基于“互聯網+”強化學校檔案信息化建設

摘 要：文章分析了我國學校檔案管理現狀，包括信息化意識不足、資金設施不足、管理人員素質不高、管理手段方式落后等問題。提出了“互聯網+”在檔案管理中的運用，包括轉變管理人員觀念、線上培訓管理方式方法、提升管理人員素質等措施，并給出了強化學校檔案信息化建設的措施，包括強化信息化平臺投入力度、積極開展檔案館網站建設、利用信息化手段提升人員素質、加強檔案信息安全管理等。

關鍵詞：互聯網+；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

一、學校檔案管理現狀

1.信息化意識亟待加強

近些年，我國各領域現代化水平不斷提高，特別是互聯網領域的飛速發展，學校檔案管理工作已經朝著信息化的方向開展，在此影響下，學校管理工作開始引入“互聯網+”概念，使學校管理檔案的水平得到大幅度提高。但實際上，很多管理人員依舊沒有打破傳統管理思想，不能正確認識信息化管理的重要性。同時，很多管理人員害怕承擔責任，面對陌生的新興技術會產生排斥心理，寧愿停留在傳統管理模式下，也不愿意創新改變，減緩了互聯網信息技術在學校管理方面的落實和推進，對建立校園信息化檔案管理產生了較大的負面影響。

2.資金、設備設施投入不足

在社會各界幫助學校推進建立信息化檔案管理的過程中，需要大量的資金和設備設施投入，以幫助學校擁有專用數據庫。詳細來說，除了采買相關硬件設備設施之外，還需要建立專門的信息管理系統和專用數據庫，需要培訓工作人員、招聘信息化人才等。但實際上，很多學校的可用資金不足以支撐上述建設內容，導致學校無法獲取高質量的信息化設備設施，嚴重阻礙了學校檔案信息化水平的提高，工作只停留在計劃階段，無法實際推進。

3.管理人員素質不高，安全意識不強

一方面，學校建立信息化檔案需要綜合素質較高的人才管理，但實際上，很多學校的檔案管理人員都來自外聘或教師兼職，甚至會有教師輪管的情況出現，這種任職方法在過去確實能夠幫助學校降低經營成本，但也導致管理人員難以掌握信息技術，不具備引入“互聯網+”的基礎人才要求，即便投入大量的成本用于建設軟硬件設備設施，也只能使用傳統粗放式的管理手段，這種落后的管理團隊無法滿足信息化建設對人才的需求；另一方面，這種管理人才結構導致管理人員在工作過程中意識不到信息化建設安全性的意義，無法保證檔案信息不被泄露或遺失，即便開展了大規模培訓，也依舊無法實現規范化管理。

4.管理手段、方式落后

建立在“互聯網+”背景下的檔案管理除了需要工作人員有先進的工作理念外，還需要引入現代化的設備設施，更需要校方建立人才培養與管理的規范化體系，以便將信息化檔案管理的作用發揮到極致。但實際上，很多學校雖然出臺了一系列管理要求，但實際上沒能將重點放在創新意識的培養上，加上信息化管理這一工作較為新穎，工作方式不夠成熟，很多管理人員在運用該方式時會表現得極為生疏，可能會導致信息化檔案管理的整個系統出現漏洞，信息化管理流于表面，無法推動校園管理的現代化改革。

二、關于“互聯網+”在檔案管理中的運用

1.轉變管理人員觀念

管理人員需要認識到“互聯網+”檔案管理不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠更好地保護和利用檔案資源，通過互聯網技術，可以實現檔案的數字化、網絡化和智能化管理，讓檔案管理變得更加便捷、高效和安全。此外，“互聯網+”還可以打破地域和時間的限制，方便檔案的查詢、利用和傳播，使檔案的價值得到充分發揮。管理人員需要不斷學習新的知識和技能，掌握“互聯網+”檔案管理的基本原理和方法，包括了解新興的檔案管理軟件和工具，掌握大數據、云計算和人工智能等技術的應用以及熟悉網絡安全和隱私保護等方面的知識。通過學習，使自己具備“互聯網+”檔案管理的專業素養，為實際工作提供有力支持。為了確保“互聯網+”在檔案管理中的順利實施，有必要建立一套完善的制度，包括制定檔案數字化、網絡化、智能化的具體實施方案，明確各部門和人員的職責和權限以及制定相應的考核評估機制。通過制度保障，確保“互聯網+”在檔案管理中的穩定運行。

