新時代社會保險業務檔案的信息化管理探究

摘 要：信息化是新時代社保業務檔案管理的發展方向，也是提升社保業務檔案管理質量和效率的重要舉措。社保業務檔案信息化管理具有形成單套制、資源數字化、應用網絡化和管理一體化等顯著特征，新時代社保業務檔案信息化管理應堅持“記錄一生、保障一生、服務一生”的理念，抓好信息資源、應用系統、基礎設施、法規標準和人才隊伍等五個方面的內容建設，不斷提升社保業務檔案信息化管理能力和水平，為社保業務辦理提供有力信息支撐。

關鍵詞：社會保險業務；檔案管理；信息化

概述

社會保險（Social Insurance）是指為喪失勞動能力、暫時失去勞動崗位或因健康原因造成損失的人口提供收入或補償的一種社會和經濟制度。我國社會保險包括養老、醫療、失業、工傷、生育保險。據人社部公布的數據顯示，截至2023年底，我國養老、醫療、失業、工傷、生育保險的人數分別為10.66億人、13.46億人、2.44億人、3.02億人、2.38億人，分別較上一年度增長了1.27%、2.37%、3.62%、-3.46%。除了生育保險下降外，其余參保人數均呈現增長態勢。隨著參保人數的不斷增長，在社保業務辦理過程中產生、具有保存價值的檔案數量和規模也呈現出較快增長趨勢。為進一步做好社會保險業務，人社部與國家檔案局于2009年聯合發布《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，就社保業務檔案內涵、歸檔范圍、分類、保管期限等做出詳細規定。社保業務檔案作為我國檔案重要組成部分，既要認真貫徹《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，也要嚴格落實《檔案法》《檔案法實施條例》。其中，《社會保險業務檔案管理規定（試行）》明確提出“各類社會保險業務檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規定的，從其規定”“并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備”；《檔案法》《檔案法實施條例》均把“檔案信息化建設”作為單獨一個章節，就檔案信息化建設的要求、內容等做出了明確規定。這為新時代社保業務檔案信息化建設及管理提供了根本遵循。

1 社保業務檔案信息化管理特點

隨著網絡的快速發展，檔案管理正步入信息化的新階段[1]。社保業務檔案信息化管理，利用先進的信息網絡技術，可擴大社保業務檔案利用范圍，提高查詢檢索效率及準確性。社保業務檔案信息化管理是時代發展的趨勢，也是新時代社保業務檔案高質量發展路徑的必然選擇。

1.1 形成單套制

根據《電子檔案單套管理一般要求》的規定，在社保業務檔案信息化管理中，社保業務電子檔案實行單套管理，即以電子形式歸檔電子社保業務文件和管理電子社保業務檔案的方式。依托社保業務電子檔案管理系統，全面應用電子簽名等技術手段執行各類檔案管理簽批程序，并按要求整合養老、醫療、失業、工傷、生育保險等各項社保業務管理類、征繳類、待遇類、統計報表類、稽核監管類等電子資料，社保業務電子檔案“單套制”使社保各業務板塊數據連通及數據一鍵歸檔，實現社保業務檔案全生命周期管理。

1.2 資源數字化

按照“增量電子化、存量數字化”理念以及單套制管理模式，新增的社保業務檔案實行了單套制管理，實現新增社保業務檔案電子化。存量社保業務檔案則通過數字技術、掃描技術等，轉換成數字資源，為信息化管理提供重要內容。即利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、CCD技術、數字攝影技術、數據庫技術、存儲技術等，將傳統介質中的社保業務檔案進行數字化加工，并將其轉化為存儲于磁盤、光盤、磁帶等載體上的數字文件，并按照社保業務檔案內在聯系，建立目錄數據與數字文件關聯關系，進行數字信號處理。

1.3 應用網絡化

計算機信息技術的應用以及互聯網、物聯網技術的發展，社保業務檔案查詢、檢索、利用實現了網絡化。突破了傳統社保業務檔案管理的時間、空間限制，打破了檔案管理中經常遇到的“信息孤島”現象，使檔案管理效率更高，管理效益顯著提升。例如，通過互聯網技術應用，查檔人直接登錄社保業務檔案管理平臺，經過身份驗證，可直接查閱其個人相關社保業務信息。通過物聯網技術應用，賦予檔案管理人員相應的管理權限，實現社保業務檔案信息在線編輯、整理、歸檔，使管理更為便捷。通過互聯網渠道，串聯起社保業務，實現統一管理，使社保業務檔案在不同部門、不同區域的信息傳輸和共享，檔案信息數據無障礙傳輸。

