智慧校園建設(shè)背景下高校財務(wù)報銷系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用研究

摘要：本文主要對現(xiàn)階段高校財務(wù)報銷體系中存在的問題進(jìn)行分析，討論了智慧校園建設(shè)背景下高校財務(wù)報銷系統(tǒng)設(shè)計的要求，探討了相關(guān)的優(yōu)化設(shè)計，旨在改變傳統(tǒng)的高校財務(wù)報銷模式，充分應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，簡化高校財務(wù)報銷流程，優(yōu)化設(shè)計高校財務(wù)報銷系統(tǒng)，以適應(yīng)新時代的發(fā)展，從而促進(jìn)財務(wù)報銷工作效率的提升，保障高校財務(wù)信息化管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：智慧校園；高校財務(wù)報銷系統(tǒng)；優(yōu)化設(shè)計

引言

計算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展，給高校財務(wù)管理工作帶來了新的發(fā)展方向，同時也使之面臨一系列挑戰(zhàn)。為實現(xiàn)高校財務(wù)管理信息化，應(yīng)當(dāng)從各方面著手加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分認(rèn)識到高校財務(wù)報銷工作的重要性。基于此，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的高校財務(wù)報銷模式，降低高校財務(wù)管理風(fēng)險，減少財務(wù)報銷工作時間，簡化報銷審批流程，以促進(jìn)高校財務(wù)報銷工作效率的提升。與此同時，高校要有效應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，在人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，優(yōu)化設(shè)計高校財務(wù)報銷系統(tǒng)，保障財務(wù)信息數(shù)據(jù)安全，從而實現(xiàn)高校財務(wù)報銷工作效益最大化，推動高校財務(wù)管理信息化發(fā)展。

1. 高校財務(wù)報銷體系中存在的問題

高校財務(wù)報銷體系中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一是目前高校財務(wù)報銷的操作流程較為煩瑣，內(nèi)部科目和預(yù)算項目存在不一致性，很多預(yù)算項目對應(yīng)了多個經(jīng)濟(jì)分類，導(dǎo)致在審批的時候需要進(jìn)行修改和調(diào)整，無法統(tǒng)一相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，報銷單難以進(jìn)行自動處理，需要人工手動修正。也正是如此，導(dǎo)致報賬人員難以選擇項目，經(jīng)濟(jì)分類不正確，需要咨詢財務(wù)人員才能解決問題。

二是報銷單需要各級別、各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。報賬人員在找領(lǐng)導(dǎo)簽字的時候容易耽誤報銷進(jìn)度，需要等待較長的時間，大幅降低了報銷效率[1]。

三是部門明細(xì)賬的透明度不高。各部門的預(yù)算項目信息和已經(jīng)報銷的金額并不能在原有的報銷系統(tǒng)中進(jìn)行查看，這就導(dǎo)致報賬人員無法掌握部門的經(jīng)費(fèi)使用狀況，很容易出現(xiàn)盲目填報問題。

四是報銷過程不夠清晰，結(jié)算付款不夠及時。這主要在于報賬人員無法跟蹤了解報銷過程中的每一個環(huán)節(jié)，難以掌握進(jìn)度，報銷服務(wù)質(zhì)量得不到提升。在結(jié)算方面的耗時也較長，報銷人員和財務(wù)人員之間存在一定的誤解和刻板印象，容易引發(fā)矛盾，不利于財務(wù)報銷工作的順利開展。

2. 智慧校園建設(shè)背景下高校財務(wù)報銷系統(tǒng)設(shè)計的要求

智慧校園建設(shè)背景下，高校財務(wù)報銷系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)當(dāng)遵循以下要求：

一是做好需求分析工作。一方面，要以用戶需求為導(dǎo)向。財務(wù)報銷體系建設(shè)過程中，系統(tǒng)管理人員要負(fù)責(zé)把控整個系統(tǒng)的后臺處理，需要根據(jù)管理人員的需求來設(shè)置相應(yīng)的功能，如添加人員功能、設(shè)置權(quán)限功能、項目錄入功能等，輔助系統(tǒng)管理人員完成初始化工作。另一方面，財務(wù)工作人員也是報銷系統(tǒng)體系的使用者，需要進(jìn)一步規(guī)范報銷流程，方便財務(wù)人員審核辦理報銷單據(jù)。對于普通報賬人員來說，財務(wù)報銷系統(tǒng)需要能夠錄入電子單據(jù)，方便網(wǎng)上申請報銷[2]。

