酒業(yè)制造公司存貨內(nèi)部控制體系建設及優(yōu)化分析

李佳麗

摘 要：存貨是制造企業(yè)中重要的流動資產(chǎn)，完善相關(guān)的管理體系對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有重要作用。本文主要以某酒業(yè)制造公司為例，對存貨管理的概念以及目的進行闡述，對當前企業(yè)內(nèi)部管理的現(xiàn)狀進行分析，并針對目前管理中存在的問題提供解決方案，以此確保企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：酒業(yè)制造；存貨管理；內(nèi)部控制

存貨作為企業(yè)中重要的流動資產(chǎn)，其運轉(zhuǎn)情況會直接對企業(yè)的資金使用情況和經(jīng)營效率產(chǎn)生影響。加強存貨內(nèi)部控制體系建設，有利于保證內(nèi)部生產(chǎn)活動的正常運行，最大限度地降低成本投入，同時保證銷售經(jīng)營的需求。現(xiàn)階段，我國的經(jīng)濟發(fā)展邁入新時代，酒類制造業(yè)雖然歷史悠久，但是近年來受到多種因素的影響，導致生存環(huán)境惡化，盈利下降。對此，酒類制造公司要想在市場競爭中占據(jù)有利位置，就要加強對存貨內(nèi)部控制體系的建設。

一、存貨管理的概念及目的

1.存貨管理的概念

存貨主要是指在實際的生產(chǎn)過程中為滿足后續(xù)的銷售而提前準備的資源，主要包含原料、半成品、易耗品等。存貨能夠幫助企業(yè)在保證正常運營和銷售的基礎上，降低成本投入。通過整批采購的方式，以降低前期投入的資金，從中獲得更大的收益。釀酒工藝中運用的原料較多，不同酒類采用的材料也有所差異，同時運用的工藝以及制造流程也根據(jù)不同酒類而改變。酒類產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品多為成品酒。對于不同香型的白酒，由于自身特性不同，在進行存貨管理中所采用的管理方式也應進行適當調(diào)整，不同白酒采用相應的儲存方式。例如，醬香型白酒多采用壇子進行儲存，以保持酒的香氣；而清香型白酒則需要在容器中進行密封處理，并放置在溫度穩(wěn)定且無光照的環(huán)境中。

2.存貨管理的目的

酒業(yè)制造企業(yè)的存貨項目多為原料、半成品和成品。在進行實際管理中，主要目的有以下幾個方面。

首先，加強對資本的有效應用。存貨作為在企業(yè)中占據(jù)較大比例的流動資本，其管理工作開展的實際情況會直接對企業(yè)資金的使用產(chǎn)生影響。如果出現(xiàn)存貨大量積壓的情況，會對資金的正常運轉(zhuǎn)產(chǎn)生嚴重影響。企業(yè)內(nèi)部只有保證資金靈活且進行良好循環(huán)，才能產(chǎn)生較高的收益。因此，想要保證自身的盈利水平較高，需要對存貨管理工作給予高度重視。

其次，防止物料陳舊，節(jié)省費用投入。由于酒類制造工藝較為復雜，在原料使用方面多為谷類和薯類。為保證原料的狀態(tài)，需要花費大量的資金進行儲存管理。而增加儲存量在一定程度上也能減少對庫存成本的投入。

再次，縮短生產(chǎn)周期，提升運行速度。科學合理地對材料以及半成品進行保管，能夠有效降低生產(chǎn)時間。酒類產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中需要不斷對原料進行運轉(zhuǎn)，以保證后續(xù)的生產(chǎn)工作。而提前進行存貨管理能夠有效縮短原料在各車間的運轉(zhuǎn)時間，以此增強工作實施的效率。

