基于人才流動帶來的人事檔案實務(wù)問題研究

杜佳　李占坡

摘 要：為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，人才的流動在現(xiàn)代社會中日益頻繁，人才合理的流動既可以在社會發(fā)展中合理分配人才資源，又可以給人才提供更優(yōu)質(zhì)的發(fā)展空間。日益頻繁的人才流動，體現(xiàn)了我國人力資源價值實現(xiàn)的同時，也折射出我國的人力資源市場走向穩(wěn)定和成熟。在人才流動趨勢下，人事檔案管理難免遇到一些困難或問題，影響人事檔案的準(zhǔn)確性、安全性以及影響人才服務(wù)效果，為此，必須找到問題癥結(jié)所在，以提高人事檔案管理水平，適應(yīng)現(xiàn)代社會人才流動的需求。

關(guān)鍵詞：人才流動；人事檔案管理；存在問題；應(yīng)對對策

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

人才流動在現(xiàn)代社會中普遍存在，員工離職、轉(zhuǎn)崗以及招聘新人等因素導(dǎo)致企事業(yè)單位內(nèi)部的員工變動頻繁，人事檔案實務(wù)問題的出現(xiàn)往往與人才流動帶來的變動密切相關(guān)。在人才流動大趨勢下，如何科學(xué)、合理地開展人事檔案管理工作受到社會各界的廣泛關(guān)注。本文就人才流動給人事檔案管理帶來的新問題及相關(guān)對策展開全面探討和研究，旨在解決開展人事檔案管理中遇到的突出問題，為推動我國人力資源市場的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展提出可行計策。

一、人才流動背景下做好人事檔案管理的重要意義

1.保障人力資源配置的合理性和有效性

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障以及組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案可以為企業(yè)提供一個全面而準(zhǔn)確的員工數(shù)據(jù)庫。管理者可以根據(jù)這些信息，合理安排員工的工作任務(wù)，培養(yǎng)和發(fā)展員工的潛力，并根據(jù)員工的能力和素質(zhì)實行合理的晉升和調(diào)整。通過對人事檔案的分析，能夠發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)勢和劣勢，并梳理整合指導(dǎo)企業(yè)開展人事工作的資源數(shù)據(jù)庫，從而將人力資源戰(zhàn)略與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略統(tǒng)籌思考，制定科學(xué)、有針對性的人力資源規(guī)劃。通過做好人事檔案管理，可以確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，為人才流動和崗位匹配提供更好的支持，從而保障人力資源配置的合理性和有效性。

2.維護(hù)企業(yè)和員工的合法權(quán)益

人事檔案是企業(yè)與員工之間權(quán)益關(guān)系的法律依據(jù)和證明，包括合同約定、工資支付記錄、績效評價和獎懲記錄等。在存在爭議或糾紛時，人事檔案可以作為重要的證據(jù)來源。人事檔案記錄了員工的工資福利信息，可用于確保合同約定的工資支付和福利待遇的實施。同時，對于員工享有的各項權(quán)益，如保險、福利和休假等，人事檔案也可以提供有效的證明和保障。在人事管理過程中，可能出現(xiàn)員工與企業(yè)之間的糾紛和爭議，人事檔案中的信息可以作為合理、準(zhǔn)確和客觀的證據(jù)，為處理糾紛和爭議提供支持，維護(hù)企業(yè)和員工的合法權(quán)益。

3.促進(jìn)人才市場的健康發(fā)展

人事檔案是人才市場的重要組成部分，反映了人才的基本信息和能力水平。通過記錄員工的背景、技能和經(jīng)驗等信息，人事檔案可以為企業(yè)的招聘工作提供重要參考，幫助企業(yè)選拔和引進(jìn)適合的人才。在調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)部員工之間的關(guān)系和人員變動的過程中起到極為關(guān)鍵的作用，確保管理工作的質(zhì)量能夠為企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展提供源源不斷的人力支持。做好人事檔案管理工作，可以促進(jìn)人才市場的健康發(fā)展，提高人才市場的透明度和公信力，從而推動人才市場的繁榮和發(fā)展。

