數(shù)字化時代高校加強(qiáng)財務(wù)管理信息化建設(shè)路徑探析

張帆

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.05.061

［摘 要］近年來，信息技術(shù)的發(fā)展推動著各行各業(yè)的信息化建設(shè)，高校也不例外。在教育改革背景下，高校未來必須加強(qiáng)數(shù)字化校園建設(shè)，加強(qiáng)財務(wù)與各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的聯(lián)系，為廣大師生提供便利，從而提升自身的可持續(xù)發(fā)展能力。財務(wù)管理作為高校內(nèi)部管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，會對教學(xué)、科研、后勤等工作產(chǎn)生重要影響。只有加強(qiáng)財務(wù)信息化建設(shè)，才能提升各個環(huán)節(jié)工作的對接效率，促使高校內(nèi)部建立良性閉環(huán)的管理模式。文章以數(shù)字化時代為背景，以高校財務(wù)信息化為研究對象，首先闡述高校財務(wù)信息化建設(shè)相關(guān)概念，其次研究財務(wù)信息化建設(shè)對高校管理的意義，再次分析現(xiàn)階段財務(wù)信息化建設(shè)問題，最后提出相應(yīng)的優(yōu)化思路，為推進(jìn)高校財務(wù)信息化建設(shè)工作提供參考，以期全面提升高校財務(wù)工作效能。

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化時代；高校；財務(wù)管理信息化，優(yōu)化思路

［中圖分類號］G47文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)概念的提出，數(shù)字化時代已然到來，這為高校財務(wù)管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)支持。此外，國家重視高校財務(wù)信息化建設(shè)，教育部、財政部等出臺了一系列政策，為高校財務(wù)信息化建設(shè)提供支持。例如2021年財政部頒布《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》，明確要求加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，優(yōu)化行政單位會計核算流程，提升單位信息化覆蓋率。高校要把握政策機(jī)遇，順應(yīng)政策發(fā)展趨勢，及時調(diào)整傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式，加強(qiáng)信息化建設(shè)。但在實(shí)際信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，由于流程較為復(fù)雜，難免會存在一些問題，例如各層級重視意識不足、欠缺完善的財務(wù)管理流程機(jī)制、信息系統(tǒng)功能尚不健全、風(fēng)險管理能力有待提升等，高校需重點(diǎn)關(guān)注并加以解決。由于高校財務(wù)信息化建設(shè)尚不完善，因此加強(qiáng)對其信息建設(shè)工作的研究具有重要意義。

1 高校財務(wù)信息化概念

高校財務(wù)信息化是指通過建設(shè)財務(wù)信息技術(shù)平臺，制定信息化基本框架，實(shí)現(xiàn)對財務(wù)管理工作職能的擴(kuò)展。在信息系統(tǒng)平臺建設(shè)環(huán)節(jié)，高校以數(shù)字化校園建設(shè)要求為依據(jù)，對財務(wù)綜合管理任務(wù)進(jìn)行合理分配，利用系統(tǒng)整合、共享內(nèi)部各項(xiàng)數(shù)據(jù)，建立跨部門協(xié)作的財務(wù)工作模式，使財務(wù)工作高效化、精細(xì)化、科學(xué)化地開展［1］。

