信息化建設在機關事業單位檔案管理中的作用及策略分析

摘 要：機關事業單位承擔諸多社會活動和服務工作，會產生大量檔案資料，且具有較強價值屬性，因而做好檔案資料的管理工作顯得尤為重要。隨著時代發展，信息技術在檔案管理中有著更高運用率。在此背景下，加強機關事業單位檔案管理信息化建設是一種必然趨勢，同時也有助于提高整體服務質量和檔案管理水平。然而從實際來看，整體過程中仍存在諸多問題，并為檔案管理活動造成了阻礙。對此，本文將從實際出發，并圍繞“信息化建設在機關事業單位檔案管理中的作用及策略”這一問題，從多個角度展開系統分析，以便攻克系列問題，并提高機關事業單位檔案管理效率。

關鍵詞：信息化建設;機關事業單位;檔案管理

中圖分類號：G270.7" 文獻標識碼：A" 文章編號：1673-260X（2024）02-0052-04

目前，信息化時代影響著各個領域，檔案管理也在這個潮流下受到非常大的影響[1]。然而機關事業單位檔案信息資源龐大且復雜程度高，在管理過程中面臨著較大的壓力和困境。加快信息化建設進程，能夠使檔案管理過程更加規范、科學且高效，同時有助于減少人力勞動強度，并提升業務水平，推動業務變革，這對于機關事業單位發展具有積極作用。對此，機關事業單位相關部門要加強對檔案管理信息化建設的重視，并立足整體采用科學策略加以支撐，以便檔案管理工作質量得以穩步提升。

1 檔案信息化建設概述及其主要特征

在以往，機關事業單位大多運用傳統紙質檔案為主，在收集信息、歸納整理過程中很容易造成人力、財力的極大浪費。內容也時常會出現損壞、失真等問題，且檔案資料查找不便，難以高效便捷地進行資源共享，由此導致檔案信息利用率較低。隨著信息技術的飛速發展，檔案信息化建設步伐逐漸加快。檔案信息化建設具體指的是利用數據壓縮、數據掃描等現代化技術，將文字信息、聲像信息等檔案材料系統納入結構有序的信息庫中。在此期間，機關事業單位檔案管理者會著眼于檔案的“收集、管理、運用”等多方面，全方位借助計算機、網絡等現代化手段，對檔案工作進行提質升級，各類檔案材料的呈現方式也逐漸由傳統紙質轉變為電子形式。然而檔案信息化建設是一個大工程、大項目，要想實現建設效率的飛躍式增長，需要機關事業單位檔案工作者從思想、技術上協同進步，同時需要遵循規范、安全、高效等原則。

檔案管理工作是機關事業單位平穩運行的重要基礎，檔案管理工作的標準性和規范性直接關系到機關事業單位高效性和便捷性運轉，做好檔案管理工作十分必要[2]。其建設過程具有鮮明特征，具體包括以下內容。

（1）信息密度高，建設過程具有一定難度。機關事業單位所涉及的檔案材料領域較為寬泛且各項內容都十分重要，整體而言，信息密度較高，且檔案資料相對獨立。因而在開展檔案信息化建設過程中，要想將諸多零散繁雜而又獨立存在的信息資源進行系統整合，并以電子檔案形式集中管理，不是一蹴而就的，且過程難度較大。需要著眼于信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖像圖形處理、裝訂整理等多項工作進行系統推進，以此才能形成一個完整有序的信息矩陣。

（2）技術要求高，需要具有較強的專業性。機關事業單位檔案信息化建設并非將已有信息簡單地進行收集、錄入和整理，還需要實現檔案信息資源的聯通及高效化使用，對此需要構建強大的信息矩陣，促使檔案資源能夠完整、準確、便捷地進行呈現并加以使用。在此過程中，需要運用到多種技術，比如計算機技術、信息掃描技術、OCR技術、數據庫技術、存儲技術等等。在進行技術運用過程中，還需保障其準確性和高效性，因而這對于機關事業單位檔案工作者的專業性要求會更高。