二、人事檔案具有的特點

一是全面性。人事檔案是員工個人信息的全面記錄，包括員工的工作經(jīng)歷、獎懲情況以及工資情況等各方面的信息。這些信息對于了解員工的工作表現(xiàn)和潛力具有極高的價值，是人力資源管理工作的重要依據(jù)；二是現(xiàn)實性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)人事檔案來合理利用人才，并根據(jù)員工的工作表現(xiàn)調(diào)整工資等福利待遇。這使得人事檔案在現(xiàn)實工作中具有極高的實用價值；三是真實性。人事檔案在記錄信息時，必須保證信息的全面、客觀和真實，以保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出合理的用人決策，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造有利條件；四是動態(tài)性。隨著員工的工作表現(xiàn)，人事檔案中的信息也會不斷更新和修改。人事檔案應(yīng)該能夠反映員工所有工作情況的真實動態(tài)，以適應(yīng)企業(yè)對員工管理的需求；五是流動性。人事檔案不僅僅是記錄，還是一種資源。在企業(yè)的發(fā)展過程中，管理者需要將人事檔案與人事管理有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮其作用，使得人事檔案具有極高的流動性，可以更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展；六是機(jī)密性。人事檔案中記載的內(nèi)容涉及員工的功勞、過錯等所有情況，具有一定的機(jī)密性。根據(jù)我國法律規(guī)定，員工的人事檔案信息不得向其他人透露，也不得擅自公布于眾，這是對員工隱私的保護(hù)，也是維護(hù)公司內(nèi)部和諧穩(wěn)定的重要措施。綜上所述，人事檔案在工作中具有極高的實用價值，能夠為人力資源管理、人才利用、決策制定等方面提供有力支持。同時，人事檔案的管理和維護(hù)也需要得到足夠的重視，以確保信息的真實性和保密性。

三、人才流動趨勢下人事檔案的管理困境

1.人事檔案未得到及時更新和維護(hù)

隨著人才的流動，個體的履歷信息將隨之改變，原有的人事檔案需要及時更新和維護(hù)，以保證檔案的準(zhǔn)確性和可靠性。企業(yè)沒有建立完善的檔案管理制度，沒有規(guī)定清晰的檔案更新流程和責(zé)任分工，檔案信息的更新和維護(hù)工作就會被忽視或延誤。在現(xiàn)實工作中，由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，信息獲取不及時、檔案管理不規(guī)范等原因，檔案的更新和維護(hù)工作常常滯后，給人事管理帶來一定的困擾。管理者可能無法全面了解員工的最新情況和能力，無法實行準(zhǔn)確的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和薪酬調(diào)整，也不能很好地評估員工的績效和潛力。

2.人事檔案管理工作混亂

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國人才流動現(xiàn)象已成為大勢所趨，人員跳槽流動十分普遍。然而，在人才流動過程中，過往“檔隨人走”制度并未得到有效落實，每當(dāng)人才流動過程中伴隨的檔案流動經(jīng)常出現(xiàn)差錯，后續(xù)工作將會受到影響。造成這種現(xiàn)象的原因有兩方面。一方面，許多企業(yè)并不重視檔案管理工作，甚至沒有設(shè)置專業(yè)檔案管理人員及相關(guān)制度，使得在企業(yè)實行人事檔案管理的人員缺乏相關(guān)知識，在管理過程中極易造成個人檔案信息的缺失；另一方面，在檔案轉(zhuǎn)移過程中，可能會出現(xiàn)檔案信息不完整或不準(zhǔn)確的情況。例如，某些細(xì)節(jié)可能被遺漏或錯誤記錄，導(dǎo)致檔案信息的不準(zhǔn)確性，對員工的工作評估、薪資調(diào)整和職業(yè)發(fā)展等造成了影響。

3.信息共享難

隨著人才的流動，原雇主和新雇主之間的人事檔案信息交換成為一個重要問題。不同企業(yè)之間的人事檔案管理系統(tǒng)往往無法實現(xiàn)信息共享與互通，給企業(yè)在招聘、選用以及職稱評定等方面帶來一系列困擾和不便。企業(yè)在招聘新員工時需要重復(fù)收集候選人的個人信息、學(xué)歷以及工作經(jīng)歷等，不僅浪費了企業(yè)的時間和人力資源，還給候選人增加了不必要的麻煩。企業(yè)在選擇候選人時往往無法充分了解其工作背景、績效評價和專業(yè)能力，可能導(dǎo)致企業(yè)對候選人的評估不準(zhǔn)確，無法選擇最適合崗位的人才。企業(yè)在實行職稱評定時往往需要重新收集候選人的工作業(yè)績、基本素質(zhì)等信息，不僅造成了資源的浪費，還使得職稱評定工作的時間和流程變得冗長。

