劉娟

摘 要：隨著社會經濟市場的不斷發展，在各項信息技術進步之下獲得廣泛應用，事業單位內部工作人員流動以及崗位調換等情況變得更多。檔案可以記錄單位內部各項事件，具有一定參考依據，特別是原始材料，能夠為單位決策提供幫助。所以，有效做好事業單位檔案管理工作是比較關鍵的工作內容。在信息技術的幫助下，事業單位實施檔案信息化建設存在相應問題，需要有效給予相應解決措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；問題

檔案是過去和現在的國家機構、社會組織以及個人在事業發展和各種活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。事業單位檔案真實記錄單位的組織沿革、事業發展，為單位事業發展決策提供重要的資政和參考依據。隨著信息技術的進一步發展與應用，事業單位檔案信息化工作必須依據國家檔案局13號令的“第五章信息化建設”及有關規定規范，針對現實中存在的問題，切實、有效地開展檔案信息化建設，為本單位事業發展提供科學可靠的信息資源支撐。

1 事業單位檔案管理信息化建設的主要內涵

1.1 檔案信息標準化

檔案信息標準化必須依靠《數字檔案室建設指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等工作規范及技術標準，結合本單位工作需要進行科學統一制定以及實施。檔案信息標準化實際包含檔案信息的采集標準化、檔案信息儲存標準化以及檔案信息管理軟件標準化等多個方面內容[1]。

1.2 電子檔案的基本特性

電子檔案的主要特征是信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統依賴性。電子檔案實現檔案信息資源共享，在一定程度上滿足當前社會各個部門對檔案信息資源應用的基本要求。

1.3 檔案管理信息網絡化

需要應用互聯網技術、局域網技術等，聯合計算機技術，創建檔案管理信息的網站，為公眾提供檔案信息資源查詢的網絡平臺，這樣可以將檔案信息資源放在開放性位置，可以實現信息資源交互，提升社會對檔案信息資源整體利用程度。檔案信息網絡化可以發揮出更多優勢，能夠逐漸將檔案信息資源變為社會之中的共享性資源以及財富，真正幫助多個地點的多個用戶一起獲益，在最大程度上加強檔案信息化服務整體功能以及應用效益。

2 事業單位檔案管理信息化建設的主要問題

2.1 檔案管理專業人員不足

事業單位檔案管理專業人員不足是當下最大的問題。現有人員普遍存在專業能力不足、專業知識儲備量較少等。在科技迅猛發展的時代背景下，有效做好檔案管理工作，與專業化工作人員之間具有緊密關聯，檔案管理工作人員自身的專業工作素養將直接對檔案管理工作水準帶來影響。隨著辦公自動化和信息化技術的提升，和網絡的應用程度逐漸提高，事業單位大部分檔案管理人員缺乏專業管理知識和信息化相關知識的問題越來越明顯。當前，事業單位缺少專業化工作人才，當前從事檔案管理工作的人員年齡都比較大，缺少正規與專業的檔案管理工作經驗，基于信息技術的應用，整體管理水準不能真正滿足檔案管理具體工作需求。一些工作人員工作態度不夠端正，導致檔案信息無法在短時間之內完成更新，檔案信息出現不完善現象，導致檔案管理工作出現不規范現象，進而很難為單位工作帶來參考依據。

2.2 檔案管理信息化建設投入不夠

事業單位通常都不是將贏利作為主要目的的機構，無法做到靈活配置檔案管理信息化建設工作的資源。會產生建設資源落實不到位的情況，使得檔案管理信息化建設工作出現滯后現象，信息管理工作方面的軟硬件也會呈現出落后現象，使得檔案管理信息化建設工作在具體落實方面有一定困難。檔案管理信息化相應資源不足，降低單位整體檔案管理的能力，面對大量冗余的檔案信息，導致單位檔案管理工作變得力不從心。缺少信息技術的支持，導致檔案管理信息化建設工作無法真正做到與時俱進，使得檔案管理整體工作效率很難在短時間內得到提升。例如，檔案信息化建設主要包含基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設以及人才隊伍建設幾個方面的基本內容。涉及的方面比較廣泛。因此，若檔案信息化建設工作沒有實現與時俱進，對檔案管理工作會產生不良影響。