2.加強線上培訓管理

檔案管理部門可以建立線上培訓平臺，提供各種檔案管理相關的知識和技能，供管理人員學習和交流。這個平臺可以包括視頻教程、在線講座、案例分析等多種形式，方便管理人員根據自己的時間和需求自主學習。同時，需要開發配套的在線課程，針對不同的崗位和層級，提供不同深度的知識和技能。管理人員可以通過登錄平臺在線學習，還可以與其他管理人員互動和交流，共同探討在工作中遇到的問題和解決方法。為了確保培訓效果，檔案管理部門可以實施培訓考核制度，評估和反饋管理人員的學習成果。還可以通過線上答題、案例分析、實踐操作等方式考核，表彰和獎勵表現優秀的管理人員，激勵其他管理人員不斷提高自己的專業素質。

3.提高管理人員素質

檔案管理部門可以定期組織專業培訓，邀請行業專家和學者授課，講解“互聯網+”檔案管理的新理念、新技術和新方法。通過培訓，管理人員可以了解最新的檔案管理趨勢和前沿技術，提高自己的專業素養和工作能力。同時，為參與的員工提供學習資源，如在線課程、專業書籍、研究報告等，供管理人員自主學習。同時，鼓勵管理人員通過自學和實踐，不斷提高自己的專業水平和工作能力。除了內部培訓之外，還需要積極引進外部優秀的檔案管理人才，通過招聘、選拔等方式，吸引具有互聯網思維和創新精神的人才加入檔案管理部門，以帶來新的思路和方法，為檔案管理部門注入新的活力。

三、強化學校檔案信息化建設的措施

1.加大信息化平臺投入力度

（1）提高投入預算

為了推動檔案信息化建設，學校應該增加相應的經費投入。在年度預算中設立信息化平臺建設的專項經費，確保有足夠的資源供應。這些經費可以用于購買硬件設備設施，如服務器、計算機、存儲設備等以及軟件系統的購置和升級，如檔案管理系統、數據庫系統等。此外，還要考慮包括技術支持、維護和培訓等方面的經費，確保信息化平臺能夠穩定運行。

（2）引入先進技術設備設施

為了有效支持學校檔案信息化建設，學校應該引入先進的信息化技術設備設施，包括高性能的服務器、可靠的數據存儲、網絡設備設施等。同時，可以考慮引入移動設備，如平板電腦、智能手機等，以提供便捷的檔案管理方式。通過引入先進的技術設備設施，學校可以提高檔案管理的效率和質量，滿足不斷增長的數據處理和存儲需求。

（3）完善信息化平臺建設規劃

為了確保信息化平臺能夠順利建設和運行，學校應該制定詳細的信息化平臺建設規劃，包括明確每個階段的目標和具體措施，并確定時間表和預算。在規劃中應包括硬件設備設施的更新計劃，即根據檔案管理的需求和技術發展的趨勢，合理制訂設備設施的更新與升級計劃。此外，規劃還應考慮系統功能擴展計劃，即根據實際需要逐步引入新的功能和模塊，滿足學校檔案管理的不斷變化和增長。同時，還要考慮數據安全保護計劃，確保檔案數據的安全性和可靠性，防止數據被泄露和損壞的風險。

2.積極開展檔案館網站建設

（1）設計簡潔易用的網站界面

在設計檔案館網站界面時，應該遵循簡潔易用的原則，以便用戶能夠快速找到所需的信息。具體來說，可以采用清晰的分層結構，將網站內容分為檔案介紹、檔案查詢、檔案利用、政策法規以及聯系我們等模塊。這樣的設計可以使用戶在瀏覽網站時一目了然地找到所需的信息，提升用戶體驗。

（2）建立完善的檔案信息數據庫

檔案館網站應該建立完善的檔案信息數據庫，將各類檔案資料分類整理，并提供關鍵詞搜索功能，方便用戶在線查詢。為了保證檔案信息的準確性和時效性，應定期更新數據庫內容，包括新增檔案資料的錄入和舊有檔案資料的修訂。此外，還可以考慮引入智能搜索和推薦功能，使用戶能夠更精準地找到所需的信息。

（3）提供多種檔案利用方式

為了方便用戶利用檔案信息，檔案館網站應提供多種檔案利用方式，如在線查詢、在線預約、在線下載等。用戶可以根據自己的需求選擇合適的利用方式，提高檔案利用的效率。例如，用戶可以通過在線查詢功能快速找到所需檔案信息，然后通過在線預約功能預約查閱實體檔案的時間，再通過在線下載功能下載所需檔案資料。通過提供多種利用方式，可以滿足不同用戶的需求，提高檔案利用的便捷性。

