基于信息化技術的檔案智能管理策略分析

張 巖 叢日麗

摘 要：本文基于信息化技術檔案管理的視角，分析在智能化背景下，信息檔案管理中存在的問題，如信息化設備不夠完善、管理部門對信息化技術管理認知不足以及館員的素質有待提高等。闡述了檔案信息化管理的高效、安全、規范原則，并對信息化技術檔案的職能管理提出了解決方案。

關鍵詞：檔案；信息化技術；智能管理

中圖分類號：G270? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2024）04-0074-03

1 基于信息化技術的檔案智能管理的意義

目前，檔案管理已然成為各單位開展工作的重要內容。然而面對海量的檔案數據信息，要想在使用時實現精準查詢搜索，若僅依靠人工操作，不僅人力成本高，也會占用更多時間。新時期下，將檔案內容進行信息化采集，再通過計算機等先進設備進行智能處理，能夠有效提高檢索查閱效率。即便是繁瑣或微小信息內容，也能夠實現精準查找，由此一來，不僅能夠保障檔案信息查找的準確率，還能夠節省檢索時間，有助于為個人或單位各項工作順利開展提供便捷[1]。

過去檔案大多以紙質形式進行存儲，這就意味著其中很多信息內容的傳輸與共享很容易受到時間和空間的阻礙，從而造成使用效率低、管理難度大等問題。隨著信息技術手段不斷革新，越來越多的智能設備被用于檔案管理過程中，有效打破了信息利用的時空限制。即便相隔距離較遠，但通過郵件、社交軟件、傳真等方式進行檔案內容傳輸，也能夠高效實現信息共享，并具有時效性高、可處理性強等優勢，切實有利于為檔案管理賦能。

檔案管理過程涉及內容收集、分類歸檔、存儲保護、檢索運用等多個步驟，且檔案信息繁多復雜、種類不一，若長期使用傳統模式很容易為管理人員帶來沉重壓力。新時期下，將多元信息技術引入檔案管理活動，并做好智能化處理，能夠有效解決傳統檔案管理過程中的實際問題，并建立穩定、高效的管理運行體系。在信息化技術支持下，無論是檔案信息的錄入、檢索還是使用，都可以提質增效，并能全面減輕檔案管理人員的壓力。檔案管理工作是以服務用戶為宗旨的，在此期間，既要滿足用戶對于檔案的需求，還要全面發揮出檔案的使用價值。新時期下，將大數據、云計算、網絡設備、互聯網、智能平臺等信息技術與檔案管理進行緊密融合，能夠充分發揮出檔案信息便捷提取、易于歸類存儲、高效檢索傳輸等優勢，有利于構建完善的管理模式，促使檔案管理從被動邁向主動，并為個人及單位提供必要的數據支撐，有效滿足用戶服務需求，同時全面發揮檔案信息的應用價值，并促進檔案事業的高效發展[2]。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案信息化智能管理認知不足

檔案部門是每個單位的分支，做好檔案管理工作十分重要。隨著時代發展，信息化進程不斷加快，將信息技術與檔案管理進行融合是必然趨勢，能夠全面提升智能管理水平，有效提高檔案服務效率。然而部分人員卻存在著認知偏差，一方面認為檔案管理過程較為簡單，不愿在信息化智能管理方面加大資金成本、時間成本的投入，另一方面是忽視創新發展，對檔案智能管理重視度較低。這些思想認知上的偏差都會對檔案信息化管理進程造成阻礙，從而導致服務水平停滯不前。

2.2 檔案信息化智能管理水平待提升

要想全面提高檔案智能化管理水平，管理人員要不斷加強職業技能訓練，充分掌握大數據、智能設備等信息技術應用方法，不斷提升自身信息素養，并投身實踐展開鍛煉。然而從實際來看，可以發現，部分管理人員由于年齡偏大、學歷偏低、認知有限，對于信息技術的掌握情況不佳。同時，部分單位疏于為管理人員提供廣闊的學習空間和培訓機會，不利于檔案管理人員獲得知識能力、信息技術水平等方面的長足進步。

2.3 檔案信息化智能管理設施不完善

工欲善其事，必先利其器。在基于信息化技術的檔案智能管理過程中，要想促使檔案信息采集、信息歸檔分類、信息存儲、信息檢索等過程更加高效便利，需要不斷優化智能工具，完善基礎設施建設，以便管理人員能夠更好完成管理操作。然而現實情況是，部分單位由于對檔案管理重視程度較低，所投入的資金比例相對較低，未能做好相關管理軟件的開發和引入，未能有效構建健全的檔案管理系統，并搭建信息管理平臺。硬件設施不夠完善，對檔案進行信息智能管理過程中便會出現阻礙，從而導致檔案利用價值大打折扣。

