財務共享背景下商業銀行費用報銷的管理措施研究

張鶴

摘要：目前，很多商業銀行在費用報銷管理方面存在一定的問題，例如審批鏈條過長、報銷材料不規范、預算超支現象嚴重、總部管控力弱化等，這些問題不僅使商業銀行的費用報銷繁瑣，同時制約了銀行整體財務管理水平。而應用財務共享模式，對于商業銀行費用報銷管理而言，更有助于其實現管理權集中化、降低財務運營成本，并提高決策的科學性?；诖?，文章首先對財務共享作一概述；接著論述了財務共享對商業銀行費用報銷的意義；而后又總結了商業銀行費用報銷管理的現狀；最后提出了財務共享背景下商業銀行費用報銷的管理措施，以期為各商業銀行提供有價值的借鑒和參考。

關鍵詞：財務共享；商業銀行；費用報銷；管理措施

在現代企業管理中，財務共享模式已成為大型企業、集團型企業財務轉型趨勢。該模式通過集中化管理、標準化流程、信息技術的廣泛應用以及內部控制的強化，可以有效提高企業財務運營的效率。與傳統財務管理相比，財務共享模式在當下更有助于企業應對快速變化的市場環境和日益復雜的財務需求。在此背景下，商業銀行作為金融體系的重要組成部分，其財務管理的高效性直接關系到整個銀行體系的穩定運行和健康發展。目前，很多商業銀行的費用報銷管理都存在一定的問題，在財務共享的框架下，商業銀行不僅能夠提升費用報銷管理的效率，還能夠更有效地控制成本、優化資金流動，并提升決策的科學性。因此，商業銀行應對此引起足夠重視，積極采用財務共享模式優化和解決在費用報銷管理及其他財務管理工作中遇到的問題，提升銀行的整體運營水平。

一、財務共享概述

（一）財務共享的內涵

在1913年，美國的福特汽車公司開創性地在其生產流程中采用了流水線模式，這一創新極大地減少了生產成本并提升了工作效率，從而引發了汽車制造行業的一場重大變革。到了20世紀80年代，福特公司將這種流水線理念擴展到了集團的財務管理中。具體做法是，將財務工作中的基本環節指派給專職財務人員進行集中處理，并建立了全球首個財務共享服務中心。這個舉措標志著財務共享理念首次進入了大眾的視野。通過這種模式，福特公司不僅在生產上實現了創新，還在財務管理領域開創了新的篇章，為以后企業的財務管理提供了新的思路和方向。

財務共享，指的是將企業內部的財務管理和流程標準化和集中化，通過財務共享服務中心進行統一管理和運營。財務共享服務中心，簡稱FSSC（Financial Shared Service Center），也就是企業內部把日常的、分散的、重復性的、可批量操作的、非核心的財務集中到財務共享服務中心標準、統一處理，促進企業內部業務流程規范化、簡單化，讓財務事務的處理形成了規模效應，并實現了高效信息共享機制，提升企業整體運行效率，在此過程中，財務人員也從繁瑣的基礎業務中釋放出來，并向財務管理高端人才轉型。

（二）財務共享的特征

1. 集中化管理

財務共享模式的核心就在于實施集中化管理，即將企業的各部門或集團子公司的財務活動統一到財務共享服務中心，這種方式優化了企業的資源分配，簡化了管理層級和決策過程，不僅保證了對財務流程的有效監控和控制，而且還使企業的運營更加協調，從而提高整體運營效率。

2. 標準化流程

財務共享的標準化流程特點是指在全企業范圍內，所有財務活動都遵循一套統一的標準和程序。這樣的措施有助于降低流程誤差，提高操作效率和質量。同時，也簡化了員工培訓和操作程序，使新人更快地適應工作環境。更重要的是，采用標準化流程確保了財務數據的準確性和可靠性，對于企業作出科學的戰略決策以及長期發展規劃都起到不可替代的作用。

3. 利用信息技術

當下數字化時代，在財務共享模式中，應用先進的信息技術是提升工作效率和數據準確性的重要基礎。企業通過引入包括ERP系統、云計算和人工智能等高級財務軟件和自動化工具，可以自動化運營多項日常財務任務，減輕了財務人員的工作負擔，有效提升了財務部門的工作效率。

