理人員注入活力。

5.持續優化檔案管理流程

第一，深入落實全流程檔案管理。公園工程施工單位掌握檔案整合的各個環節，確定歸檔范圍，在整理資料之后及時提交，確保檔案資料不會丟失或者損壞，檔案管理人員參與的公園改造建設項目，必須全程掌握各項工作的開展進度，和技術人員做好配合，交接相關文件，提高檔案收集、整理、存放、利用等的效率，已歸檔的文件科學分類，檢查編目索引的完整性、清晰性，并確保檔案資料保管利用的安全性；第二，加強檔案管理責任落實。公園工程建設中組建監督小組，確定每個小組的分工職責，并細化監督任務分工，實時跟進項目建設的進度，按照“誰主管誰負責、誰使用誰負責”的原則，層層落實，齊抓共管，保證工程文件資料及時歸檔。

五、公園檔案管理信息化建設效果與影響

根據臨沂地區城市公園建設的檔案管理經驗，開展公園檔案管理信息化建設，各項管理措施效果顯著，且能夠在公園項目建設管理中產生積極的影響，具體表現在以下幾個方面：首先，利用公園工程檔案可以全方位掌握行業政策方向、居民需求在公園建設進程中，可以從環境綠化過渡到文化生態，植物園林轉變為公共空間，市民公園轉變為全域景區，由此便可以滿足廣大市民對生活品質的需求；其次，公園工程檔案精細化管理和利用對于公園改造工程檔案管理工作而言，可以從中發現問題與不足，總結問題解決辦法，使工程檔案資料能夠在公園建設中得到應用，確保公園工程的建設能夠達到“工作項目化、項目清單化、清單責任化”的目標；最后，公園改造工程中高效利用檔案資料，可以提高工程檔案管理水平和工作人員的檔案意識加強各個職能部門的配合度，在公園工程檔案管理中形成齊抓共管的局面，以此來提高城市公園工程建設中檔案工作的經濟效益和社會效益。

六、結束語

綜上所述，在臨沂地區的城市公園建設中，檔案管理在其中起到了不可忽視的作用。通過檔案信息化管理，為公園建設提供所需要的資料。一方面，可以豐富公園建設資料庫，保證建設效果與當地實際情況更加貼合；另一方面，也可以為公園項目各個部門之間的檔案資料共享提供幫助，大力應用數字化技術以及先進設備設施，創新公園檔案管理手段，在提高檔案管理效率的同時，為城市公園建設提供支持。

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（作者單位：臨沂市園林環衛保障服務中心）

作者簡介：王洪英（1977—）女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。