電子檔案在未來數字化社會中的角色與潛力探析

閆婧

摘要：檔案數字化建設是檔案建設體系中最基礎性的工作內容之一，特別是在數字化時代背景下，電子檔案建設、檔案數字化建設成為檔案建設發展的新方向和新趨勢。并且，電子檔案的開發和應用對于數字社會的建設發展產生了巨大影響。鑒于此，文章系統分析了電子檔案在未來數字化社會建設中的角色定位和發展潛力，還對電子檔案在未來數字化社會建設中的應用建議展開探究，力求能基于數字化社會建設趨勢，準確定位電子檔案的價值，為電子檔案建設提供相應的參考。

關鍵詞：電子檔案；數字社會；角色；潛力

中圖分類號：G276文獻標識碼：A

隨著科學技術的發展和數字技術在各行各業的廣泛應用，數字化社會的建設逐漸引發高度重視，而在數字化社會的建設中，電子檔案資源是比較重要的組成部分，促進電子檔案資源的有效開發和應用能夠支持數字化社會的建設和發展。在20世紀的發展歷程中，我國高度重視檔案數字化建設，并取得了顯著的成效。在國家檔案局發布的《中國檔案事業發展報告（2022）》中，綜合分析了“十三五”時期的檔案事業發展情況，進一步強調了在數字化社會建設背景下檔案建設的重要性。在中國產業發展研究網所發布的《中國電子文檔管理系統產業研究報告》中，也預測分析了電子檔案的產業格局，并展望產業發展環境，提出了在數字化社會建設中，電子檔案扮演著重要的角色，具有良好的發展潛力。因此，新時期要準確定位電子檔案的價值，積極探索電子檔案發展規劃的建議，確保在數字化社會建設中能夠彰顯電子檔案的價值，全面提升檔案數字化建設發展成效。

一、電子檔案在未來數字化社會中的角色

1.是信息存儲與管理的基石

電子檔案以其高效、便捷的特性，正在成為數字化社會中信息存儲與管理的基石。傳統的紙質檔案受限于物理空間，存儲密度低且管理成本高。而電子檔案則徹底打破了這些限制，在開發和應用電子檔案的基礎上，可以將大量的數據信息輕松存儲在硬盤、云端等數字媒介中，不僅能夠節省大量的物理空間，還能降低管理成本，更為重要的是，電子檔案具有極高的可復制性和可分享性，在開發和應用電子檔案的基礎上，通過檔案信息共享，能夠使檔案信息的傳播和共享變得前所未有的便捷，為未來數字化社會信息存儲和管理工作的開展奠定基礎。

2.是推動數字化轉型的關鍵力量

電子檔案是企業和機構數字化轉型的重要組成部分，只有推動檔案管理數字化、電子化轉型，才能為企業和機構全面加快數字化轉型提供良好的支撐，保障綜合轉型效率和效果。隨著大數據、人工智能等技術的不斷發展，電子檔案不再僅僅是靜態的信息存儲，還成為數據分析、決策支持等高級功能的基礎。在電子檔案管理工作中，企業和相關機構積極對電子檔案中的數據展開挖掘和分析，在檔案管理和檔案數據信息分析的基礎上，更加精準地了解市場需求、優化業務流程，從而在激烈的市場競爭中占據優勢，獲得長效穩定的發展，逐步在數字化轉型中形成競爭優勢。

3.是保障信息安全的重要屏障

在數字化社會，信息安全問題日益突出，如何維護信息安全成為影響數字化建設的重要因素。電子檔案作為信息的重要載體，其安全性直接關系整個信息系統，可以說電子檔案在信息安全保障方面扮演著至關重要的角色。在電子檔案管理工作中，檔案管理部門引入加密技術、訪問控制等手段，能夠有效保護電子檔案免受未經授權的訪問和被篡改。同時，還能在檔案安全管理工作中建構定期的備份和恢復機制，確保在發生意外情況時電子檔案能夠迅速恢復，最大程度地減少損失。

4.是促進文化傳承與創新的平臺

電子檔案不僅是信息的載體，還是文化的傳承和創新載體，在數字社會建設中，檔案管理部門積極探索電子檔案的創新開發和應用，將珍貴的歷史文獻、藝術作品等轉化為電子檔案，并借助數字化的形式更加便捷地對其展開保存、研究和傳播，不僅支持了人類的文化遺產保護和傳承工作的開展，還能為文化創新提供豐富的素材和靈感。例如，在數字化社會建設中，藝術家可以利用電子檔案中的歷史圖像展開再創作，通過分析電子檔案中的數據來揭示歷史發展的新規律。可見在數字化社會建設中，電子檔案的創新開發和應用能形成文化傳承和創新的效果，在此過程中，電子檔案本身也成為文化傳承和創新開發的重要平臺，檔案的創新應用，對數字化社會文化建設產生積極的影響。