（3）運用率較高，需要呈現較強的智能性。傳統檔案以紙質材料為主，在儲存過程中占據大量空間，且查找過程不便，若有使用需求，需要在海量的紙質信息中逐一翻找，耗時又耗力。而隨著機關事業單位檔案信息化建設進程加快，可以將文字類材料、聲像材料等檔案信息進行數字轉化，無論是在管理、歸檔還是使用過程中都能夠呈現較高的智能性。既便于整理維護，也便于查找檢索，因而系列檔案信息在使用頻率上也會逐步提升，可以更好地發揮機關事業單位檔案資源的價值。

（4）規范性較強，需要保證較高的安全性。機關事業單位檔案材料內容可能會涉及一些專業知識內容和機密性文件，因而需要保障其安全性。在進行檔案信息化建設過程中，國家及機關事業單位需要采用一定標準，對檔案信息的傳輸、交換、存儲和查詢等過程進行制約和規范。同時檔案工作人員還要運用防火墻、防水墻、網絡隔離技術對檔案信息的安全性進行充分保障，以此可以提高網絡安全系數，促使檔案風險得以降低，切實防止檔案內容被竊取盜用等情況發生。

2 信息化建設在機關事業單位檔案管理中的作用

（1）有助于提高檔案管理工作效率。在以往，機關事業單位在進行檔案管理時大多采用傳統模式，在查找特定檔案資料時，可能需要手動翻閱海量目錄，再從諸多材料中逐個查找。而檔案信息化建設具有智能化、自動化、便捷化等優勢，無論是信息采集、信息整理還是信息檢索，都能夠更高效、更便捷。比如在對人事檔案進行查找期間，面對冗雜的檔案材料，只需借助網絡化設備，并輸入特定關鍵詞，便能夠精準快捷地定位相關內容，具體信息一目了然，相較于以往手動翻閱查找形式來說，信息化檢索能夠極大程度地節省時間和人力支出。

（2）有助于實現檔案信息資源共享。機關事業單位通過信息化手段將諸多檔案信息收集起來，建立起完善的系統，形成龐大的數據庫，并借助信息平臺對其進行綜合整理和記錄，有助于促進多部門之間的信息互通與共享，切實提高檔案運用效率。例如，相關事業單位在為人民群眾建立民生檔案數據庫后，在以往，查檔人員在查找檔案信息期間，可能需要多次跑。然而檔案在進行信息化管理后，多種資源可實現共建共享，查檔人員即便身處異地，在提供相關證件后，借助掌上App、網絡信息化手段，也可實現便捷檢索和高效調檔，從而打破信息孤島狀態。這不僅提高了相關部門的檔案工作效率，也為廣大群眾提供了極大的便利。

（3）有助于提高檔案信息安全程度。在運用傳統方式進行檔案管理期間，受多種因素影響，檔案信息安全性難以得到保障。以紙質檔案為例，相關材料在受到不良天氣或自然災害影響時，紙質材料很容易破裂、受污，其中的檔案信息極易受損，在使用時，無法保障其準確性和完整度。同時，傳統聲像檔案在沾染塵土污垢后，或長期處于潮濕環境，或被消磁后，相關信息也會遭破壞，聲音畫面難以清晰呈現，其安全度和穩定性會變差。當機關事業單位加強檔案信息化建設，將紙質材料、聲像信息以電子形式呈現，能夠使檔案數據信息減少外界干擾和破壞，從而提高安全程度。

