機關事業單位提升檔案管理規范化水平的途徑

甄賢賢

[摘 要]為了探討機關事業單位檔案管理規范化水平提高的途徑，文章分析了檔案管理在機關事業單位的重要性及特點，明確了標準化、規范化管理的要求，通過對當前檔案管理現狀的分析，發現機關事業單位檔案管理存在管理方式較為落后、缺乏對檔案管理的全面認知、檔案管理與先進技術融合度不高、檔案管理人員綜合能力不強等問題。基于此，文章提出了精細化管理檔案、升級管理形式、建立責任制度和培養創新意識等措施，以提高機關事業單位檔案管理規范化水平，確保機關事業持續發展。

[關鍵詞]機關事業單位；檔案管理；規范化水平；提升途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）01-0067-03

隨著信息社會的發展，機關事業單位對檔案管理的要求也越來越高。檔案的規范化水平關系到檔案管理部門的高效運轉，更涉及信息安全、管理效能等。文章旨在探討當前機關事業單位檔案管理存在的問題，指明切實可行的提升途徑。

（一）檔案管理工作在機關事業單位的重要性

檔案管理工作是機關事業單位中不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護其歷史真實面貌的一項重要工作。首先，檔案承載著機關事業單位的歷史、發展和運行信息，對本單位的工作具有利用查考價值[ 1 ]。其次，檔案記錄了機關事業單位的決策、管理過程，可為領導層提供決策依據。最后，檔案是機關事業單位的法定證據，對于法律事務的處理和法律責任的追究具有至關重要的意義。因此，檔案管理工作的重要性在于確保機關事業單位的檔案資源得以合理保存和利用，為其長期穩健發展提供可靠支持。

（二）機關事業單位檔案管理工作的特點

機關事業單位的檔案管理具有以下特點。一是其檔案種類繁多，包括行政管理文件、會議記錄、決策依據等，需要對其進行系統而全面的管理。二是檔案管理的工作對象眾多，涉及不同職能部門和崗位，要求管理工作具有整合性和協同性。三是機關事業單位檔案涉及機密性較高的信息，對安全性的要求較高。機關事業單位檔案管理的特點在于多元化、復雜性和安全性并存，需要相對靈活的管理策略和方法。

（三）檔案管理的標準化、規范化管理要求

為有效應對機關事業單位檔案管理的多樣性和復雜性，標準化、規范化管理成為檔案管理的重要要求。標準化體現為制定和執行相關的檔案管理標準，以確保檔案管理工作的規范性和一致性。規范化包括明確規定各類檔案的歸檔、檢索、銷毀等流程，提高管理效率[ 2 ]。

此外，規范化管理要建立完善的檔案管理體系，包括信息系統的建立和管理人員的培訓，確保標準的貫徹執行。標準化和規范化管理是機關事業單位檔案管理工作的基本要求，建立明確的標準和規范流程，可確保檔案管理的科學性和高效性。

（一）管理方式較為落后

部分機關事業單位的檔案管理方法陳舊，與時代要求脫節。

一是檔案管理仍以傳統的紙質檔案為主，管理方式以手工操作和手工存儲為主，導致信息檢索、存儲和更新速度較慢，工作效率不高。二是缺乏先進的信息化管理系統，導致檔案的整理、檢索和利用無法充分發揮數字化技術的優勢，限制了信息傳遞的及時性和準確性，使得管理工作無法跟上現代信息化的步伐。三是在組織和協同方面發展滯后，傳統的管理方式更偏向于分散管理，不同部門之間協同性差，信息共享難度大，難以實現全面的檔案信息流通。管理人員在檔案管理的具體操作上更依賴手工處理，缺乏系統、科學的管理手段，使檔案管理工作的靈活性和高效性受到制約，難以滿足日益復雜和多元的檔案信息管理需求。

（二）缺乏對檔案管理的全面認知

機關事業單位檔案管理人員和相關工作人員對檔案管理工作的認知水平不足，缺乏深入理解和全面把握檔案管理的戰略價值和重要性。

一是管理人員普遍缺乏對現代檔案管理理念的深刻認識，對于檔案管理在機關事業單位中的作用、意義及其對組織長遠發展的戰略價值，存在認知短板。這導致在制定檔案管理政策、規劃檔案管理體系方面的決策缺乏前瞻性和戰略性。二是相關工作人員在檔案管理方法、技術應用等方面的認知也存在滯后，對于現代數字化檔案管理系統、信息安全保障措施等方面的了解不足，影響了檔案管理工作的科技含量和高效性，限制了檔案管理工作的發展空間和效能[ 3 ]。三是對檔案管理的法律法規認知不足。管理人員和相關工作人員對檔案法規政策、法律責任等方面的認知水平相對較低，容易在檔案管理過程中出現違法違規問題，增加了法律風險。