最后，保證合理庫存。存貨過多會花費企業(yè)大量的資金，而存貨不足會對生產(chǎn)效率以及銷售產(chǎn)生影響。因此，在管理工作中應保證存貨的合理，同時根據(jù)市場的實際情況對存貨數(shù)量進行調(diào)整，如在節(jié)日前后適當增加庫存，其他時間則根據(jù)市場需求對存貨量進行調(diào)整。

二、存貨內(nèi)部控制體系現(xiàn)狀

某企業(yè)成立于2001年5月，現(xiàn)有資產(chǎn)7000萬元，占地面積約為15萬平方米，工作人員600人。年均生產(chǎn)約6000噸優(yōu)質(zhì)白酒，55000噸優(yōu)級食用酒精，600噸特色酒品。該企業(yè)在2005年被列為省級白酒行業(yè)綜合實力五十強企業(yè)，是當前典型的中型民營酒業(yè)制造企業(yè)。當前，在存貨內(nèi)部控制工作中存在的問題主要有以下幾個方面。

1.缺乏工作流程

在實際工作中，相關(guān)的審批以及授權(quán)體系不完善，使其容易出現(xiàn)存貨丟失、盜竊的問題，對企業(yè)的資產(chǎn)造成一定影響。在工作流程設計方面，一方面，審批授權(quán)設置不合理。通常情況下對存貨的采購計劃以及實際購買都由供應部進行，但是在計劃制訂以及材料購買工作中對于生產(chǎn)部門的實際情況考慮不到位，且審批工作也僅由供應部領導負責，沒有經(jīng)過生產(chǎn)部門的審批，導致出現(xiàn)采購不符合實際情況的問題。另一方面，對審批的執(zhí)行力度較低。在材料出入庫的過程中，需要向保管人員出示相關(guān)的證件以及提貨依據(jù)，同時，需要所屬部門的領導簽字。但是，在實際執(zhí)行工作中，由于人員變動較小，出現(xiàn)“見人”即可出庫的問題，在一定程度上使庫存管理工作出現(xiàn)一定漏洞。

2.缺乏信息運用

在當前的環(huán)境下，信息化技術(shù)的應用范圍日益廣泛。但是，該企業(yè)管理中信息化應用程度較低，各環(huán)節(jié)的工作多數(shù)由人工完成。這種情況不僅加大了人力方面的投入資金，增加工作人員的任務量，且存在一定的出錯概率，影響后續(xù)工作的實施。同時，人工操作存在一定的舞弊可能性。而信息化技術(shù)的合理運用能促使授權(quán)以及審批流程更加規(guī)范合理，防止出現(xiàn)徇私的情況。同時，加強各部門之間的溝通交流，全面提升交流效率，以此保證管理工作的實施效率。

3.缺乏合同管理

合同是保證企業(yè)權(quán)益的關(guān)鍵內(nèi)容，同時也存在著大量的風險。如果相關(guān)人員缺乏對合作對象信用情況的調(diào)查，以及對相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定的了解，對合同中各項條款的審查不仔細，都會在一定程度上對企業(yè)造成影響。該企業(yè)在材料購買以及成品銷售的合同簽訂工作中，多由采購人員和銷售人員負責。而部分人員由于缺乏相關(guān)知識的積累，導致在合同簽訂工作中存在嚴重漏洞。同時，在材料到貨后，沒有根據(jù)所簽訂的合同內(nèi)容對貨物的質(zhì)量進行詳細檢查。此外，未結(jié)合情況變化，及時簽訂補充合同，導致在發(fā)生問題時容易產(chǎn)生爭議。

