大數據時代電子檔案信息化管理體系建設研究

摘 要：信息技術在檔案管理工作中發揮重要作用。檔案管理由傳統紙質檔案人工管理到現在的電子檔案信息化管理，真正意義上實現了創新性發展，使管理更加科學完善。本文根據大數據時代電子檔案信息化管理體系建設進行深入研究，通過信息化管理體系建設的必要性、存在問題、有效策略開展全面分析，進而為保證檔案信息資源安全性、真實性、完整性，提高檔案管理利用效率，提升公共服務水平，發揮檔案潛在價值提供建議。

關鍵詞：大數據；電子檔案；信息化

2021年，中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要推動檔案信息化建設再上新臺階，進一步融入數字中國建設，同時要提升檔案信息化基礎設施設備安全水平。2023年頒布的《數字中國建設整體布局規劃》也為檔案信息化建設指引了前進方向。隨著社會進入大數據時代，檔案資源實現信息化管理已成為大勢所趨，具有重要的現實意義與歷史意義。通過整個檔案行業的轉型升級，使得檔案管理流程更加科學合理，實現多方信息的高效整合，為資源的共建共享奠定了堅實基礎。為此，檔案主管部門應堅持與時俱進的原則，牢固樹立問題導向，解決當前面臨主要問題，形成更具科學性、規范性、特色性檔案信息化發展策略，不斷促進檔案事業轉型升級高質量發展。

1 大數據時代電子檔案信息化管理體系建設的必要性

檔案涉及面廣、內容豐富、價值較高，在大數據時代，檔案管理逐漸走向多元化、多樣化，為推動相關工作順利開展，充分發揮檔案“存史資政育人”作用提供了極大便利。

1.1 保障原始檔案安全性

在傳統的檔案管理模式下，受檔案庫房溫濕度、電路電源、蟲蛀腐蝕等安全因素影響，以及在人工翻閱查詢過程中，極易導致檔案受到風化、撕裂、丟失、泄露等不可逆損害，引起各種事故。在大數據時代，傳統紙質文件管理轉化為電子檔案信息化管理，其不僅有保存方便、存儲周期長、穩定性好、查詢利用高效等優點，更是保證原始文件的安全性。國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2016）中對新時期檔案信息安全提出了新的要求，相關檔案部門單位可利用區塊鏈技術或者權限控制、數字簽章、冷備熱備等技術手段保證檔案信息的安全性、真實性、完整性。

1.2 促進檔案管理高效性

在知識爆炸的信息時代，每天都在產生大量結構化、非結構化信息資源，檔案的總量、復雜度、種類也有巨大飛躍，大大增加檔案管理工作的難度，傳統的管理模式已不適應新時代檔案事業發展要求。采用大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等先進技術手段，創新工作理念模式，加快檔案資源轉型升級，可最大限度提高檔案征集、管理、存儲、利用、共享等運作效率，推動檔案管理外延的無限擴大，使海量的檔案數據得以安全保管。通過功能強大的數字檔案管理系統，使得檔案的收集整理、存儲利用等流程得以簡化，工作效率得到大幅提升，在一定程度上減少了人力物力投入，也可通過數據分析、數據挖掘、主動推送等技術手段，為領導決策與重大工作提供決策支持，進而促進檔案管理可持續發展與現代化水平的提升[1]。

1.3 提升檔案資源共享性

在傳統檔案管理利用模式中，流程性工作較多，許多信息由于查找困難而未能發揮檔案潛在作用價值，整體工作成效受到嚴重影響。在檔案管理利用采取信息化措施過程中，可實現大批量檔案的精準快速檢索、查詢、共享、利用，使得檔案利用工作跨越時空限制，用戶可通過計算機、手機等終端隨時獲取準確信息，推動檔案資源的互聯互通和共享利用，檔案的價值得到彰顯。 同時利用信息化技術，可進一步強化行業內外各部門單位之間的合作與交流，形成工作合力，共同優化檔案信息資源的完整性、準確性，保證檔案管理質量，提高公共服務水平。

2 大數據時代電子檔案信息化管理體系建設存在問題

2.1 檔案信息化管理體系不完善

一是各地檔案主管部門領導者與管理者信息化管理理念薄弱，數據管理的思維缺失。單純認為檔案工作由兩到三個工作人員收集、整理、轉移庫房即可，無需耗費財政資金去優化管理模式。對于先進新興技術的融入與使用毫不在意，甚至部分單位即使進行信息化整改，也只是浮于表面、流于形式，造成資源的嚴重浪費。二是部分單位雖然對于信息化管理給予高度重視，但是尚未配置科學合理的管理機制。導致日常檔案管理工作存在不少漏洞，相關流程性業務不夠標準、規范，使得信息化技術優勢難以得到充分發揮，與大數據時代嚴重脫節，無法促進檔案管理工作的信息化發展。三是缺少自主管理維護能力。相關信息化建設工作大多由外包公司獨立完成，檔案主管部門參與度較少，無法結合自身工作需求加強頂層系統平臺、功能手段設計與規劃，嚴重制約了檔案事業的快速發展。