2 數(shù)字化時代高校加強(qiáng)財務(wù)管理信息化建設(shè)的意義

第一，實(shí)現(xiàn)財務(wù)共享。在數(shù)字化背景下，高校連通內(nèi)部管理系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)的財務(wù)處理模式，高效傳輸并共享數(shù)據(jù)信息，在統(tǒng)一的信息平臺處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，有利于高校制定決策及執(zhí)行監(jiān)管。信息化建設(shè)通過連通內(nèi)部和外部系統(tǒng)，能夠?qū)?shù)據(jù)實(shí)行跟蹤、溯源，并高效利用，為決策制定提供支撐。此外，財務(wù)系統(tǒng)銜接預(yù)算、核算、薪資、學(xué)費(fèi)等系統(tǒng)，及時反映財務(wù)收支、預(yù)算執(zhí)行等情況，通過系統(tǒng)自動更新財務(wù)數(shù)據(jù)，有利于內(nèi)部監(jiān)管工作的執(zhí)行。第二，促使財務(wù)工作實(shí)現(xiàn)透明化管理。高校利用財務(wù)軟件對信息進(jìn)行采集、整合、分析，及時進(jìn)行信息披露，能夠提升財務(wù)工作的透明度。第三，全面提升資金運(yùn)行質(zhì)量。高校借助信息技術(shù)統(tǒng)一結(jié)算收費(fèi)，全面監(jiān)督各項(xiàng)費(fèi)用支出，規(guī)避資金運(yùn)行環(huán)節(jié)風(fēng)險，能夠提升內(nèi)部資金使用效率。第四，節(jié)約成本，提高工作效率。政府會計制度對高校財務(wù)工作提出了更高的要求，財務(wù)工作會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，增加了財務(wù)人員的工作量及工作處理難度。通過財務(wù)管理信息化建設(shè)，財務(wù)人員能夠自動化檢索各項(xiàng)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可對數(shù)據(jù)實(shí)行智能糾錯，減少大量重復(fù)性的工作，從而助力高校控制人工成本。此外，利用智能審批、網(wǎng)上報賬等各項(xiàng)功能，突破了時間和空間限制，為師生財務(wù)報賬工作提供了便利，也大大提升了財務(wù)工作效率。第五，優(yōu)化現(xiàn)有的管理流程。高校必須更新財務(wù)管理制度、會計工作操作流程與規(guī)范，使之適應(yīng)信息化工作要求，因而加強(qiáng)財務(wù)管理信息化建設(shè)能夠不斷優(yōu)化高校管理流程［2］。

3 數(shù)字化時代高校財務(wù)管理信息化建設(shè)問題

3.1 對財務(wù)管理信息化的重視度不足

第一，高校管理人員對財務(wù)信息化建設(shè)的意義不夠了解，不重視協(xié)調(diào)落實(shí)各項(xiàng)工作，且缺乏相應(yīng)的資金投入，導(dǎo)致建設(shè)進(jìn)程推進(jìn)緩慢。第二，在數(shù)字化背景下，財務(wù)人員工作的側(cè)重點(diǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)變，但因財務(wù)人員缺乏危機(jī)意識，欠缺財務(wù)分析能力，難以適應(yīng)管理型財務(wù)工作的需求。此外，財務(wù)人員對信息系統(tǒng)的使用能力薄弱，無法有效使用各個系統(tǒng)功能，且容易因不規(guī)范的操作增加系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險。同時，欠缺法律法規(guī)知識儲備，容易出現(xiàn)財務(wù)工作不合規(guī)的現(xiàn)象。第三，高校針對財務(wù)信息化建設(shè)的考核機(jī)制不足，信息化建設(shè)未能切實(shí)影響到各個層級的利益，員工思想意識不足，影響財務(wù)信息化建設(shè)的成效［3］。

3.2 財務(wù)流程管理機(jī)制不完善

高校缺乏完善的財務(wù)流程管理機(jī)制，主要有兩個方面原因。第一，財務(wù)工作未能實(shí)現(xiàn)分類管理。財務(wù)工作涉及程序固定與不固定兩類，但高校并未嚴(yán)格區(qū)分，設(shè)置差異化的管理模式，降低了財務(wù)工作的效率。第二，在數(shù)字化背景下，財務(wù)工作范圍擴(kuò)大，較多的財務(wù)人員參與其中，但高校缺乏完善的內(nèi)部控制制度體系，無法監(jiān)督各個環(huán)節(jié)的運(yùn)行情況，阻礙了財務(wù)管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.3 信息系統(tǒng)功能不夠完善