二是要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程分析。報賬人員需要整理好發(fā)票、文件資料，然后前往報賬系統(tǒng)中填寫電子報賬單，留下影像資料，財務(wù)工作人員在對申報資料進(jìn)行初步審核后，會交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)一步審核，審核通過之后簽字確認(rèn)，加蓋電子印章，之后再把紙質(zhì)單據(jù)投入報賬單集中箱，完成手續(xù)之后，則可以結(jié)算付款。報賬人員可以根據(jù)自己的單號跟蹤整個報賬進(jìn)度。

三是有分析報賬軟件功能。高校財務(wù)報銷系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備報賬單錄入功能、單據(jù)審核功能、單據(jù)處理功能。其中，報賬單錄入功能須支持人員查看修改報賬單，實施有效的報賬單管理，做好送審工作；單據(jù)審核部分則在于審核已經(jīng)送審的報銷單據(jù)，要具備審核通過、審核退回、暫緩處理等功能，以便于應(yīng)對各種情況；單據(jù)處理部分應(yīng)當(dāng)具備制作審批單、審批單打印的功能，并能夠查看單據(jù)的實際情況。

3. 智慧校園建設(shè)背景下高校財務(wù)報銷系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計

3.1 優(yōu)化設(shè)計財務(wù)報銷體系

智慧校園建設(shè)背景下，高校財務(wù)報銷系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計過程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：

一是優(yōu)化設(shè)計網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填報流程。首先，合理設(shè)計日常報銷。高校財務(wù)管理中的日常報銷指的是員工的辦公經(jīng)費(fèi)報銷、公務(wù)接待報銷、科研支出報銷等，需要由報銷人員自己填寫單據(jù)，于數(shù)字簽章系統(tǒng)中上傳電子檔單據(jù)，部門領(lǐng)導(dǎo)在登錄系統(tǒng)之后可以直接審核報賬人員提交的單據(jù)，看其票據(jù)和金額是否合理真實，審批無誤之后便可以簽署電子簽章，等到所有審核人員審核通過后，便可以打印出電子報銷單據(jù)，財務(wù)人員接單之后再付款報銷。整個報銷過程都已經(jīng)實現(xiàn)電子化、信息化，報銷人員可以直接在系統(tǒng)中查看報銷進(jìn)度。

其次，科學(xué)設(shè)計差旅費(fèi)報銷[3]。差旅費(fèi)是高校員工在出差期間產(chǎn)生的住宿、伙食、會議等費(fèi)用。所設(shè)計的差旅費(fèi)報銷模塊，須具備手動輸入基礎(chǔ)信息的功能，如手動輸入出差人員的姓名、職稱、交通工具、時間地點，系統(tǒng)還要具備記憶功能，以便于快速填報報銷單。另外，還要說明出差報銷的具體范圍，填寫完報銷單據(jù)之后，上傳于數(shù)字簽章系統(tǒng)中，相關(guān)人員審批通過后報銷。

最后，優(yōu)化設(shè)計借款業(yè)務(wù)報銷。這指的是職工借款方面，高校職工可以因為學(xué)習(xí)、考察、出差等向?qū)W校預(yù)支部分經(jīng)費(fèi)，須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度來執(zhí)行作業(yè)。優(yōu)化設(shè)計報銷體系，可為職工借款提供更多便利。先根據(jù)批準(zhǔn)的公務(wù)申請估算借款金額，借款額不可超出預(yù)估范圍，之后登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)根據(jù)提示辦理好借款手續(xù)。以湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，若是在五千元以內(nèi)，那么僅需學(xué)校部門正職領(lǐng)導(dǎo)審批；若超過五千元，則需要主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財務(wù)部會計人員受理，財務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，財務(wù)部會計編制會計憑證，結(jié)算中心出納辦理付款事宜。

二是優(yōu)化設(shè)計財務(wù)報銷系統(tǒng)付款流程。由財務(wù)部門集中收集報銷單據(jù)，發(fā)放相應(yīng)的單號，然后報賬人員可以直接在微信公眾號平臺點擊報賬跟蹤，將自己的報銷單號輸入其中后便能夠了解單據(jù)的流轉(zhuǎn)情況，若發(fā)現(xiàn)單據(jù)有問題被撤回，需要修改，也能夠第一時間接收到相關(guān)信息。結(jié)算中心付款完成之后，報賬跟蹤系統(tǒng)中也會同步數(shù)據(jù)，報銷人員會收到相應(yīng)的信息。這種方式改變了原來被動等待的情況，提升了財務(wù)付款效率，而且也使得付款信息更加準(zhǔn)確，付款透明度得以提升[4]。

