新媒體時代城建檔案管理信息化現狀及對策研究

摘要：城建檔案是城市記憶的載體，記載了城市的發展軌跡和時代變遷，在新時期的城市建設與發展中發揮著重要作用。基于城建檔案的這一重要屬性，應當積極推進新媒體技術在城建檔案管理中的應用，以此提升城建檔案管理的信息化水平，以更加豐富多樣的形式呈現城建檔案，更好地記錄城市的發展與建設狀況。對此，文章采取文獻資料分析、理論研究、案例分析等方法，研究城建檔案信息化管理的可行性、重要性，分析城建檔案管理信息化的現實狀況，而后提出相應的優化對策。研究發現，新媒體時代推動城建檔案信息化管理能顯著提升城建檔案的管理效率，推動檔案的開發利用，為城市建設添磚加瓦。同時，現階段一些城市在城建檔案管理方面仍存在檔案數字化轉型不足、管理隊伍建設不到位、信息安全與數據防護不足、數據整合與共享水平不高等問題，降低了城建檔案管理的信息化水平。在未來的管理工作中，主管部門應強化共識、制定城建檔案管理的信息化與數字化規劃、主動搭建統一高效的數字化檔案管理平臺、加強數據信息整合與開發利用、打造專業化的城建檔案管理工作隊伍、做好信息安全與數據防護工作，多措并舉提升檔案管理信息化水平，使城建檔案在新媒體技術的賦能下發揮應有價值。

關鍵詞：新媒體時代；城建檔案管理；信息化；現狀分析；對策研究

中圖分類號：F299.2；G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1674-8883（2024）04-0057-03

課題項目：本論文為2023年度全國教育科研“十四五”規劃教育部重點課題“數字化背景下城建檔案管理建設與發展調查研究”成果，項目編號：JYKY233973

城建檔案對于城市決策規劃、留存城市記憶、保護城市文脈及保障社會公眾利益具有重要意義。在新媒體技術快速發展和得到廣泛應用的大背景下，傳統的城建檔案管理已無法滿足實際的工作需求，因此，亟須推動新媒體技術在城建檔案管理中的應用，通過先進的信息技術、數字技術為城建檔案管理賦能，使城建檔案管理朝信息化和數字化方向發展，推動城建檔案的數字化轉型。

一、新媒體時代城建檔案信息化管理的可行性與重要性

（一）可行性研究

一方面，當前城建檔案館大多配備相應的信息化設備，可以實現信息化、自動化辦公，為檔案管理信息化提供物質保障。工作人員可以通過信息化設備，采用新媒體技術，對檔案資料進行信息化、智能化管理。另一方面，檔案管理領域的學者與一線工作人員展開研究，并且提出相應觀點，如新形勢下的城建檔案信息化管理關鍵在于打造一支專業化、高水平的檔案管理隊伍，以最大限度發揮信息技術的價值[1]，這既為新媒體時代的城建檔案信息化管理提供了參考，也為本文研究提供了相應幫助。

（二）重要性分析

首先，豐富檔案管理形式。在新媒體技術的幫助下，城建檔案館可以通過文字、圖片、音頻、視頻等多種形式記錄城市建設狀況和發展歷史，進而根據用戶的實際需求提供各種形式的檔案資源，讓用戶能夠以更加多樣化、人性化的方式獲取檔案資料[2]。其次，提升檔案管理水平。通過應用新媒體技術，館內工作人員和用戶可以更加快捷高效地檢索信息，節省時間和精力。具體來看，工作人員或用戶輸入關鍵詞進行檢索即可獲得所需信息，并不需要像以前那樣全方位檢索某一領域的檔案資料。同時，新媒體技術的應用使檔案檢索具有智能化推送功能，可以向館內人員或用戶推送與關鍵詞相關的檔案資料。最后，提升城建檔案服務水平。和傳統的檔案檢索相比，依托新媒體技術能實現在線檢索、微信端口檢索或APP檢索，打破時空限制，使檔案檢索更加智能和便捷，能讓用戶獲得更好的檔案服務[3]。