3.利用信息化手段提升人員素質

（1）建立信息技術支持團隊

學校可以建立專門的信息技術支持團隊，負責檔案信息化建設的日常維護和管理工作。該團隊應具備較高的技術水平，能夠獨立完成信息化平臺的搭建與維護工作，并及時解決系統故障和技術問題，確保信息化平臺的穩定運行。同時，該團隊還提供及時的技術支持和咨詢服務，幫助管理人員在解決信息化建設過程中遇到的問題和困難。

（2）定期考核和評估

學校應該定期考核和評估檔案管理人員的信息化素質，以激勵他們不斷提高自己的信息化技能和素質。考核和評估可以包括理論考試、實際操作、工作成果等方面。對于表現優秀的管理人員，學校可以給予一定的獎勵和晉升機會，而對于表現不佳的管理人員，則需要進一步的培訓和指導。此外，學校還可以設立檔案管理工作績效評估體系，將信息化素質作為重要的評估指標，激勵管理人員不斷提高自己的信息化素質和工作能力。

4.加強檔案信息安全管理

（1）建立完善的安全管理制度。學校應制定詳細的安全管理制度，明確檔案信息安全管理的目標、職責和要求，確保檔案管理部門和人員能夠有章可循。在制度中應包括數據備份和恢復制度、數據加密和訪問控制制度、安全審計和監控制度等，以確保檔案信息的安全和可靠。

（2）強化安全技術措施。學校應加強安全技術措施，如采用加密技術對檔案信息加密，設置訪問權限和審計功能等，防止檔案信息被非法篡改、泄露或破壞。同時，應定期對檔案管理系統的安全漏洞掃描和檢測，及時發現并修復潛在的安全隱患。

（3）定期開展安全培訓和演練工作。學校應定期對檔案管理人員開展安全培訓和演練，增強其安全意識和應對能力。培訓內容應包括網絡安全知識、病毒防范、數據保護等方面的知識，使管理人員能夠熟練掌握應對網絡安全威脅的技能和方法。

（4）建立應急響應機制。學校應建立應急響應機制，確保在檔案信息安全受到威脅時能夠迅速采取應對措施，減少損失。應急響應機制應包括應急預案、應急小組、應急設備設施和人員等方面的內容，確保能夠快速、有效地應對各種安全事件。

四、前景

學校檔案信息化建設的前景十分廣闊，未來將面臨更多的機遇和挑戰。隨著信息技術的不斷發展，檔案信息化將成為未來檔案管理的重要趨勢。通過建立完善的檔案信息化管理體系，引入先進的技術設備設施和管理系統，加強人員培訓和素質提升，學校檔案管理信息化建設將不斷取得新的成果。

一方面，檔案信息化將進一步提高檔案管理的效率和質量。檔案管理系統可以實現自動化歸檔、智能化檢索等功能，大幅度提高了檔案管理的便捷性和準確性。同時，檔案信息化還可以實現檔案信息的共享和交換，促進不同部門之間的合作和交流。此外，數字化檔案管理也將帶來更豐富的數據分析和利用方式，通過挖掘和分析檔案數據，可以為學校的管理決策提供更好的支持和依據。

另一方面，檔案信息化將有助于推動學校數字化轉型和智慧校園建設。通過將檔案信息數字化，學校可以更好地利用大數據和人工智能技術，實現數字化管理和智能化決策，不僅可以提高學校的管理水平和決策效率，還可以為教育教學、科研創新等提供更好的支持和保障。

然而，在檔案信息化建設的道路上，學校也需要面對一些挑戰和風險。例如，數據安全和隱私保護問題需要得到足夠的重視和解決，以確保檔案信息的安全性和保密性。同時，如何實現檔案信息的有效管理和利用，避免信息冗余和浪費，也是需要關注的問題。

為了應對這些挑戰和風險，學校需要加強投入和努力，不斷優化和完善檔案信息化管理體系。例如，可以建立更加完善的安全管理制度，加強安全技術措施的應用和升級，增強管理人員的信息安全意識和應對能力。同時，也需要關注技術發展動態，不斷引入新的技術和方法，推動檔案信息化建設的順利開展。

五、結語

隨著信息技術的不斷發展，未來學校檔案信息化建設將不斷取得新的成果。需要積極關注技術發展動態，不斷引入新的技術和方法，推動檔案信息化建設的持續開展。同時，還需要關注信息安全問題，確保檔案信息的安全性和保密性。學校檔案管理部門應抓住機遇，迎接挑戰，努力推動檔案信息化建設，為學校的發展提供有力支持。

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（作者單位：山東省聊城第三中學）

作者簡介：王春梅（1982—），女，漢族，山東兗州人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。