（三）檔案管理與先進技術融合度不高

機關事業單位在檔案管理工作中未充分利用先進的科技手段，導致管理工作效率低下、信息安全性不足，與時代要求和科技進步的步伐脫節。

一是機關事業單位普遍未應用現代數字化檔案管理系統。傳統的紙質檔案管理方式仍占主導地位，且數字化檔案管理系統的應用覆蓋面相對狹窄，導致信息檢索的低效、檔案更新和存儲的滯后，使得檔案管理未能充分發揮數字化技術的優勢，管理工作的效率受到限制。二是機關檔案管理與信息安全技術的融合度較低。隨著信息技術的發展，檔案管理工作涉及大量的機密性和隱私性信息，但在安全技術的應用上存在明顯滯后，缺乏完善的信息安全保障措施，容易導致檔案信息的泄露、篡改等問題，增加了機關事業單位檔案管理的風險。三是在信息化檔案管理方面，對于大數據、人工智能等新興技術的整合程度相對較低，使機關事業單位在進行檔案分析、挖掘潛在信息價值等方面未能充分發揮先進技術的輔助作用，限制了檔案管理的深度和廣度。

（四）檔案管理人員綜合能力不強

機關事業單位檔案管理人員在專業知識、技術應用和協同協作等方面的能力水平相對較差，影響了檔案管理工作的質量和效率。

一是由于檔案管理涵蓋了法律法規、信息技術、檔案學等多個領域，一些管理人員在這些領域的知識儲備不足，導致在制定檔案管理政策、推動數字化檔案管理等方面，容易出現檔案管理工作不規范和不科學的問題。

二是在數字化檔案管理系統、信息安全技術等新興技術的應用上，一些檔案管理人員未能跟上科技發展的步伐，對于現代檔案管理系統的使用和信息技術的應用存在一定的難度，制約了檔案管理工作的現代化水平[ 4 ]。

三是協同協作能力的不足。由于檔案管理涉及不同部門、不同崗位之間的信息流通和協同工作，檔案管理人員需要具備良好的團隊協作精神。然而，一些管理人員在協同協作和溝通協調方面存在欠缺，使得檔案管理工作難以形成有效的整體合力。

（一）精細化檔案管理

在機關事業單位實行精細化檔案管理的策略，不僅能夠解決當前存在的問題，更能夠建立長效機制，確保檔案管理工作的持續改進。注重信息流程的細致化和規范化，通過建立詳細的檔案管理流程，明確每個環節的職責和任務，確保信息的錄入、存儲、檢索等操作都能夠得到嚴格執行。機關事業單位可以引入先進的數字化檔案管理系統，通過自動化工具提高操作效率，降低錯誤率。精細化檔案管理要求對各類檔案材料進行精準分類，確保不同類別的檔案都能夠得到妥善管理。要全面推行機關檔案“三合一”制度，注重檔案資源質量前端管控，減輕檔案管理壓力，提高信息檢索的效率。通過強化檔案材料的分類和整理工作，機關事業單位可以更好地實現信息的存儲，有效防范檔案遺漏或混淆的問題。嚴格監控檔案借閱、調閱等過程，通過建立檔案借閱登記制度，記錄每一次檔案的借閱情況，實現對檔案流動的全程監控。在實際實施過程中，可以采用電子簽名、審批流程等先進技術，確保檔案借閱的合法性和安全性。建立健全績效評價體系，制定明確的檔案管理工作指標，全面評估檔案管理人員的績效。在實際操作中，可以引入先進的績效管理軟件，實現對檔案管理工作的全程監控，及時發現問題并糾正解決。

（二）升級管理模式

機關事業單位的檔案管理工作應通過升級管理模式，積極應對工作中的挑戰，為檔案管理帶來實際的改善和創新。

注重數字化檔案管理系統的建設和應用，應引入現代信息技術，通過建立數字檔案庫實現檔案的電子化存儲和管理，可以提高檔案檢索速度，降低操作難度，降低傳統紙質檔案管理帶來的空間和時間成本。

強調流程優化和自動化，強化實際操作，優化檔案管理流程。借助先進的工作流程管理工具，實現檔案管理各個環節的精細化和自動化，不僅可以提高檔案工作的效率，而且能減少人為錯誤的發生。

