公立醫院科研經費管理數字化轉型的實踐研究

王丹 甘寨妃 楊紅苑 楊小紅

【摘 要】 為貫徹落實“數字中國”建設的戰略部署，適應國家對科研經費管理的改革創新要求，公立醫院科研經費管理亟須更新理念和創新管理手段，從而助力醫院高質量發展。基于此，文章采用案例研究法，以G公立醫院為研究對象，探索公立醫院科研經費財務管理數字化轉型的具體實踐。首先，梳理了科研經費管理從電算化、信息化到數字化的發展歷程，明晰了公立醫院數字化轉型的基本路徑。其次，系統研究了科研經費管理數字化轉型的思路和具體做法。最后，總結了公立醫院在數字化轉型過程中存在的挑戰和解決方案，并探索了科研經費管理從數字化向智能化和智慧化升級的路徑及方式，為相關單位推動科研經費管理數字化轉型提供了有益參考與借鑒。

【關鍵詞】 公立醫院； 科研經費； 財務管理； 數字化轉型； 精細化管理

【中圖分類號】 R197.3；F23? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2024）09-0137-06

一、引言

加快數字化建設是發揮信息驅動引領作用、推進中國式現代化的必然選擇。為把“數字中國”建設的決策部署轉化為具體實踐和實際成效，進一步提出了新時代“數字中國”建設的整體戰略，明確“數字中國”建設的指導思想、主要目標、重點任務和保障措施。

結合“放管服”改革背景下科研經費高效、安全使用管理的新形勢和新要求，近年來國家出臺了一系列科研經費數字化轉型的相關政策。2021年8月，國務院辦公廳印發《關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》（國辦發〔2021〕32號），要求從配備科研財務助理、改進財務報銷管理方式、推進無紙化報銷三個方面出發，著力減輕科研人員報銷負擔。《會計信息化發展規劃（2021—2025年）》，提出要以信息化為支撐，以數字化為突破口積極推動會計數字化轉型。上述政策的發布，為加快推動科研經費管理數字化轉型提供了有力的制度支持。

當前大數據、人工智能等新技術不斷創新應用，人類社會已經進入數字化新時代[1]。隨著公立醫院科研項目不斷增加，科研經費體量呈逐年增長趨勢，傳統半手工的科研經費管理模式存在效率低、支出管控難、業財脫節等問題，難以適應當前公立醫院高質量發展的需要。為進一步推動《“十四五”全民健康信息化規劃》全面實施，充分發揮數字化創新驅動作用，賦能公立醫院數字化轉型，加快推進優質高效的衛生健康服務體系建設，科研經費管理應順勢而為，以“大智移云物區”等新技術為手段和工具，進行主動性內在升級，推動科研經費管理數字化轉型，將主動放權、加強監管、優化服務三者有效結合，為衛生健康事業高質量發展注入新動能。

雖然近年來公立醫院有意識地提高信息化建設水平，但由于各方面因素的影響，各醫院財務信息化參差不齊，信息化建設整體水平仍然不高。本文以G醫院為例，結合其科研經費管理電算化、信息化到數字化管理的發展歷程，系統梳理其科研經費管理數字化的轉型思路和具體做法，并展望未來智能化和智慧化的發展趨勢，為相關單位逐步開展科研經費管理數字化轉型提供了有益參考。

二、G醫院科研經費財務管理電算化到數字化的發展歷程

G醫院屬于大型綜合三甲公立醫院，當前在研科研項目約3 000個，2022年科研支出逾2億元。隨著科研規模不斷擴大，醫院科研信息數據出現指數級增長，為應對改革新形勢和滿足自身發展需求，G醫院以公立醫院政府會計深化改革為契機，積極推進財務管理信息化進程，前后經歷了會計電算化、會計信息化（狹義）和會計數字化三個轉型階段，當前正嘗試探索向智能化和智慧化管理方向發展（如圖1）。借助數字化轉型，G醫院大大提升了財務信息的完整性、及時性、準確性與科學性，為醫院科學管理與決策提供必需的高質量信息，提高了決策者對財務部門的依賴性。科研財務職能也逐漸完成從“核算型”與“弱管理型”向“強管理型”的轉型。