三是優(yōu)化設(shè)計財務(wù)電子簽章。在圖像處理技術(shù)的支持下，出現(xiàn)了電子簽章形式，可直接把簽名轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，并進(jìn)行蓋章處理，電子簽名技術(shù)也保障了電子信息的真實性。在財務(wù)報銷系統(tǒng)設(shè)計過程中，應(yīng)當(dāng)充分利用電子簽章，不僅能夠改善領(lǐng)導(dǎo)簽字煩瑣的情況，還有利于實現(xiàn)財務(wù)辦公移動化。報銷人員在填寫完單據(jù)之后，可直接將電子檔傳輸?shù)紺A系統(tǒng)后臺，后臺在處理數(shù)據(jù)的時候，會將其傳遞到門戶系統(tǒng)中，部門領(lǐng)導(dǎo)在登錄訪問CA服務(wù)器數(shù)據(jù)的時候，便可以直接審核單據(jù)，簽字確認(rèn)，再將其返回至數(shù)字簽章服務(wù)器，傳輸?shù)紺A系統(tǒng)中，報銷人員便能夠及時了解實際審核狀況。

四是優(yōu)化設(shè)計報銷單投遞和業(yè)務(wù)查詢。高校財務(wù)報銷系統(tǒng)設(shè)計過程中，可應(yīng)用財務(wù)自助投遞終端設(shè)備，該設(shè)備針對老師、學(xué)生，可放置于財務(wù)處服務(wù)大廳，能夠提升財務(wù)工作效率。該設(shè)備支持自助投遞、單據(jù)流轉(zhuǎn)查詢、財務(wù)信息查詢打印、更換銀行卡等諸多功能，界面交互性較好，實現(xiàn)了服務(wù)型財務(wù)模式的延伸，提升了財務(wù)管理效率，同時縮短了報賬等待時間，降低了報銷成本。

3.2 財務(wù)報銷體系后臺設(shè)計

智慧校園建設(shè)背景下，在設(shè)計高校財務(wù)報銷體系的時候，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化后臺設(shè)計，可從以下方面著手：

一是搭建后臺基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺。在優(yōu)化升級財務(wù)報銷系統(tǒng)之后，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的模塊越來越多，包括但不限于數(shù)字簽章系統(tǒng)、預(yù)算管理、財務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)等，每一個系統(tǒng)都需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，應(yīng)當(dāng)建設(shè)云平臺來保障系統(tǒng)功能的順利開展。網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)框架應(yīng)當(dāng)包括應(yīng)用交互層、應(yīng)用層、應(yīng)用支撐層、數(shù)據(jù)挖掘?qū)印⒒A(chǔ)設(shè)施層等，可充分利用云計算來升級基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)，建立健全數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，進(jìn)一步完善財務(wù)報銷體系。與此同時，還要統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺，創(chuàng)建財務(wù)軟件開發(fā)、信息儲存和傳輸平臺[5]。

二是高校財務(wù)報銷體系中的各個子模塊要做好銜接工作。財務(wù)報銷體系中包含了多個子系統(tǒng)，需要合理設(shè)置和規(guī)劃這些系統(tǒng)，每個系統(tǒng)之間都要進(jìn)行有效銜接，否則會影響報銷效率，難以保障報賬質(zhì)量。財務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)字認(rèn)證系統(tǒng)和影像化系統(tǒng)，組合成一個整體，不可有任何偏差，確保系統(tǒng)運(yùn)行的順暢性。

三是高校財務(wù)報銷體系要實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步，保障數(shù)據(jù)傳輸。高校的財務(wù)系統(tǒng)有財務(wù)專線，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)則需要支持外網(wǎng)訪問，想要將財務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)有效銜接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步，則要設(shè)置網(wǎng)報傳輸程序，以便于增加預(yù)算項目，及時傳輸相關(guān)數(shù)據(jù)，并輸入報銷系統(tǒng)，方便相關(guān)人員查看。與此同時，傳輸系統(tǒng)還要將財務(wù)系統(tǒng)中的項目、科目余額和科研信息傳遞至網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，以便于了解部門的支出情況，掌握收支狀態(tài)。數(shù)據(jù)信息的有效傳輸可支撐數(shù)字認(rèn)證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，有利于審核人員第一時間獲取單據(jù)進(jìn)行審核并簽字確認(rèn)。