（三）財務共享模式與傳統財務管理模式對比

財務共享模式與傳統財務管理模式之間可以從控制力、管理成本及效率、管理模式等多個方面來做對比，如表1所示，可以看出，財務共享模式在企業經營過程中的多個維度都要優于傳統財務管理。

（四）企業實施財務共享模式發展的階段

企業財務共享的發展可以分為三個階段，每個階段都具有其獨特的特點和重要性：

第一階段：財務流程集中處理。在財務共享的初期階段，其核心聚焦于財務流程的集中化處理。這一階段的運作模式主要圍繞核算、報銷和資金管理等核心財務活動的集成共享。在這個階段，財務共享中心主要承擔交易層面的任務，尚未涉及更廣泛的業務范疇。

第二階段：業務范圍擴展。隨著財務共享中心的進一步發展，其功能開始超越單純的交易處理。在這一階段，財務共享中心不僅處理和記錄企業內部的各類交易事項，而且開始拓展其服務范圍。利用共享平臺的技術支持，財務共享中心開始延伸到合同管理、資產管理等更多的業務領域，實現了功能的多元化。

第三階段：成為企業數據中心。這一階段標志著財務共享達到了一個高級階段。在這個階段，財務共享中心不僅僅是處理財務事務的地方，而是轉變成一個企業的數據中心。這個數據中心包括了預算信息、資產信息、資金信息、核算信息、成本信息以及對管理決策至關重要的外部信息。財務共享中心在這一階段成為企業高層領導在做出重大事項判斷和未來決策時的關鍵數據參考平臺。

總的來說，財務共享從最初的財務流程集中處理發展到成為企業數據中心的過程，展示了其在企業管理和決策中日益增長的重要性和影響力。

二、實施財務共享對商業銀行費用報銷的作用

（一）有助于商業銀行集中管理權

商業銀行實施財務共享模式，會使費用報銷等財務活動都集中于一個共享服務中心處理，從而統一了處理標準和流程。這種集中化不僅簡化了財務管理的復雜性，還增強了監督和控制效果，確保了操作的一致性和透明度。同時，這種管理方式還提高了銀行內部的溝通效率，確保了財務信息能夠順暢流通，使銀行的財務工作形成一套高效、標準化的管理體系。

（二）有助于商業銀行降低財務運營成本

財務共享中心通常采用自動化和數字化的處理流程，這不僅降低了商業銀行人工操作失誤的風險，還減少了不必要的人工管理，進而降低了銀行在人力資源和管理上的開銷。此外，集中化財務管理還可以實現規模經濟效益，有效減少資源浪費，在總體上也為銀行降低了財務運營成本。

（三）有助于商業銀行提高決策的科學性

通過財務共享中心，銀行管理層可以獲取到實時的數據分析和綜合報告，幫助他們更全面地理解財務狀態和業務動態，從而作出更加合理和科學的決策。同時，集中式的數據管理和分析有助于發現潛在的風險，為銀行執行的長期戰略規劃和策略調整提供有力支持。

三、商業銀行費用報銷管理的現狀

（一）審批鏈條過長

在當前的商業銀行費用報銷管理中，存在一個明顯的問題：審批鏈條過于復雜和漫長。這個審批鏈條通常包括報銷員工、部門費用管理員、部門總經理、主管行長以及財務部等多個審批環節。報銷流程包含事前申請和事后報銷兩個階段，均需執行同樣的審批鏈條。另外，如果報銷單據因材料不全、字跡不清、填寫錯誤等原因被退回修改，報銷人員必須再次將修改后的單據通過相同的審批程序，進行重復審批。這種繁瑣且重復的審批流程，不僅降低了報銷效率，也增加了審批鏈條中各環節審批人員的工作負擔，影響了銀行整體的財務管理效果，甚至是運營體系的效率。

（二）報銷材料不規范

在目前商業銀行的費用報銷管理中，面臨的一個主要問題是報銷材料的不規范性。這主要是因為大多數報銷文件由員工填寫，由于個人對填寫要求理解的差異，經常出現填寫不準確或不完整的情況。 盡管很多商業銀行的內部有明確的事前申請要求，但在實際操作中，為了便利，常常出現事后報銷時補充事前審批的現象。此外，傳統的紙質報銷材料在保存方面也存在一定的問題，存放在檔案室中的材料隨著時間的推移，字跡很可能褪色，或者由于意外損壞或者流失，這些情況不便于日后進行查閱和審計，不僅增加了財務管理的難度，還可能影響到財務數據的準確性和可靠性。