二、城建檔案信息化管理現狀分析

（一）城建檔案數字化轉型不到位

現階段，一些城建檔案館面臨檔案數字化轉型的現實困境，導致城建檔案管理的信息化水平不高，具體表現以下幾方面。第一，檔案館及館內工作人員對信息化、數字化認識不到位，工作人員對于參與信息化管理、數字化轉型缺乏足夠的積極性[4]；第二，缺乏城建檔案管理信息化的頂層設計，導致檔案管理信息化的總體目標不夠明確、思路不夠清晰，而且導致相關措施的可行性不強。

（二）城建檔案管理隊伍建設不足

在城建檔案管理方面，管理隊伍建設狀況直接影響城建檔案管理信息化的效果。從目前的情況來看，一些城建檔案館在管理隊伍建設方面存在較為明顯的短板，具體表現為館內工作人員的信息素養、新媒體技術水平參差不齊[5]，一些年齡較大的工作人員雖具備豐富的工作經驗，但信息素養不高，而年輕的工作人員雖然接受新事物的能力較強，具備相應的信息素養，但工作能力有所欠缺，難以獨立解決工作中的一些棘手問題，間接影響了城建檔案管理信息化效果。

（三）信息安全建設不到位

新媒體技術的應用在給城建檔案管理信息化帶來巨大便利的同時也造成了潛在威脅。結合當前情況來看，一些城建檔案館沒有對信息安全問題引起足夠的重視，導致城建檔案管理信息化過程中狀況頻發[6]。比如，電子檔案容易出現信息丟失、信息泄露的問題，不僅給城建檔案管理造成負面影響，甚至會阻礙城市建設與發展。此外，館內工作人員操作失誤也可能給城建檔案管理帶來不良影響，如檔案資料轉檔期間，操作不當會導致檔案資料損毀[7]。

（四）數據整合與共享程度不高

在城建檔案信息化管理過程中，數據整合與共享是必須關注的重點，但一些城建檔案館仍存在“信息孤島”現象，館內數據信息共享程度不高，導致檔案資料的開發利用受阻[8]。與此同時，數據整合共享不到位也容易導致館內工作人員出現重復工作的情況，浪費時間、精力和財政資金。

三、新媒體時代城建檔案管理信息化策略研究

（一）達成共識，構建完善的頂層設計

針對頂層設計方面存在的問題，城建檔案館應加強內部宣傳動員，使館內工作人員針對檔案管理信息化建設達成共識，意識到城建檔案管理信息化的重要意義，提高工作人員參與城建檔案管理信息化的積極性，而后構建相應的頂層設計，規劃好后續工作。具體來看，頂層設計主要涉及以下幾方面：

一是明確城建檔案管理信息化的總體目標和具體思路，為其提供正確的方向，具體要涵蓋城建檔案數字化轉型、城建檔案系統或管理平臺建設、數據共享機制建設、城建檔案管理隊伍建設與數據信息安全建設等方面[9]。

二是加強館內資源配置，確保經費充足、設備齊全、人員配置到位，如果缺乏足夠的經費，應當及時聯系當地住建部門、財政部門，爭取財政撥款，還要科學合理應用新媒體技術，為城建檔案管理信息化建設提供有力保障。

三是推進責任落實。應當通過相關的責任機制將城建檔案管理信息化的責任落實到具體人員身上，這樣既可以避免出現權責糾紛，方便追責，又能以責任落實激發工作人員的積極性，使其主動參與城建檔案管理信息化[10]。