（一）科研經費管理“電算化”：手工記賬邁向電腦記賬

1.管理措施

早期的會計電算化利用商品化的財務軟件，實現了手工記賬變為財務軟件記賬。針對科研經費管理，此時的財務軟件局限于基本的收支核算，很少有醫院對支出項目進行明細核算。醫院一般采用“收支記錄本”等人工操作方式另行登記科研經費收入、核銷費用支出，用以實現信息傳遞、余額和預算控制的功能。

2.存在問題

在彼時的科研經費管理模式下，科研經費使用情況完全依賴課題負責人保管的紙質收支記錄本，若記錄本丟失，該項目的經費使用情況將無從考究。此外，無論是財務還是科研部門都無法對全院的科研經費使用情況有清晰的了解[2]。

（二）科研經費管理“信息化”：強化科研核算功能

1.建設背景

由于醫院科研業務不斷擴展，科研經費的來源更加多元化，財務核算的復雜程度越來越高，為改變科研管理顆粒度過大的現狀，2008年G醫院以現有的財務系統為基礎，按照具體科研項目在現有會計核算科目增加下級科目，實現“科研核算功能”，初步滿足了以具體科研項目為核算單位的經費管理要求。

2012年全面實施新《醫院會計制度》，明確規定了科研項目經費收支需單獨核算、專款專用，需單獨設置“科研項目收入”“科研項目支出”等科目，各科目根據不同負責人姓名、來源下掛不同科研項目。

2.強化措施

為滿足新《醫院會計制度》的要求和業務需要，G醫院重建財務信息系統，將輔助核算的理念引入財務信息系統，強化了科研精細化核算功能，全面實現了以具體科研項目為輔助核算的經費管理要求。通過輔助明細可以反映具體項目的收入總額、課題負責人、科室、經費使用情況、具體用途、經費結余情況等，財務部門也能夠基于財務系統查詢全院科研項目收支信息。

3.存在的問題

彼時信息技術本質上并沒有改變財務處理的流程，只是利用軟件強化了科研項目精細化核算功能，因而仍存在以下問題亟待解決：（1）信息獲取滯后且難度大。科研財務工作面臨科研業務信息獲取難度較大且嚴重滯后的問題，工作中容易出現財務與科研等工作數據之間脫節的現象，科研經費核算的高效性無法得到保障。（2）難以對科研收支進行有效控制。在科研收入確認環節，可能存在同一筆收入重復確認或收入長時間無人確認的問題；在科研支出環節，對經費余額和預算控制仍然完全依賴紙質的收支記錄本，人工審核容易出現超余額、超期限使用等問題，無法對科研經費使用進行精確的控制。（3）結余經費處置不規范，存在結項未結賬的問題。（4）業務和財務管理無法互聯互通。此階段的財務核算系統仍然是一個信息孤島，無法與其他業務系統互聯互通、數據共享，導致在科研經費管理上存在財務部門、科研部門和負責人三方收支記錄不一致的問題，科研業務和財務也難以實現全流程一體化管理。

（三）科研經費管理“數字化”：實現全生命周期一體化管理

2019年《政府會計制度》的全面執行，改變了醫院會計核算的基礎和會計核算的模式，財務核算的工作量顯著增加。為提高財務管理的效率，從根本上解決財務工作人力不足的問題，G院以此為契機對財務管理進行數字化轉型。G醫院采用全面部署的模式[3]，首先從全局的角度對未來幾年的財務數字化轉型思路和具體內容進行詳細的規劃，然后按照“分步驟實施，由面到點”的策略，將線下信息轉移到線上，打通財務系統與各業務系統的關聯，為未來實現智慧化財務管理奠定基礎。

在具體建設方案中，G醫院基于對醫院科研經費管理流程和管理權限的重新梳理，借助數字技術，組織各方力量自行搭建了一個能支撐實時感知變化、實時監督變化、實時分析變化的科研經費管理系統，以全面實現數字化管理，“摒棄”傳統科研紙質經費管理模式。整個系統由科研項目基礎信息、經費到賬、收入確認、預算和預算調整、經費支出、科研經費管理報表6個模塊構成。打通了科研經費管理系統、財務相關系統（預算系統、報銷系統、核算系統）和業務系統（科研業務系統、物資系統、HIS系統、合同系統等）的互通互聯，形成科研項目資金從到賬到支出全生命周期信息化、流程化、一體化的管理模式。