4.缺乏有效的控制活動

開展多種形式的控制活動，有助于提高企業(yè)風險管理能力，實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標，但當前控制活動推行期間存在諸多不處，缺少有效性。具體而言，該企業(yè)審批流程較為簡單，制訂存貨采購計劃時，應優(yōu)先考慮企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀和戰(zhàn)略規(guī)劃，并與生產(chǎn)部門、采購部門、銷售部門等展開深入溝通，但當前該企業(yè)僅由采購部門單獨制訂存貨采購計劃，忽略前期調(diào)查工作，各項資料準備不充分，且未有效落實輪崗制度，頻繁出現(xiàn)舞弊、賄賂等不良行為。此外，該企業(yè)盲目擴大業(yè)務規(guī)模，未考慮市場發(fā)展規(guī)律，造成供給與需求處于不平衡的狀態(tài)，產(chǎn)品積壓較為嚴重，顯著提高存貨內(nèi)部控制管理難度，并間接提高勞動成本，造成較高的經(jīng)營壓力。

三、存貨內(nèi)部控制體系優(yōu)化措施

1.優(yōu)化工作流程

內(nèi)部控制工作應貫穿企業(yè)生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)，是企業(yè)對工作中產(chǎn)生的風險進行防范的有效手段。由于該企業(yè)的存貨種類較多，為保證企業(yè)的正常運行，需要加強對內(nèi)部的控制工作。

首先，注重各項工作流程的管理。審批與授權(quán)工作是進行管理的有效手段，各部門在實際工作中應對審批流程進行嚴格落實。企業(yè)在日常的生產(chǎn)經(jīng)營中會涉及大量的單據(jù)，各類銷項單、進項單、提貨單、出貨單等都是財務進行管理工作的有效依據(jù)。因此，相關(guān)人員需要嚴格按照所規(guī)定的流程進行審批工作，以防止財務在記賬時出現(xiàn)混亂。同時，通過對工作流程進行規(guī)范，在一定程度上能夠防止職責不清的問題。由于存貨管理工作涉及各部門的工作，各部門在工作中存在一定的交叉，而規(guī)范工作流程能夠在發(fā)生問題時對相關(guān)負責人進行明確，以便于及時有效地解決問題。為改善在出庫以及授權(quán)審批環(huán)節(jié)存在的問題，根據(jù)原材料采購工作中存在的隱患，設計采購流程，以便于對審批流程進行規(guī)范。在實際的審批工作中，相關(guān)人員需要根據(jù)具體要求，在自身的職責范圍內(nèi)進行審批工作，以防止出現(xiàn)越權(quán)問題，保證存貨內(nèi)部管理工作的規(guī)范。

其次，完善定價機制。該企業(yè)在定價方面主要由采購以及銷售人員直接與供應商和客戶進行協(xié)商，這種方式存在較強的主觀性。為規(guī)范工作實施，可加強各種定價方式的結(jié)合，如將競價采購和比價采購進行結(jié)合，以保證定價工作的規(guī)范性。同時，根據(jù)當前市場的變化對價格進行適當?shù)念A測分析。在產(chǎn)品價格制定工作中，應根據(jù)自身的財務情況以及發(fā)展目標、產(chǎn)品成本等多方面因素進行考慮。同時，對定價的科學性進行定期分析，在工作中產(chǎn)生的銷售訂單應經(jīng)所屬部門領導的審批。

最后，建立盤點清查機制。該企業(yè)的盤點工作開展得不到位，盤點僅停留在表面，次數(shù)較少，在后續(xù)工作中容易出現(xiàn)問題。對此，該企業(yè)需要根據(jù)實際情況建立庫存盤點機制。相關(guān)人員要根據(jù)具體情況制訂相應的計劃，對于存貨根據(jù)相應特征進行分類，對于不同類型的存貨采用相應的盤點方法。在進行原材料盤點工作中，不能僅關(guān)注數(shù)量，對于材料質(zhì)量和含水情況也應加以關(guān)注。盤點工作中應對存貨進行詳細的記錄，防止出現(xiàn)遺漏。同時，對工作人員的職責進行劃分，規(guī)定工作流程，對于各項數(shù)據(jù)的登記方式進行統(tǒng)一。此外，財務人員需要根據(jù)存貨盤點情況與賬單進行核對，以便于及時發(fā)現(xiàn)兩者存在差異的位置，并進行分析，明確產(chǎn)生問題的原因，落實工作職責，對相關(guān)負責人進行相應處罰，以此實現(xiàn)盤點工作的科學性和規(guī)范性。