（二）打造一支專業化、高水平的檔案管理隊伍

前文提及，現階段城建檔案館內的一些員工缺乏足夠的信息素養和相應的新媒體技術應用能力，對城建檔案管理信息化造成一定阻礙。針對這一現實問題，城建檔案館應主動推進檔案管理隊伍建設，尤其是加強信息技術、新媒體技術等方面的培訓，打造一支高水平、專業化的檔案管理隊伍[11]。具體來看，應從三方面著手：

首先，加強對檔案館內部工作人員的技術培訓，使其了解館內使用的軟件和新媒體技術，懂得如何操作軟件以及應用相關技術開展檔案管理工作。在這一過程中，應當邀請幫助檔案館搭建管理平臺的企業對館內人員進行培訓，以確保培訓的有效性[12]。

其次，組織新老員工搭建互助幫扶小組，充分發揮傳幫帶機制的作用，讓老員工向年輕員工傳授城建檔案管理的工作經驗，切實提升年輕員工的工作能力和水平，而后讓信息素養、新媒體素養高的年輕員工幫助老員工掌握使用新媒體技術開展工作的方法，以提升城建檔案管理信息化水平。

最后，引進高質量的城建檔案管理人才，重點考查引進人才的檔案管理理論水平、新媒體素養和職業素養，確保其能夠勝任崗位要求。

（三）推進信息安全建設，提升檔案管理安全性

針對一些城建檔案館忽視信息安全問題的情況，應積極推進信息安全建設，同時將信息安全的責任落實到具體人員身上。

一是應用技術手段為檔案館提供安全保障，如在訪問階段設置動態驗證，有效規避非法訪問，避免重要的城建檔案數據泄露。再如，設置人工智能防火墻，自動識別網絡攻擊并采取對應的防御措施，確保檔案館內的數據信息安全，或者通過區塊鏈、局域網等技術應用對城建檔案數據進行加密處理[13]。

二是規范檔案館內工作人員的具體操作，尤其是利用新媒體技術對不同格式的檔案資料進行轉檔操作時，更要做好備份工作和規范轉檔，避免檔案資料損毀，即便出現異常情況，也能及時調出備份數據進行彌補。

三是推進責任機制的建設，使城建檔案館內的工作人員認識到信息安全建設的重要性，樹立信息安全意識，在利用管理平臺、新媒體技術開展工作時注意進行風險防范，確保城建檔案的安全性、有效性[14]。

（四）建立一體化檔案管理平臺與數據共享機制

針對城建檔案館在檔案數據整合共享方面存在的短板，應當主動構建一體化的檔案管理平臺，確保館內各部門能利用該平臺實現檔案數據的整合與共享，館外各方主體能通過該平臺進行信息檢索和查詢。在平臺建設之前，應做好相應的調研工作，明確館內工作人員的具體需求、館外主體的服務需要以及檔案館現階段具備的新媒體技術條件，力求做到基于當前技術水平打造性能先進、功能齊全的檔案管理平臺[15]。在平臺建成以后，一方面要加強對平臺的運營和維護，確保平臺能維持正常運轉，另一方面要基于平臺構建數據共享機制，推動館內數據信息的融通共享，確保館內工作人員在獲取檔案資料以后能在第一時間進行分析整理，而后加以存檔。

四、結語

新媒體時代推動城建檔案信息化管理具有可行性，且對于檔案資源開發利用、提升檔案管理水平具有積極意義。針對現階段城建檔案管理中存在的問題，城建檔案館應加強對新媒體技術的應用、檔案管理信息化的宣傳，使館內人員對此達成共識，而后構建相應的頂層設計，明確檔案管理信息化的總體目標、具體思路并編制可行方案。在接下來的工作中，城建檔案館應著眼于檔案管理隊伍建設與信息安全建設，打造一支高水平的管理隊伍；應為城建檔案管理信息化提供良好的環境；應主動構建功能完善、性能先進的檔案管理平臺，積極推動檔案數據共享，使城建檔案切實發揮應有價值，為城市建設發展賦能。

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作者簡介 史建陽，助理館員，研究方向：檔案管理。