三、G醫院科研經費財務管理數字化轉型的整體規劃

（一）科研經費財務管理數字化轉型的思路

G醫院圍繞智慧財務建設布局，以“數字財務服務智慧醫院”發展目標為引領，將“實現財務服務效能提升、貫徹內控實施監督、業財協同消除數據孤島、挖掘數據價值支持管理決策”具體目標作為指導，按照“分階段行動計劃”的建設策略，運用“大智移云”等新一代數字技術，構建“四化一體”的科研經費數字化財務管控體系，實現了財務服務數字化、財務監督數字化、財務核算數字化和財務分析數字化。

G醫院將科研經費數字化轉型建設分為三個階段：第一個階段，各科研業務模塊獨立上線，分散運行。第二個階段，各模塊數據交互流通，建立科研業務財務全流程管理模式。通過數據共享，醫院實現業財有機融合，為內部科研和財務管理決策提供更全面、更精準的數據支撐。第三個階段，在內部信息系統互聯互通的基礎上，財務相關系統與外部信息系統聯通運行，完成科研經費財務管理全面“數字化”轉型。

（二）科研經費財務管理數字化轉型的頂層設計

1.制度標準化

制度規范標準化是科研經費數字化轉型工作的基礎，醫院首先需要對照國家文件查漏補缺，建立健全醫院管理制度，將管理規則標準化。在此基礎上，根據管理標準，梳理業務活動的行為準則，為數字化轉型工作做好制度保障。數字化轉型工作初期，G醫院共梳理了14類421條科研經費管理標準。以科研經費結題業務為例，G醫院明確了各部門的職責權限，規范了辦理的流程步驟，針對不同經費來源的結余資金規定適用范圍和期限，確定結余資金結賬管理規則等。

2.數據標準化

標準化的制度是科研經費管理數字化轉型的基石，標準化的數據則是數字化轉型工作的橋梁。在數字化轉型初期，G醫院要完成基礎數據和主數據的標準化，統一數據口徑，為之后的工作打好數據基礎[4]。比如科研經費管理需要與賬務系統、薪資系統、物資系統、收費系統等聯通，解決當前各業務系統的科室數據存在差異的問題。建設初期，G醫院需梳理確定科研經費管理系統科室數據來源，并通過建立對照轉換規則完成數據的聯通。為完全解決該問題，還需要逐步建立財務域數據中臺，將所屬機構、科室、人員、銀行卡號、預算項目、科研項目等數據納入財務域主數據系統管理范圍，制定主數據業務的標準，通過數據治理、清洗、編碼、質控、融合等步驟，規范數據標準管理[4]。

3.應用標準化

應用標準化主要是運用系統邏輯的形式，基于標準化的數據，將標準化的制度規則和流程固化到業務流程中，搭建科研經費管理系統（圖2），實現科研經費管理數字化轉型。G醫院科研經費管理應用標準化分為兩個階段：第一個階段是搭建獨立運行的科研經費管理系統，系統主要涵蓋五方面的功能，包括科研項目基礎信息管理、科研經費預算管理、經費收入管理、經費支出管理、輸出管理報表；第二個階段是科研經費管理系統與其他系統的互聯互通，打破“信息孤島”，真正實現業財融合及科研經費全流程數字化管理。

四、G醫院科研經費財務數字化的管理實踐

在“放管服”改革要求下，G醫院2019年初步構建了以項目管理為主線的科研經費管理系統，并于2020年全面實現科研經費管理系統、其他業務系統和財務系統的互聯互通，實現跨業務、跨領域的數據交互。通過分階段、分步驟最終建立了一個涵蓋科研立項、科研收支、科研預算和預算調整以及科研結題五方面，能支撐實時進行財務服務、財務監督、財務核算和財務分析的全生命周期“數字化”科研經費管理系統。

