企業采購管理現狀及改進措施

王子平

摘要：?采購是企業生產運營的重要環節，也是企業成本支出的主要部分，因此采購管理一直在企業管理中占據重要位置。隨著企業不斷發展壯大，企業需要采購的各類資產日益增加，金額過億，為有效控制采購成本，本文主要對企業采購管理的現狀進行探究，發現其中存在的問題，分析問題產生的原因，為企業降低采購成本、提高經濟效益提供科學、可落地的合理化措施及建議，進而提升集團整體收益，更好地實現集團戰略目標。

關鍵詞：?采購管理作用；問題分析；解決措施

一、采購管理在企業管理中的作用

（一）企業采購管理理論概述

企業采購管理是指企業為了獲取所需產品或服務，對供應商進行篩選、談判、采購和管理的全過程。企業采購管理的目標是以最佳的方式獲取所需的產品或服務，同時盡可能地降低采購成本、提高采購效率和質量，實現企業的戰略目標。

依據本企業采購管理制度中相關規定，必須招標的范圍及規模標準為：（1）工程項目：單項合同估算價在100萬元人民幣以上的。（2）貨物項目：單項合同估算價在50萬元人民幣以上的。（3）服務項目：單項合同估算價在30萬元人民幣以上的。采購需提交申請，審批后選擇合規的采購方式，簽訂合同、驗收入庫、付款等。

（二）做好采購管理對企業管理的意義

做好企業采購管理，一是能夠提升企業全員規范采購意識、減少舞弊發生；二是能夠控制企業采購成本，提升采購管理效益，三是對產品質量提出要求，有效防控運營風險，質量管理是企業的生命，采購質量對企業生產經營、生產安全尤為重要，如碼頭機械使用的鋼絲繩質量是企業安全風險管理的重要環節；四是能夠促進企業管理創新，提升采購管理水平，采購管理部門根據生產經營需要協助企業進行新產品創新開發，提升采購整體管理水平。

二、企業采購管理的現狀

本企業屬于交通運輸類國有企業，下屬單位有百余家，支柱企業類型主要是碼頭裝卸、工程建筑、物流貿易等。

（一）采購管理存在的問題

1.未制定采購管理制度

部分公司現行的采購管理辦法是2020年制定的，集團2021年下發了新的采購管理辦法，但各權屬公司未及時制定并發文、傳閱學習。

2.制定的采購管理制度與集團制度有沖突

下屬公司采購制度顯示單一來源采購的情形包括：“（1）單項合同估算價在50萬元以下的工程分包；（2）同一區域、時間相近、施工內容相同的分項工程近期已邀請招標，可以參加前期中標價進行談判簽訂合同；（3）原分包方因進度達不到現場生產進度要求，可以不高于原價格增加分包隊伍。集團采購制度中規定可用單一來源方式采購情形為：（1）只能從唯一供應商處采購的；（2）發生了不可頸見的緊急情況而不能從其他供應商處采購的；（3）必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。可見下屬公司與集團要求的單一來源采購適用情形不一致。

3.未制定供應商管理制度

大多數公司未建立供應商管理制度，未對供應商履約情況進行評價、考核。

4.采購申請缺失、需求描述不準確導致誤買，申請環節未優先利用庫存物資

部分采購無申請，審批便直接進行采購。例如，購買電纜時因未說明電纜是全長不分段1000米還是分段共計1000米，導致中標供應商送貨時是分段共1000米的電纜，驗收時使用單位才表明是全長不分段，因此要求供應商重新發貨，存在采?購需求描述不準確的情況。

申請采購物資時，因未定期對公司物資倉庫實物進行盤點，對物資庫存結構不清楚，采購員根據工程合同列明的物資清單發起采購流程，未做到利用庫存物資縮減采購過程、節約成本和資金。

5.招投標方面

（1）招標文件未根據招標說明列示項目最高限價。例如，公司承接的水泥穩定碎石采購項目，招標書中列明“……本次招投標招標方設最高報價……”，而實際上招標書未列明水泥穩定碎石40cm最高限價。