注重數據分析和業務智能的應用，可引入先進的數據分析工具，深度挖掘和分析檔案信息。制訂詳細的數據分析計劃，監控和分析檔案管理的各項指標，為及時發現潛在問題、優化管理決策提供有力支持。

落實好檔案業務測評工作機制，從制度建設、檔案信息化、檔案資源建設和檔案安全保障等多個方面，做好檔案工作業務建設評價，促進機關事業單位檔案管理工作的高質量發展。

（三）建立責任制度

機關事業單位要深入實踐建立責任制度及追查溯源機制，以確保檔案管理責任的明確和工作的有序推進。

建立檔案管理責任制度，明確劃分責任。要明確不同崗位、部門在檔案管理中的具體職責，確保每個工作環節都有專人負責。例如，指定文件責任人、檔案管理員、審批人等，讓每位工作人員明確其在檔案管理中的責任范圍，構建明晰的責任劃分體系。

在實踐中，可以采用電子化審批系統、工作流程管理等先進技術手段，注重建立檔案工作的追查溯源機制，實現檔案工作的全程追溯。例如，對于檔案的錄入、修改及借閱等操作都要有詳細的記錄，以便隨時查看、核實和追溯操作的責任人，通過追溯機制，形成對檔案管理的全過程監管，確保責任的全面執行。在實際實踐中，可以建立檔案管理操作日志，記錄每一步操作的時間、人員和具體內容[ 5 ]。合理利用現代信息技術，可以實現對檔案管理的追蹤溯源，保障檔案工作的規范運行。

建立對責任人的考核和激勵機制，通過建立績效考核體系，全面評估檔案管理責任人。對于履行職責突出的個人，可以給予相應的獎勵和激勵，調動責任人履行檔案管理職責的積極性。

通過定期培訓和溝通，確保所有工作人員都對責任制度有清晰的認知。在實踐中，可以組織檔案管理培訓課程，介紹責任制度的制定背景、目的和執行方式。同時，通過定期的例會和溝通，及時解決檔案管理工作中出現的問題，確保責任制度的貫徹執行。

（四）培養創新意識

機關事業單位提升檔案管理人員的創新意識是推動工作現代化、適應信息化時代要求的重要一環。通過創新意識的培養，機關事業單位可以提高人員的綜合素養，使其更好地適應檔案管理工作需求。

培訓檔案管理人員，要加強其對新技術的認知和應用。在實踐中，通過舉辦針對數字化檔案管理系統、信息安全技術等方面的培訓課程，提高檔案管理人員對新技術的理解和掌握水平。培訓內容應貼合實際工作需要，注重實際案例的講解，使檔案管理人員能夠更好地應對數字化時代的檔案管理挑戰。

機關事業單位可以搭建專門的溝通平臺，讓檔案管理人員分享工作中的創新經驗、技術應用心得，形成共同進步的氛圍。在培訓中，可以邀請專業人士、行業領軍人物舉辦講座，分享檔案管理領域的最新技術、趨勢和案例。通過與行業專家互動，檔案管理人員可以更好地了解行業發展方向，激發創新意識。

在實踐中，可以制定創新獎勵制度，鼓勵檔案管理人員提出創新性建議、方案或參與創新項目，通過設立獎項、晉升機制等方式，激發檔案管理人員的創新熱情，形成積極向上的工作氛圍。

在機關事業單位的檔案管理工作中，實施精細化管理檔案、升級管理形式、建立責任制度和培養創新意識等措施，可進一步提高檔案管理工作水平。這一系列的實踐策略為檔案管理人員提供了更清晰的責任界定、更高效的工作方式，培養了其創新精神。機關事業單位應不斷完善管理體系，靈活采取符合單位實際的管理策略和方法，促進檔案管理工作始終朝著標準化、規范化的方向發展。

[1]馬倩.機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理探究[J].陜西檔案，2023（05）：50-52.

[2]曹碩秋.優化機關事業單位黨建檔案管理路徑研究[J].蘭臺內外，2023（30）：63-64+67.

[3]蘇曦.信息技術視角下機關事業單位檔案管理工作的實施對策[J].蘭臺內外，2023（28）：25-27.

[4]李宇紅.機關事業單位檔案管理創新思路分析[J].黑龍江檔案，2023（04）：243-245.

[5]劉秀巖.機關事業單位檔案管理的重要性分析[J].蘭臺內外，2023（20）：40-42.