當(dāng)前部分高校在財務(wù)信息化建設(shè)中信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能尚不完善，降低了各項(xiàng)工作的開展效率。第一，系統(tǒng)的報銷功能尚未啟用。部分高校的報銷工作采用線下模式，未能通過線上簡化報銷工作，工作流程復(fù)雜、報銷效率低下。第二，財務(wù)查詢系統(tǒng)信息有限，學(xué)生、教職工等通過系統(tǒng)查詢所需財務(wù)信息不夠便利。第三，財務(wù)系統(tǒng)與各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的連接不足，未能建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息傳輸渠道，財務(wù)工作推進(jìn)難以及時獲取所需的數(shù)據(jù)信息。第四，在數(shù)字化背景下，財務(wù)信息系統(tǒng)缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，對信息的處理、利用不足，難以有效提升財務(wù)信息化建設(shè)的價值。

3.4 風(fēng)險防范措施不到位

在數(shù)字化背景下，高校財務(wù)管理信息化建設(shè)面臨眾多的風(fēng)險隱患，但因缺失相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，難以實(shí)現(xiàn)對各類隱患的規(guī)避。第一，高校財務(wù)管理工作部分責(zé)任劃分不夠明確。一旦發(fā)生財務(wù)風(fēng)險問題，員工之間相互推卸責(zé)任，無法落實(shí)責(zé)任追究機(jī)制。第二，系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)節(jié)風(fēng)險管理不到位。新時期的系統(tǒng)建設(shè)是開放的、共享的，面臨的風(fēng)險也更加多樣化，但高校對系統(tǒng)防火墻軟件的引進(jìn)不足，缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人員儲備，微小風(fēng)險隱患難以及時規(guī)避，一旦出現(xiàn)重大信息泄露問題，則會產(chǎn)生難以估量的損失［4］。

4 數(shù)字化時代高校財務(wù)管理信息化建設(shè)優(yōu)化思路

4.1 加強(qiáng)對財務(wù)管理信息化的重視

第一，高校領(lǐng)導(dǎo)層要了解財務(wù)信息化建設(shè)對高校發(fā)展的意義，主動承擔(dān)起組織、協(xié)調(diào)職責(zé)，大力支持財務(wù)信息化建設(shè)，增加在財務(wù)信息化建設(shè)層面的資金投入，舉辦相應(yīng)的培訓(xùn)交流會，招聘相應(yīng)的信息技術(shù)人員，促使內(nèi)部形成良好的財務(wù)信息化建設(shè)氛圍。第二，高校財務(wù)人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)認(rèn)知觀念，提升自身管理能力。財務(wù)人員要主動學(xué)習(xí)理論及計算機(jī)方面的知識、法律法規(guī)知識，重視實(shí)踐，在提升自身工作能力的同時也為信息化建設(shè)提供支撐。除內(nèi)部培訓(xùn)外，高校也可通過外部引進(jìn)的方式儲備管理型財務(wù)人員。人事部門需嚴(yán)格調(diào)查崗位需求，并在招聘環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控，確保招聘到綜合素質(zhì)優(yōu)良的人員。第三，高校也可建立相應(yīng)的考核機(jī)制，考察管理人員財務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)度，以及財務(wù)人員財務(wù)分析能力、信息系統(tǒng)使用能力，使其匹配信息化建設(shè)背景下的工作需求。通過不同層面的考核，以激發(fā)人員的積極性，履行財務(wù)信息化建設(shè)職責(zé)。