（三）預算超支現象嚴重

在當前商業銀行的日常財務批復流程中，存在一個顯著的問題：預算管理和資金支付沒有實現有效同步。這種情況下，銀行只有在每月結賬時才能發現預算的超支情況，這種滯后的發現方式無疑增加了財務管理的難度和復雜性。此外，銀行在預算考核上的標準過于單一，主要集中在是否超過預算額度的問題。會計部門往往只關注報銷金額是否超出了預定預算，而忽視了預算使用的效率和有效性。如果某個部門的預算沒有超支，會計部門通常會認為該部門在預算管理上表現良好，卻不會進一步考量是否可以通過更少的預算實現更多的工作。

（四）總部管控力弱化

雖然總行為全行制定了費用報銷的統一規定，但在實際執行時，由于管理權限主要下放至各地分支行，這就導致了總行在費用報銷管理上的監督和控制力有所不足。因此，總行通常只能在進行定期或不定期的抽查時發現一些問題。例如，在抽查過程中，總行可能發現一些分支行在酒店住宿、業務招待等方面存在超標準支出的現象。規定中可能明確指出員工出差時應當選擇標準間或經濟型酒店，但在實際報銷中卻發現有員工入住超過標準的酒店。同樣，在業務招待費用方面，雖有明確的消費標準和限制，但有時會發現超出規定標準的報銷情況。這些情況反映出商業銀行在執行費用報銷規定時存在的弱點，尤其是在分支行的自主管理下，總行的規定不一定都會得到嚴格的執行。

四、財務共享背景下商業銀行費用報銷的管理措施

（一）調整財務組織架構

在財務共享背景下，銀行需要根據自身的實際情況調整財務組織架構。例如原本的三級財務管理結構，即從總行到分行，再到支行，需要被簡化為更高效的兩級財務管理結構，即總行和分行。在這一新架構中，總行設立了一個專門的財務共享服務中心，該中心整合了原先分散在各地的財務核算人員，由總行統一管理。這個中心負責全行范圍內財務審核、集中支付、財務核算、稅務管理等關鍵職能。同時，它還負責審查分支機構報銷材料的合理性、真實性和完整性，集中支付，并生成管理層所需的財務報表，對財務數據進行深入分析。此外，該中心還應管理全行財務人員的崗位資格、專業培訓和績效考評等多項職能。同時，總行財務共享服務中心可以下設預算管理部、投融資管理部、庫存及流動性管理部、資產管理部、資金管理部、風險與稽核管理部等部門，全面負責全行的財務資源配置、財務制度管理、資產負債管理、預算考評管理、投資決策管理等工作。同時，這些部門還負責制定與銀行發展戰略相匹配的財務目標、業務流程、財務政策，并參與銀行的戰略決策，評估財務狀況和經營績效。

雖然調整后可以保留分行的財務部，但其職能和結構也需要經過調整。例如分行的財務部可以設有綜合統計崗、預算管理崗、財稅管理崗、財務審核崗和憑證管理崗。但是，不再負責所轄區域內的財務核算和付款工作，原有的核算崗和出納崗人員被轉移到其他業務崗位。分行財務部的主要職責可以設定為財務初審、紙質憑證的保存、報表的生成、稅款申報和財務分析等。而在支行和營業點級別，可以取消財務工作崗位，進一步簡化和優化了整個銀行的財務管理體系。

（二）推行移動審批功能

電子簽名與傳統的手寫簽名或蓋章具有同等法律效力，前提是使用符合國家標準的技術和設備。因此，商業銀行可以在業務流程優化中引入了電子簽名功能，取消了紙質材料的線下審批。無論是普通員工還是管理層，都可以通過電腦登錄OA系統，完成報銷申請、附件上傳、審批、查看進度等步驟。在電腦端登錄的技術上，可以開發移動審批技術，實現隨時隨地申請和審批，并支持定位手寫簽字，這樣可以進一步提高審批效率和速度，不再使用報銷材料，并減少了傳統紙質材料流轉所需的時間。