（4）有助于節約空間并能長期保存。機關事業單位檔案信息種類較多、數量龐大。在以往，以紙質材料對檔案進行保存，很容易占據大量空間，一方面會為機關事業單位造成空間壓力，另一方面也會增加租賃成本。同時，在多部門進行檔案調動時，傳統紙質檔案很容易在多方使用后出現磨損等情況，其中的數據信息可能會被損壞，不利于長久保存和便捷使用。而檔案在經信息化管理后，海量數據都能經磁盤加以保存，可以有效節約占地空間。并且在進行檔案調動時，部門間只需通過網絡設備進行查找，能夠極大地減少檔案材料受磨損程度，檔案數據也會更好地存留，能夠在真實性上得到一定保障，并利于長期保存。

3 信息化建設在機關事業單位檔案管理中存在的問題

（1）重視程度比較低，檔案信息化建設觀念缺失。從實際來看，部分機關事業單位在檔案管理過程中仍習慣采用傳統手段，管理水平未能與時代發展相匹配。究其原因，很大程度上來說是由于單位對于檔案信息化建設重視程度不足，且觀念落后。相關檔案管理者未能跳出單位檔案管理的圈子，因而對于信息化建設活動的參與度和配合度較低，致使檔案信息收集、整理、運用效率不高。同時，還有部分單位雖有信息化建設意識，但是在實踐工作中將其視為重點任務循序推進，因而還存在許多薄弱環節和這樣那樣的問題，最終導致檔案信息化建設流于形式和表面，未能發揮其真正效用，也難以取得優質化成果。

（2）基礎設施不完善，技術與設備有待優化提升。機關事業單位檔案信息化建設是一項繁雜的大項目，需要依托于計算機、掃描儀、數碼相機、非線性編輯設備、視頻采集卡、應用服務器等重要設施，同時還需要引入數據分析技術、數據挖掘技術、網絡技術等先進技術。但由于部分機關事業單位對于檔案信息化建設價值認知不足或資金有限，很難在設備采買和優化升級上發力。同時，一些關鍵技術的革新應用也時常難以到位，部分單位仍采用傳統模式進行檔案管理。當技術設備支持力度不足時，會直接影響單位檔案建設效率，檔案信息的規范性、統一性和互通性會大大降低，其建設成果和整體管理水平也難以得到有效顯現。

（3）管理過程不規范，檔案信息化建設進程受阻。檔案信息化建設并非僅運用電子設備將信息材料錄入整理即可，還需要運用一定標準和規范性流程，對信息采集、信息錄入、信息查詢、信息交換、信息管理等多個方面進行科學管控。只有在一定標準和規范下，才能有效保障檔案信息的安全性、真實性和運用便捷性。然而從實際來看，可以發現，部分機關事業單位在進行檔案信息化建設期間未能將相應制度規范和科學機制投入運用，整體管理模式有待優化轉變，管理規范也亟待完善。

（4）專業人才較匱乏，難以滿足信息化管理要求。機關事業單位檔案工作成效及信息化建設水平如何，最終還需依托于檔案工作人員，他們對電子設備的應用掌握程度、技術熟練度、工作態度和自身專業素質，都會決定檔案管理的綜合質量。但從現實來看，部分機關事業單位檔案管理隊伍穩定性不足，整體水平有待提升，相關專業人才較為匱乏。檔案工作者或是缺乏專業技術培訓，或是對信息化建設整體流程認知不夠清晰，或是缺乏責任心和耐心。在多種原因綜合疊加下，難以滿足檔案信息化管理要求，建設進程也難以長效推進。