2.2 檔案信息化基礎設施不先進

一是組織架構問題。大多單位的檔案管理部門都由辦公室代管，不具有獨立性，加之很多單位缺乏長期有效常態化檔案信息化建設管理機制，領導缺乏深刻認識，認為檔案管理并非核心工作，對于信息化建設難以提供持久有力的人力、物力、財力支持，直接阻礙了檔案信息化建設步伐，存在較為嚴重的滯后性。二是資源建設問題。從軟硬件角度分析，目前部分單位已建立較為完整的檔案信息化系統平臺，但是由于在建設初期，單位領導者與管理者尚未進行充分市場調研與自我剖析，建成的系統與實際工作需求不符，先進性、匹配性、針對性不夠，同時在后期更新換代與日常運維力度不夠，使得檔案信息化基礎設施建設基本成為擺設。

2.3 人員專業化管理水平不到位

新時期檔案信息化建設工作，人才是第一要素，干部隊伍水平的高低是關鍵前提。但是目前檔案系統內部復合型人才稀少，基礎人員配置難以支撐檔案信息化管理工作的提升。一是部分檔案管理人員都是因為年齡、學歷等因素由其他崗位轉崗而來，尚未進行專業系統的檔案業務培訓便上崗管理。管理員新手占有較大比例，或者具備專業檔案管理素養，但由于理論知識、思維模式受傳統檔案管理模式影響，難以在短時間內精通并熟練應用檔案信息化操作管理技術，嚴重影響整體信息化進程。二是部分單位尚未建立完善系統、科學合理的職業生涯指導。開展相關業務理論培訓活動較少，實踐技能培訓較為單一。如若開展也僅僅是停留在“幾張紙”上的簡單學習，實際學習效果忽略不計，使得整體干部隊伍人員素質、技能水平長期停留在初級階段，創新性思維、開拓性思路較少，難以靈活處理大數據時代檔案管理工作存在的各種問題，形成惡性循環[2]。

2.4 檔案安全防護措施不健全

大數據信息化時代雖然為檔案信息資源管理帶來了極大便利，但是電子檔案的收集整理、存放利用、共建共享等各項流程仍然存在較高的安全隱患，容易出現數據泄漏、文件損壞等不可逆問題，安全系數不高。一是在系統建設初期，在采購服務器、存儲器等硬件設備時，沒有進行安全性能研究，尚未配置安全網關、安全審計等安全設備，使得系統在運行過程中完全暴露在網絡上，極易導致社會不法分子通過各種途徑竊取、損壞電子文件，造成不可逆損失。二是在系統開發過程中，沒有設置身份識別、權限控制、數字簽章等安全技術手段，使得在對外查詢利用過程中容易出現用戶信息丟失、電子數據被竊取、系統平臺被攻擊等安全性問題，從而影響自身工作開展。三是在對外開放、共建共享過程中，缺少區域內、行業內共享利用方案，共建共享流程不夠科學、規范、可靠，使得在數據傳輸利用中存在安全風險，導致其安全系數不高。

3 大數據時代電子檔案信息化管理體系建設有效策略

在大數據時代，為了能夠讓檔案管理工作借助信息化技術“插上翅膀”，需要檔案主管部門領導者牢固樹立問題導向，針對當前存在的各項問題挑戰切實通過多種方式加以解決，進而構建以資源共享為方向的信息化思維，全面加速檔案信息化建設步伐。

3.1 不斷構建檔案信息化管理體系

一是提高檔案信息化管理意識。深刻認識到現代科學技術在檔案行業的應用價值，從思想上剔除傳統模式下以人工收集、手動歸檔、被動利用的思想，時刻更新行業發展觀念，凸顯檔案工作重要地位，在頂層設計層面推動檔案信息化工作順利開展。二是強化領導。設置檔案信息化領導小組，進一步加強信息化工作領導，健全信息化建設長效機制，持續提升檔案信息化水平[3]。領導小組負責參與制定本單位本行業信息化規劃、法規政策和標準規范，負責編制本系統信息化專項規劃并組織落實，保證各項檔案流程性工作有章可循、有法可依。同時要定期開展總結會議，按照“科學規劃，持續投入，分步實施”的工作思路，擬定本系統年度工作計劃并組織實施，召開信息化重大問題研究，全面推動公共管理與服務信息化建設。三是優化檔案信息化建設流程體系。檔案主管部門領導者與管理人員要全面分析自身工作需求與存在問題挑戰，深入開展市場調研，及時“走出去”，在行業內尋求運用成熟、科學合理、可行性強的系統平臺建設方案，同時要與外包公司及時溝通，時刻掌握建設過程中出現的問題，以邊檢查、邊指導、邊督促、邊整改的原則，提高檔案信息資源管理系統平臺功能的針對性、精準性，從而提升檔案信息化建設準確度和有效性。