4.2 完善財務(wù)流程管理機(jī)制

一方面，簡化現(xiàn)有的財務(wù)操作流程。高校可安排專業(yè)的財務(wù)工作人員梳理現(xiàn)有的財務(wù)工作流程，將工作分為程序性、非程序性兩大類。針對程序性財務(wù)工作，制作業(yè)務(wù)流程圖，明確各個崗位負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容以及承擔(dān)的工作量，依據(jù)不同的需求定量配置符合要求的人員。針對非程序型工作，需要集中統(tǒng)一處理，減少參與的人員數(shù)量，對相關(guān)人員加強(qiáng)培訓(xùn)，降低培訓(xùn)內(nèi)容的傳遞難度，提升非程序型工作處理的效率與質(zhì)量。另一方面，建立完善的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是動態(tài)的、發(fā)展的，管理人員需依據(jù)信息化建設(shè)背景下不斷變化的財務(wù)工作流程，對內(nèi)部控制制度進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新。此外，確保財務(wù)人員守住自身底線，嚴(yán)格依據(jù)財務(wù)管理制度開展各項(xiàng)工作，規(guī)避財務(wù)工作風(fēng)險。同時，也要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作安全、資金監(jiān)管等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建立規(guī)范的財務(wù)工作流程，保障系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、資金合理使用、財務(wù)工作有序推進(jìn)。

4.3 優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)

第一，優(yōu)化系統(tǒng)報銷功能。除報銷管理、查詢數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)性功能，還應(yīng)涉及自助投遞、智能機(jī)器人、進(jìn)度查詢、短信平臺、公務(wù)卡報銷等。通過自助投遞系統(tǒng)連接財務(wù)核算系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)自主掃描網(wǎng)上申請預(yù)約的報銷單據(jù)，自助投遞并打印相應(yīng)的回執(zhí)單據(jù)。智能機(jī)器人可存儲常見的財務(wù)知識，對報銷人員的基礎(chǔ)疑問進(jìn)行解答，減輕財務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。進(jìn)度查詢系統(tǒng)需要嵌入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，連接財務(wù)核算系統(tǒng)，便于報銷人員及時查詢相應(yīng)的報銷進(jìn)度，在報銷完成后，后臺通過短信平臺提示報銷人員。公務(wù)卡報銷系統(tǒng)連接著國庫集中支付系統(tǒng)，為公務(wù)卡網(wǎng)上認(rèn)證及報銷建立渠道。第二，優(yōu)化系統(tǒng)收費(fèi)功能。隨著各類自助設(shè)備、移動終端的快速發(fā)展，學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)可通過網(wǎng)絡(luò)、移動支付、連接自助機(jī)等方式收取學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、醫(yī)保費(fèi)、重修費(fèi)、水電費(fèi)等，在信息系統(tǒng)中建立完善的收費(fèi)體系。第三，建立財務(wù)移動App功能。教職工可查詢報銷業(yè)務(wù)處理流程、收入及扣款查詢、項(xiàng)目管理、繳費(fèi)信息以及通知公告等。第四，優(yōu)化完善系統(tǒng)對接與數(shù)據(jù)共享功能。在數(shù)字化時代，高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)要加強(qiáng)融通對接，打破“信息孤島”局面。財務(wù)系統(tǒng)需要與教務(wù)處、學(xué)生處、科技處、國資處、銀行等各個環(huán)節(jié)對接，實(shí)現(xiàn)部門間的互聯(lián)互通，為各部門提供便利，同時支撐財務(wù)工作的開展。第五，建立提取并分析數(shù)據(jù)的功能。財務(wù)人員需重視基礎(chǔ)會計信息輸入，利用信息化手段梳理、加工數(shù)據(jù)信息，并設(shè)立相應(yīng)的數(shù)據(jù)提取模塊。

