自然資源數字檔案室建設策略

摘 要：在新時期背景下，依托信息技術打造現代化的檔案管理體系已受到多方關注，文章從數字檔案室建設的角度出發，圍繞自然資源管理領域的檔案室建立、信息采集、整理和儲存等多個領域，制定全面的管控方案，通過制度體系建設強化檔案室建設的規范性和標準性，結合自然資源檔案管理的具體需求展開功能分析，確保能夠為自然資源檔案數字化轉型以及細節管控提供保障。

關鍵詞：自然資源；檔案管理；數字檔案室；建設策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

數字檔案室主要是指機關在履行自身職能的過程中利用現代信息技術管理、儲存以及利用檔案的多功能信息化檔案管理平臺。目前，在大數據發展環境下，數字檔案室成為檔案管理的新型途徑，而自然資源管理的工作內容較為復雜，加大力度落實好數字檔案室的建設，不僅有助于推動自然資源檔案管理的轉型和升級，還可以為自然資源監管以及保護等行業的發展奠定良好基礎。

一、我國自然資源檔案管理的發展歷程及現狀分析

自然資源檔案來源于自然資源規劃和發展領域，屬于現代化生態文明建設中的重要組成部分，其中的檔案管理以及建設與我國檔案信息化工作的整體發展進程相吻合。數字檔案室在21世紀初期逐步興起，依托信息技術全面推動傳統檔案工作的發展和轉型。計算機操作取代了傳統的手工作業，能夠實現檔案自動編目、檢索以及標引，在解放了勞動力的同時，提升了檔案管理的效率和質量。

傳統的紙質檔案也實現了數字化轉型，并按照檔案信息的類型劃分，可以將其統計為土地調查、城鄉土地管理規劃、礦產資源調查、不動產統一登記等細化項目。隨著我國生態文明建設的不斷推進，自然資源管理行業的發展體系更為成熟，在檔案管理過程中往往需要按照“資源為先、標準規范、整體推進、確保安全”的原則展開創新，尤其數字檔案室的建設更需要遵循《數字檔案室建設指南》《數字檔案室建設評價辦法》以及《國土資源信息化“十三五”規劃》的相關標準實現功能和細節的分析。目前，我國自然資源數字檔案室的建設已經初見成效，并且打造了一批全國示范數字檔案室，如自然資源部數字檔案室、武漢市自然資源和規劃局數字檔案室、廣東省自然資源廳數字檔案室。這些檔案室的高質量發展象征著以信息技術為依托構建的檔案管理體系，能夠為我國檔案工作的數字化發展和建設提供助力。

二、自然資源數字檔案室建設的功能及方向

隨著我國生態文明發展水平的逐步提升，落實自然資源檔案管理成為社會發展中的重要一環，而數字檔案室的建設也需要具備時代性和規范性特點。從目前絕大部分數字檔案室的建設成效及案例分析角度來看，可以從以下幾個層面提升自然資源數字檔案室的規范性，通過功能拓展來滿足自然資源規劃和管理的具體需求。

1.通過標準體系建設，打造檔案管控標準化制度

完善標準規范體系的建設，并結合檔案管理的具體需求，構建科學的管控方案，對于自然資源檔案室的可持續發展具有極強的促進作用。目前，眾多自然資源廳以及相關部門建立在信息技術的基礎上實現針對性創新，構建一系列的檔案管理系統、數據庫、數字化加工體系、數據共享以及整合系統，用于自然資源檔案數據信息的管理和使用，但這些系統的功能較為復雜，在實際應用過程中存在較強的多樣性。

為了保證數字檔案室的建設符合自然資源管理的具體需求，還需要為其打造相關的制度體系以及規范化的檔案室管理模式，需要相關部門結合自身的實際情況，制定檔案管理系統建設規范，圍繞自然資源廳、各級自然資源行政部門、事業單位以及相關主體，制定針對性的管理規范，其中包含系統設計以及實施的實際要求、功能、所需技術體系、系統建設的規劃細則，適用于廳機關以及各級行政主管部門開展日常的檔案系統建設、評估、使用、升級和優化。針對數字檔案室中的各項檔案信息，還需要制定明確的使用規范，如數據庫的建設是自然資源檔案管理的重點內容，所制定的標準化規范往往圍繞著表、視圖、函數、字段和存儲過程等數據庫對象的命名、過程以及安全管理來劃分。由于檔案管控的細節眾多，為了提升數字檔案室的運轉效率，還需要圍繞元數據制定標準使用規范，如結合電子文件的形成、歸檔、共享及交接等過程實施管理。在檔案數據信息加工的過程中，還需要針對紙質檔案、錄音、錄像和照片等開展規范化管理，其中的檔案整理、圖像處理、檔案掃描、入庫、數字資源庫建設及數字化成果驗收等多個環節，都需要有與之相對應的管理規范。有了這些明確的規范，才可以使數字檔案庫的建設和使用具備更強的規范性和標準性，也可以使國家標準進一步擴充，推動自然資源數字檔案室的有序建設和標準化發展。