二、電子檔案在未來數字化社會中的發展潛力

1.電子檔案從業人員數量增多

電子檔案在未來數字化社會中的應用需要高素質人才的支持，只有具備高素質的人才隊伍，才能支撐未來數字化建設中電子檔案的全面開發和創新應用。結合當前我國電子檔案數字化建設的基本情況看，從中研普華的數據中能看出，我國電子檔案從業人員2020年為1.75萬人，2021年已經增長到1.82萬人，到2022年，人才數量進一步提高，已經突破1.9萬人（如圖1）。并且，當前電子檔案從業人員還將保持良好的上升趨勢。因此，從從業人員看，在未來數字化社會的建設中，電子檔案必然還會保持良好的發展趨勢，在多領域實現廣泛應用，為開展數字化社會建設工作提供良好的支持。

2.電子檔案市場規模不斷壯大

目前，電子檔案的市場規模不斷拓展，對電子檔案在未來應用產生了相應的影響，為其在數字化社會中的開發和應用提供了良好的市場支撐。隨著我國數字技術的發展和數字經濟發展體系逐漸加快，我國電子檔案市場規模也表現出逐漸拓展的趨勢。2020年，我國檔案數字化建設的市場規模已經達到60.03億元，而在2022年檔案數字化的市場規模進一步擴大，已經發展到72.64億元（如圖2），在未來數字化社會的建設中，電子檔案具有良好的發展潛力，為數字化社會的發展建設提供強有力的支持。此外，結合中研普華對檔案數字化市場規模的預測數據看，到2023年預計檔案數字化的市場規模會發展到82.08億元，甚至在2028年市場規模將增加到165.09億元，年均增長率能達到14%，在一定程度上說明電子檔案在未來數字化社會建設中具有良好的發展潛力。

三、電子檔案在未來數字化社會中的創新應用建議

1.依托智能技術構建智能化檔案管理與檢索系統

在數字化社會中，信息的產生速度遠超過人類的處理能力。因此，要想提高電子檔案的建設效果，在數字化建設中彰顯電子檔案的實踐應用價值，應該嘗試依托智能技術構建智能化檔案管理與檢索系統，以先進的系統支撐電子檔案資源的開發和共享應用，保障電子檔案的綜合管理效果。在檔案管理和檢索系統建設改革中，系統應自動對海量的電子檔案展開分類、整理，并借助智能算法在系統中對檔案內容展開深度挖掘，為用戶提供更加精準、個性化的信息服務。在依托智能技術對智能化檔案管理與檢索系統的開發和應用過程中，應重視系統的數據處理能力和自我學習能力開發，并在系統運行中有意識地引入自然語言處理、圖像識別等技術，確保系統能夠自動識別檔案中的文字、圖片等信息，并根據其內容展開自動分類和標簽化，并在系統的支持下根據用戶的使用習慣和反饋，不斷優化其算法，提高檔案管理的效率和準確性。此外，基于智能化檢索技術的應用，還能分析用戶的查詢情況，并根據查詢內容在海量檔案中快速找到相關信息，根據用戶的查詢歷史和偏好，為其推薦相關的檔案信息，進一步提高信息檢索的效率和用戶體驗，保障電子檔案管理和檢索工作的智能化開展，真正為檔案資源的創新開發應用奠定基礎。