（一）財務服務數字化

1.科研經費管理全流程線上化

在科研經費管理系統上線并與其他業務系統對接前，科研人員辦理科研經費到賬認領、課題預算編制和預算調整、科研經費支出、結題驗收四項業務審批時，需往返于科研部門和財務部門之間，成為當時科研經費管理的一大堵點。通過在科研經費系統和報銷系統預設審批流程，將傳統審簽工作全線上流轉，實現全程電子化管理，大大節省了報銷人和審批人的辦理時間。借助移動應用實現手機移動審批，解決傳統紙質審批受時間、空間限制的問題，進一步釋放了審批效能。通過引入審批流轉跟蹤功能，經辦人員可實時對審批進度、支付情況和退單原因進行全過程跟蹤查詢，對報銷進度“心中有數”。面對供應商催款，報銷人可及時反饋支付信息，無需咨詢財務人員。總的來說，在線透明的零接觸式報銷，大大降低報銷的退單率，提升使用體驗，并提高了財務服務效能。

2.關鍵提醒智能化

在審批流程信息化后，G醫院借助微信、短信等對線上審批流程關鍵節點進行提醒，實現“信息主動找人”，進一步提速增效。另外，之前科研經費的管理中還存在大量已結題未結賬的科研項目。G醫院已于2022年全面梳理了2018年以前所有已結題科研項目的剩余資金，將剩余資金全部收回醫院統籌使用。針對尚有資金結余的科研項目，G醫院通過科研經費管理系統與科研業務系統聯通，實時獲取項目到期時間等信息，對資金支付進度緩慢及已結題后到規定期間經費仍未使用完的項目，通過短信定期提醒科研人員盡快辦理報銷，避免資金沉淀，提高資金使用效率。

3.結題報表打印自助化

系統上線前，科研項目結題所需的財務收支明細賬只能由財務人員通過財務系統手工導出打印。借助科研經費管理系統，當前系統可直接在后臺實時抓取財務數據，自動生成結題所需的科研收支明細表和科研經費決算表，科研人員可在系統上按照后臺已設置的模板直接打印結題報表，減少各方人員的工作量和人工出錯率，為科研人員結題提供便利。

4.數據共享實時化

財務數字化轉型的其中一個目的是提高財務服務于業務的能力。系統實現對接以前，財務數據和科研業務數據通常都是封閉的，只對部門內部開放。比如財務數據一般只對財務人員和審計人員開放，其他內外部數據使用者如需要科研收支數據、供應商付款等數據，只能通過財務獲取查詢。財務若需要科研項目立項數據和科研成果數據也需通過科研處獲取查詢，耗時且煩瑣。當前，科研經費管理系統作為財務數據與業務數據的“數據中臺”，可以為不同目的的數據使用者“量身打造”數據查詢權限、限制查詢范圍等功能，讓使用者能及時獲取實時、準確的科研相關信息，滿足業務需求。

（二）財務監督數字化

受制于財會監督信息的獲取手段，傳統科研經費的財會監督方式無法做到全面、及時和準確，監督成效主要依賴于監督者的個人能力、工作意愿等多方面因素，導致存在科研收入重復認領，科研支出超預算、超余額、超期限使用等問題。此外，人工監督方式下無法針對部分項目實施特殊規則，如某些科研項目需要按照預算控制支出，某些科研項目按上級文件要求實行“包干制”管理，無需按預算控制支出。通過信息系統的建立，可以將經費審批權限、財務標準控制規則等嵌入信息系統，從“事后人防”轉變為“事前數字技防”，寓監管于服務之中，實現事前、事中和事后全方位全流程監督。

事前監督主要以與其他業務系統對接的方式，向前延伸科研經費財會監督范圍。通過與商城采購平臺聯通，審核準入商家、規范采購來源，避免關聯交易；與合同管理系統聯通，所有合同簽訂留痕，避免虛假合同；提前占有科研預算，避免無預算無法支付的違約風險；與物資系統、固定資產管理系統聯通，對科研采購的資產進行全程監控，避免資產流失的風險。