1.4 管理一體化

以社保業務電子檔案“前端采集，全程應用”為目標，為社保業務檔案一體化管理提供有效平臺，為就業系統、勞動系統、人事人才系統等預留接口，使社保業務檔案從收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、歸檔等實現了一個平臺管理，涵蓋了社保業務檔案全生命周期的一體化管理，極大地提升了社保業務檔案信息化管理效率。

2 社保業務檔案信息化管理內容

檔案信息化建設是指利用數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統地組織成具有有序結構的檔案信息庫[2]。社保業務檔案信息化建設資源、系統、設施、標準及人才建設各個方面，是一項系統性工程。

2.1 信息資源

檔案資源是檔案信息化的核心，社保業務檔案資源是社保業務檔案工作立業之本。按照《“十四五”全國檔案事業發展規劃》“存量數字化”“增量電子化”的目標要求，社保業務檔案資源信息化建設及管理，首要的就是積極推動社保業務檔案由傳統載體檔案為主導向檔案數字資源為主導轉變。一方面，要積極推動“存量數字化”工作。將養老、醫療、失業、工傷、生育保險及社保管理、稽核等傳統紙質業務檔案采用拍攝、掃描等方式進行數字化加工，將其轉化為存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字文件，并按照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》中社保業務檔案內在聯系，建立目錄數據與數字文件關聯關系。另一方面要積極推進電子社保業務文件以電子形式單套歸檔。

2.2 應用系統

社保業務檔案應用系統建設是社保業務檔案信息資源開發、利用和社保業務檔案信息網絡建設提供技術保障的計算機軟件系統。根據《電子檔案管理系統基本功能規定》的相關要求，應用系統建設的主要內容包括社保業務電子檔案接收、管理、保存、利用、鑒定與處置、統計、系統管理等若干子系統。應用系統要能夠實現社保業務檔案與其他應用系統的功能集成、數據共享和交換，建立若干社保檔案業務數據庫。應用系統建設要堅持先進、實用、安全和發展的原則，確保應用系統結構的開放性、功能的可擴展性、應用的靈活性和運行的安全性等要求。

2.3 基礎設施

社保業務檔案信息化中的基礎設施建設，主要是指其物質條件。包括社保業務檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。其中社保業務檔案信息網絡系統，主要包括服務器（如Web服務器、電子郵件服務器、數據庫服務器、應用服務器等）、網絡設備（如網卡、路由器、網絡安全設備、安全審計系統等）、網絡布線（如管理子系統、工作區子系統等）；數字化加工存儲設備，其中加工設備主要用來采集或轉換社保業務檔案數據，包括掃描儀、視音頻數字化采集、轉換設備、數碼相機、非線性編輯設備等；存儲設備是社保業務檔案信息化硬件設施建設的重點，包括在線存儲設備、離線存儲設備和近似在線存儲設備等。

2.4 法規標準

法律法規和標準規范體系是社保業務檔案信息化建設的重要支撐，實現社保業務電子文件從其形成、歸檔到電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、傳輸、管理及利用的規范化、標準化，確保社保業務檔案信息化運行安全、暢通。目前，社保業務檔案信息化管理應落實《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規程》《檔案信息系統安全保護基本要求》《電子檔案移交與接收辦法》等工作規范。

2.5 人才隊伍

人才隊伍建設是社保業務檔案信息化建設成功與否的關鍵，也是其他建設能否取得預期實效的關鍵。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出要“加快推進檔案人才培養，提升檔案智力支撐能力”“實施人才強檔工程”，面向社保業務檔案信息化標準體系建設及高質量發展的現實需要，要培育一支結構合理、政治過硬、素質優良的社保業務檔案管理人才隊伍。

3 社保業務檔案信息化管理對策

檔案工作的優勢在于信息，檔案工作的活力在于規模化的信息量[3]。加快社保業務檔案信息化建設，要始終圍繞社保檔案業務信息化建設內容，深化管理體系，不斷豐富社保業務檔案信息化管理資源，完善業務檔案信息化管理應用系統，夯實基礎，健全制度，培養人才，立足社保業務檔案管理實際，綜合施策。