（三）簡化費用審批流程

商業銀行可以根據不同業務的金額和性質，制定靈活的審批層級和額度范圍，減少不必要的審批環節。例如，金額低于200元的辦公用品采購報銷由部門費用管理員審批；金額在200元至1000元之間的辦公用品采購報銷由部門總經理審批；金額高于1000元的辦公用品采購報銷由主管行長審批等。類似這種差異化的審批流程設計有助于在確保合規性的同時，減少審批鏈條的復雜性，提高了整個費用報銷流程的效率。

（四）加強預算執行管控

為了強化預算管理，商業銀行可以建立一套完整的、可持續循環的資金預算框架。在具體執行過程中，利用先進的信息技術，將預算管理系統與財務共享平臺整合，確保預算管理貫穿費用報銷的每個環節。銀行可以投資建設實時預算管理系統，將預算管理與資金支付過程實現有效同步。這個系統應能夠自動追蹤、記錄和報告各部門的費用支出，以確保實際支出與預算的即時比對。一旦發現預算超支情況，系統應立即觸發警報，通知相關管理人員采取必要的措施。例如某銀行開發了一款費用動支系統（EPO系統），用于實時跟蹤和更新預算的剩余額度。在這一系統中，各部門費用管理員和預算部門會定期上報各項基礎費用預算至分行，然后分行和各分支機構對預算進行審核、匯總，并統一上報至總行。經過總行董事會審批的預算額度隨后被分配至各分行和分支機構，相應的部門預算額度也隨之確定。EPO系統的核心作用在于將合規性審核與業務審核分離。只有經過EPO系統預先審核通過的費用才能在系統中報銷。這種機制不僅有效地防止了超支現象和事后補事前申請的不規范行為，還為銀行的全面預算管理提供了有力的技術支持，確保了每一筆費用的合規性和透明度，為管理層提供了全面及時的費用和資金流動態監控，增強了銀行整體的財務管理和控制能力。

（五）完善管理系統功能

財務管理系統是商業銀行用于管理和監控財務活動的關鍵工具，它涵蓋了銀行的財務核算、預算、費用報銷、稅務管理等方面的功能。升級財務管理系統的主要方向包括：提高費用報銷的自動化程度、加強對預算的實時監控和調整、提供更精確的財務數據分析能力以支持決策制定（如表2所示）。這一升級可以起到多方面的重要作用，例如提高工作效率，降低人工錯誤率，增強財務透明度，加強內部控制，促進更科學的財務管理和戰略規劃等。除了完善功能之外，商業銀行的費用報銷系統要與內外部系統的數據相對接，這樣才能保障財務共享模式的有效實施（如圖1所示）。

五、結語

財務共享作為一種現代財務管理模式，對于提高商業銀行的財務管理效率和質量具有重要意義。在財務共享的背景下，商業銀行可以通過實施調整財務組織架構、優化財務報銷流程、加強預算執行管控等措施，有效緩解審批鏈條過長、報銷材料不規范等問題，同時還能強化總部的管控力，確保財務活動的安全性和合規性，為商業銀行的持續健康發展奠定堅實的財務基礎。

參考文獻：

[1]董慧.基于“互聯網+”的銀行費用報銷分析[J].商業故事，2022（17）：1-3.

[2]張瑜.財務共享模式下P銀行H市分行的費用報銷研究[J].理財（經濟版），2023（09）：76-78.

[3]侯志才，楊丹萍，陳然.財務共享環境費用報銷流程再造研究——以J集團為例[J].東華理工大學學報（社會科學版），2022，41（05）：455-461.

[4]于延敏.基于“互聯網+”的銀行費用報銷探析[J].中國集體經濟，2020（05）：138-140.

[5]馬男.完善財務共享費用報銷系統的實踐探討[J].中國總會計師，2023（09）：110-112.

[6]任震宇，林子軼.財務共享模式下企業費用報銷管理研究[J].現代商貿工業，2023，44（11）：150-152.

[7]董佳鑫.基于企業財務共享模式下的費用報銷管理分析[J].商場現代化，2023（11）：149-151.

（作者單位：阜新銀行營口分行）