2.3 檔案信息化建設模式滯后

目前，事業單位檔案管理工作普遍存在未形成科學的管理模式，導致檔案信息化建設水平落后。雖然檔案工作的信息化發展看似只需要在一臺計算機上進行信息數據的存檔。但是每個檔案人員在計算機的網絡安全維護管理方面、資料安全維護管理方面以及針對電腦病毒的預防等方面，都有可能會出現一些錯漏。由于檔案工作人員針對內部檔案展開收集、整理以及歸檔等相應工作，整體管理仍缺乏科學性，促使檔案信息化建設水平落后。例如，檔案歸檔應該選出更為適宜的介質與設備，保證檔案信息整體的安全性。依照具體歸檔流程對檔案實施存儲和備案，設定檔案存放的位置、存儲期限，并設定檔案借閱手續。如果上述工作不夠完善，在很大程度上會促使檔案管理工作出現檔案信息缺失和信息漏洞等問題，這會導致檔案管理問題變得十分嚴峻。

2.4 檔案信息化管理制度不夠完善

在事業單位檔案管理工作中，若缺少完善的管理制度，就會導致檔案管理工作整體具有隨意性。尤其是在實施檔案管理信息化建設過程中，檔案管理工作缺少完善和科學的措施以及方案，導致實際管理中比較容易出現混亂現象，很多檔案以及資源資料出現不明現象，在檔案歸檔和分類這一方面將會面對很多問題，使得實際管理之中出現檔案的缺失以及遺漏，工作人員工作量變大，但最終的效果卻不是十分明顯。工作人員在進行檔案管理的過程中，沒有計劃出明確管理方向，那么工作之中就不會產生行之有效的實施方案，實際管理模式不具有先進性，如此下去就會導致檔案管理工作出現滯后情況，導致工作質量無法得到提高。

2.5 檔案管理信息化程度不高

隨著檔案管理信息化建設工作的不斷發展與推廣，事業單位需要更為積極地建設檔案信息化管理機制，但是在各項管理系統之內還有較多不足。以單位人事檔案管理系統為例，在人事檔案管理系統之內只是包含簡單的目錄和工作人員一些基礎性資料信息，詳細的資料信息一般都是通過紙質版檔案實施保存，如果紙質檔案受到損壞或丟失，那么在系統之內的電子檔案也不能順利查詢到相關信息。例如，當紙質檔案丟失之后，工作人員無法將檔案信息進行電子化并上傳。因此，這部分檔案在系統中也屬于缺失狀態。同時，有效完善的電子系統管理的單位，對其整體應用效率也比較低，在單位實施聘用以及調任等方面的人員信息檔案建設不夠及時，導致事業單位人力資源管理工作在一定程度上受到限制[2]。若想提升事業單位檔案信息化管理轉型，需進一步完善傳統檔案管理方式與信息化檔案管理方式相融合，提高檔案的利用率，增強檔案管理人員的責任感，建立科學、合理的檔案管理工作監管體系。

3 事業單位檔案信息化建設的主要對策

3.1 強化檔案管理人員信息化管理意識

加強事業單位檔案管理人員的整體水平是檔案管理工作十分關鍵的內容，可以針對數字化技術人才進行招聘和錄用，并且在檔案管理模式、管理設備以及信息技術等方面進行科學優化，針對當前檔案管理人員的管理技術和能力進行提高，依照檔案管理基本需求，針對檔案管理人員展開階段性和層次性的培訓，進而加強檔案管理人員針對數字化技術整體運用能力。在大數據模式下，檔案管理人員的意識方面針對其行為具有導向作用。在檔案管理工作中，領導關注和重視檔案管理工作，才可以使得管理工作順利開展，是十分關鍵的導向因素。所以，要想有效促進檔案管理工作獲得優化處理，就要從檔案管理工作人員的管理意識和思想方面著手，進一步加強檔案管理整體意識的科學培養，提高管理人員對信息化檔案管理工作整體關注和重視程度，使得檔案管理工作的責任制度可以在實際管理之中被充分落實，做到權責分明、責任到人，迫使工作人員對工作負責，本著認真工作、為單位負責的基本理念來展開檔案信息化管理。另外，還要有效加強檔案管理人員自身的數字管理技術，展開專業化訓練，在加強其管理意識基礎之上，還要促進其信息化技術的提升，為檔案管理工作信息化管理框架的構建增添助力。

3.2 科學整合檔案信息資源

數據自身其實并不是大數據的主要價值，主要是針對數據實施科學應用，進而可以有效發揮出數據的整體價值。因為大數據整體數量十分龐大，數據結構較為復雜，事業單位實施檔案信息化建設的過程之中，其信息資源也具有復雜性特點，主要包含在數量方面呈現出更為顯著的增長趨勢[3]。信息數據資源是檔案尤為關鍵的資源，使得成本出現增加，針對最終決策具有很大影響，甚至會對檔案發展帶來更多不利因素。對于檔案信息化建設來說，大數據技術在整合與利用信息資源的建設來說尤為關鍵。檔案可以在大數據技術的加成下，在數量較多、復雜性高的數據中篩選出最具價值的數據信息資源，科學整合并且分析出具有價值的信息資源，從而把握檔案管理工作的實際發展趨勢，進而能夠最大程度上加強檔案資源的實際利用效率。