3.3 優(yōu)化設(shè)計財務(wù)信息化平臺

財務(wù)信息化平臺屬于對外交互窗口，可充分發(fā)揮當(dāng)下移動端信息平臺優(yōu)勢，建設(shè)財務(wù)信息化，做到以下幾點：

一是加強(qiáng)高校財務(wù)信息化建設(shè)。首先，要明確高校發(fā)展目標(biāo)。高校財務(wù)管理信息化建設(shè)需要運(yùn)用多種數(shù)字化手段，把原始的財務(wù)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，然后再根據(jù)數(shù)據(jù)類型創(chuàng)建數(shù)字化模型，做好分類、儲存和處理工作。同時還要實現(xiàn)財務(wù)管理和報銷的自主化，需要加強(qiáng)人機(jī)交互，使用智能識別手段進(jìn)行自動化處理。其次，要選擇高性能的硬件設(shè)備，創(chuàng)建集中儲存系統(tǒng)，構(gòu)建財務(wù)業(yè)務(wù)大數(shù)據(jù)平臺，須保證財務(wù)報銷系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，以便于實現(xiàn)網(wǎng)上報銷、會計核算等功能。最后，在進(jìn)行軟件規(guī)劃建設(shè)的時候，還要注重自助服務(wù)平臺的建設(shè)，須基于財務(wù)預(yù)算合理設(shè)計財務(wù)管理平臺，重視數(shù)據(jù)分析工作，可設(shè)置適宜的系統(tǒng)軟件設(shè)備，從而提高財務(wù)報銷效率[6]。

二是優(yōu)化設(shè)計財務(wù)部網(wǎng)站。在設(shè)計財務(wù)部網(wǎng)站的時候，應(yīng)當(dāng)做好其與相關(guān)平臺和網(wǎng)站的鏈接，豐富網(wǎng)站內(nèi)容，簡化網(wǎng)站操作，保障財務(wù)服務(wù)質(zhì)量。同時還應(yīng)當(dāng)設(shè)計留言互動窗口，增加視頻宣傳欄目。

三是優(yōu)化設(shè)計財務(wù)微信公眾號。在高校財務(wù)報銷體系中應(yīng)當(dāng)融入微信公眾號平臺，在設(shè)計這一平臺的時候需要根據(jù)需求來豐富功能，如工資信息、公積金等信息查詢功能，或是財務(wù)制度、報賬跟蹤等業(yè)務(wù)辦理功能，還可設(shè)置開票信息、一卡通APP等財務(wù)秘書功能。與此同時，還要細(xì)化工作內(nèi)容，要涵蓋在線取號、報賬跟蹤、自動回復(fù)、銀行卡號修改等功能。其中在線取號指的是相關(guān)人員可以在網(wǎng)上取號來辦理報銷業(yè)務(wù)，可縮短報銷等待時間；報賬跟蹤在于提交報銷賬單后，于微信公眾號中查看報銷情況，實時了解進(jìn)度；自動回復(fù)可加強(qiáng)彼此之間的交流和溝通，方便業(yè)務(wù)辦理工作的順利開展；銀行卡號修改，則提供了修改個人信息的渠道[7]。

結(jié)語

總而言之，在智慧校園建設(shè)背景下，應(yīng)當(dāng)重視高校財務(wù)報銷系統(tǒng)設(shè)計工作，須針對當(dāng)前報銷系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問題，通過實施有效措施，進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計。不僅要明確高校財務(wù)報銷系統(tǒng)的設(shè)計要求，從需求、流程等多方面考慮，還要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，逐步實現(xiàn)高校財務(wù)管理信息化、智能化。為保障報銷系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，一定要拓展其功能模塊，簡化報銷流程，開展高效的網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)，利用微信公眾平臺幫助報賬人員實時掌握報銷進(jìn)展，及時反饋相關(guān)信息。全新的高校財務(wù)報銷系統(tǒng)有利于縮短報賬人員的等待時間，降低報銷工作成本，取得較好的應(yīng)用效果。

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作者簡介：向梓菡，本科，會計師，研究方向：財務(wù)核算、財務(wù)信息化。

基金項目：湖南省財政廳——高校財務(wù)報銷智慧云平臺建設(shè)研究項目。