4.人事檔案的安全性問題

隨著人才的流動，原雇主需要保障離職員工檔案的安全性，同時，新雇主需要確保入職員工檔案的完整性和保密性。人事檔案中包含員工的個人信息、工資等敏感數(shù)據(jù)，如姓名、身份證號碼和工資賬戶等。在檔案轉(zhuǎn)移過程中，如果沒有足夠的數(shù)據(jù)安全措施，如加密傳輸、權(quán)限控制等，將有潛在的數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險，可能引發(fā)個人隱私或數(shù)據(jù)被泄露、篡改的情況，給個體和組織造成不可挽回的損失。

四、人才流動趨勢下人事檔案的管理措施

1.建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)是順利開展人事檔案管理工作的一個重要對策。統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)可以為人事部門帶來高效、準(zhǔn)確和安全的檔案管理，確保人員信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。首先，統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)可以提高檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于缺乏統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，檔案的存儲、查詢和更新往往需要大量的人工操作，不僅耗時，還容易出錯。而統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)可以通過自動化的流程，如自動分類、標(biāo)簽和索引，大幅提高檔案管理的效率。采用數(shù)字化管理是統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)的一個關(guān)鍵特點。數(shù)字化管理意味著將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，存儲在計算機(jī)或云服務(wù)器上，檔案的查詢和更新就可以通過計算機(jī)實行，大幅提高了效率。此外，數(shù)字化管理還可以為檔案提供多重備份，確保檔案的安全。例如，如果某個服務(wù)器出現(xiàn)故障，可以迅速從備份中恢復(fù)檔案，避免數(shù)據(jù)丟失。建立統(tǒng)一的檔案格式與管理規(guī)范是確保檔案管理系統(tǒng)高效運行的基礎(chǔ)。統(tǒng)一的檔案格式意味著所有的檔案都遵循同樣的格式和結(jié)構(gòu)，在查詢和更新檔案時就不需要考慮格式的差異，提高了效率。此外，統(tǒng)一的管理規(guī)范可以確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

2.強(qiáng)化人事檔案管理意識

人事檔案對于個人發(fā)展的重要性已不言而喻，因此，只有強(qiáng)化整個社會的認(rèn)知才能從根本上提高人事檔案管理水平。應(yīng)充分重視企業(yè)及個人對人事檔案認(rèn)知水平的提升，并推動人事檔案管理行為規(guī)范化開展。首先，相關(guān)部門要制定企業(yè)關(guān)于人才引進(jìn)及流失的相關(guān)檔案管理工作要求，在篩選人事檔案管理工作人員時，要選擇具備專業(yè)素養(yǎng)的人員開展人事檔案管理工作，只有這樣才能確保人事檔案管理工作規(guī)范化開展；其次，還要加強(qiáng)人事檔案管理工作宣傳，使更多人員認(rèn)識人事檔案對于其未來發(fā)展的重要價值，由此在人才流動過程中更加注重個人人事檔案管理與保護(hù)，進(jìn)而減少“棄檔”“死檔”問題的發(fā)生；最后，還要做到對現(xiàn)任人事檔案管理工作人員的崗后培訓(xùn)工作，保障他們的管理能力和水平始終跟得上時代發(fā)展的要求。

3.完善檔案共享機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)

完善檔案共享機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)是解決檔案信息共享與互通問題的關(guān)鍵措施。相關(guān)行業(yè)組織或政府部門可以發(fā)揮積極作用，完善檔案共享機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)，以確保不同企業(yè)之間的檔案信息能夠無縫轉(zhuǎn)移和共享。首先，行業(yè)組織可以組織行業(yè)內(nèi)的企業(yè)和機(jī)構(gòu)共同參與，共同討論和研究制定適用于整個行業(yè)的檔案共享標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)可以包括檔案信息的格式、存儲方式、索引規(guī)則以及數(shù)據(jù)交換協(xié)議等，以確保不同企業(yè)之間的檔案信息能夠順利地交換和共享；其次，政府部門可以出臺相關(guān)政策，推動完善的檔案共享機(jī)制。例如，可以要求企業(yè)提供檔案信息的電子化存儲和傳輸，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)交換平臺或接口，方便其他企業(yè)獲取和利用檔案信息。通過完善檔案共享機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)，可以促進(jìn)企業(yè)間的信息交流與合作，減少信息孤島和重復(fù)勞動，提高人才選拔以及管理的效率和準(zhǔn)確性。同時，還可以增強(qiáng)企業(yè)之間的信任與合作關(guān)系，促進(jìn)整個行業(yè)健康發(fā)展。