2.以宏觀視角為依托，提升檔案系統拓展范圍

自然資源管理與規劃工作的開展，往往需要結合我國自然資源的變化規律展開階段性調整，要求數字檔案室具備拓展性和兼容性的特點，能夠不斷適應不同階段以及不同時期的發展要求。為了達到這樣的目的，目前各大自然資源廳以及相關機構紛紛采取了模塊化的方式展開檔案室的設計，該種方式的基本思想為自上向下逐層分解、整體信息分而治之。

針對自然資源檔案的接收、管理、儲存和使用等常規功能開發了擴展性系統，系統中的“收集中心”主要負責將前端業務系統采集到的各項檔案數據信息歸檔，提升數據信息的收集和管控能力；系統具備開放性接口，可以直接和自然資源廳、企事業單位以及各地區的行政主管部門日常辦公系統對接，如OA政務系統、地籍資源管理系統和建設用地管理系統等，隨著業務的發展，能夠不斷實現信息的匯總；系統中設置的“管理中心”主要負責劃分檔案類別，如自然資源檔案、專業檔案是兩個最大的類別，在此基礎上又劃分出了文書類、建設用地類、不動產登記類、地質環境類、礦產類和執法監察類等多個子系統，方便實現多種類型檔案的統一管理、一體化建設和使用。

系統開發了“保存中心”，電子文件以及傳統的紙質文件都可以統一實現線上線下的歸檔，并且綜合分類結果為其自動賦予檔號，結合系統中的檔案號，又可以打造逐級分類體系，建立在物聯網的基礎上，確保檔案數據信息的轉存、生成及使用都形成固化信息，能夠保證數據信息的安全性，也可以為檔案的續存、銷毀、移交等提供明確的數據支撐。

除此之外，還針對檔案編研工作的開展制定了相對應的拓展性內容，系統設置的權限審查機制，可以結合工作人員的工作職能變化、崗位調動等實現權限信息的優化，人員所持有的賬號在崗位職能信息變化之后會自動變更權限，有助于提升檔案管理的安全性，也可以減少不必要的授權等復雜的操作流程。

3.提升檔案檢索的靈活性，提高資源利用效率

自然資源檔案類型繁多，數量極為龐大，在日常檔案管理的過程中，不僅需要完成常規的歸檔、儲存、分類、使用等工作，還需要針對檔案資源的價值挖掘和利用來創新。

例如，礦業權檔案是自然資源管理領域的重要信息，能夠為我國地質找礦以及國家編制礦產資源規劃等工作提供明確的參考。在土地資源管理的過程中，建設用地檔案又可以反映不同地區土地的利用情況，并為土地征收、使用、調換以及使用權出讓等工作提供依據。這些檔案數據信息的日常使用頻次高、細節內容較多，為了進一步提升檔案信息的利用效率和質量，需要優化原有的關鍵詞檢索系統，以提升檔案資源查找和共享的效率。

目前，眾多自然資源廳以及相關部門紛紛以權限管理作為依據，支持多角度以及多途徑的檔案數據信息檢索和利用模式，并滿足各方主體的檔案查找和歸檔需求。檢索系統中提供了檔案類型檢索、全文檢索、模糊關鍵詞查詢和跨檔案門類檢索等功能，可以結合用戶的實際需求輸入檢索字段、關鍵詞，系統會自動判斷其中的邏輯關系，主要用于全文、業務過程、條目等層次的查找。這種多樣化的檢索方式有助于精準地查找所需要的檔案，也可以滿足不同類型使用者對于檔案的檢索需求，能夠提升自然資源檔案管理的便捷化程度，有助于最大化提升檔案數據信息的價值。

4.落實數字資源建設，強化數字檔案室信息化程度

目前，數字資源建設是檔案資源數字化轉型的核心手段，結合數字檔案室建設的具體要求，應該針對不同門類的電子檔案以及傳統檔案統一化管理，并將其全部納入數字檔案室。在這個過程中，涉及存量檔案數字化工作，尤其是紙質檔案的目錄庫、原文庫和多媒體庫建設存在較多的挑戰，既要全面實現紙質檔案資源的數字化轉型，又要確保檔案信息不缺漏，對于信息技術的應用熟練程度以及完整性有較高要求。