事中監督主要體現在科研經費的收支環節。在經費認領階段，通過系統設置規則避免對同一筆收入進行重復認領。同時，管理人員對資金池中長期未認領的收入一目了然，可針對性清理，避免了資金沉淀。在經費支出階段，財務報銷與科研經費管理系統、賬務系統、科研業務系統相融合，有效控制報銷金額，防止超余額、超預算、超期限支出。嵌入財務報銷規則，針對差旅費、勞務費和專家咨詢費等費用進行預警，避免超標準支出。

事后監督主要通過對信息系統累積的大量數據進行分析、比對，借助大數據技術，從中選出最重要的關注點，進而開展靶向性的穿透性監督，真正實現以點帶面、震懾一片的效果。比如，G醫院通過大數據分析進行事后監督，發現存在科研人員長期向院外人員發放勞務費但并未簽訂勞動合同的問題，部分研究生每月從不同課題取得勞務費總額遠超醫院平均工資水平。

（三）財務核算數字化

要實現財務核算數字化，首先需要在科研收支環節實現業務信息與財務核算規則的自動匹配，在系統中定義科研項目的唯一屬性，包括項目負責人、負責人的科室、科研項目經費來源單位、經費類別（同級財政項目、非同級財政項目、自籌項目）等，并與科目形成初步的對照關系。在此基礎之上，細化科研支出管理顆粒度，G醫院針對試劑耗材、動物費、測試服務、檢索費等13類常態發生、重點管理的支出業務，梳理了34個業務場景所對應的核算科目，最終確定科研項目、費用項目、報銷業務和科目的對照規則。當前期科研經費報銷申請提交、審核、付款工作完成后，這些經濟業務信息推送至財務系統，借助信息接口技術，財務系統將按照預設的規則自動生成憑證，及時記錄該筆經濟業務，實現會計核算的標準化和數字化。截至當前，G醫院科研經費核算已實現99%自動化生成。

《政府會計制度》要求，醫院按照合同完成進度確認財務會計的科研收入。G醫院根據制度要求，結合業務實質和實際可操作性，每月底根據各科研項目實際發生的成本占科研項目預收款的比例確認各科研項目的科研收入，而在使用信息系統以前，由財務人員每月進行手工統計，工作量大且無法保證準確性。當前，借助信息系統，G醫院實現一鍵自動計算當月確認的科研收入，并自動生成憑證，大幅提高了會計核算的效率和質量。

（四）財務分析數字化

傳統的會計核算將經濟業務高度概括為摘要、科目、維度和金額，過濾和抽象了大量的業務信息，因此只能編制標準化財務分析報告，難以還原業務原貌[5]。科研經費管理系統作為聯通賬務系統和科研業務系統的中間平臺，可自動采集科研業務和財務信息，能夠實時自動生成科研項目收支明細表和決算表，同時按照管理需求生成個性化的全院科研經費分析匯總表。三大報表為科研財務分析提供了多維數據支持，管理人員可及時按資金來源、項目類別、立項時間、到期時間等多維度對不同類別的課題進行精細化財務分析，及時為管理提供決策支持。借助信息技術，G醫院財務分析數字化拓展了信息的廣度、深度、寬度、精度，滿足了科研財務分析的特殊需求，彌補了傳統財務數據滯后、會計無法提供非結構化財務分析報告等不足之處。

五、實踐挑戰與發展思考

（一）加強數據治理，建立財務域數據中臺

G醫院科研經費財務數字化建設已經初步達成了業財融合的目標。但在實踐中，由于各業務模塊已各自發力啟動了信息化建設，G醫院財務系統與各業務系統的聯通中仍存在不同業務系統對同一字段賦值不一致的問題，比如員工和科室的賦值在工薪系統、業務系統和財務核算系統均不一致。解決該問題關鍵在于要建立不同類型主數據運維機制，梳理重建相關前端和后端的業務工作流程以及實施信息系統的改造工作。通過與業務部門和相關軟件開發人員確認主數據的源頭系統，明確各類系統主數據的管理范圍、關鍵字段以及是否存在跨檔案、跨系統提取字段的情形，以達到實現加強數據治理的目的。

為保證系統建設的進度，建議醫院短期可暫時通過建立不同系統同一字段的對照轉換規則解決該問題。長期來看，醫院需加強數據治理，建立數據中臺。鑒于建立全院數據中臺耗時較長，財務可采用“摒棄等、主動成”的工作思路，主動構建財務域的數據中臺。將財務相關數據統一納入財務域主數據系統管理的范圍，通過數據清洗、質量控制、數據校核等關鍵步驟，提高數據的可靠性和有效性。