2.加強信息技術(shù)運用

該企業(yè)應針對信息技術(shù)應用程度較低的問題，加強對信息交流以及信息化建設工作環(huán)節(jié)的關(guān)注。要將企業(yè)內(nèi)部的信息共享給相關(guān)部門的負責人以及成員。強化信息溝通渠道，加強員工之間的溝通配合，以此促使信息交流更加順暢，保證企業(yè)運行的效率。在信息化建設工作中，應從以下三個方面開展。

第一，加強內(nèi)部與外部的溝通效率。由于當前企業(yè)的溝通機制不完善，缺乏完善的工作流程，信息的共享性較低，導致在實際工作中缺乏信息傳遞的主動性，以此對存貨工作的周轉(zhuǎn)以及企業(yè)的正常運行造成一定影響。對此，為改善上述問題，應建立科學完善的溝通機制，強化內(nèi)外溝通效率。首先，建立各部門之間的溝通機制。通過定期召開會議，分析各部門在實際工作中存在的問題以及存貨管理的實際情況，以月度或季度對預算的執(zhí)行情況以及企業(yè)的經(jīng)營效果進行全面分析，并明確兩者之間存在差異的原因，從而對預算管理工作進行完善。其次，建立職工之間溝通的程序。制定統(tǒng)一的公文處理方法，如建立信息化平臺，員工可以在平臺上分享工作中產(chǎn)生的問題以及相關(guān)經(jīng)驗，以此提高問題的解決效率。同時，采用郵件的方式進行工作溝通，并明確相關(guān)責任。再次，建立雙向溝通機制，并開設有效的投訴渠道，制定可供客戶與供應商進行反饋的程序，以便于企業(yè)根據(jù)實際情況對生產(chǎn)計劃進行及時調(diào)整改進。最后，建立專門的企業(yè)網(wǎng)站，積極宣傳企業(yè)內(nèi)部文化以及經(jīng)營理念，從而樹立良好的企業(yè)形象。

第二，成立監(jiān)管部門。傳統(tǒng)人工處理問題的方式在一定程度上存在舞弊的可能性。為改善上述問題，相關(guān)企業(yè)可成立專門的監(jiān)管機構(gòu)，對容易產(chǎn)生問題的環(huán)節(jié)進行調(diào)查，并建立相應的處理機制，以此對工作中產(chǎn)生的問題進行審查，并嚴格按照規(guī)章制度進行處理，及時進行存檔記錄。同時，開設投訴渠道，針對工作中存在的舞弊行為及時進行報告。

第三，強化信息化建設。當前，企業(yè)運行工作中的信息化建設水平較低，各類關(guān)鍵的功能不全面，導致工作效率較低。對此，企業(yè)應積極引進信息管理系統(tǒng)，減少人工操作的環(huán)節(jié)，在系統(tǒng)中設置相應的訪問權(quán)限，規(guī)范工作流程，以此保證審批工作的規(guī)范性。同時，建立一體化的溝通平臺，運用OA等專業(yè)的辦公軟件，以方便各部門之間的信息溝通，提升企業(yè)工作的運轉(zhuǎn)效率，節(jié)約人力資源方面的投入。對于專業(yè)辦公軟件的開發(fā)工作，可采用外包的方式，并建立專門的管理部門，對人員進行合理配置，以有效解決員工的多樣化需求。同時，利用信息軟件加強內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，以此強化內(nèi)部控制工作的信息化水平。

3.加強合同管理

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營工作中會存在大量風險因素，增強企業(yè)內(nèi)部的風險防控意識至關(guān)重要。