目前，我國部分地區的自然資源廳已經初步實現了數字資源建設的初級目標，新增了文書檔案、特殊載體檔案以及專業檔案的數字化轉型工作，對不同門類的數字化成果以及電子數據實現細節優化，包含清理、規范和儲存。

比如，電子檔案分級存放規范命名的落實，能夠使電子檔案的使用和檢索更加清晰，文件名稱的命名合規性清理有助于提升檔案管理的規范性程度，在傳統載體檔案數字化成果轉換的過程中，增加了OCR識別技術處理之后的電子檔案，直接會生成相對應的目錄。同時，也會保留原文數據、流媒體數據信息等。這種數字化轉型的方式，強化了各類業務的現代化水平，全面提升數字檔案室電子文件管理的水平和成熟度，有助于提高自然資源檔案管理的效率和質量。

5.構建檔案資源多樣化管理體系，豐富檔案室發展層次

自然資源管理檔案數據信息分為多種類別，而在自然資源庫建設的過程中也新增了文書、科技、專業和聲像等多種類型的檔案儲存模塊，可以作為不同門類電子檔案和實體檔案輔助管理的依據。這些模塊具備較強的可擴展性，包含了門類擴展、元數據管理擴展、分類方案擴展等，并與基層自然資源管理和規劃工作對接，結合用地預審、土地估價、總體規劃、礦業儲存量評估及行政訴訟等具體業務需求，提供與之相對應的檔案資源管理渠道，能夠實現多門類檔案管理。在此基礎上，還可以實現檔案數據信息的共享，通過數字檔案平臺能夠直接與不同部門、不同崗位的人員對接，建立在自身權限等級劃分的基礎上，能夠實現數字化檔案的傳遞、借閱。該種方式是提高檔案資源利用效率的重要手段，也可以改變傳統自然資源管理和規劃的信息孤島問題，增強檔案信息的傳遞范圍，及時發現其中存在的問題，從而提升檔案管理的全面性和科學性。

6.打造檔案管理安全保障機制

自然資源檔案管理對于自然資源管理和規劃工作的開展有著極強的促進作用，而數字檔案室的建設也需要提供與之相對應的安全管理規范，尤其要積極應對目前信息技術發展漏洞和互聯網中存在的各項問題。安全保障體系的建設通常以備份管理為主，如絕大部分的數字檔案都會采取進線備份以及離線備份兩種方式相結合的方法實施安全管控，針對所有以電子方式儲存的檔案數據信息，都設置了檔案數字副本、目錄數據庫、檔案室系統配置文件以及日志文件等備份系統。這些備份系統可以及時采集數字檔案室日常運維、管理、發展過程中的各項數據信息，做到整體檔案信息全備份。備份的設備以光盤刻錄、藍光光盤檢測機、條碼打印機、條碼掃描機和藍光光盤等為主，統一備份和管理的模式，有效保障了實體檔案的安全。

另外，數據備份軟件也可以作為安全管控的重要工具，能夠將重要數據源源不斷地備份到儲存設備上，一旦數字檔案室出現了系統宕機、網站崩潰等問題，管理員在短時間之內可以快速修復，不需要重新安裝操作系統以及應用程序，直接通過啟動備用源來實現恢復。在系統中設置了數據庫備份以及恢復的功能，添加相關信息之后便可以自動備份數據庫中的一系列信息，在出現數字檔案室被攻擊、系統損壞等情況之后，可以實現一鍵恢復。

三、結語

綜上所述，數字檔案室的建設是目前檔案管理工作高質量發展的核心成果，而自然資源管理與規劃部門的日常工作內容較為復雜，形成的檔案數據信息體量大且管理難度大，推動數字化轉型是自然資源檔案管理的必然發展道路。數字檔案室的建設往往要結合具體的檔案使用需求、業務發展需求實現功能上的創新，而管理機制的落實則需要圍繞檔案數字化發展轉型的實際特點和問題，為其提供安全保障，有助于推進自然資源檔案事業的健康發展，也可以為我國檔案管理行業的創新提供可持續性動力。

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（作者單位：山西省呂梁市規劃和自然資源局）

作者簡介：高倩男（1988—），女，漢族，山西呂梁人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案類管理。