4 信息化建設在機關事業單位檔案管理中的有效策略

4.1 開展主題教育，增強多方重視

現階段，信息化技術已成為各領域發展的重要助推工具，對機關事業單位檔案進行科學化管理，有助于現代信息化建設的穩步前行[3]。同時，檔案管理工作是機關事業單位日常工作中的重要一環，而信息化建設也是檔案管理的必然趨勢。只有從思想上加強對檔案信息化建設的重視度，看到其價值所在，才能促使各環節工作落實到位，并取得良好建設成果。對此，機關事業單位可以充分依托主題教育活動，加強對檔案信息化建設的宣傳與普及。在主題教育過程中，可以從宏觀政策入手，促使廣大檔案工作人員深入研讀《檔案法》《全國檔案信息化建設實施綱要》等內容，同時深入把握黨和國家對檔案信息化建設做出的指示要求，以此擴大檔案信息化建設在機關事業單位的影響力，并使其價值得到顯現，以此促使檔案部門全體人員能夠團結一致、齊心協力共同做好信息化建設系列工作。同時，機關事業單位領導部門還要提高重視，并注重發揮影響力，要立足整體，進行頂層設計，進行統一規范管理。比如結合本單位檔案管理和信息化建設水平等實際情況，將創新管理模式、優質管理方法融入其中，進而制定統一的部署規劃，以此確保信息化資源更好地流通于檔案信息化建設各個環節。

4.2 完善基礎設施，加大引入高新技術

檔案是一項重要工作，是機關事業單位永葆活力的重要保證[4]。俗話說，“萬丈高樓平地起，一磚一瓦皆根基”。要想全面提高檔案信息化建設水平，并取得優質成果，機關事業單位需要從基礎層面做好充足準備，比如優化設備配置，做好技術革新應用和信息環境建設等等。

以構建良好網絡環境過程為例，要注重暢通局域網、政務專網、互聯網，同時提高對Web服務器、電子郵件服務器、應用服務器等服務器的管理重視度，以便夯實電子檔案信息化建設基礎，確保后續服務工作更加高效。又如在對傳統紙質檔案材料進行數字化轉換時，需要精準掃描其文字內容，并對檔案材料進行整合加工，確保其能夠以單子文檔形式儲存起來。這時，便需要用到掃描儀器，機關單位要結合檔案特點，對掃描儀光學分辨率、掃描幅面、掃描速度等性能指標進行精確篩選，以此保障相關設備應用效率最大化。而在處理聲像材料時，則需要引入一些專業的音頻采集設備和視頻處理設備。同時，相關單位還要著眼于技術層面進行優化，例如，在運用光盤寫入和讀取信息時，可以采用激光技術，以此為檔案管理活動帶來便捷性。在對檔案材料進行存儲時，可以采用存儲虛擬化技術，以此來降低檔案存儲空間和管理成本。

4.3 重視管理維護，保障檔案信息安全

機關事業單位檔案材料眾多，且具有較高價值，部分內容需要嚴格保密，因而在進行檔案信息化建設過程中，要注重把檔案安全問題放在重要位置，防止信息丟失或被盜取。一是要增強檔案工作人員的安全意識，促使檔案工作者能夠不斷增強對于《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》等法律法規的熟悉度，并從思想層面上對安全問題加以重視，以此才能在更好地把安全保護措施落實于工作之中，并進行檔案數據輸入、修改、審核、檢索、統計等活動的規范性操作。其次，要加強安全技術應用，比如在對會計檔案、技術檔案信息進行存儲管理期間，可以采用防火墻、防水墻技術來阻擋不安全因素，從而提高網絡安全系數。對于極其重要的檔案信息，要注重設置復雜密碼或權限來進行加密處理，以便減少信息丟失等情況發生。此外，還要注重對系統、電子設備等進行定期維護，確保檔案信息存儲設備、網絡設備、服務器時刻處于穩定運行狀態，從而提高電子檔案管理效率和安全程度。