2.借助云計算、物聯網技術構建跨平臺檔案整合共享機制

在數字化社會中，信息孤島現象日益嚴重，不同平臺、不同系統之間的信息難以互通有無。為了能有效應對信息孤島問題，在電子檔案開發和應用環節，檔案管理部門應借助云計算和物聯網技術構建跨平臺檔案整合共享機制。一方面，應探索云計算技術的開發，基于云計算技術為電子檔案管理提供相應的存儲和計算服務，確保實現檔案數據的集中存儲和統一管理。在此過程中，應將云計算平臺引入電子檔案管理中，創新檔案管理服務體系，使用戶能夠通過應用平臺隨時隨地訪問相關的電子檔案，無須擔心數據丟失或損壞的問題。同時，在云平臺上還應提供豐富的應用接口和開發工具，支持第三方開發者開發各種檔案管理應用，進一步豐富電子檔案的應用場景。另外，還應促進物聯網技術的應用，打造跨平臺檔案共享體系，即在物聯網技術的支持下，數字化社會的檔案管理部門應將電子檔案與物聯網設備設施相關聯，使用戶能通過手機、平板等設備隨時查看和管理電子檔案，并借助物聯網技術實施對電子檔案的實體化管理，將電子檔案與實體檔案關聯，方便用戶線上線下的一體化管理。在統一共享模式的支撐下，不斷整合不同系統、不同平臺的電子檔案資源，實現檔案數據的跨平臺共享，并借助平臺的支持，提供統一的用戶認證和權限管理機制，確保用戶能夠安全、便捷地訪問共享檔案資源，進而在數字化社會顯著提高檔案資源的利用率，促進不同部門、不同機構之間的信息共享和協作，為電子檔案資源的高效化應用奠定基礎。

3.應用數據可視化技術創新交互式展示模式

在數字化社會中，信息的展示方式對于用戶獲取和理解信息至關重要，為了能顯著提高電子檔案的應用效率和綜合效果，可以嘗試在電子檔案開發和管理工作中引入數據可視化技術，構建交互式的展示模式，全面助力電子檔案資源的多維開發和展示型應用，提升檔案資源的應用價值。在電子檔案管理工作中，數據可視化技術的應用能夠將抽象的數據轉化為直觀的圖形、圖像和動態交互界面，幫助用戶更好地理解數據的內在關系和規律，展示檔案內容的結構、關聯和演變過程，使用戶能夠以更加直觀的方式獲取和理解檔案信息。比如，檔案管理部門在應用數字化技術的基礎上，利用時間線圖展示檔案的歷史變遷，利用關聯圖展示檔案之間的內在聯系，利用三維模型展示檔案的實體形態等。因此，為了能夠構建電子檔案交互式展示模式，應該重視數據可視化技術的開發，并在引入數據可視化技術的基礎上，引入交互式元素，如拖拽、縮放、旋轉、篩選等，讓用戶在觀看數據可視化檔案內容的同時，能夠根據自己的需求和興趣自由探索檔案內容，獲得更加個性化的信息體驗。同時，在開發交互式展示體系的過程中，發揮數據可視化技術的優勢，電子檔案部門還應支持用戶與檔案內容實時互動，如在線批注、討論和分享等，促進用戶之間的交流與合作，為電子檔案的多元應用助力，切實提升電子檔案管理和應用的綜合效果。

4.應用區塊鏈技術提高檔案數據的安全保障

在數字化社會中，數據安全是電子檔案管理的核心問題之一。傳統的檔案管理方式存在著數據丟失、被泄露、篡改等風險，難以確保檔案的真實性和完整性。而區塊鏈技術作為一種新興的分布式賬本技術，具有去中心化、不可篡改和可追溯等特點，為電子檔案數據安全提供了新的解決方案。因此，在數字化社會建設中，為了充分發揮電子檔案的價值，應探索區塊鏈技術的開發和應用，為檔案數據安全工作提供堅實的保障。一方面，可以發揮區塊鏈技術的去中心化特點，改變電子檔案數據管理工作模式，使檔案數據不再依賴于單一的存儲節點，而是分布在多個節點上共同維護，有效防止數據因單點故障而丟失或損壞；另一方面，應該重點對區塊鏈技術的不可篡改功能展開開發和應用，增強電子檔案數據的真實性和完整性，確保電子檔案數據一旦被寫入區塊鏈，就無法被隨意篡改或刪除，從而保證了檔案的歷史記錄和法律效力。并且，在發現篡改意向后，能基于區塊鏈技術中的可追溯性特征，對電子檔案數據展開全程跟蹤和審計，追溯檔案數據的來源、流轉和使用情況，確保數據的合法性和合規性，為電子檔案安全保障工作的開展奠定基礎。

四、結語

綜上所述，電子檔案在未來數字化社會中的創新應用需要依托智能技術、云計算、物聯網技術、數據可視化技術和區塊鏈技術等先進技術手段，構建智能化檔案管理與檢索系統、跨平臺檔案整合共享機制、交互式展示模式以及提高安全保障等措施。因此，基于未來數字化社會的建設發展需求，電子檔案部門在推進檔案建設和創新應用的過程中，可以由此制定相應的措施，構建全新的檔案建設和開發工作體系，助力檔案數字化建設的穩定落實，真正使電子檔案為數字化社會建設發展服務。

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作者單位：黑龍江省大慶市大慶油田檔案館