（2）未明確評標辦法。例如，公司危險品堆場擴建場地項目招標文件未明確危險品堆場擴建場地項目評標標準方法。

（3）未見法定代表人授權書和授權代表身份證復印件。例如，公司承接的碎石采購項目招標書要求提供法定代表人授權書和授權代表身份證復印件，投標書中未提供。

（4）應招標未招標。例如，公司采購工程機械金額86.65萬元、勞務服務類合同金額60萬元，均未進行招標。

（5）評標不嚴謹，投標價格超過最高限價未做廢標處理。例如，供應商投標價格均超過最高限價152元/噸，未做廢標處理。

（6）招標形式大于實質。例如，無論是邀請招標還是詢價，最終供應商較為固定，投標人集中、固定，中標人長期不變，招標形式大于實質。

（7）[JP3]單一來源運用不符合要求。例如，公司租賃大型機械，不符合單一來源的情形，仍采用單一來源方式選擇供應商。

6.集采平臺采購定向詢價比例偏高，多次詢價未果

例如，本企業下屬一分公司2021年度物資采購金額25.67萬元，基本為定向詢價，采購的物資不符合定向詢價情形，公司未能提供前期詢價記錄。有的業務在平臺上詢價經常不滿足三家報價，存在多次詢價未果的現象。

7.合同控制方面

未按合同約定收取履約保證金。例如，工程疏浚合同，金額4050.53萬元。合同第十四條附則“……合同簽訂前乙方須繳納121.52萬元（履約保證金按合同價的3%計取）……”。勞務工程合同，金額260.53萬元。合同第十四條附則“……合同簽訂前乙方須繳納5%簽約合同價的履約保證金或履約保函（金額13.02萬元）……”。以上履約保證金均未繳納。

（二）企業采購管理問題產生原因

1.制度完善存在滯后性。反映出公司對完善制度不夠重視，對存在制度修訂滯后性問題追究不嚴，缺乏獎懲機制，未形成制度完善閉環管理。

2.制度解讀不準確。采購管理及招投標工作是一項專業性、法規性、紀律性較強的工作，采購管理人員的專業水平起著關鍵性作用。目前，權屬企業采購管理人員多為兼職人員，經辦人員學習意識不強，偏向于經驗主義，對制度理解存在偏差，缺乏系統性培訓。

3.制度落實不到位。采購重點環節把關不嚴，缺少具體的監督保障，更多地依賴于采購相關人員的自覺性。實際工作中更多地重視中間的購買環節而忽略了其他流程，專業技能水平偏低，采購流程執行不到位。

4.集中采購平臺有待提升。自采項目各公司在平臺發布詢價時，常會出現需二次詢價、詢價業務模塊暫不支持手機端推送詢價公告功能、低價優先模式下導致部分采購產品質量參差不齊等，未能充分調研市場，不能完全匹配采購項目的需求，不能充分吸引潛在供應商，導致招標不成功或多次流標的情況，對于部分鋼材、電纜等項目采購流標情況較多，影響項目推進。集采內項目年初根據計劃已經確定好供應商，保證供貨及時，各單位自采項目，購買周期是按月，詢價后確定供應商才能送貨，與之前一個電話給供應商就能將貨送到現場相比，送貨周期較長；加之各公司實際操作中往往弱化對采購業務的細化分析，使供應商的評價流于形式，在培養供應商方面重視不足。集團作為一個重資產的實體國企，業務中對大型機器設備、港機配件、環保設備等物資需求量巨大，采購成本幾乎占到總成本的50%左右，需要針對性地培養一批優質供應商。

三、完善企業采購管理的措施

（一）樹立規范的采購意識需加強。對采購相關人員的培訓，全面提升集團采購從業人員專業水平。一是建立采購從業人員交流平臺，定期開展典型問題學習研討，針對工作實際問題深入探討，并及時通過實踐驗證確保效果；二是建立員工自學、企業培訓和專項培訓三級培訓常態化工作機制，加快提升從業人員在思想認識、理論知識、實務操作以及職業素質等各方面的整體水平；三是重點強化對采購法律法規、行業標桿、同行業先進經驗等方面知識的培訓，強化采購從業人員專業知識，開拓其視野，啟發其創新思維，持續提升采購從業人員綜合素質和能力；四是強化公司一把手責任意識，督促部門履職到位，制定相應的獎懲或考核制度，提升管理人員、采購人員制度執行力、執行效果，推進制?度執行與員工績效掛鉤。

（二）及時完善管理制度，形成有效閉環管理。公司各職能部門自收到上級印發的規章制度之日起，應及時安排職能部門進行對照檢查，明確制度完善期限，結合公司實際制定符合生產經營的管理制度，并建立反饋制度，集團職能部門、公司辦公室對制度完善、執行情況進行督促，形成有效閉環管理。