4.加強(qiáng)對人事檔案中敏感數(shù)據(jù)的保護(hù)

在推行信息共享的過程中，必須加強(qiáng)對檔案信息的數(shù)據(jù)安全和權(quán)限控制。通過加密傳輸、權(quán)限控制等手段，確保檔案信息在共享過程中的安全性和隱私保護(hù)。企業(yè)可以使用加密技術(shù)，如SSL/TLS對人事檔案中的敏感數(shù)據(jù)實行加密傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被竊取或篡改。企業(yè)可以根據(jù)員工的工作職責(zé)和級別，對人事檔案中的敏感數(shù)據(jù)實行權(quán)限分級，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和查看這些數(shù)據(jù)。企業(yè)應(yīng)定期對人事檔案中的敏感數(shù)據(jù)做備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的地方，并定期測試和恢復(fù)。企業(yè)應(yīng)要求員工簽署嚴(yán)格的保密協(xié)議，承諾不對外泄露檔案信息。同時，企業(yè)也應(yīng)教育員工遵守保密協(xié)議，嚴(yán)肅處理泄露信息的行為。通過以上措施，企業(yè)可以有效保護(hù)人事檔案中的敏感數(shù)據(jù)，確保員工個人信息的安全，降低數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險。

5.加強(qiáng)對人才流動的合理控制

在人才市場，人才是自由的主體，與企業(yè)逐步達(dá)成契約的關(guān)系，并能夠?qū)嵭凶杂蛇x擇。流動人才大部分都是為了選取更有利于自身發(fā)展的空間，從而來實現(xiàn)自身最高的價值。新企業(yè)擁有更好的待遇，不僅可以提高自身對企業(yè)的滿意度，還可以得到領(lǐng)導(dǎo)及同事的尊重和認(rèn)同。每位員工都想得到他人的尊重，通過自身努力來實現(xiàn)人生的目標(biāo)，如果企業(yè)無法實現(xiàn)與員工協(xié)調(diào)發(fā)展，那么員工定會有跳槽想法，從而提高對人事檔案管理的難度。所以，企業(yè)應(yīng)該尊重每位員工，人性化處理人員去留問題，確保人事檔案管理工作開展順利。企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和能力，提供具有競爭力的薪資待遇和晉升機(jī)會，以提高員工對企業(yè)的滿意度和歸屬感，降低人才流動率。企事業(yè)單位應(yīng)制定合理的人員流動政策，允許員工在一定范圍內(nèi)自由流動，以降低人才流動對企業(yè)的沖擊，同時也可以提高員工的滿意度和歸屬感。企事業(yè)單位也應(yīng)建立健全人事檔案管理制度，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，為人才流動提供便利。同時，要注重檔案信息的共享和互通，降低人才流動對檔案管理的影響。

五、結(jié)論

人事檔案管理在人才流動的背景下面臨諸多挑戰(zhàn)。為確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，組織必須采納一系列對策。首先，數(shù)字化的統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)可以提供高效的查詢和更新功能。其次，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，可以確保檔案的專業(yè)管理和保密性。再次，完善檔案共享機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)可以減少檔案的遺失和滯后，結(jié)合定期的安全檢查和評估，為檔案提供了堅實的安全保障。最后，通過對人才流動的合理控制，企事業(yè)單位可以降低人才流動率，提高員工滿意度和忠誠度，確保人事檔案管理工作順利實行。綜上所述，通過綜合應(yīng)用這些對策，組織可以有效地應(yīng)對人才流動帶來的檔案管理挑戰(zhàn)，確保檔案的高質(zhì)量管理。

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（作者單位：河北科技師范學(xué)院人事處）

作者簡介：杜佳（1994—），女，漢族，河北承德人，碩士，研究實習(xí)員，研究方向：管理學(xué)；李占坡（1983—），男，漢族，河北邢臺人，本科，助理研究員，研究方向：管理學(xué)。