4.4 進行專業培訓，優化檔案管理過程

加強檔案管理信息化建設，是保障我國事業單位可持續發展的關鍵[5]。在助力機關事業單位檔案信息化建設過程中，為優化各環節管理，單位要注重定期構建培訓活動，促使各檔案工作者提升專業素養。在培訓期間，一是要從觀念層面入手，例如，促使檔案工作者能夠及時更新檔案工作思路，切實看到信息化建設的價值和意義，并積極采用創新管理模式推進檔案管理進程。檔案工作者若摒棄傳統檔案管理方式，積極推進檔案信息化建設，便能將更多高效且科學的管理措施付諸實踐，從而提升檔案管理效率。二是要開展技能培訓，例如，引導廣大檔案工作者深入學習數字化、現代化技術手段，熟悉運用檔案信息化軟件、設備，從而逐步提高計算機應用能力和操作能力。同時，還要全面了解檔案采集、整理、鑒定、開放、公布、利用等多環節標準及流程，切實增強檔案信息化專業素養。通過參與專業培訓，檔案管理者對于信息化系統地掌握與運用會更加精準熟練，無論是在進行信息錄入、存儲還是使用時，都會更加便捷高效，同時也能夠保障機關事業單位檔案信息的完整性和真實性，從而展現檔案管理成效。

4.5 加強制度保障，確保檔案管理質量

機關事業單位檔案信息化建設除了涉及意識觀念問題、技術問題，還會涉及制度保障、機制建設、科學管理等多領域問題。對此，機關事業單位還要做好制度規范、標準規則等方面的設計。例如，在進行檔案信息加工處理、采集收錄期間，要完善管理制度，確保各環節有專門負責人，并將細節任務落實到人，以此能夠促使管理流程更具規范性和實效性。同時，還要著眼于安全問題，構建檔案信息化安全管理制度。一方面是要加強對國家法律法規的應用，另一方面還要結合單位檔案管理情況，讓安全管理具體化，比如要求檔案工作者定期進行風險管控，降低檔案信息泄露風險。

此外，還要構建完善的考核評價制度，設計合理標準細則，并對檔案工作者信息化素養及專業素養展開全面考核，對具體工作過程、質量進行有效監督。并促使相關考核監督結果與檔案工作者的績效、獎金、榮譽表彰相掛鉤，以此提升檔案管理者信息化建設工作積極性。在明確制度保障下，檔案管理者的責任心和工作效率會不斷提高，有助于全面提高檔案信息化建設質量。

4.6 注重人才引入，提高管理隊伍素質

檔案信息化管理不僅提供了有效的存儲和檢索方式，還通過信息化技術的支持提高了管理效率，促進了檔案資源的充分利用[6]。然而機關事業單位要想不斷提高檔案信息化建設步伐與水平，需要著眼于人才引進和人才培養，全面打造一支高精尖人才隊伍，使其既能夠熟練運用信息化設備及專業技術，又能夠明確掌握檔案業務各流程規范。對此，機關事業單位要巧用競爭上崗制度，將專業人才全面挖掘出來，全面打造一支高質量工作隊伍。還要做好人才培訓計劃，圍繞檔案信息化建設過程中的薄弱環節，精準鍛造一批優質人才，使其能夠投入崗位，以高端技術和較強專業素養為單位檔案信息化建設活動奉獻一份力量。此外，還要注重檔案部門人才隊伍的穩定性，對于具有較強專業才能和技術水平的人才，要靈活采用多種方式將其留住，使其能夠協同助力機關事業單位檔案信息化建設取得更好成效。

5 結語

新時期下，信息化建設在機關事業單位中具有重要作用，對于機關事業單位可持續發展有著顯著影響。對此，各單位檔案部門要不斷提高重視度，看到信息化建設價值所在，并積極采用多元策略，以便檔案管理活動不斷提質增效。

參考文獻：

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〔3〕石海英.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新探索[J].文化創新比較研究，2020，4（35）：179-181.

〔4〕曲娟，馬靜，王鄭文.對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].蘭臺內外，2020，37（31）：13-15.

〔5〕魏榮娜.初步探究機關事業單位檔案管理信息化建設[J].太原城市職業技術學院學報，2023，25（05）：198-200.

〔6〕李繼真.新時期機關事業單位檔案管理工作發展路徑分析[J].濰坊學院學報，2021，21（02）：117-120.

收稿日期：2023-11-20