以江蘇省某高校為例，其重視深耕財務(wù)信息化建設(shè)，探索構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的財務(wù)智慧服務(wù)體系，以實(shí)現(xiàn)財務(wù)資源共享為目標(biāo)，以信息化平臺建設(shè)為主線，以信息技術(shù)為抓手，融合內(nèi)部財務(wù)查詢、繳費(fèi)、薪酬管理、采購、報賬、報銷、會議費(fèi)用審批、智能支付、預(yù)算調(diào)整等多個模塊，建立科學(xué)化、個性化、精細(xì)化、便捷化的內(nèi)部管理模式。學(xué)校在信息化建設(shè)方面重視投入人力、物力、財力，由校長分管財務(wù)處、信息處兩部門，對財務(wù)部門在智慧校園建設(shè)中的分工加以明確，通過有效統(tǒng)籌資源、共享數(shù)據(jù)，降低運(yùn)維成本，提升學(xué)校整體財務(wù)工作水平。此外，學(xué)校依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定內(nèi)部《財務(wù)數(shù)據(jù)資源手冊》，高效處理財務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的財務(wù)數(shù)據(jù)管理，并逐步對數(shù)據(jù)接口進(jìn)行統(tǒng)一，打破內(nèi)部“信息孤島”現(xiàn)象。同時，學(xué)校也重視立足于服務(wù)視角對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與統(tǒng)籌設(shè)計，及時整合不適宜線上辦理的業(yè)務(wù)，加強(qiáng)流程再造，打造智慧化的財務(wù)管理模式，并注重利用官網(wǎng)、公眾號等途徑加強(qiáng)宣傳，建立網(wǎng)上財務(wù)服務(wù)大廳，為師生提供便利。

4.4 加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險防范

一方面，高校要針對財務(wù)工作建立風(fēng)險管理制度，形成部門之間、部門內(nèi)部分工制約機(jī)制，制定相應(yīng)的信息化建設(shè)規(guī)定，對財務(wù)人員的權(quán)限、職責(zé)加以明確，促使財務(wù)人員在工作環(huán)節(jié)能夠更好地配合，相互監(jiān)督、相互牽制，有效保障高校財務(wù)工作的安全穩(wěn)定。內(nèi)部可合理利用IP方式識別財務(wù)人員身份，加強(qiáng)權(quán)限管理，針對財務(wù)人員不同的工作內(nèi)容，開放對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，定期評估員工賬號的安全性，記錄好相應(yīng)的訪問時間、信息、內(nèi)容等。另一方面，高校需建立財務(wù)軟件安全管理制度。內(nèi)部可引進(jìn)相應(yīng)的防火墻技術(shù)，通過授權(quán)認(rèn)證、身份確認(rèn)等及時防范信息系統(tǒng)風(fēng)險，監(jiān)控內(nèi)部數(shù)據(jù)存儲載體，定期檢查網(wǎng)絡(luò)安全，避免潛在的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險點(diǎn)。此外，高校可引進(jìn)專業(yè)信息技術(shù)人才，開展服務(wù)器數(shù)據(jù)備份工作，檢測系統(tǒng)安全隱患，防范信息系統(tǒng)風(fēng)險，避免因系統(tǒng)故障問題導(dǎo)致工作停滯，增加高校內(nèi)部損失。

5 結(jié)語

在數(shù)字化時代，高校財務(wù)信息化建設(shè)需要具備政策支持、技術(shù)支持，且符合自身發(fā)展需求，才能適應(yīng)未來發(fā)展趨勢。第一，高校需加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視，通過轉(zhuǎn)變管理人員、財務(wù)人員的認(rèn)識，針對不同層級建立相應(yīng)的考核機(jī)制，使內(nèi)部形成良好的建設(shè)環(huán)境，各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)。第二，完善財務(wù)流程管理機(jī)制，管理人員需針對財務(wù)工作分類，構(gòu)建完善的內(nèi)控體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督，確保整體財務(wù)流程規(guī)范、有序。第三，優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)，健全報銷、收費(fèi)、移動App、數(shù)據(jù)共享以及數(shù)據(jù)提取功能，減少財務(wù)人員線下工作量，使其將更多的精力投入加強(qiáng)財務(wù)分析、支撐領(lǐng)導(dǎo)層制定決策中。第四，加強(qiáng)風(fēng)險防范，通過建立有效的內(nèi)部牽制機(jī)制，管控系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)節(jié)的各項(xiàng)風(fēng)險，減少非必要損失。高校應(yīng)及時解決財務(wù)信息化建設(shè)出現(xiàn)的問題，增強(qiáng)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性，為財務(wù)工作提供支撐，全面提升高校內(nèi)部工作質(zhì)效。

參考文獻(xiàn)

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