3.3 統籌規劃與分布管理相結合

在展開事業單位檔案信息化、數字化管理工作實施過程中，工作人員需要堅持將統籌規劃與分布管理相結合的基本原則。在財力支持方面比較有限的基礎上，要依照經濟發展水平以及檔案管理部門可獲取到的財力資源，創建出長短結合的硬件設施管理和建設工作方案，需要添置一些先行管理設備，通過逐年分布添加的主要形式開展工作。在計算機硬件配置方面，要依照工作業務的基本需求以及工作人員計算機操作水準，根據高中低三個檔次進行配置。在硬件設施配置過程中，需要堅持應用高配置的服務器、低配置的基本形式，在進行硬件替換的時候，將高配置的新機當作服務器，將低配置的舊機當作終端[4]。

3.4 加強對檔案的硬件管理

針對硬件環境展開建設是檔案管理工作的基本內容，在信息化背景下，為了可以有效實現檔案管理工作的科學優化，就要有效加強檔案管理硬件環境的整體建設，進而加強檔案內部的硬件管理。要求相應單位要建立檔案專門管理部門，比如檔案管理室等，并且在硬件方面加強檔案管理室的防塵、防磁以及防潮等相應功能，創建出更為有效的檔案批準授權相關管理制度，避免針對檔案數據做出歸檔以及查詢。對于計算機病毒以及防火墻等有效防御功能，展開更為深入研究和運用，對計算機內部的檔案數據進行全面、科學的保護，避免檔案信息和數據出現被泄露現象。有效加強計算機系統整體監管工作，系統管理人員需要針對計算機軟件展開統一安裝，可以在根源上杜絕病毒的侵入。同時生成電子檔案。針對信息資源實施收集、整理以及鑒定和歸檔，未來對檔案展開利用的時候也可以更為方便。

3.5 堅持長期和短期目標相結合

在制定以及執行工作目標方面，需要堅持做到將長期目標以及短期目標相結合。依照整體管理工作要求，本著科學、實用以及適用的基本工作原則，保證長期工作目標以及短期的工作目標之間達到相契合。長期工作目標需要站在管理制高點，全盤分析，達到工作高效和統一，為技術發展預留出兼容以及擴充的基本余地，避免管理工作走彎路，同時也可以有效避免出現資源浪費。近期工作目標主要關注實用以及可行。基礎工作業務的實際建設需要依照標準化基本要求，實施檔案資源管理以及電子計算機著錄，做好檔案信息的標引工作。在檔案資源管理工作細節之處，需要做到精益求精，不能敷衍了事。工作人員需要落實近期工作目標，確認和修訂長期管理目標，做好檔案管理的改善工作，實現資源的深入管理。針對事業單位內原始檔案以及新歸檔案內部數據信息處理，工作人員需要做好信息區分。針對新舊檔案實施數據信息處理，主要依照先新、后舊的工作原則，針對新歸檔的檔案資源，需要通過新手段實施數據信息化處理，舊檔案的管理工作需要放在第二步進行處理。針對館藏檔案，需要依照先重點后一般的基本工作原則，針對當前館藏檔案實施分析，其中具有重要價值的檔案資源實施數字化、信息化處理。同時，對館藏檔案實施清理，針對已經失去保留價值的檔案資源依照相關規章制度進行銷毀，這樣可以有效減少重復性勞動[5]。

結束語

綜上所述，事業單位實施檔案管理信息化建設工作是有效實現知識服務的主要手段，要創建科學規劃制度，關注辦公自動化系統與業務系統之間展開科學協調。在實施檔案管理信息化建設的主要工作之時，能夠有效促進檔案信息之間的銜接，獲取到更為豐富的檔案信息資源，對檔案信息資源展開科學收集與整合，為事業單位各方面工作而服務，充分實現事業單位檔案信息化建設工作的實際效益。

參考文獻

[1]徐敏.機關事業單位財務檔案信息化管理的問題及策略[J].冶金管理，2023（07）：104-106.

[2]成博.提升事業單位檔案信息化建設的方法策略[J].黑龍江檔案，2023（01）：95-97.

[3]王愛珍.論事業單位檔案信息化建設的問題與對策[J].檔案天地，2022（12）：52-53.

[4]耿穎.機關事業單位財務檔案信息化管理問題及策略探討[J].商業觀察，2022（34）：57-60.

[5]付冰.談事業單位檔案信息化建設中的問題及有效對策[J].黑龍江檔案2022，（04）：124-126.

（作者單位：白山市體育工作隊）