（三）加強規章制度宣傳貫徹、精準落實管理制度。建議集團職能部門將制度制定的背景、目標以及應用宣傳貫徹到位，并提供咨詢服務來減少理解偏差，提升公司對制度的解讀能力；各公司根據工作需要對員工進行崗前培訓、崗位培訓，進一步增強員工制度意識，使其熟練掌握管理制度中列明的各項業務標準和適用情形，進而提高制度執行能力、運用能力、執行效果，同時應推進制度執行與員工績效掛鉤。建議集團職能部門加強條線管理，定期對各公司制度的制定和執行情況進行監督檢查，對不符合規范的業務行為進行考核處罰，形成報告備查；針對審計發現違反規定的行為，應進行考核，予以處罰，努力實現為各公司“除小病”“防大病”“治未病”的目標。

（四）搭建高效集中采購信息化平臺。結合集團當前采購實際工作需要，適度加大信息化投入。（1）平臺結合采購業務需求，針對招投標存在的問題，持續完善招投標、供應商評價等模塊，實現全流程電子化開評標、全流程留痕和閉合，實現業務的線上運行和全要素的信息化存檔可追溯、可查詢，為績效考核提供依據。（2）完善集中采購平臺采購信息推送功能，通過網頁端及手機端同步推送，根據供應商主營業務匹配詢價內容，將詢價公告通過手機端推送到對應賣家，實現詢價公告高效精準推送，便于供應商及時獲取需求信息，進行報價，實現詢價一次成功，提高采購效率。（3）建立科學合理的數據分析模型，實現數據有效利用。如，將同品牌、同類型、同型號的鋼絲繩價格、質量（利用率、維修率、更換頻次等）、供應商評價情況等數據抓取和分析形成數據庫，作為評價、選擇優質供應商依據。（4）持續擴大集中采購規模，釋放更大規模效益，在保證產品質量可靠、企業安全生產的前提下，著力降低采購成本。

（五）供應商管理方面。首先做到向外引進競爭力強的供應商。持續提升集中采購形成的規模和數量優勢，進而引入有競爭力的供應商，不斷擴大優質供應商群體，減少中間商環節，實現降低采購成本的目標。其次是對內篩選優質供應商。依據平臺數據庫，加強對供應商的評價管理，通過考評管理，為集團篩選一批實力強、信譽優的供貨商。如，將維修率低、使用壽命長、價格公允、后期服務好等產品供應商篩選出來，反之淘汰。再次是重視供應商評價。規范地組織管理評審，篩選出優質供應商，避免出現流標現象，導致增加采購成本。最后是打破常規，充分引入市場競爭，降低采購成本。對于供應商的選擇較為固定，建議各公司對供應商少的采購業務，加大市場調研，制定招商文案發布到網站，線下舉辦供應商招募會，符合報名條件的供應商由相關部門審核材料，調研供應商的經營狀況、產品質量、品牌業績等，核準通過的供應商加入集采平臺，保障競爭公平，實現降本增效，后期集采中心對其履約情況進行評價，將不合格供應商加入黑名單。

（六）建立嚴格的產品驗收制度。采購部門應建立嚴格的質量管理制度，通過貫徹全員質量管理和風險管控的理念，確保質量管理制度的落實和執行。將質量管理和風險管控的經營理念延伸至供應商，使供應商形成系統的質量計劃、質量控制和質量改進等多方面的全面質量管理體系。

四、結束語

推進國有企業采購管理模式的發展和創新，是提升國有企業核心競爭力的重要抓手，企業的發展戰略是一切生產經營活動的向導，更是一系列采購管理工作的開展基礎，對采購管理模式進行改革創新是必然的趨勢。加強企業內部采購管理，提高企業采購效率，降低企業采購成本，控制企業采購風險，從而使企業的采購管理水平再上新臺階，不斷將創新的采購管理模式應用到經營過程當中。同時要注重采購負責人和采購人員的綜合素養、道德品質的培養，強化采購過程的風險管控，讓采購在陽光下運行。規范全員采購行為，提升采購管理效益，提高產品質量，有效防控各項風險，保證及時供應對供應商進行管理和規范采購流程，這些都是對企業采購管理需要有的最基礎目標，只有樹立正確的目標，采購管理才能深層次地促進企業提高采購效率和質量，進而提升企業整體收益，更好地實現實現企業的戰略目標。

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