3.1 觀念：加強信息思維培育

增強社保檔案管理部門大數據管理意識，不斷提升信息化思維力度[4]。在信息網絡發展背景下，社保業務檔案管理人員及其他人員要全面了解信息化在社保業務檔案管理中的特點、優勢，科學把握社保業務檔案信息化內涵。樹立信息化思維，增強把信息化技術應用到社保檔案管理中的思想自覺和行為自覺，主動研究信息技術發展背景下社保檔案信息化管理的重點和主攻方向，把寶貴的資源應用到社保檔案信息化管理的關鍵環節、重點領域，循序漸進，結合社保機構業務檔案信息化管理的實際，從社保檔案信息資源、軟硬件及標準規范和人才隊伍等方面，做好檔案信息化建設和管理。

3.2 內容：加強信息資源建設

社保業務檔案的管理以及后續社保職能的實現，均離不開社保檔案信息資源支持。嚴格按照“增量電子化、存量數字化”的原則，持續加強社保業務檔案信息資源建設，按照《檔案法》《檔案法實施條例》《社會保險業務檔案管理規定（試行）》中有關社保業務檔案及檔案信息化建設的要求，一方面，要做好館藏紙質社保業務檔案數字化，以社保管理類為例，要重點做好參保單位登記材料、參保人員登記材料、社會保險個人賬戶管理材料等永久、100年等較長時間的社保業務檔案信息掃描，及時錄入業務檔案管理信息系統及相應數據庫。另一方面，要嚴格落實單套制管理要求，將社保業務系統與檔案管理系統銜接起來，實現社保業務一經辦理完畢就實現及時歸檔，確保新增電子社保業務檔案歸檔的常態化，使社保業務檔案信息化管理有載體、有抓手。

3.3 軟件：加強應用系統建設

應用系統是社保業務檔案信息化建設及管理的重要技術保障。按照全局性、協作性和安全性原則，立足社保業務實際，購買或者委托第三方開發專門的社保業務檔案應用系統，重點是要加強社保業務電子文件歸檔管理系統、社保業務數字化處理系統以及社保業務在線發布、部門間信息交換系統建設。此外，還要建立符合數據倉庫標準的各類檔案數據庫。? ? ? ? ? ? ?（下接22頁）

（上接19頁）如目錄數據庫，包括社保業務檔案管理數據庫、征繳數據庫、社保待遇數據庫、統計報表數據庫、稽核監管數據庫等。搭建社保業務檔案信息化利用服務平臺，為社保業務檔案信息查詢、檢索、利用提供便利。

3.4 硬件：加強基礎設施建設

社保業務檔案重要性不言而喻。要加大社保業務檔案信息化管理經費投入力度，圍繞社保業務檔案信息化管理所需，持續加強基礎設施建設，重點要配置好計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器等[7]。同時，要做好檔案庫房的硬件建設，按照“八防”的標準和要求，改善社保業務檔案庫房建設，確保庫房功能齊全、設備先進，為社保業務檔案信息化管理提供過硬保障。

3.5 制度：加強法規標準建設

重點要從社保業務檔案信息化基礎共性標準、資源建設標準、信息服務標準和信息保障標準、應用標準等方面持續加強。其中基礎共性標準主要是指社保業務檔案信息管理標準，如社保業務檔案數據庫轉換標準、社保業務檔案離線載體管理標準等；資源建設標準是重點，主要健全和完善社保業務檔案數字化標準、電子檔案標準、社保業務檔案數據整合標準等；社保業務檔案信息服務標準主要包括網絡標準、服務平臺標準和數據共享標準等。除了標準外，還要嚴格按照《檔案法》《檔案法實施條例》的相關規定和要求，建立健全社保業務檔案信息建設法律法規、規章制度，為社保業務檔案信息共享、互聯互通提供制度保障。

3.6 人才：加強人才隊伍建設

人才隊伍建設是社保業務檔案信息化管理成功的根本保障[8]。社保業務檔案信息化是時代發展的趨勢，對從事社保業務檔案人員專業知識、專業素能提出更高要求。一方面，要做好現有從業人員的信息化業務知識的培訓，重點是要熟練掌握各種操作系統、應用軟件的運行和維護。通過邀請專家授課、組織檔案人員參加業務培訓等“請進來、走出去”的方式，開闊視野，拓寬知識面，提升信息素養。另一方面，根據社保業務檔案管理需要，做好復合型人才引進，重點是要招錄具有檔案學專業知識背景，并掌握一定信息技術的復合型人才。此外，要從改善工作環境、提供培訓學習機會等方式，留住人才，為社保檔案信息化管理貢獻智慧。

參考文獻

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[8]李建明.新時期如何提高社保檔案管理者的綜合素質[J].辦公室業務，2014（3）：54-55.

作者簡介：張澤宇（1979.1—），漢族，大學學歷，滕州市社會保險事業中心中級職稱。主要從事檔案管理研究。