3.2 不斷加強信息化基礎設施水平

一是要明確檔案工作的重要性。全面貫徹落實當地關于加強數字檔案館（室）建設的重要指示精神，著力加強數字檔案館建設，不斷推動智能檔案庫房建設，在加強檔案信息化基礎設施建設、完善檔案管理系統功能、豐富檔案數據資源、構建檔案安全防護體系上下功夫。同時可依托相關政策支持，積極向上級主管部門申請檔案信息化建設專項資金，為后期配置軟硬件設備提供良好財政保障。二是適時有效構建系統平臺。在建設系統平臺時，要根據自身工作需求，按需選擇物聯網、人工智能、數據挖掘、云計算等合適的軟件與信息技術，優化檔案工作與科學技術的融合度。利用物聯網技術，實現檔案集中自動歸檔入庫，從而減少對人工的依賴性，在計算機網絡技術的基礎上，將檔案文件安裝RFID數字標簽，實現檔案自動化收集整理，提高自動化水平；利用人工智能技術，將電子檔案數字資源庫中的文字信息統一匯聚，在便于今后查找保存的同時，也可根據關鍵詞快速精準定位所需文件，為后期開發利用工作提供信息參考，提高檔案的利用效率和利用質量[4]。

3.3 不斷提升干部隊伍專業化素養

人力資源是提高檔案信息化水平的關鍵因素，創新檔案管理模式，需要各部門單位多措并舉、多管齊下，重視檔案管理人才的培養。一是加強專業技術人才引進力度。通過當地人才引進政策優勢，以招聘、考選、借調等方式引進高校畢業生、行業內外業務骨干，不斷為檔案信息化團隊注入動力與活力。二是做好檔案管理人員培訓工作。制訂完善的人才培養計劃，以培訓為抓手，注重拓視野、強素質、提能力，探索構建“大數據+互聯網+檔案”模式。在理論方面突出對《中華人民共和國檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》政策文件的深入學習；在業務方面突出對檔案信息化建設、前沿信息技術應用等知識的掌握，融會貫通，學習借鑒好的經驗做法，進一步創新工作思路，轉變工作方法，解放思想，開拓視野，強化實際操作能力，為檔案管理信息化建設提供更多的后備人才[5]。

3.4 不斷優化數據安全防護手段

在大數據時代背景下，存在相當數量的不法分子通過計算機網絡非法獲取重要信息，檔案作為最為關鍵的數據信息綜合資源，其安全性日益受到關注。作為檔案管理部門，一要在系統平臺建設初期，同步配置防火墻、漏洞掃描、安全審計、雙機熱備等安全設備，以及身份認證、訪問權限、人臉識別、傳輸加密等技術手段，進一步采取有力的安全措施完善檔案信息化系統安全功能建設，使其可高效處置管理利用過程中可能出現的故障，堅決守好運行安全紅線。二是優化網絡安全管理體系，制定《電子檔案文件安全利用條例》《檔案數據共建共享安全方案》《檔案信息化數據安全管理制度》等標準文件，同時要保證人員職責落實到位，做好應急演練工作、檔案數據異地異質備份工作，從而保障電子檔案的隱私性、安全性、完整性、準確性。

結語

綜上所述，在大數據、“互聯網+”時代背景下，檔案行業實現信息化管理對于今后的發展至關重要，為此需要相關部門單位領導者順應時代潮流，不斷創新工作模式，及時轉變工作思路，完善檔案管理制度，打造專業化干部隊伍，提高檔案安全保密體系水平，使得檔案資源的潛在價值得以利用，從而推動檔案事業可持續高質量發展。

參考文獻

[1]王敏.數字化時代高校檔案管理信息化建設路徑[J].中國管理信息化，2023，26（12）：200-202.

[2]路飛.信息化背景下檔案管理的科學化建設探究[J].辦公室業務，2023（18）：11-13.

[3]胡淑君.信息化背景下事業單位檔案管理的創新策略[J].黑龍江檔案，2023（04）：228-230.

[4]劉巖.數字化背景下事業單位人事檔案管理工作分析[J].黑龍江檔案，2023（04）：210-212.

[5]徐華江.資源共享視角下事業單位檔案信息化建設[J].國際公關，2023（16）：81-83.

作者簡介：馬建光（1978— ），大學學歷。山東省臨沂市蘭陵縣檔案館副館長、館員，主要從事檔案業務指導、保護利用、檔案信息化建設等方面的工作。