（二）提高智能化和智慧化程度

G醫院已初步實現科研經費管理數字化轉型，但當前智能化和智慧化程度仍相對較低，如前端的數據采集仍以經辦人填寫為主、財務審核和答疑均依靠人工，存在效率低、耗時長、準確性低等問題突出，財務系統無法滿足精細化水平再提升的要求。當前信息技術和市場信息化產品都愈發成熟，醫院可通過提高智能和智慧程度，進一步釋放人力，提高管理效率。下一步可探索升級的應用場景如下：

1.智能填報：數字化向智能化、智慧化的轉型升級離不開信息數據化的支持，面對人工錄入效率低，過濾原始單據中存在大量有價值的業務信息等問題，可借助OCR圖像識別技術，突破時間、成本等因素的限制，自動識別和獲取單據信息，提高數據采集的完整程度，最大化挖掘數據價值為管理層決策提供有用信息。同時，借助RPA財務機器人，實現報賬單據的自動填報和報銷無感化。

2.智能審核：通過智能審核機器人，全方位審核報銷中各類票據的合法性、合規性、金額準確性、報銷單規范性、單據完整性、預算有效性等費用報賬審核要點，支持包括合同信息、付款信息等相關數據的智能核查，實現審核的智能化，有效防范財務風險。

3.智能答疑：建立人機協同的智能化交互平臺，進行費用報銷政策、規則的智能答疑，便于員工了解報銷規定，解決報銷問題。

4.智能結算：經過統計，G醫院的科研經費支出中試劑耗材和技術服務支出占比約為70%。要充分利用信息技術，把商城采購平臺、科研經費管理系統和報銷系統整合起來，將科研經費余額、預算和可使用期間等校驗規則前置到商城采購平臺下單采購環節，下單后由平臺供應商按月發起結算申請并將采購課題組、結算金額、供應商等信息、發票和送貨單等必要單據傳輸到報銷系統，并自動發起報銷審批流程，完成審批后由出納支付并自動生成財務憑證，實現全流程智能結算，該舉措預計將解放課題組80%的報銷工作量。

（三）加強財務人員隊伍建設，促進財務人員轉型

財務治理的轉型升級，離不開高水平人才的培養。王奕俊等[6]指出人工智能時代，原本由程式化認知技能主導的會計職業中非程式化認知技能與交互技能的需求在逐漸擴大并加速增長。Cooper et al.[7]認為傳統會計角色與任務將被人工智能替代，財會人員要轉變角色。韋德洪等[8]依據智能時代特征，提出了戰略財務、專業財務、業務財務和共享財務、生態圈財務5個財務創新轉型的方向。智能化的發展使得財務組織邊界將趨于模糊[9]，信息素養直接影響著財務人員的崗位適應能力[10]，公立醫院要在建立標準化數據和自動化流程的基礎上，促進財務人員更新知識結構，利用智能財務提取的數據，提高業務處理效率，加強對業務活動的分析和預判。通過構建包括專家財務、業務財務和運營財務的財務職能體系，厘清不同類型的職能，各有側重地進行數字化轉型，打造具備前瞻性、洞察力的財務人員隊伍。

六、結語

雖然近年來公立醫院有意識地提高信息化建設水平，并逐步實現財務管理信息化，部分醫院已實現數字化轉型，并探索向智能化和智慧化方向發展。但醫院整體信息化建設水平仍然不高，相當比例的醫院還處于弱人工智能階段，業務與財務的融合仍然存在挑戰。因此，公立醫院應全面梳理財務信息化管理現狀，通過頂層設計、具體應用系統建設、人才培養等全面推進科研經費管理數字化轉型，助力醫院高質量發展。同時，醫院除了科研經費以外，還有教學經費、臨床試驗經費、財政專項經費和其他專款專用等各種重要經費，科研經費管理數字化轉型的實踐可逐步推廣至其他各類專項經費管理中，真正實現醫院經費全數字化管理。

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