3 基于信息化技術的檔案智能管理原則

3.1 規范性原則

沒有規矩，不成方圓。在基于信息技術的檔案智能管理活動中，管理人員要遵循相應規則、機制，并恪守規范性原則進行信息處理，以便高效形成規范合理的檔案運行體系。一方面，無論是聲像檔案、文書檔案、實物檔案還是科技檔案，其信息的制作、存儲格式要保持規范，切勿隨意操作，從而提高檔案運行質量。另一方面，還要科學設置各級各類檔案管理人員的權限，以此減少檔案信息在歸檔存儲、檢索應用等方面的問題，切實保障其安全性。此外，在挖掘檔案信息資源價值期間，還要保持傳輸與共享過程的規范性，避免不必要的信息技術資源浪費，促使智能管理水平得以有效提升[3]。

3.2 安全性原則

對信息技術和智能設備進行運用時，稍有不注意，便會出現錯誤程序、錯誤操作等情況，由此會導致數據失真，并產生系列不良后果。對此，作為檔案管理人員，要有較強責任意識，務必要遵循安全性原則，從多個角度進行科學管理。比如從制度、機制等方面入手，強化制度應用，堵住管理漏洞，減少隨意操作、錯誤操作等問題，還要對管理流程進行嚴格檢測，做好備份、風險防范等工作，確保各流程細節落實到位，保證檔案信息時刻處于安全狀態。

3.3 高效性原則

新時期下，在檔案管理過程中不斷強化信息技術、智能設備的更新和應用，既是時代發展的必然需求，更是檔案管理工作追求提質增效的重要選擇。因而檔案管理人員在實踐工作中，要保持良好職業道德規范和職業精神，遵循高效原則開展實施各項管理活動。比如注重自身信息素養提升，熟練掌握各項智能設備應用方法。同時，還要圍繞管理活動進行科學規劃，不斷完善信息化管理體系建設，以此促使檔案信息的分類歸檔、存儲查詢、檢索使用等各環節效率得以切實提升。此外，還要著眼于管理問題制定針對性解決方案，進一步發揮信息技術的優勢作用，從而有效增強檔案管理整體水平。

3.4 創新性原則

基于信息化技術的檔案智能管理活動并非一成不變的，要想不斷取得實效進展和長足進步，檔案管理人員要有進取精神，并遵循創新原則，在原有基礎上進行優化、完善，著力探索新的突破點和發展空間。比如結合單位及用戶檔案需求，充分借助智能設備、信息技術來拓展服務模式，構建完善的檔案管理體系。還可以著眼于檔案資源的開發與運用，不斷探尋創新策略，促使檔案信息充分發揮其使用價值。只有立足實際進行創新探索，才能有效破解檔案發展難題，優化檔案管理工作程序，提高檔案服務質量[4]。

4 基于信息化技術的檔案智能管理策略分析

4.1 展開專業培訓，全面提高檔案管理人員信息素養

新時期下，要想全面做好檔案管理工作，各單位需要不斷提高檔案智能管理重視度，從思想層面、信息技術層面做好培訓工作，著力提升檔案管理人員的綜合素養。

比如在進行思想引領過程中，各單位可以積極組織主題教育、專題講座活動，使檔案管理者從多維度認識到基于信息技術的智能管理活動的重要性，還要使在崗人員提升職業道德素養，主動接受信息化熏陶，不斷轉變工作方式，迸發較強的責任感和使命感，著力為檔案信息化建設奉獻力量。

同時，還要注重展開技能培訓，提供多元學習機會，尤其是針對信息素養偏低的檔案管理人員，要使其能夠充分了解大數據、智能設備、智能管理軟件等應用模式，并熟練使用信息技術工具、智能管理工具推進檔案信息采集、分類歸檔、查找檢索、實踐運用等流程。只有檔案人員能夠從思想上轉變，提高智能管理重視度，并從專業技術上進行優化發展，才能進一步做好檔案信息化建設，全面提升檔案管理效率[5]。

4.2 加強設施建設，全面滿足檔案智能管理基本要求

人們常說：“巧婦難為無米之炊。”新時期下，基于信息技術的檔案信息智能管理活動也同樣如此，需要建立在一定的必要條件之上。對此，各單位要不斷加強軟件設施、硬件設施建設，只有基礎設施完善，才能精準攻克檔案智能管理過程中的種種問題，并有效確保檔案信息化進程提質增效。