一方面，加強合同風險管理。合同是保證企業(yè)與客戶和供應商之間合法權(quán)益的關(guān)鍵，具備相應的法律效力。在日常工作中，銷售以及采購人員需要在簽訂合同之前對對方的信用情況以及資產(chǎn)證明、營業(yè)執(zhí)照進行嚴格審核，以保證對方具有一定的債務償還能力，降低企業(yè)所承擔的風險。對于合同的內(nèi)容進行規(guī)范，注重合同中存在的細節(jié)部分，加強對時間以及違規(guī)責任方面的關(guān)注。在合同簽訂過程中，應增加監(jiān)督人員。對于涉及條款多且金額大的合同，在簽訂前應安排專門的法務人員對合同內(nèi)容以及相關(guān)條款進行審核，在領導人員審批后進行簽訂，以防止存在不利于企業(yè)管理的條款。此外，避免雙方口頭約定的現(xiàn)象，防止在出現(xiàn)問題時產(chǎn)生糾紛。加強對合同章的管理，避免他人濫用的現(xiàn)象，對企業(yè)利益產(chǎn)生損害。相關(guān)工作人員要對合同的履行情況進行監(jiān)督，對存在違約的風險制定相應的應對措施，以減少企業(yè)的損失。

另一方面，強化員工風險識別的意識。為增強風險管理工作，企業(yè)應邀請相關(guān)領域的專家或有豐富經(jīng)驗的從業(yè)人士，根據(jù)當前企業(yè)的實際情況向員工說明風險管理工作的重要性，并樹立提前進行風險評估的習慣，使員工明確自身在工作中的職責，對自身工作內(nèi)容進行規(guī)范，強化風險識別的能力。加大對財務管理工作的重視，并運用當前的財務信息明確自身存在的風險。對客戶情況進行全面分析后，提前制定風險預估方案及解決措施，以此降低風險帶來的損失。

4.強化控制活動的有效性

為有效強化控制活動的有效性，提高酒業(yè)制造企業(yè)的經(jīng)營效益，應注重審批與授權(quán)程序的完善，科學制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，以此推動企業(yè)穩(wěn)步前進。企業(yè)一方面應結(jié)合既有管理制度，制定完善的存貨業(yè)務崗位責任制，明確各部門崗權(quán)責，體現(xiàn)崗位的專一性和獨立性，達到約束和監(jiān)督人員工作行為的目的。與存貨相關(guān)的崗位包含采購、存貨預算、存貨銷售與收賬、驗收與結(jié)算、審批與提取等，要求每個崗位杜絕由一個部門或職工單獨辦理。在存貨管理過程中，總經(jīng)理負責審批管理制度、處置報告以及其他重大事項，日常工作任務量較多，為此需設置存貨分管崗位，作為存貨內(nèi)部控制第一責任人，定期向總經(jīng)理匯報近期工作情況，以便及時發(fā)現(xiàn)各環(huán)節(jié)存在的問題。另一方面注重企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的制定，從總體戰(zhàn)略、業(yè)務戰(zhàn)略、職能戰(zhàn)略三個層面入手，解決長期發(fā)展與短期利益之間的矛盾，提高企業(yè)核心競爭力。以業(yè)務戰(zhàn)略為例，重點關(guān)心企業(yè)核心業(yè)務領域、業(yè)務規(guī)模、業(yè)務格局、實行路徑等，將總體戰(zhàn)略作為主要方向，重點發(fā)展核心業(yè)務。

四、結(jié)語

綜上所述，由于酒業(yè)制造企業(yè)所涉及的存貨種類以及數(shù)量較多，在進行內(nèi)部控制工作時，需要對工作流程進行優(yōu)化，加強信息技術(shù)的運用，注重對合同風險的管控，分析工作中存在的缺陷以及成因，以此進行有針對性的改善，以便于企業(yè)應對市場的需求變化以及政策的調(diào)整，在競爭日益激烈的市場環(huán)境中獲得更大的收益。

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