首先，各單位可以立足實際情況，建立專門獨立的分支機構，保障檔案管理人力資源的充足，并促使管理人員能夠與多部門達成良好合作，精準把握檔案服務需求，以便為智能管理做好準備。同時，還可以加強硬件管理，比如根據用戶、單位的檔案需求，建立智能化服務系統，開發智能管理軟件，引入先進管理技術等等。只有保障軟硬件設施健全，多維度滿足檔案智能管理基本要求，才能促使數據收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用過程得以提質增效，并確保檔案信息運行及使用價值充分得以發揮。

4.3 完善管理體系，切實增強檔案資料智能管理效率

要想不斷提高檔案管理水平，各單位要立足實際，不斷完善管理體系，一方面是保障檔案管理人員工作方向、思路更加清晰，另一方面是為了促使檔案信息充分發揮實際應用價值。

首先，面對海量的信息資源，要想使各類數據不遺漏，并得以完善保存，需要充分運用大數據、網絡設備等進行檔案資料收集工作，并在仔細分類信息內容的基礎上做好檔案的智能組合、排列、編號和基本編目，促使相關資料能夠完善地存儲于信息管理系統之中。其次，除了將檔案信息納入到信息設備下的存儲環境中，管理人員還要加強檔案內容質量監管，確保檔案信息真實性、準確性，做好數據保密工作。同時，還要注重借助大數據功能，建立不同類別的資源數據庫和“一站式”服務平臺，著力優化信息檢索、查詢等程序，確保檔案信息更好發揮自身實用價值。此外，還要保持與時俱進理念，加大資金投入，做好信息設備、智能設備的維護、更新、檢修等工作，確保管理體系實現完美閉環，從而增強檔案資料智能管理效率。

4.4 優化制度建設，確保檔案智能管理水平穩步提升

制度是保障工作高效運行的有力抓手，在基于信息化技術下的檔案智能管理過程中，要想使得各環節工作高效開展，各單位需要加強制度建設，完善機制保障，以此為檔案智能管理活動提供科學指引，確保檔案管理信息化進程朝著健康、科學的方向發展。

同時，還可以在檔案管理人才引入、培養高水平工作隊伍等方面進行制度優化，比如構建專業技術考核制度、獎勵制度，定期對管理人員的智能化、數字化技術水平進行檢測評估，促使管理人員能夠依照評估結果不斷進行自我完善，并使其能夠將所學所得更好地應用于智能管理活動中。而在獎勵制度保障下，管理人員將會通過大數據、互聯網等方式進一步做好檔案信息收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用等服務。

4.5 提高安防水平，保障檔案信息資源共享安全性能

信息化背景下，檔案資源的安全性能是開展智能管理過程期間需要重點關注的方面，對此，管理人員要把信息安全與防護放在重要位置，并積極采用多種手段增加檔案智能管理安全系數。

首先，在完成檔案信息的錄入、存儲后，一定要及時對相關內容進行備份、拷貝，避免電子文件損壞或丟失，還要注重對系列數據進行加密處理，防止重要內容被惡意篡改或丟失。其次，要注重設置訪問權限，對檔案瀏覽者的身份進行驗證、記錄，以此有助于在開放的基礎上保障檔案資料安全。另外，還要注重建立起涉密檔案信息的局域網，實時監測重要檔案信息的共享傳輸過程，并做好智能設備、管理軟件的防火墻設置，以此減少外來病毒的入侵幾率，切實提高檔案信息的安全管理性能。

5 結語

綜上所述，新時期檔案管理工作的順利開展，信息化、智能化是必然趨勢，廣大管理人員要充分認識到基于信息技術的檔案智能管理價值，并靈活采用多種策略，切實完善管理過程，增強檔案智能管理效率，實現檔案事業可持續發展。

參考文獻：

〔1〕師寶玉.檔案智能管理的特點與智能服務模式分析[J].檔案管理，2020，43（01）：108-109.

〔2〕侯作龍，吳磊.大數據時代背景下的檔案數據資源體系變革研究[J].蘭臺內外，2023，40（33）：61-62+65.

〔3〕黃鵬.基于人工智能的存儲檔案智能定位管理系統設計[J].石河子科技，2023，11（05）：48-49.

〔4〕王萌.論紀檢監察檔案信息化建設[J].辦公室業務，2023，32（19）：113-115.

〔5〕龍家慶.數字管護研究中檔案管理的既有探索與辯證思考[J].檔案與建設，2023，40（03）：31-36.